Este documento describe una visita realizada al Sistema de Gestión Documental de la Universidad Cooperativa de Colombia en Neiva. Explica que la universidad tiene un Sistema de Archivos compuesto por 18 Centros de Administración Documental y una Unidad de Archivo Nacional. También describe los criterios considerados para la selección del sistema de gestión documental y cómo garantizan la integridad de la información. Finalmente, presenta a las personas encargadas del archivo en la sede de Neiva.

1. UNIVERSIDAD DEL QUINDIO – CIDBA
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA VIRTUAL CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTION DOCUEMENTAL II
SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL
VISITA A LA UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE NEIVA
ELABORADO POR:
ELIANA ROJAS VALENCIA
NEIVA , COLOMBIA
2015

2. 1. ¿Qué es un Sistema de Gestión Documental y que requisitos se deben tener en cuenta para su
implementación?
Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el
flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde
ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía.
Requerimientos para crear un Sistema de Gestión Documental:
•Requerimientos técnicos: Se refieren a las condiciones técnicas previas para iniciar un PGD, como la
necesidad de contar con tablas de retención aprobadas o en etapa de elaboración, existencia de
archivos en las diferentes fases del ciclo vital.
•Requerimientos funcionales: Hacen relación a la necesidad de integrar el PGD con todas las funciones
administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información y aplicaciones corporativas.
•Requerimientos de Infraestructura: Corresponden a los requerimientos relacionados con instalaciones,
tecnología, presupuesto, personal, etc.
•Requerimientos normativos: La existencia de un cuerpo normativo en materia de archivo es parte
esencial para iniciar un PGD.

3. 2. ¿Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo
con el decreto 2609 del 2012?
Artículo 16. Generalidades del sistema de gestión documental.
a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de
clasificación documental.
b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de
archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).
c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o
TVD.
d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del
ciclo de vida del documento.
e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries.
f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la
propia entidad, cuando sean requeridos.
g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo,
independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.

4. 3. Usted está en una entidad en el cual se va a implementar un Sistema de Gestión Documental y es
llamada a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe reunir dicho sistema. Indague
y elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema y
explique en que consiste cada una de ellas.

5. 4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e
investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde
su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.
VISITA AL ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD COOPERATIVA
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Es una dependencia adscrita a la Secretaria General de la Universidad, que vigila el desarrollo de las
Políticas de Gestión de Documentos, el funcionamiento del Sistema de Archivos y el cumplimiento
de los Lineamientos en Gestión de la Información y Documentación de la institución. Además:
Asegura el correcto manejo del patrimonio documental.
Asesora, en materia archivística, a los Centros de Administración de Documentos CAD, de las
Sedes.
Realiza el apoyo a las Dependencias Nacionales en materia de administración de documentos.
Responde por las labores de custodia, conservación y acceso de los Archivos Central e Histórico de
la Institución.

7. SISTEMA DE ARCHIVOS​
El Sistema de Archivos de la Universidad funciona como un conjunto de unidades administrativas
archivísticas articuladas entre sí, cuya finalidad es adoptar, articular y difundir las políticas,
estrategias, metodologías, programas y disposiciones que en materia archivística y de gestión de
documentos se establecen desde la Dirección Nacional de Gestión Documental, promoviendo la
modernización y desarrollo de los archivos en todas y cada una de las sedes.
En la Universidad lo conforman un grupo de 18 dependencias denominadas Centros de
Administración Documental CAD y 1 dependencia denominada Unidad de Archivo Nacional, que
de forma organizada, estructuran y desarrollan en todos los niveles de la institución, la
administración de los archivos de acuerdo con el concepto de archivo total (Archivo de Gestión,
Archivo Central y Archivo Histórico).
1 UNIDAD DE ARCHIVO NACIONAL, MEDELLÍN
18 CENTROS DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL, CAD
Arauca, Barrancabermeja, Bogotá, Bucaramanga, Medellín, Montería, Cali, Cartago, Espinal,
Ibagué, Pasto, Pereira, Popayán, Quibdó, Santa Marta, Villavicencio, Medellín y
Neiva (sede y persona quien atendió la visita)
Giseth Fernanda Fierro Carmona
giseth.fierro@ucc.edu.co
Calle 11 No. 1G - 31 Tel. (57) (8) 8740426​

8. NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA​
​
​​Internacional
Serie 30300:​
Definición de criterios para la gestión de documentos en las organizaciones.​
ISAD-G:​
Norma Internacional General de Descripción Archivística.
Nacional​
Ley General de Archivos:
Ley 594 de 14 de julio de 2000. Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se
dictan otras disposiciones.
Ley de Comercio Electrónico:
Ley 527 del 18 de agosto de 1999. por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso
de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones..​

9. COMITÉ DE ARCHIVO
Es el órgano asesor del Consejo Superior Universitario y las demás instancias de dirección en
materia de archivos; representa a la Universidad ante el Archivo General de la Nación y
propone la actualización y/ o modificaciones que requiera el Sistema y Reglamento General de
Archivo de la Universidad.
Fue creado mediante la Resolución Rectoral 408 del 2 de mayo de 2013, por medio del cual se
define el Comité Interno de Archivo de la Universidad Cooperativa de Colombia y que se
encuentra conformado por: Presidente, Integrantes y Secretario como se muestra en el gráfico.

10. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Programa de Gestión Documental de la Universidad el cual durante la vigencia 2012 - 2015,
desarrolla cinco proyectos orientados a implementar las estrategias archivísticas y de gestión de
información y documentación que soportan el Plan Estratégico Nacional de la institución, y que
permiten una proyección en el mediano y largo plazo en materia de gestión de documentos para la
Universidad.
Los proyectos en desarrollo son:
•Cultura en Gestión Documental.
•Elaboración de Tablas de Retención Documental (TRD).
•Intervención y rediseño de procesos para la gestión de documentos.
•Sistematización de la gestión de documentos.
•Organización de Archivos.​​​

11. PROCESOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

12. 5. Indague en la misma entidad lo siguiente:
- ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de
documentos?
- ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?
Criterios Para la Selección del Sistema de Gestión de Documentos
1. Es necesario definir las políticas y lineamientos de la Universidad relacionadas con los procesos
administrativos y de Gestión Documental
2. Que es competencia del Nivel Nacional, la custodia y conservación de su Archivo General como
parte del Patrimonio Cultural Tangible de la Universidad y la Nación.
3. Que en concordancia con lo anterior y atendiendo a lo dispuesto por la Ley 594 de 2000, la
Universidad debe corresponder en forma adecuada a su responsabilidad frente a los documentos y la
información.
4. Que corresponde al nivel de Sedes, Direcciones del orden Nacional, ejecutar las políticas, planes,
programas y proyectos definidos y es indispensable que los Directivos cuenten con un órgano asesor
consultivo que cumpla las funciones necesarias para el correcto manejo de los archivos ya que estos
hacen parte del Patrimonio Documental de la Universidad.
​​

13. Para Garantizar la Integridad de la Información se tiene en Cuenta:
•Cada dependencia se hace responsable de organizar los documentos dentro de la unidad
documental (legajo, carpeta o folder), siguiendo los principios de procedencia y orden original.
•Para asegurar el control en la transferencia de las unidades documentales, los empleados
deberán identificar individualmente cada unidad documental haciendo uso del formato Único de
Inventario Documental definido por el AGN.
•La consulta de los documentos en los archivos (Gestión, Central y Histórico), por parte de
funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles
correspondientes.
•La temperatura del archivo debe estar entre los 18 y 20 ºC.
•Ventilación al archivo.
•Evitan el polvo al máximo.
•En el archivo central se utilizan guantes de látex para evitar que la grasa de los dedos pase al
papel.
•En el archivo central los documentos No tienen clips ni grapas, ya que se oxidan con el tiempo.

14. UNIVERSIDAD COOPERATIVA
GISETH FERNANDA FIERRO – ANALISTA
GESTION DOCUMENTAL SEDE NEIVA

15. MAIRA LICED OLAYA – AUXILIAR GESTION
DOCUMENTAL SEDE NEIVA

16. DOCUMENTACION TRANSFERIDA DE LAS
DEPENDENCIAS PARA SU RESPECTIVA REVISION Y
UBICACIÓN