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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA
DIRECCION DE ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS AUXILIARES
I. GENERALIDADES
La Dirección de Abastecimientos y Servicios Auxiliares, es un órgano de apoyo
dependiente del Director General de Administración y tiene por finalidad planificar,
organizar y administrar todas las actividades del sistema de abastecimiento,
patrimonio,seguridady serviciosde laUNASAM, que permita el óptimo desarrollo de
bienes y servicios que garanticen el normal desarrollo y funcionamiento de las
diversas dependencias académicas y administrativas, centros experimentales,
estaciones y otros Centro de Costos de la UNASAM.
II. BASE LEGAL:
- Constitución política del estado peruano vigente.
- Ley Universitaria N° 30220.
- Decreto ley N° 21856 - Ley de creación de la Universidad nacional de Ancash.
- D.S. 005-90-PCM que aprueba reglamento de la carrera administrativa.
- Resolución Viceministerial N° 029-98-EF/11, que dispone el uso obligatorio en el
país del sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF-SP).
- D.L. Nº 22056, que Instituye el Sistema de Abastecimiento
- Ley de Contrataciones y adquisiciones del Estado aprobado con el Decreto
Legislativo N° 1017, aprobado mediante D.S. No.083-2004-PCM y su Reglamento
aprobado por D.S. N° 084-2004-
- Directiva 021-2012-OSCE/CD
- R.J. Nº 335-90-INAP/DNA, el Manual de Administración de Almacenes para el
Sector Público Nacional.
- Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG Normas de Control Interno de las
Entidades del Estado.
- Ley N° 29151 “Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales”.
- Resolución Nº 039-98-SBN (Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes
Muebles del Estado.
- Directiva N° 018-2012-EF/43.01-MEF. Establece normas, procedimientos y
responsabilidades en la administración del Sistema Integrado de Gestión
Administrativa.
- Reglamento de Comprobantes de pago, Resolución de Superintendencia
Nº 007-99/SUNAT.
- Ley del Servicio Civil N° 30057.
- Ley N° 27209 Sistema de Gestión Presupuestaria del estado.
- Ley N° 28112 – Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Publico
- DecretoLegislativoN°276 y sus modificatorias:Ley N° 25224 y Ley N° 26488, Ley de
bases de la carrera administrativa.

III. ORGANOS DE DIRECCION:
3.1.DIRECCION DE ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS AUXILIARES:
El Director de la Dirección de Abastecimientos y Servicios Auxiliares, está a cargo
de un funcionario, con solvencia moral comprobada y conocedor de la
AdministraciónGubernamental, Debe desarrollar niveles de eficiencia, eficacia y
productividad en la adquisición, producción, contratación y procesos de
contratacionesde bienes,serviciosuobrasque regula las obligaciones y derechos
que se derivande acuerdoa las necesidadesde la UNASAM. Así mismo administra
el patrimonio, la seguridad y servicios de la UNASAM, logrando la satisfacción de
los estudiantes y demás miembros de la Comunidad Universitaria.
El cargo puede ocupar un profesional, en la especialidad de Contabilidad,
Administración y/o Economía.
Depende jerárquicamente del Director General de Administración y
normativamente del Organismo Supervisor de las contrataciones de estado -
Ministerio de Economía y Finanzas.
FUNCIONES:
- Elaborar el Plande Trabajo de la Dirección, controlar la elaboración y ejecución
del Plan de Trabajo de las Unidades Orgánicas a su cargo.
- Elaborar,analizar e interpretar las normas y dispositivos, que tienen vigencia y
proponer a las autoridades competentes para su implementación al cual se
enmarca en las legalizaciones respectivas.
- Elaborar y emitirDirectivasyReglamentosque emanande susfunciones, previa
coordinación con las Oficinas de Planificación y Presupuesto y la Oficina de
Asesoría Jurídica.
- Cumplir con los planes y políticas del personal a su cargo que laboran en la
Universidad, organizando y dirigiendo los sistemas administrativos
correspondientesasufunción, de acuerdo a las normas vigentes, utilizando las
técnicas con apoyo de las Oficinas Orgánicas internas.
- Estudiar, analizar y dictaminar expedientes de tipo Administrativo – Logístico.
- Coordinar con la Oficina de Planificación y Presupuesto sobre el crecimiento
poblacional estudiantil, personal docente y administrativo de la Universidad,
para las previsiones del caso en lo referente a bienes y servicios.
- Coordinar,planificar,organizar,dirigirycontrolarla implementaciónyejecución
de los sistemas de las Unidades de Abastecimientos, Control Patrimonial,
procesos técnicos, servicios auxiliares y Almacén Central.
3.1.1 SECRETARIA IV
- Naturaleza: Ejecución de actividades de apoyo administrativo y secretarial.
- Líneas de dependencia: Depende jerárquicamente del Director de
Abastecimientos y Servicios Auxiliares.

- Grado de responsabilidad: Es responsable de la ejecución de sus funciones y de
lostrabajosasignados por su jefe inmediato, así como del trámite documentario
oportuno.
FUNCIONES:
- Coordinación: Para el cumplimiento de sus funciones coordina con su jefe
inmediato.
- Requisitos mínimos: - Diploma de secretariado ejecutivo y/o título no
universitario de un centro superior de estudios relacionado al área.
- meses de experiencia en labores administrativas. - Capacitación en relaciones
públicas y/o humanas. - Capacitación en computación.
- Ejecución de actividades de organización, recepción, registro, clasificación,
distribución, coordinación y archivo del movimiento documentario de la
Direccion de Abastecimientos y Servicios Auxiliares.
- Coordinaractividadesde apoyo administrativoysecretarial alaoficinageneral y
a las Unidades.
- Efectuar y recepcionar llamadas telefónicas para hacer coordinaciones o
concertar citas y reuniones de trabajo.
- Evaluary seleccionardocumentosproponiendosueliminaciónotransferencia al
archivo pasivo.
- Tomar dictadotaquigráficoydigitaciónde comunicacionesydocumentos,según
instrucciones.
- Orientar al público sobre gestiones a realizar y la situación de los documentos
tramitados a través del SIAF-SP Y SIGA.
- Organizar el control y seguimiento de la documentación que se recepciona,
derive o emita la Direccion.
- Velarporla seguridad,conservación y actualización del archivo de la Direccion.
- Velar por las buenas relaciones humanas e imagen de la Direccion.
- Computarizar y mantener al día el registro de expedientes.
- Realizarotras funciones propias por su naturaleza que le sean asignadas por su
jefe inmediato.
IV. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA OFICINA GENERAL DE ABASTECIMIENTOS Y
SERVICIOS AUXILIARES:
4.1 Organos de Dirección
4.1.1 Jefatura
4.2 Organo de Línea: Unidades:
4.2.1 Unidad de Abastecimientos
4.2.1.1 Secretaria
4.2.2 Unidad Servicios Auxiliares
4.2.3 Unidad Técnico Legal de Procesos
4.2.4 Unidad de Almacén Central
4.2.5 Unidad de Patrimonio

CUADRO ORGANICO DE CARGOS DE LA DIRECCION DE ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS
AUXILIARES
CONDICIONES DE LOS CARGOS:
ORGANOS
CARGOS CLASIFICADOS
NOMENCLATURA
CODIGO CARGO ESTRUCTURAL
CARGO
OCUPACIONAL
JEFATURA Dir. De Sist. Adm. III
Secretaria IV
D5-05-295-1
T4-05-675
01 Jefe
02 Secretaria
Funcionario IV
Profesional
UNIDAD DE
ABASTECIMIENTOS
Dir.de Sist. Adm. II
Técnico Adminis. III
Técnico Adminis.
D3-05-295-2
T5-05-707-3
T5-05-707-3
T5-05-707-3
T5-05-707-3
03 Jefe
04 Girador Ordenes Serv.
05 Girador ord.Compra.
06 Girador de Planillas.
07 Cotizador
Funcionario IV
Técnico
Técnico
Técnico
Técnico
UNIDAD DE
CONTROL
PATRIMONIAL
Técnico Adminis III
D3-05-295-3
T5-05-707-3
T5-05-707-3
T5-05-707-3
T5-05-707-3
08 Jefe
09 Registro y control de
bienes.
10 inventarios Físico y
valorizado
11 .Técnico legal Inmuebles
Funcionario IV
Técnico
Técnico
Técnico
Técnico
UNIDAD DE
TECNICO LEGAL DE
PROCESOS
D3-05-295-4
T5-05-707-3
12 Jefe
13 Area de Procesos de
Selección
Funcionario IV
Técnico
UNIDAD DE
SERVICIOS
AUXILIARES
Dir.de Sist. Adm. I
D3-05-295-5
T5-05-707-3
T5-05-707-3
T5-05-707-3
14 Jefe
15 Control de Vigilancia
16 Control de Transporte
17 Limpieza y reparación
Funcionario IV
Técnico
Técnico
Técnico
UNIDAD DE
ALMACEN
CENTRAL
Dir.de Sist. Adm. I
D3-05-295-6
T5-05-707-3
T5-05-707-3
18 Jefe
19 Control de Ingresos y
Recepción de Bienes
20 Registro Contable
Funcionario IV
Técnico
Técnico

ORGANIGRAMA
UNIDAD DE
ABASTECIMIENTOS
AREA DE GIRADOR DE
PLANILLAS
AREA GIRADOR DE ORDENES
DE SERVICIO
AREA DE ORDENES DE
COMPRA
AREA DE COTIZACION
UNIDAD DE TECNICO
LEGAL DE PROCESOS
AREA DE PROCESO DE
SELECCION
UNIDAD DE
ALMACEN CENTRAL
AREA DE CONTROL
DE INGRESO Y
RECEPCION DE
BIENES
AREA DE REGISTRO
CONTABLE
UNIDAD DE
SERVICIOS
AUXILIARES
AREA DE CONTROL DE
VIGILANCIA
AREA DE CONTROL DE
TRANPORTE
AREA DE LIMPIEZA Y
REPARACION
UNIDAD DE CONTROL
PATRIMONIAL
AREA DE REGISTRO Y
CONTROL DE BIENES
AREA DE INVENTARIO
FISICO Y VALORIZADO
AREA DE TECNICO
LEGAL - INMUEBLES
RECTORADO
DIRECTOR GENERAL DE
ADMINISTRACION
Dirección de Abastecimientos y
servicios Auxiliares

DESCRIPCION DE FUNCIONES A NIVEL DE ORGANOS DE LINEA:
4.2.1 JEFE DE LA UNIDAD DE ABASTECIMIENTOS:
Especializadoenel SistemaNacional de Abastecimiento, es el encargado de Cumplir
y hacer cumplirlas disposicionesestablecidasenel TUOde la Leyde Contratacionesy
Adquisicionesdel Estado y su Reglamento, y demás normas complementarias, en lo
que corresponde a la adquisición y suministro de bienes y contratación de servicios
en general y de consultoría.
FUNCIONES:
- Desarrolla el proceso de abastecimientos de bienes y servicios a través de
tratamientos técnicos acorde a la estructura funcional programática con el
registro de proveedores, adquisición, almacenamiento, seguridad, distribución,
registro y control de bienes, recuperación y/o reposición de bienes,
racionalización y distribución final.
- Elaborar y emitir Directivas y Reglamentos que emanan de sus funciones, previa
coordinación con el Director de Abastecimientos y Servicios Auxiliares en
coordinación con la Oficina General de Asesoría Jurídica.
- Realizaunseverocontrol,evaluaciónyseguimientode los recursos materiales de
La Universidad.
- Tomar conocimiento, a través de la copia de la O/C – GI o NEA y otros
documentosde gestiónadministrativa generados para hacer llegar al Director de
Abastecimiento y Servicios Auxiliares, de los bienes que se va a adquirir para la
entidad,por cualquiera de las formas o procesos de selección establecidos en el
TUO y Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Ley
Anual de Presupuesto, Sistema Nacional de Abastecimiento, etc., como:
Adjudicación de Menor Cuantía, Adjudicación Directa, Concurso Público y
Licitación Pública.
- Evaluar el funcionamiento de la Dirección y proponer medidas correctivas
adecuadas; además coordina y brinda información de los requerimientos de
bienesyserviciosde la ejecución presupuestal en concordancia a la certificación
presupuestal.
- Realizar las adquisiciones, sujetas a los límites económicos establecidos en el
presupuesto anual de la Universidad.
- Programación, seguimiento y ejecución del desagregado del cuadro de
necesidades en el
- Sistema SIAF – SP.
- Controlar la disponibilidad presupuestal autorizados de acuerdo a la
programación según el cuadro de necesidades correspondientes.

- Dirigir y supervisar la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones, y gestionar su correspondiente aprobación ante la autoridad
correspondiente.
- Elaborar y proponer el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de Bines y
Servicios y tramitar su correspondiente aprobación y disponer la Publicación del
instrumento que aprueba el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
- Elaborar los formatos de necesidades para ser distribuidos a las diferentes
dependencias, a fin de que puedan realizar sus requerimientos de bienes y/o
servicios, en el tiempo pre establecido.
- Elaborar el Cuadro de Necesidades. Según la respectiva catalogación de precios
actualizados de los diversos bienes y/o servicios que adquiere la Universidad,
como también de los proveedores ganadores de la buena Pro, realizando un
Récord de los mismos.
- Supervisión de las convocatorias a través del SEACE, por los Comités Especiales
adquiridosporel titulardel pliegoyel cumplimientodentrode las normas legales
- Planificar los procesos de selección para la adquisición o suministro de bienes y
contratación de servicios en general y de consultoría, en base a los
requerimientos de las Facultades y Dependencias Administrativas de la
Universidad.
- Establecer el Valor Referencial de la adquisición de bienes o contratación de
servicios en general, sobre la base de los precios de mercado.
- Disponerycontrolarla ejecuciónde losprocesosde selección considerados en el
Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, así como los procesos de
Adjudicación de Menor Cuantía no previstos en dicho Plan Anual, en lo que
corresponde a la adquisición o suministros de bienes y contratación de servicios
en general.
- Elaborar contratos de adquisición o suministro de bienes y contratación de
serviciosengeneral de acuerdo al consentimiento de la buena pro. Publicado en
el SEACE. acorde a lo estipulado por el OSCE, de acuerdo a la pro forma de
contrato de las Bases administrativas de cada proceso de selección y tramitar su
suscripción por la autoridad competente y los postores de la Buena Pro.
- Normar cuadros comparativos de cotizaciones y otorgamiento de Buena Pro
menores a las 3 UIT.
- Aplicar las penalidades de Ley a los postores que se retracen injustificadamente
en la entrega de los bienes o servicios adjudicados en los procesos de selección
planificados por la Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares.
- Integrar comisiones especiales.
- Realizar otras funciones afines que les asigne el Director de Abastecimientos y
Servicios Auxiliares.
4.2.1.1 SECRETARIA III:
Naturaleza: Ejecución de actividades de apoyo administrativo y secretarial.
FUNCIONES:
- Requisitos: ProfesionalTecnico enSecretariado Ejecutivo, haber desempeñado el
cargo de secretaria II por un período mínimo de 2 años, capacitación en relaciones
públicas y/o humanas, capacitación en computación, conocimiento básico del
manejo del SIAF-SP. Y SIGA.

- Revisar y preparar la documentación para la firma respectiva.
- Redactar documentos de acuerdo a instrucciones generales por el Jefe.
- Evaluar y seleccionar documentos, proponiendo su eliminación o transferencia al
archivo pasivo.
- Realizar labores variadas de secretariado.
- Efectuar y recepcionar llamadas telefónicas para hacer alguna coordinación o
concertar citas y reuniones de trabajo.
- Tomar dictado taquigráfico y digitar comunicaciones y documentos, según
instrucciones
- Orientar al público sobre gestiones a realizar y la situación de los documentos
tramitados a través del SIAF-SP.
- Organizarel control y seguimientode ladocumentaciónque se recepciona,deriveo
emita la oficina.
- Computarizar y mantener al día el registro de expedientes.
- Velar por la seguridad, conservación y actualización del archivo de la oficina
- Velar por las buenas relaciones humanas e imagen de la oficina.
- Coordinar con el jefe inmediato la distribución de materiales de la oficina.
- Realizarotrasfuncionespropiasporsunaturalezaque le seanasignadas por su jefe
inmediato.
- Líneas de dependencia: Depende jerárquicamente del jefe de la Direccion de
abastecimiento y Servicios Auxiliares.
- Es responsable de la ejecución de sus funciones y de los trabajos asignados por su
jefe inmediato, así como del trámite documentario oportuno.
- Capacitación en relaciones públicas y/o humanas, capacitación en computación.
- Coordina con su jefe inmediato sobre tareas pendientes.
- Otras que le asigne el Jefe inmediato.
a) GIRADOR ORDENES DE SERVICIOS:
- Procesar la documentación de los servicios y obras a través del SIGA.
- Establecer,elaboraryelevar,la respectiva catalogación de precios actualizados de
los diversos servicios que adquiere la Universidad, como también de los
proveedores ganadores de la buena Pro, realizando un Récord de los mismos.
- Elaborar lasordnesde servicio,sujetasa los límites económicos establecidos en el
PAAC y/o cuadro de necesidades.
- Emitir y distribuir las cotizaciones para las diversas adquisiciones, a favor de la
UNASAM.
- Formular proyectos de contratos y/o compromisos de otorgamientos de la buena
Pro.
- Participar en la consolidación de los cuadros de necesidades para el año fiscal
siguiente.
- Realizar otras funciones afines que les asigne el Jefe de la Unidad.
b) GIRADOR DE LAS ORDENES DE COMPRA:
- Procesar la documentación de los bienes y/o obras a través del SIGA.

- Establecer,elaboraryelevar,la respectiva catalogación de precios actualizados de
losdiversosbienesque adquiere laUniversidad,comotambién de los proveedores
ganadores de la buena Pro, realizando un Récord de los mismos.
- Realizarlasadquisiciones,sujetasaloslímiteseconómicosestablecidos en el PAAC
y/o cuadro de necesidades.
- Emitiry distribuirlascotizacionesparalosdiversosservicios, a favor de la UNASAM.
- Formular proyectos de contratos y/o compromisos de otorgamientos de la buena
Pro.
- Participar en la consolidación de los cuadros de necesidades para el año fiscal
siguiente.
c) GIRADOR DE PLANILLAS:
- Procesar la documentación de las planillas a través del SIGA.
- Elaboraciónde lasplanillasporserviciosde tercerosysubvencionesportodafuente
de financiamiento.
- Elaborar lasplanillas,sujetasaloslímiteseconómicos establecidos en el cuadro de
necesidades.
4.2.4 JEFE DE LA UNIDAD TÉCNICO LEGAL DE PROCESOS:
- Elaborar y proponer el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de Bines y
Servicios.
- Elaborar los formatos de necesidades para ser distribuidos a las diferentes
dependencias, a fin de que puedan realizar sus requerimientos de bienes y/o
servicios, en el tiempo pre establecido.
- Organización de los procesos de selección desde la convocatoria hasta el
consentimiento de la buena pro. de bienes, servicios y obras de acuerdo a las
normas y disposiciones vigentes establecidos.
- Elaborar cuadros referentes al estudio de mercado de la prestación de servicios a
ejecutarse.
- Entregar al Comité Especial la documentación pertinente, tales como el cuadro
consolidado de requerimientos, por dependencia, con indicación de la cantidad
solicitada así como de las posibilidades de oferta del mercado respecto de las
especificacionestécnicasyel valorreferencial de losbienes y servicios a adquirir o
contratar, necesarios para el cumplimiento de sus funciones
- Registro en el SEACE desde la convocatoria hasta el consentimiento de la buena
pro.
- Seguimientode las certificaciones de los procesos convocados a través del SEACE.
- Supervisión de las convocatorias a través del SEACE por los Comités Especiales
propuestos por el titular del pliego y el cumplimiento dentro de los plasos
establecidos.
- Llevar el Registro de Procesos de Selección y Contratos, así como administrar,
controlar y actualizar la información del Registro.

- Apoyo en la elaboración del registro de sus libros de Actas a los comités.
d) COTIZADOR:
- Emitir y distribuir las cotizaciones para las diversas adquisiciones, a favor de la
UNASAM.
- Tenerencuentaque todo proveedordebe contarconestablecimientoreconocidoy
registrado en la SUNAT.
- Control de los precios concordante al valor de mercado.
4.2.3 JEFE DE LA UNIDAD DE SERVICIOS AUXILIARES:
Es un profesional y/oBachiller enlaespecialidadde Administración y/oafines,quien
es el encargado de ejecutar las políticas del proceso y/o sistema de Servicios y
Seguridad, previendo de los servicios necesarios a la Universidad, acorde a la
programación establecida y necesidad Institucional, velar por el cumplimiento de
esta,tomadoencuanta el equilibrioque debe existirentre losdispositivoslegales,de
su ejecución y de los intereses de la Universidad.
FUNCIONES:
- Es el encargadode orientaryasegurarla unidad,racionalidad,eficienciay eficacia
de los serviciosde limpiezayseguridadde laUniversidadatravésde los procesos
técnicos respectivos y/o Reglamentos.
- Proponer a la Dirección de Abastecimientos la política de uso y ejecución de
Servicios y de Seguridad.
- Diriger, organizar y controlar las acciones de la unidad.
- Es la encargadade supervisarlasaccionesconcernientes a la limpieza, urbanidad
y seguridad de la Universidad de acuerdo a normas de Seguridad e Higiene.
- Verificael control de asistenciadel personal de seguridad y del personal a cargo,
de manera periódica.
- Participar en forma permanente, oportuna y ejecutiva en las comisiones que
estén dentro del ámbito general de la jurisdicción.
- Evalúar el funcionamiento de la Direccion y proponer medidas preventivas y
correctivas pertinentes, además coordina y brinda información de los servicios
requeridos y ejecutados, de vigilancia y transporte.
- Coordinación con las Areas a su cargo, programar los recursos necesarios, los
mismos que serán utilizados para el normal desempeño y eficiencia, de dichas
Areas.
- Evalúay propone laadquisiciónde bienes, materiales, vestuarios, accesorios y/u
otros, para la disponibilidad de los servicios para el personal de seguridad,
transporte y de servicios, para el buen funcionamiento de las actividades e
imagen de la Universidad.
- A travésde las Areasde Servicios,Seguridad y transporte, coordina, supervisa las
acciones concernientes a la limpieza, jardinería, urbanidad, seguridad y

trasnporte de la Universidad de acuerdo a normas de Seguridad e Higiene y
vigilancia.
- Control de los servicios de transporte, vigilancia y limpieza en los diferentes
locales de la Universidad
- Control de los servicios básicos a través de un registro.
- Proporcionar a las dependencias usuarias los documentos de gestión
administrativa e instrucciones actualizadas que sean necesarias para facilitar la
aplicación de los criterios de eficiencia en materia de Servicio, Seguridad y
transporte.
- Coordinary concertar con las dependencias usuarias y los órganos competentes,
en forma periódica, para el ajuste y disponibilidad de los Servicios, seguridad y
transporte a favor de la UNASAM.
- Otras funciones que le asigne el Director de Abastecimientos y Servicios
Auxiliares.
a) AREA DE TRANSPORTE:
- Los vehículos de propiedad de la UNASAM, constituyen un bien de apoyo al
estricto cumplimiento a las actividades propias de la Universidad.
- Los conductores responsable de la conducción del vehiculó, deberán llevar
siempre consigo, los siguientes documentos: tarjeta de propiedad del vehículo;
brevete personal; documentos de identidad personal (D.N.I.; libreta electoral;
papeleta de pago de impuestos al rodaje; comprobante de pago de la revisión
técnica; carné de identidad como trabajador de la entidad, tarjeta y calcomanía
del seguro SOAT, etc.
- Verificar los vehículos antes de arrancar diariamente el nivel adecuado de la
gasolina, agua y aceite; la posición del espejo retrovisor y de los laterales; el
estado y funcionamiento de los muelles, suspensión y dirección; el estado y
conservación y nivel de agua de la batería; el estado y conservación de la
carrocería; el estadoy la presiónde las llantas; el funcionamiento de los frenos y
de la caja de cambios; las herramientas, accesorios, botiquín y el equipo de
seguridad (extintor, etc.).
- Cumplir a cabalidad con lo dispuesto en las Normas generales para el control y
uso de vehículosde transporte, así como con las disposiciones de la Dirección de
circulación y seguridad vial.
- Evitar sobrepasarla carga máxima de peso establecida para el vehículo; así como
la cantidad de personas permitida.
- Efectuarel mantenimiento por el mecánico-eléctrico preventivo al vehículo a su
cargo.
- Recibir o entregar el vehículo con el inventario correspondiente informando
inmediatamenteasu jefe inmediatosobre cualquier variación y deterioro que se
produzca en el vehículo.
- La utilización de los vehículos por necesidad de servicio, en días no laborables,
requiere la autorización expresa del nivel superior. Esto con el propósito de
disminuirlaposibilidadque losvehículosseanutilizadosenactividades distintas a
los fines Institucionales.

- El usuario encargado de la conducción de cada vehículo es responsable de su
correcta utilización y de su adecuada conservación, mientras lo tenga asignado.
- Control del personal que tengaenusounvehículodeberáinformara la Unidad de
ServiciosAuxiliares de cualquier defecto, avería o problema de funcionamiento
que se presente y de ser necesario deberá evitar el funcionamiento del vehículo
hasta que se proceda a su reparación, por intermedio de la Unidad de Servicios
Auxiliares.
- Control de los vehículos una vez concluida la jornada laboral deberán ser
guardados en la cochera dispuesta por la UNASAM.
- Los vehículosde propiedadde laUniversidad deberán llevar pintado, en un lugar
visible,el logotipoyel nombre de laUNASAM.Por autorizaciónexpresadel Titular
de la Entidad y, en casos excepcionales, se dispondrá la liberación de esta
obligación.
- Comunicar que cualquier pérdida de equipos y repuestos de los vehículos de la
Institución,pornegligenciaodescuidocomprobado,esde enteraresponsabilidad
del conductor,debiendoreponer el bien perdido con las características similares
dentro de 07 días calendarios.
- Dar a conocer que todo gasto por infracción a las normas de tránsito y
relacionadas, será sin excepción alguna, con cargo al conductor del vehículo,
debiendo pagar dentro de las 24 horas de producida la infracción.
- Llevar el parte diario donde detallará las ocurrencias sucedidas en la utilización
del vehículo (bitácora).
b) AREA DE VIGILANCIA:
- Verificar,detectaryregularel empleoadecuadode losbienesyserviciosenlas
diferentes Dependencias académicas y administrativas de la UNASAM.
- El Personal de VigilanciaySeguridadasignadasencadauna de las puertasde la
instituciónexigirán el cumplimiento en el control de ingresos y salidas de los
bienes.
- Evalúa y propone la adquisición de bienes, materiales, vestuarios, accesorios
y/u otros, para el personal de seguridad para el buen funcionamiento de las
actividades e imagen de la Universidad.
4.2.4 JEFE DE LA UNIDAD DE ALMACEN CENTRAL:
- Informe sobre ejecución mensualizado según Normas vigentes.
- Suministrarinformación sobre el movimiento de entrada y salida de bines de
Almacén.
- Verificar las existencias en cantidades totales y unitarias debidamente
valorizadas.
- Control de la codificación de bienes de acuerdo a la adquisición, para una
mejor identificación.

- Registrael ingresode losbienesprevia verificación de la Orden de Compra en
el SIAF-SP.
- Revisar las órdenes de compra, documentos fuente para la recepción de las
mercaderías.
- Control del ingresode los materiales al almacén adquiridos por la entidad, de
parte de los proveedores, siempre y cuando reúnan las características y
cumplan las condiciones exigidas, contenidas en la documentación
sustentatoria de la transacción comercial realizada.
- Firmar órdenes de compra con lo cual se da conformidad la mercadería que
ingresa a almacén.
- Emitir documentos computarizados de uso en la oficina y llevar el control
respectivo, como:
- Pedido de comprobante de salida (PECOSA);
- Nota de entrada a almacén (NEA)
- Póliza de entrada
- Póliza de salida
- Controlar permanentemente los bienes en stock, evitando su pérdida o
sustracción.
- Proponer al jefe inmediato, la baja de bienes debido a su obsolescencia,
desgaste, siniestros, pérdidas o rehabilitación antieconómica
- Apoyar en la ejecución de los inventarios de almacén
- Remitir información correspondiente a su jefe inmediato superior
- Notificary remitir copia de las Ordenes de Servicio o Contratos a los postores
que obtuvieron la Buena Pro, a efecto de que cumplan con los plazos de
entrega de los servicios adjudicados y las condiciones previstas en dichos
documentos.
- Otras funciones y acciones que el Jefe inmediato.
a) CONTROL DE INGRESOS Y RECEPCIÓN DE BIENES:
- Determinar existencias en cantidades totales y unitarias debidamente.
- Valorizadas y. Codificación de bienes de acuerdo a la adquisición, para su
identificación
- Elaborar en el SIGA las pecosas de las órdenes de Compra y darle el tramites
correspondiente, según el presupuesto aprobado para las diferentes
dependencias de la UNASAMpor fuentes de financiamiento.
- Almacenar adecuadamente los bienes que ingresan a almacén, clasificándolos
de acuerdo al orden establecido.
- Recepcionarlosmaterialesenel almacénadquiridospor la entidad, de parte de
los proveedores, siempre y cuando reúnan las características y cumplan las
condiciones exigidas, contenidas en la documentación sustentatoria de la
transacción comercial realizada.
- Tener al día las tarjetas de control visible (Kardex).
- Verificar la clasificación, de acuerdo a su naturaleza, los bienes recibidos a
conformidad, de los proveedores, colocándolos en las Bodegas o Depósitos,
Cuartos o Altillos correspondientes.

- Conservar convenientemente los bienes en stock, para entregarlos luego a las
dependencias solicitantes, con destino a los usuarios finales, en las mismas
condicionesy características, calidad, cantidad, peso, volumen, etc., en las que
fueron recibidos.
- Elaborar e informar las pólizas de entrada y salida de bienes para su
contabilización.
- Elaborar Pedido – Comprobante de salida “PECOSA”, de acuerdo a las
necesidades requeridas por las dependencias, previa autorización del Jefe
inmediato.
- Elaboración de Nota de Entrada de Almacén “NEAS” por los bienes ingresados
mediante las modalidades de Donación, sobrantes de inventarios y otros.
- Clasificar,de acuerdoasu naturaleza,losbienesrecibidosaconformidad, de los
proveedores, colocándolos en las Bodegas o Depósitos, Cuartos o Mezanines o
Altillos correspondientes.
- Registrarcuantitativamente los bienes recibidos, en las respectivas Tarjetas de
Control Visible de Almacén o Bind Card, actualizando permanentemente la
información contenida en ellas.
- Entregar a lasdependencias correspondientes, en forma adecuada y oportuna,
los bienes solicitados, para uso o consumo inmediato, previa firma de la
respectiva PECOSA, de acuerdo a sus necesidades previamente programadas,
con destinoalosusuariosfinales,parael logrode susobjetivosinstitucionales y
alcance de sus metas presupuestarias. Aquellos que son para uso o consumo
posterior, serán entregados previa firma del respectivo Pedido Interno de
Almacén (PIA), conforme se ha indicado anteriormente.
- Otras que le asigne el Jefe de la Unidad.
b) REGISTRADOR CONTABLE:
- Registrarcuantitativamente los bienes recibidos, en las respectivas Tarjetas de
Control Visible de Almacén o Bind Card, actualizando permanentemente la
información contenida en ellas.
- Elaborar e informar las pólizas de entrada y salida de bienes para su
contabilización.
- Realizar los “cruces”, respectivos a fin de controlar las existencias físicas de
bienes en almacén.
- Identificación de bienes fungibles y bienes patrimoniales por cuentas
divisionarias según el Plan contable, con el stock existente en Almacén.
- Presentaráoportunamente el informe de lasentradasy salidas de los bienes en
coordinación con el Jefe de la Unidad de Control Patrimonial.
- Realizar los “cruces”, respectivos a fin de controlar las existencias físicas de
bienes en almacén.
- Otras que le asigne el Jefe de la Unidad.

4.2.5 UNIDAD DE CONTROL PATRIMONIAL
Es el encargadode supervisar,racionalizar,cautelar,asegurarlaunidad,la
integridaddel sistemapatrimonial de launiversidadenbase alas normativas
legalesemanadas porel GobiernoCentral apoyadoporLa Superintendenciade
BienesNacionales.
- Propone yestablece normas,políticas,planesyaccionesque contribuyanal
registrode losBienesPatrimoniales.
- Determinalosprocedimientosyaccionesde control de losbienesde terceros
que ingresay/osalende lasinstalacionesde launiversidad.
- Planificalareutilizaciónde partesde losbienesdadosde baja.
- Realiza un severo control, evaluación y seguimiento de los Bienes de La
Universidad.
- La Unidad de Control Patrimonial, dará a conocer al personal de la
Dependenciaasu cargo, sobre la importancia del uso, conservación, custodia,
y protección de los bienes patrimoniales de la Universidad.
- Tramitar ante el respectivo comité de altas, bajas y enajenación de bienes
patrimonialesde laUnasam, las solicitudesde baja en los siguientes casos: -el
estado de excedencia del bien, el mantenimiento o reparación onerosa del
bien, la pérdida, robo, sustracción, destrucción parcial o total del bien. haber
sobrepasado el período productivo, padecer de enfermedad incurable, sufrir
accidentesomuerte,pérdidaoroboen el caso de los animales. el reembolso
y reposición,cualquierotracausa justificable debidamente sustentada ante la
Superintendencia de bienes nacionales.
- Promoverlosactos de saneamiento, enajenación y otros actos de disposición
de los bienes de propiedad estatal, tales como: primera inscripción de
dominio, ventaporsubastapública, donación, incineración y destrucción, y -
otros actos contemplados en leyes especiales.
- Todo desplazamientointernoy/oexternodelbiendeberáserinformadoporel
trabajador por escrito, con conocimiento del Jefe de la Oficina, indicando
características generalesdelbien(marca,modelo,serie,color,numerode ficha
de Inventario, etc), a la Unidad de Control Patrimonial de la UNASAM, y al
personal de seguridad del local de desplazamiento.
- Valorizarmediante tasación efectuada por personal especializado, los bienes
patrimoniales que carecen de la respectiva documentación sustentatoria o
probatoria de su valor, así como de aquellos que van a ser dados de baja,
transferidos, etc
- Evaluar y proponer la adquisición de accesorios y componentes para la
disponibilidad de los equipos en general y de esa manera asegurar el normal
funcionamiento de las distintas dependencias de la UNASAM.
- Integrar en la condición de secretario en el comité de Altas, Bajas y
Enajenaciones de la Universidad
- Participar como miembro identificador en el proceso de inventario que cada
año se realiza en la universidad.
- Proponera laDirecciónde Abastecimiento los lineamientos y las políticas del
uso adecuado de los bienes de la UNASAM.
- Desarrollarel procesode control y supervisión de manera permanente, sobre
los bienes asignados a cada unidad y por consiguiente a cada trabajador de la
universidad.

- Establecer los sistemas y métodos de control interno de los bienes que
conlleven al mejor y adecuado uso de estos.
- Mantener una eficiente administración del uso, movimiento de los Activos
Fijos y Bienes No Despreciables, previa información y coordinación con los
responsables a quienes se le asigno cada bien
- Gestionar y tramitar las diversas solicitudes de baja de aquellos bienes que
estén estipulados del dentro de las causales previstas en el reglamento de
comité de altas, bajas y enajenaciones
- Evaluar y proponer la adquisición de accesorios y componentes para la
disponibilidad de los equipos en general y de esa manera asegurar el normal
funcionamiento de las distintas dependencias de la Universidad Nacional de
Huancavelica.
- Proponerlasmedidascorrectivasypreventivasde losActivosFijos y Bienes no
Despreciables.
a) REGISTRO Y CONTROL DE BIENES:
- Identificación de bienes fungibles y bienes patrimoniales por cuentas
divisionarias del Plan de Cuentas. F
- Mantener actualizado el inventario de los bienes patrimoniales.
- Compatibilizarlossaldosde Balance coninventarios de:ActivosFijos,
bienesCulturalesySemovientes.J
- Realización de la verificación in situ de todos los bienes asignados a las
distintas dependencias por la oficina de Almacén Central
- Manteneruna eficiente administracióndel uso,movimientode losActivos
FijosyBienesNoDespreciables,previainformaciónycoordinaciónconlos
responsablesaquienesse le asignocadabien.
- Realización de la verificación in situ de todos los bienes asignados a las
distintas dependencias por la oficina de Almacén Central.
- Remitir periódicamente informes a criterio propio y solicitado por las
distintas dependencias sobre las perdidas, cambio de oficina, traslados,
transferencia de los bienes de la Universidad.
- Elaborar, con periodicidad, en base a los respectivos documentos fuentes
sustentatoria de la entrada o salida de bienes patrimoniales, el
correspondiente ResumendelMovimiento de los Activos Fijos y Bienes no
despreciables,parasu remisión a las dependencias correspondientes para
su contabilización y demás Clasificar, de acuerdo a la Naturaleza de los
bienes, características propias y valor, en Activos Fijos, Bienes no
Despreciablesy/uotros,entregadosporel AlmacénCentral de laInstitución
a las dependencias solicitantes fines.
- Manteneral día el catálogonacional de bienes, de acuerdo a la realidad de
la UNASAM.
- Constituirel registrode losbienes muebles de la UNASAMe inscribir en el
mismo,todoel patrimonio mobiliario, abriéndoles la respectiva tarjeta de
control unitarioydepreciación,afinde describir enella,el historial de cada

bien (activo fijo no depreciable) desde su ingreso hasta su transferencia o
baja.
- Efectuarla conciliacióndel saldoporcuentasdel inventarioFísico,conel de
los otros registros patrimoniales.
- Ponera disposiciónde laSuperintendencia de bienes nacionales todos los
bienes de la UNASAMa los que no se les esté dando uso alguno.
- Elaborar y tramitar el procedimiento contable de los documentos fuentes
sustentatoriade lavalorizaciónde losbienes patrimoniales que carecen de
esa información.
-
b) INVENTARIO FÍSICO Y VALORIZADO:
- Manteneractualizadoel inventariode losBienesPatrimoniales.
- Desarrollarel procesode control y supervisiónde manerapermanente,sobre los
bienes asignados a cada unidad y por consiguiente a cada trabajador de la
universidad.
- Gestionarytramitar lasdiversassolicitudesde bajade aquellosbienesque estén
estipuladosdeldentrode lascausalesprevistas enel reglamentode comité de
altas,bajasy enajenaciones.
- Proponerlasmedidascorrectivasypreventivasde losActivosFijosyBienesno
Despreciables.
- Colocara cada bienpatrimonial existente,de acuerdoasurespectivotipo,el
correspondiente medio identificatorio.
- Registrar, velar, verificar, clasificar, catalogar y procesar toda información
relacionada a los bienes, inmuebles y equipos con que cuenta la Universidad.
- Efectuarla toma del inventariogeneral yejecutaraccionespermanentesde
constataciónfísicade los bienesasignadosalasdependenciasypersonal de la
UNASAM.
- Realizarinventariosal barrero por selección,tal comosigue: - ambientales;- de
existenciasfísicasde almacén; inventariofísicogeneral.
- Hacer inventariosmensualesde losinsumosquímicosfiscalizados(IQF) yelevar
la informaciónrespectivaala entidadfiscalizadoracorrespondiente.
- Aclarar losfaltantesysobrantescomoconsecuenciade laconciliaciónentre los
registrosde existenciasyel inventariofísicorealizado.
- Elaborar con laperiodicidadestablecida,porcuentascontablesyprevia
verificaciónfísica,insitu,el inventarioFísicode:ActivosFijos,Bienesno
Despreciables,semovientesy/uotros.
c) TÉCNICO LEGAL DE INMUEBLES:
- Representarextrajudicialmente a lainstitución,enasuntosde sucompetencia.
- Abrir, por cada Activo Fijo o Bien no despreciable, inscrito en el registro de
Control Patrimonial, la correspondiente base de datos especificados de los
bienes patrimoniales.
- Efectuare informaranualmente a laDirecciónde Abastecimientos, el importe
correspondiente alosActivosFijosyBienesnodespreciables,correspondiente

al presente año fiscal, para los efectos contables y otros propias de la
naturalezade laDUEF. l) Organizary mantenerpermanentemente actualizado
en Archivo técnico de documentos fuentes probatorios de la entrada y salida
de bienes patrimoniales.
- Proponerytramitar ante las Oficinas Regístrales de la Propiedad inmueble, la
inscripciónadecuadayoportunade losinmuebles,recabando copiacertificada
de dicha acción, para posteriormente hacer lo propio ante la SBN.
- Proponer y tramitar ante la SBN, la inscripción adecuada y oportuna en el
SINABIP de los inmuebles asignados en uso a la UNASAM.
- Constituir el registro de los bienes inmuebles de la UNASAMe inscribir en el
mismo, todo el patrimonio inmobiliario, abriéndoles la respectiva tarjeta de
control unitario y depreciación, a fin de describir en ella, el historial de cada
bien(activofijonodepreciable) desdesuingresohastasutransferenciao baja.
- Organizar y llevar, en forma ordenada y clasificada, un archivo Técnico de los
documentoslegalesytécnicosde losinmueblesasignadosen uso a la entidad.
- Organizar y llevar, en forma ordenada y actualizada el Padrón General de
Inmuebles Propios de la UNASAM.
- Participar en los actos administrativos relacionados con la Liquidación o la
Entrega Recepción de Obras, ejecutadas por la Administración Central y
Mantenimiento, recabando copia autenticada de la documentación
sustentatoria.
- Demás funciones que le asigne el Jefe de la Unidad.
Huaraz, 13 de Mayo 2015
LHF.

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