1. MUNICIPIO DE SAN LUIS, ANTIOQUIA
ARCHIVO MUNICIPAL
SAN LUIS EMPRENDEDOR Y PARTICIPATIVO
San Luis, 25 de octubre de 2012
INFORME DE GESTIÒN
1- Se capacitó parte del personal de la administración municipal en el Sistema de
Archivos de la alcaldía.
2- Se subió a la página de gestión transparente las TRD, el PGD, Manual de
procedimientos de Archivo y Correspondencia
3- Hasta el día de hoy se han radicado 2775 comunicados y todos ellos están
debidamente organizados, escaneados, y enviados por medio físico y electrónico a la
dependencia competente.
4- Se envían los informes que requieren los diferentes entes de control oportunamente
5- Se elaboró el programa de gestión documental (PGD) con su respectivo acto
administrativo para iniciar su capacitación
6- Dirijo y coordino el funcionamiento del Centro de Gestión Documental (archivo
central) con las dependencias de la Administración de tal manera que los documentos
sean elaborados adecuadamente y remitidos en tiempo oportuno al archivo central para
su custodia.
7- Recibo, tramito, clasifico, conservo y administro los documentos de conformidad con
las normas establecidas y las técnicas de archivo
8- Organizo el recibo, clasificación y despacho de la correspondencia que entra y sale
de las dependencias, para que este servicio funcione en forma centralizada, siendo
coordinada solamente por la Administradora de Documentos
9- Recibo, clasifico, radico y sistematizo la correspondencia recibida, al mismo tiempo
distribuirla en las dependencias de la Administración.
10- Controlo el recibo, envío y devolución de los documentos prestados para consulta,
elaborando las constancias y anotaciones respectivas
11- Llevo actualizados los libros de registro de consultas y movimientos de los
documentos
Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115-102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288
Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co, archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,
bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co, prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co.

2. MUNICIPIO DE SAN LUIS, ANTIOQUIA
ARCHIVO MUNICIPAL
SAN LUIS EMPRENDEDOR Y PARTICIPATIVO
12- Coordino los servicios de mensajería que requieran las dependencias de la
Administración Municipal.
13- Se está realizando los inventarios de la documentación que se encuentra bajo
custodia en el archivo central.
14- Se atiende diligentemente a las personas que concurran a la oficina
suministrándoles la información que requieran y que no están sometidas a reserva,
orientándolos en los trámites que deben adelantar en la Administración Municipal.
15- Se está capacitando al personal de la E.S.E Hospital sobre el manejo, la
organización y la implementación del Sistema de Archivos.
16- Se elaboró el Manual de procedimientos de Archivo y Correspondencia con su
respectivo acto administrativo.
17- Se busca la información solicitada por las distintas dependencias para responder
oportunamente los requerimientos de los entes de control y de los usuarios que lo
solicitan.
SILVIA MARIA AVENDAÑO
Auxiliar administrativo
Administradora Documental
Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115-102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288
Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co, archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,
bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co, prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co.