El archivo de la Universidad Central está organizado cronológicamente agrupando todos los documentos por fecha, año, mes y día. Cuenta con un Programa de Gestión Documental que facilita la organización y planificación de la documentación. Administra procesos como recepción, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Utiliza el software Docunet Web para gestionar la información de manera eficiente.
Este documento describe diferentes tipos de documentos usados en organizaciones y sus definiciones y usos. Explica conceptos clave como circulares, notificaciones, manuales, procedimientos e instructivos y memorandos. También describe los enfoques, análisis y ventajas de la gestión documental digital.
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental. Explica que estos sistemas permiten almacenar, recuperar, gestionar, actualizar, localizar y realizar el seguimiento de documentos en las organizaciones. Además, describe algunas características clave de estos sistemas como su carácter corporativo, dinámico e integrado con otros sistemas de gestión. Finalmente, resume una visita realizada al sistema de gestión documental de Ecopetrol donde se observó su implementación práctica.
Este documento resume la situación de los archivos de varias instituciones públicas y privadas en Colombia. Explica que el archivo de la Alcaldía de Nemocón está organizado cronológicamente y por dependencias, y que tienen un PGD adoptado en 2012. También describe la organización y software del archivo de la Universidad de Los Andes y del Banco de la República.
Diagnóstico de gestión documental en empresas del sector público y privado Lina Patiño
El resumen del documento es:
1) Se realizaron entrevistas a varias entidades públicas y privadas para diagnosticar la gestión documental en cada una.
2) Generalmente las entidades cuentan con un PGD y usan software de gestión documental como Orfeo o Docunet para organizar y almacenar la información.
3) Las ventajas de implementar estos sistemas incluyen agilizar procesos, facilitar el acceso a la información y mejorar la seguridad de los documentos.
Este documento presenta la información sobre el sistema de gestión documental Mercurio implementado en la Gobernación de Antioquia. El sistema controla el ciclo vital de los documentos desde su creación hasta su disposición final, almacena documentos digitalizados, y permite la automatización de procesos como la radicación electrónica y rutas de trabajo. El sistema también genera informes sobre estructuras documentales y ofrece funciones de seguridad y control de acceso a los usuarios.
Este documento describe los componentes clave de un sistema de gestión documental, incluyendo su definición, objetivos y requisitos para su implementación. Explica que los SGD son programas para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos que difieren de sistemas de bases de datos convencionales. También describe los pasos para implementar un SGD en una organización y garantizar la integridad, autenticidad y acceso a los documentos a lo largo de su ciclo de vida.
Este documento describe diferentes tipos de documentos usados en organizaciones y sus definiciones y usos. Explica conceptos clave como circulares, notificaciones, manuales, procedimientos e instructivos y memorandos. También describe los enfoques, análisis y ventajas de la gestión documental digital.
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental. Explica que estos sistemas permiten almacenar, recuperar, gestionar, actualizar, localizar y realizar el seguimiento de documentos en las organizaciones. Además, describe algunas características clave de estos sistemas como su carácter corporativo, dinámico e integrado con otros sistemas de gestión. Finalmente, resume una visita realizada al sistema de gestión documental de Ecopetrol donde se observó su implementación práctica.
Este documento resume la situación de los archivos de varias instituciones públicas y privadas en Colombia. Explica que el archivo de la Alcaldía de Nemocón está organizado cronológicamente y por dependencias, y que tienen un PGD adoptado en 2012. También describe la organización y software del archivo de la Universidad de Los Andes y del Banco de la República.
Diagnóstico de gestión documental en empresas del sector público y privado Lina Patiño
El resumen del documento es:
1) Se realizaron entrevistas a varias entidades públicas y privadas para diagnosticar la gestión documental en cada una.
2) Generalmente las entidades cuentan con un PGD y usan software de gestión documental como Orfeo o Docunet para organizar y almacenar la información.
3) Las ventajas de implementar estos sistemas incluyen agilizar procesos, facilitar el acceso a la información y mejorar la seguridad de los documentos.
Este documento presenta la información sobre el sistema de gestión documental Mercurio implementado en la Gobernación de Antioquia. El sistema controla el ciclo vital de los documentos desde su creación hasta su disposición final, almacena documentos digitalizados, y permite la automatización de procesos como la radicación electrónica y rutas de trabajo. El sistema también genera informes sobre estructuras documentales y ofrece funciones de seguridad y control de acceso a los usuarios.
Este documento describe los componentes clave de un sistema de gestión documental, incluyendo su definición, objetivos y requisitos para su implementación. Explica que los SGD son programas para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos que difieren de sistemas de bases de datos convencionales. También describe los pasos para implementar un SGD en una organización y garantizar la integridad, autenticidad y acceso a los documentos a lo largo de su ciclo de vida.
Este documento presenta un resumen de un sistema de gestión documental implementado en la empresa Gases del Caribe. Describe que Gases del Caribe utiliza el software Onbase como su sistema de gestión de contenido empresarial, el cual permite capturar, gestionar, acceder, integrar, almacenar y analizar documentos físicos y electrónicos de una manera segura. También garantiza la integridad de la información a través de políticas de acceso y copias de seguridad protegidas.
El documento describe las fases y componentes clave de un Sistema de Gestión Documental, incluyendo el desarrollo de un plan global, estudio de viabilidad, diseño del sistema, implementación, y control y mantenimiento. También resume cómo la Universidad del Tolima implementó con éxito un Sistema de Gestión Documental para organizar documentos, garantizar acceso y preservación a largo plazo, y lograr eficiencia administrativa.
Este documento describe los conceptos y procesos clave de la gestión documental en una universidad. Explica el proceso de recepción, registro, clasificación, trámite, almacenamiento y disposición final de los documentos de acuerdo con tablas de retención que asignan tiempos de conservación. También cubre conceptos como consulta, protección y eliminación de documentos.
Seminario Diseño e Implementacion del Programa de Gestion Documental 2015Saginfo & Co
Seminario
Diseño e Implementación del Programa de Gestión Documental –
Bases teóricas y Prácticas para su implementación.
Normatividad Nacional Esencial para un Programa de Gestión Documental
Diagnóstico Integral de Archivo.
Lista de verificación de cumplimiento.
Cumpliendo Resolución 8934 de la SIC
Circular Externa de la SuperIntendencia de Servicios
Decreto 2609 de 2012
Caso de Éxito: Entidad vigilada por la SIC
Diseño e implementación de Instrumentos Archivísticos
(PINAR - PGD – TRD – TVD)
Planeación de la implementación del Programa de Gestión Documental.
Herramientas Tecnológicas del PGD
Este documento describe los requisitos y elementos esenciales para implementar un Sistema de Gestión Documental (SGD) de acuerdo con la ley colombiana. Explica que un SGD requiere condiciones técnicas, administrativas, económicas y archivísticas. También resume una visita a una empresa que ha implementado con éxito un SGD usando software como ORFEO para organizar y almacenar documentos electrónicos y físicos de forma segura y accesible.
Diagnostico de gestión documental en empresas del sector público y privado g...Lina Patiño
El resumen del documento es:
1) Se describen las entrevistas realizadas a varias empresas y entidades públicas sobre la gestión de sus archivos y documentos.
2) Generalmente usan software de gestión documental como Docunet, Beesoft, Orfeo y DocuWare para digitalizar documentos, mejorar procesos y consultas.
3) Estos sistemas brindan ventajas como agilidad, seguridad, privacidad y ahorro de tiempo y costos.
Este documento describe los principios y etapas de la gestión documental, incluyendo la creación, mantenimiento, difusión y administración de documentos. También cubre los diferentes tipos de información que deben gestionarse como documentos físicos y electrónicos, archivos institucionales, sistemas de información y más. Por último, detalla varios instrumentos archivísticos clave para la gestión documental como el cuadro de clasificación, tabla de retención, programa de gestión documental y otros.
El documento describe la implementación de un sistema de gestión documental llamado Eurodoc en la empresa Ingenio Providencia S.A. Se implementó el sistema en 2012 utilizando la metodología de proyectos Blue Print con un equipo de 7 personas durante 4 meses. El sistema Eurodoc integra la gestión de documentos directamente al ERP SAP de la empresa y garantiza la integridad de los datos a través de controles de seguridad.
El documento describe el sistema de gestión documental implementado por el gobierno de Bogotá, Colombia. Este sistema se compone del software ORFEO y sigue un proceso de 5 fases que incluyen analizar las necesidades de gestión documental, seleccionar el software, diseñar e implementar el sistema, y controlar y mantener el sistema. El sistema ORFEO ayuda a organizar, almacenar y recuperar los documentos electrónicos de la entidad de manera eficiente.
Este documento describe los aspectos más importantes para la implementación de un sistema de gestión documental. Explica las fases para implementar un sistema de gestión documental, incluyendo la definición del proyecto, el diseño de la herramienta, la implantación, la formación de usuarios y la explotación del sistema. También describe los requisitos fundamentales como la escalabilidad, tolerancia a fallos y disponibilidad en múltiples plataformas.
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental, incluyendo su definición y utilidad para las entidades. Explica que estos sistemas permiten realizar tareas como recepción, distribución, ordenación y clasificación de documentos de manera digital. Luego, el documento describe los objetivos de conocer aspectos generales de los sistemas de gestión documental y reconocer los aspectos más importantes para su implementación según el Decreto 1080 de 2015.
Este documento describe los procesos y objetivos del Archivo Central del Instituto Geológico, Minero y Metalúrgico de Perú. Explica que el archivo custodia documentos transferidos de otras unidades y garantiza el acceso a la información. También describe los procesos técnicos como la organización, descripción y conservación de documentos, así como los servicios archivísticos. Finalmente, explica que el archivo también custodia 271,051 expedientes mineros digitalizados.
Taller nº2 grupal Ayda, Yaneth y Fernanda. Gestion Documentalluchia1114
Este documento presenta la información de un taller sobre la formación de archivos según el ciclo vital de los documentos. El taller fue realizado por estudiantes de la Universidad del Quindío en el marco de un curso de Gestión Documental I. El documento describe los objetivos del taller, su desarrollo que incluyó visitas a archivos públicos y privados, y la identificación de conceptos archivísticos.
Este documento presenta los conceptos y requisitos fundamentales de un sistema de gestión documental. Explica que estos sistemas organizan y preservan documentos físicos y electrónicos a largo plazo mediante metadatos y tablas de retención. También destaca la importancia de implementar estos sistemas siguiendo las fases correctas y cumpliendo con los estándares y características establecidos en el Decreto 2609 de 2012.
Trabajo final gestion_documental_visitas_archivos ElianaMayorgaB
Este documento presenta información sobre los archivos de diferentes ciudades de Colombia, incluyendo Ecopetrol, el Departamento para la Prosperidad Social, el Banco de la República y Alianza Educativa. Describe cómo están organizados los archivos, los procesos que administran, los softwares utilizados y las ventajas de su implementación.
Este documento trata sobre el tratamiento de documentos electrónicos. Explica que la gestión de documentos electrónicos consiste en organizar y almacenar archivos electrónicos de una entidad según su procedimiento electrónico de gestión documental. También cubre temas como el proceso de gestión documental, la organización del espacio de trabajo y de los documentos electrónicos, y la importancia de seguir las normas para la conservación y seguridad de los documentos electrónicos.
Un programa de gestión de documentos tiene como objetivo organizar y facilitar la producción, trámite, utilización y conservación de la documentación de una entidad desde su origen hasta su destino final. Involucra la racionalización de la documentación, el manejo integral de los documentos y la información, y la integración de los estamentos institucionales en torno a objetivos comunes.
El primer documento describe el archivo de Ecopetrol, incluyendo cómo está organizado, que cuentan con un PGD y que procesos administra. Usa los softwares SIDRA y P8. El segundo documento describe el archivo del DPS, incluyendo que cuentan con PGD y usan el software ORFEO. El tercer documento describe el archivo del Banco de la República, incluyendo que usan los softwares SIAF y A-DOCS.
Que beneficios tiene estudiar gestion documentalLJGONZALEZA29
El documento habla sobre la gestión documental en las organizaciones. Explica que un sistema de gestión documental pretende hacer más fácil para las personas trabajar y encontrar documentos, facilitar la compartición de información, y conservar la memoria institucional. También aborda los desafíos de gestionar documentos en papel, electrónicos, y correo electrónico, y la necesidad de clasificar y organizar esta información de manera racional para que sea accesible.
El documento presenta información general sobre la administración documental. Explica que la administración documental tiene como objetivos establecer procedimientos para procesar documentos de manera rápida, proporcionar información oportuna sobre los documentos y realizar control sobre los documentos que se crean, procesan y archivan. También presenta términos clave relacionados con la administración de documentos como fondo documental, serie documental, expediente, unidad documental y otros.
Visitas a diferentes unidades de informacionesperanzarojas
El documento presenta los resúmenes de las visitas realizadas por un grupo de estudiantes a diferentes unidades de información como la Universidad del Cauca, una institución educativa, la Policía Nacional, el Acueducto Metropolitano de Bucaramanga y la Registraduría. En cada unidad se analizó cómo está organizado su archivo, si cuenta con un programa de gestión documental y qué procesos administrativos cubre. Se concluye que la implementación de un PGD contribuye al control documental y acceso a la información, y que el uso de te
El documento presenta el Programa de Gestión Documental de la Institución Educativa Simón Bolívar. El programa busca implementar un sistema de gestión documental para sistematizar los expedientes de los estudiantes, mejorar el control y organización de los documentos, y contribuir a los objetivos de la institución. Incluye objetivos, alcance, requisitos y lineamientos para los procesos de planeación, producción, gestión, organización, transferencias, disposición, preservación y valoración de documentos.
Este documento presenta un resumen de un sistema de gestión documental implementado en la empresa Gases del Caribe. Describe que Gases del Caribe utiliza el software Onbase como su sistema de gestión de contenido empresarial, el cual permite capturar, gestionar, acceder, integrar, almacenar y analizar documentos físicos y electrónicos de una manera segura. También garantiza la integridad de la información a través de políticas de acceso y copias de seguridad protegidas.
El documento describe las fases y componentes clave de un Sistema de Gestión Documental, incluyendo el desarrollo de un plan global, estudio de viabilidad, diseño del sistema, implementación, y control y mantenimiento. También resume cómo la Universidad del Tolima implementó con éxito un Sistema de Gestión Documental para organizar documentos, garantizar acceso y preservación a largo plazo, y lograr eficiencia administrativa.
Este documento describe los conceptos y procesos clave de la gestión documental en una universidad. Explica el proceso de recepción, registro, clasificación, trámite, almacenamiento y disposición final de los documentos de acuerdo con tablas de retención que asignan tiempos de conservación. También cubre conceptos como consulta, protección y eliminación de documentos.
Seminario Diseño e Implementacion del Programa de Gestion Documental 2015Saginfo & Co
Seminario
Diseño e Implementación del Programa de Gestión Documental –
Bases teóricas y Prácticas para su implementación.
Normatividad Nacional Esencial para un Programa de Gestión Documental
Diagnóstico Integral de Archivo.
Lista de verificación de cumplimiento.
Cumpliendo Resolución 8934 de la SIC
Circular Externa de la SuperIntendencia de Servicios
Decreto 2609 de 2012
Caso de Éxito: Entidad vigilada por la SIC
Diseño e implementación de Instrumentos Archivísticos
(PINAR - PGD – TRD – TVD)
Planeación de la implementación del Programa de Gestión Documental.
Herramientas Tecnológicas del PGD
Este documento describe los requisitos y elementos esenciales para implementar un Sistema de Gestión Documental (SGD) de acuerdo con la ley colombiana. Explica que un SGD requiere condiciones técnicas, administrativas, económicas y archivísticas. También resume una visita a una empresa que ha implementado con éxito un SGD usando software como ORFEO para organizar y almacenar documentos electrónicos y físicos de forma segura y accesible.
Diagnostico de gestión documental en empresas del sector público y privado g...Lina Patiño
El resumen del documento es:
1) Se describen las entrevistas realizadas a varias empresas y entidades públicas sobre la gestión de sus archivos y documentos.
2) Generalmente usan software de gestión documental como Docunet, Beesoft, Orfeo y DocuWare para digitalizar documentos, mejorar procesos y consultas.
3) Estos sistemas brindan ventajas como agilidad, seguridad, privacidad y ahorro de tiempo y costos.
Este documento describe los principios y etapas de la gestión documental, incluyendo la creación, mantenimiento, difusión y administración de documentos. También cubre los diferentes tipos de información que deben gestionarse como documentos físicos y electrónicos, archivos institucionales, sistemas de información y más. Por último, detalla varios instrumentos archivísticos clave para la gestión documental como el cuadro de clasificación, tabla de retención, programa de gestión documental y otros.
El documento describe la implementación de un sistema de gestión documental llamado Eurodoc en la empresa Ingenio Providencia S.A. Se implementó el sistema en 2012 utilizando la metodología de proyectos Blue Print con un equipo de 7 personas durante 4 meses. El sistema Eurodoc integra la gestión de documentos directamente al ERP SAP de la empresa y garantiza la integridad de los datos a través de controles de seguridad.
El documento describe el sistema de gestión documental implementado por el gobierno de Bogotá, Colombia. Este sistema se compone del software ORFEO y sigue un proceso de 5 fases que incluyen analizar las necesidades de gestión documental, seleccionar el software, diseñar e implementar el sistema, y controlar y mantener el sistema. El sistema ORFEO ayuda a organizar, almacenar y recuperar los documentos electrónicos de la entidad de manera eficiente.
Este documento describe los aspectos más importantes para la implementación de un sistema de gestión documental. Explica las fases para implementar un sistema de gestión documental, incluyendo la definición del proyecto, el diseño de la herramienta, la implantación, la formación de usuarios y la explotación del sistema. También describe los requisitos fundamentales como la escalabilidad, tolerancia a fallos y disponibilidad en múltiples plataformas.
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental, incluyendo su definición y utilidad para las entidades. Explica que estos sistemas permiten realizar tareas como recepción, distribución, ordenación y clasificación de documentos de manera digital. Luego, el documento describe los objetivos de conocer aspectos generales de los sistemas de gestión documental y reconocer los aspectos más importantes para su implementación según el Decreto 1080 de 2015.
Este documento describe los procesos y objetivos del Archivo Central del Instituto Geológico, Minero y Metalúrgico de Perú. Explica que el archivo custodia documentos transferidos de otras unidades y garantiza el acceso a la información. También describe los procesos técnicos como la organización, descripción y conservación de documentos, así como los servicios archivísticos. Finalmente, explica que el archivo también custodia 271,051 expedientes mineros digitalizados.
Taller nº2 grupal Ayda, Yaneth y Fernanda. Gestion Documentalluchia1114
Este documento presenta la información de un taller sobre la formación de archivos según el ciclo vital de los documentos. El taller fue realizado por estudiantes de la Universidad del Quindío en el marco de un curso de Gestión Documental I. El documento describe los objetivos del taller, su desarrollo que incluyó visitas a archivos públicos y privados, y la identificación de conceptos archivísticos.
Este documento presenta los conceptos y requisitos fundamentales de un sistema de gestión documental. Explica que estos sistemas organizan y preservan documentos físicos y electrónicos a largo plazo mediante metadatos y tablas de retención. También destaca la importancia de implementar estos sistemas siguiendo las fases correctas y cumpliendo con los estándares y características establecidos en el Decreto 2609 de 2012.
Trabajo final gestion_documental_visitas_archivos ElianaMayorgaB
Este documento presenta información sobre los archivos de diferentes ciudades de Colombia, incluyendo Ecopetrol, el Departamento para la Prosperidad Social, el Banco de la República y Alianza Educativa. Describe cómo están organizados los archivos, los procesos que administran, los softwares utilizados y las ventajas de su implementación.
Este documento trata sobre el tratamiento de documentos electrónicos. Explica que la gestión de documentos electrónicos consiste en organizar y almacenar archivos electrónicos de una entidad según su procedimiento electrónico de gestión documental. También cubre temas como el proceso de gestión documental, la organización del espacio de trabajo y de los documentos electrónicos, y la importancia de seguir las normas para la conservación y seguridad de los documentos electrónicos.
Un programa de gestión de documentos tiene como objetivo organizar y facilitar la producción, trámite, utilización y conservación de la documentación de una entidad desde su origen hasta su destino final. Involucra la racionalización de la documentación, el manejo integral de los documentos y la información, y la integración de los estamentos institucionales en torno a objetivos comunes.
El primer documento describe el archivo de Ecopetrol, incluyendo cómo está organizado, que cuentan con un PGD y que procesos administra. Usa los softwares SIDRA y P8. El segundo documento describe el archivo del DPS, incluyendo que cuentan con PGD y usan el software ORFEO. El tercer documento describe el archivo del Banco de la República, incluyendo que usan los softwares SIAF y A-DOCS.
Que beneficios tiene estudiar gestion documentalLJGONZALEZA29
El documento habla sobre la gestión documental en las organizaciones. Explica que un sistema de gestión documental pretende hacer más fácil para las personas trabajar y encontrar documentos, facilitar la compartición de información, y conservar la memoria institucional. También aborda los desafíos de gestionar documentos en papel, electrónicos, y correo electrónico, y la necesidad de clasificar y organizar esta información de manera racional para que sea accesible.
El documento presenta información general sobre la administración documental. Explica que la administración documental tiene como objetivos establecer procedimientos para procesar documentos de manera rápida, proporcionar información oportuna sobre los documentos y realizar control sobre los documentos que se crean, procesan y archivan. También presenta términos clave relacionados con la administración de documentos como fondo documental, serie documental, expediente, unidad documental y otros.
Visitas a diferentes unidades de informacionesperanzarojas
El documento presenta los resúmenes de las visitas realizadas por un grupo de estudiantes a diferentes unidades de información como la Universidad del Cauca, una institución educativa, la Policía Nacional, el Acueducto Metropolitano de Bucaramanga y la Registraduría. En cada unidad se analizó cómo está organizado su archivo, si cuenta con un programa de gestión documental y qué procesos administrativos cubre. Se concluye que la implementación de un PGD contribuye al control documental y acceso a la información, y que el uso de te
El documento presenta el Programa de Gestión Documental de la Institución Educativa Simón Bolívar. El programa busca implementar un sistema de gestión documental para sistematizar los expedientes de los estudiantes, mejorar el control y organización de los documentos, y contribuir a los objetivos de la institución. Incluye objetivos, alcance, requisitos y lineamientos para los procesos de planeación, producción, gestión, organización, transferencias, disposición, preservación y valoración de documentos.
Esta actividad vamos a estudiar la gestión documental como herramienta para el avance y soporte de la administración de las instituciones, teniendo en cuenta que el archivo es la memoria de toda empresa.
Los sistemas de información y gestión documental deben permitir la interoperabilidad, usar estándares abiertos y asegurar la seguridad, autenticidad e integridad de la información. También deben facilitar la generación de metadatos normalizados y permitir la importación y exportación masiva de documentos de una manera accesible y que no altere los documentos originales.
El documento presenta un resumen de la visita realizada por Edelmira Moreno Amador al Archivo Central de PYZ Servicios Ltda. En la visita, Moreno conoció la historia y operaciones de la empresa, incluyendo las medidas de seguridad y organización de documentos mediante series y subseries. La documentación se almacena en bodegas con condiciones ambientales controladas y se implementan tablas de retención y valoración para asegurar la trazabilidad de la información.
El documento describe el sistema de gestión documental de INFITULUA. Explica que los sistemas de gestión documental electrónicos ahorran tiempo y recursos al automatizar las tareas de clasificación, registro, distribución, generación de copias, archivado y consulta de documentos. Luego resume las funciones de la unidad de correspondencia y ventanilla única de INFITULUA, incluyendo el control de ingreso, organización y conservación de documentos, y la digitalización de los mismos.
Un sistema de gestión documental es importante para cualquier empresa ya que permite almacenar y recuperar de forma rápida y eficiente toda la documentación de la empresa, independientemente de su ubicación. Un buen sistema también proporciona seguridad y control de accesos a los documentos, así como la posibilidad de automatizar procesos y colaborar entre usuarios. La implementación de un sistema requiere seguir las normas establecidas por el Archivo General de la Nación de Colombia.
Tarea investigativa sistema de gestion documentalbeamargomez75
El documento describe el sistema de gestión documental implementado por Comfenalco Tolima. Comfenalco estableció formalmente su Programa de Gestión Documental en 1998 para organizar y almacenar sus documentos de manera accesible. El programa incluye una oficina de administración de documentos con áreas como archivo central e histórico. El sistema de gestión documental ha ayudado a Comfenalco a mejorar el control y administración de sus documentos internos y externos.
Este documento describe la implementación de un sistema de gestión documental en la Alcaldía de El Tambo, Narino. Explica los requisitos, características y fases para la implementación de un SGD de acuerdo con la normativa colombiana, incluyendo la investigación de documentos, análisis e integración de información al sistema, y conclusiones sobre los beneficios de un SGD para la organización y eficiencia administrativa.
Este documento describe la implementación de un sistema de gestión documental en la Alcaldía de El Tambo, Narino. Explica los requisitos, características y fases para la implementación de un SGD de acuerdo con la normatividad colombiana. Finalmente, concluye que un SGD contribuye a controlar y administrar de manera eficiente los documentos de una organización.
Este documento describe un sistema de gestión documental. Define un sistema de gestión documental como un conjunto de herramientas para manejar documentos e información de una organización de manera eficiente. Explica que los requisitos fundamentales de un sistema incluyen escalabilidad, tolerancia y disponibilidad en múltiples sistemas operativos. También describe las fases para desarrollar un sistema de gestión documental e incluye información sobre la visita a la Superintendencia Financiera de Colombia para entender su implementación.
Este documento describe los componentes de los sistemas de información y cómo se implementan en los sistemas de gestión documental de las organizaciones. Explica que los sistemas de información consisten en datos, personas, actividades y recursos que interactúan con un fin común de apoyar las operaciones de una entidad. Luego describe el sistema de gestión documental del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, el cual implementa herramientas tecnológicas y procesos normalizados para garantizar la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos
Este documento describe el proceso de creación de una Tabla de Retención Documental para la dependencia CAPRECOM. El autor realiza una investigación preliminar de la empresa, incluyendo su misión, visión y organigrama, para luego elaborar la propuesta de la TRD siguiendo los lineamientos archivísticos. El objetivo es garantizar la adecuada administración de los documentos de la empresa y facilitar su recuperación y acceso.
El documento describe la gestión documental y los sistemas de gestión documental. Explica que la gestión documental implica un proceso para optimizar la organización y uso de documentos desde su creación hasta su disposición final para facilitar la recuperación de información y fortalecer las políticas administrativas. Además, describe las características de los sistemas de gestión documental como la conformidad, interoperabilidad, seguridad y accesibilidad.
Los documentos presentan información sobre los diferentes archivos de varias instituciones públicas y privadas en Colombia. Cada archivo se organiza y administra de manera diferente dependiendo de sus necesidades, pero comparten procesos comunes como producción, recepción, organización, consulta y disposición de documentos. Algunos usan software especializados mientras que otros aún no cuentan con uno.
Qué es el programa de gestión documentalNancy Losada
El Programa de Gestión Documental es un conjunto de actividades administrativas y técnicas que buscan planificar, manejar y organizar la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final para facilitar su utilización y conservación. Incluye procesos como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos.
El documento presenta un informe sobre la visita realizada por un grupo de estudiantes a dos archivos institucionales en Santiago de Cali: el Archivo del Centro Administrativo Municipal y el Archivo Central de la Policía Metropolitana. Describe la organización, software de gestión documental, funciones, características, ventajas de la implementación de un programa de gestión documental y sistemas de seguridad de cada archivo.
Este documento presenta un resumen del taller 3 de Gestión Documental II de Yasmid Pineda Velosa para la Universidad del Quindío. El taller incluye cinco secciones que describen los conceptos clave de un sistema de gestión documental como requisitos, fases de implementación, generalidades según el Decreto 2609 de 2012, características de los sistemas y una visita a una entidad con SGD implementado.
Decreto 2609 hacia un gestion documental normalizadaSaginfo & Co
Ponencia sobre Decreto 2609 Hacia una gestión documental normalizada, ponencia realizada en el marco de la aplicación de procesos y procedimientos para la estandarizacion del procesos de Gestión Documental organizacional.
La guía presenta los 8 pasos de un Programa de Gestión Documental para la Dirección de Incorporación de la Policía Nacional. 1) Producción de documentos, 2) Recepción, 3) Distribución, 4) Trámite, 5) Organización, 6) Consulta, 7) Conservación, 8) Disposición final. El objetivo es normalizar de forma sistemática la gestión documental para estandarizar la información generada, dar seguridad y apoyar la toma de decisiones. Se explican conceptos clave y el marco normativo que rige la gestión document
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1. PRESENTADO POR:
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Diana Carolina Silva Ramírez
Giovanni Hernando Pulido
Luz Marina Molina Quintero
María Delfa Melo Rincón
Martha Liliana Cuellar Gómez
VISITAS UNIDAD DE ARCHIVOS
2. ¿COMO ESTA ORGANIZADO EL
ARCHIVO DE DUITAMA?
El Archivo de Duitama se
encuentra organizado
según el organigrama del
municipio
Por : Alba Maritza rincón corredor
3. ¿EXISTE PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL?
SI EXISTE PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL :
Son las estrategias que se dirigen a la planeación
direccionamiento y control de los recursos
tecnológicos, físicos y financieros y el mas
importante el humano para el funcionamiento del
Archivo vale la pena que nuestro archivo
comienza su programa de gestión documental en
el año 2008
4. ¿QUE PROCESOS ADMINISTRA?
Para desarrollar el proceso de Gestión Documental al interior
del archivo central del municipio de Duitama tenemos
El de producción
Recepción
Distribución
Tramite
Organización
Consulta
Conservación
Disposición final
5. ¿Qué software administra el archivo?
En el momento no se tiene ningún
software pero la administración en
cabeza de la Doctora Constanza Isabel
Ramírez Acevedo tiene para el en este
año 120.000.000 millones
6. ¿VENTAJAS PARA LA EMPRESA DESPUÉS DE SU
IMPLEMENTACIÓN?
La organización de los documentos permite que se logre
una rápida identificación del documento solicitado
dándole un valor a loas funciones y necesidades de una
administración, facilitando la rápida ubicación del
documento.
Actividades
Elaboración de inventarios
Organización y entrada de documentos
Aplicación de TRD Y TVD
7. ¿CÓMO SE MANEJA EL TEMA DE SEGURIDAD,
ALTERIDAD, CONSERVACIÓN Y PRIVACIDAD?
Determinar la necesidad de la consulta
Determina la competencia de la consulta
Condiciones de acceso restringido
Disponibilidad de la información por reserva y conservación
Reglamento de consulta
Disponibilidad del expediente
Ubicación del documento herramientas de consulta
Atención y servicio al usuario
Sistema de registro de control de préstamo.
8. ARCHIVO DE GESTION DIRECCIÓN DISTRITAL DE
IMPUESTOS
Por : Diana Carolina Silva Ramírez
• ¿Cómo está organizado el archivo?
• El archivo de gestión de la DIB, se encuentra ubicado en la Av Calle 17 No. 65 B 95, por el
volumen documental se encuentra centralizado en el primer piso de la , esta conformado por
una Asesora, un Profesional Especializado, Una Profesional Archivista, tres supervisores y 56
Auxiliares Administrastivos
• ¿Existe un PGD?
• No hay PGD, pero se esta haciendo el diagnostico para adquirirlo.
• ¿Qué procesos administra?
• Recursos Tributarios, Servicio Al Contribuyente, Régimen Sancionatorio, Recepción De
Información De Entidades Recaudadoras, Evaluación Operativa De Ingreso Y Seguimiento,
Recepción De Otros Impuestos Al Consumo, Devoluciones Y/O Compensaciones, Notificación
De Actos Administrativos , Asesoría Jurídico Tributaria, Gestión Y Mantenimiento Del Sistema
De Información, Reporte De Información De Cuenta Corriente Contribuyentes, Control Y
Seguimiento De La Generación E Incorporación De Actos Oficiales Al Sistema De Información,
Generación De Formatos Físicos Y Electrónicos, Saneamiento Y Disposición De La Información
Tributaria, Inscripción Y Novedades En El Registro De Información Tributaria Rit,
Determinación De Impuestos A La Producción Y Al Consumo, Determinación De Impuestos A
La Propiedad, Gestión De Cobro, Administración De Tornaguías
9. ¿Qué software administra el archivo?
No se cuenta con un software, se trabaja con programas.
¿Cuál es?
Acces y excel
¿Qué funciones maneja?
Administrar y custodiar la documentación producida en la dirección.
Responder solicitudes de copias de los documentos que reposan en el archivo de gestión.
Gestionar el préstamo y suministro de los expedientes de la dirección.
¿Qué características tiene?
Que es un archivo centralizado, lo anterior debido al volumen documental y por la infraestructura.
¿Ventajas para la empresa después de su implementación?
La principal es el acceso eficiente y eficaz a la información, para obtener un mejor desempeño en el ejercicio de las
funciones.
¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad?
Como la mayoría de la documentación es de Reserva Tributaria, solo tienen acceso a ella los funcionarios de la
dirección que lleven el proceso y el contribuyente, se hace mediante un control que se tiene diligenciando unos
formatos al momento de la consulta de cada expediente.
10. Unidad de archivo visitada
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Por :Giovanni Hernando Pulido
11. Organizacióndela
Documentación
El Fondo documental de la universidad de los Andes está ubicado en un
edificio destinado para tal fin, allí se recibe, clasifica, ordena y guarda
la información producida por todas las dependencias en razón de sus
funciones.
La documentación de la universidad está organizada de acuerdo con su
tipología en las distintas series documentales dispuestas para tal fin.
• Cronológico
• Alfabético
• Por dependencia y/o unidad productora
13. FUNCIONES
Crear, facilitar y administrar los medios formales de comunicación institucional, por medio de la
normalización y estandarización de la producción documental en las unidades académicas y
administrativas.
Definir la Tabla de Retención documental (TRD), la cual recopila todos los documentos de archivo que
componen la memoria académica e institucional de la Universidad.
Consolidar el funcionamiento del Sistema Integral de Archivo de la Universidad de los Andes, bajo el
concepto de Archivo total.
Garantizar planes y programas de promoción, divulgación y formación de usuarios continua para los
colaboradores de los Sistemas de Archivos en las diferentes dependencias de la Universidad.
Integrar y utilizar técnicas administrativas y gerenciales para la gestión de recursos y proyectos
que perfeccionen los productos y servicios informativos a la comunidad universitaria.
Poner los productos y recursos del archivo a disposición de la comunidad universitaria Uniandina,
para la investigación y la enseñanza a partir de la construcción, la recuperación, el acceso y la
custodia de la memoria institucional.
Racionalizar la administración documental en las unidades académicas y administrativas, y por ende
el trabajo archivístico, a partir del establecimiento y aplicación de normatividad en los procesos y
procedimientos documentales.
Recuperar y transferir documentos con valor patrimonial al Archivo histórico.
14. La preservación y custodia de información por medio de los
archivos, tiene como objeto conformar la memoria institucional de
la Universidad de los Andes, garantizando el acceso y recuperación
a ella como apoyo a la investigación histórica y el soporte legal de
sus actos en el tiempo. Esto lo logramos a través de la
implementación de herramientas, normas y políticas, aprobadas por
el Comité de Gestión Documental de la Universidad.
Termohigrómetro
Fotocopiadora-Escáner
Deshumidificador
15. Lector de microfichas y máquina microfilmadora
Lector-impresor de microfichas (Minolta RP 605Z)
Extintor de Solkaflam
16. La adecuada conservación permite garantizar la vida útil de los
documentos con el fin de no perder la información, La implementación
de los procesos de digitalización y microfilmación de los documentos
aportan grandes beneficios como el ahorro de espacio y la
conservación de la información por un largo período de tiempo; el
archivo de la Universidad de los Andes, sirve de soporte a todas las
dependencias de la entidad para la toma de decisiones y como apoyo
para la investigación histórica y, a la gestión académica y
administrativa.
17. ARCHIVO VISITADO
POR: LUZ MARINA MOLINA QUINTERO
• Entidad: Universidad Central
• Atendida por: Esperanza Pinto Martínez.
• Cargo: Auxiliar de Gestión Documental
• Correo: epintom@ucentral.edu.co
18. ¿CÓMO ESTA ORGANIZADO EL ARCHIVO?
El archivo de la Universidad Central Sede Norte, se
encuentra ubicado por orden cronológico
agrupando de esta manera todos los archivos
generados por fechas, año, mes y a medida que
van llegando se van conservando los archivos en
legajos y estos en cajas enumeradas de una forma
progresiva o ascendente para la mayor facilidad al
momento de buscar un documento.
19. ¿EXISTE UN PGD?
Es de gran importancia contar para cualquier empresa con
un programa de Gestión Documental que facilite la
organización y planificación de la documentación producida
y recibida en el objetivo de facilitar su utilización y
conservación.
La Universidad Central cuenta con un Programa de Gestión
Documental que permite contar con la facilidad de llevar un
proceso de los archivos para proveer la recuperación de
información de forma rápida y oportuna.
20. ¿QUÉ PROCESOS ADMINISTRA?
Esta oficina de Gestión Documental se encarga de regular
todo el acervo documental generado y recibido en la
institución. También asesora la organización y
administración de los archivos de gestión de cada una de
las dependencias de la Universidad. Por tanto los procesos
que administra son:
Recepción: Recibe toda la documentación de los
estudiantes que son solicitados como requisito para su
inscripción al igual que para su graduación.
21. • Organización: Se encarga de ingresar en el sistema toda la información
recibida para luego ser organizada en su respectivo lugar.
• Consulta: Todo el material que se encuentra aquí puede ser consultado y
manipulado por el personal que lo desee, por tanto deben llevar un control
de lo que se presta para cualquier dependencia contando así con la
seguridad de resguardar el material.
• Conservación: El archivo se encuentra ubicado en un lugar con las
mejores condiciones ambientales para que los documentos se conserven
en buen estado.
• Disposición final de los documentos: Deposita la información en sus
respectivos lugares para mantener la sala en orden y adecuada
ubicación.
22. ¿QUÉ SOFTWARE ADMINISTRA EL
ARCHIVO?
El archivo de la Universidad Central
administra el software Docunet Web,
que cuenta con herramientas
indispensables para mantener el
archivo en continuo orden.
23. Docunet Web: Es un software que permite el
control de préstamo de sus documentos físicos
como también la disposición de todos los
contenidos a todos los funcionarios de la
dependencia de manera inmediata
almacenando también electrónicamente toda la
información y permitiendo mejorar la gestión
archivística de esta dependencia.
24. ¿QUÉ FUNCIONES MANEJA?
Alguna de las funciones que maneja la auxiliar son:
• Captura: Permite la digitalización directa de los documentos entrantes.
• Consultas: Permite realizar las búsquedas necesarias del material, dando
la facilidad de buscar por carpetas así como también la información
activa e inactiva.
• Acceso internet: Se identifica el acceso al sistema de consulta de
carpetas y documentos permitiendo generar los mismo mecanismos de
búsquedas mediante índices o descriptores.
• Radicación de correspondencia: Permite controlar la llegada y envió de
documentos tanto externos como internos, para un mejor control de
esta.
25. ¿QUÉ CARACTERÍSTICAS TIENE?
Docunet Web se caracteriza por mantener y ayudar en el
control de préstamo de los documentos físicos ya que en
esta dependencia se mueven muchos documentos de este
tipo para consulta externa, tienen la posibilidad de contar con
un programa integral y te calidad garantizando que todos los
registros estén almacenados bajo los criterios legales que
estén establecidos en la organización en este caso la
Universidad.
26. ¿VENTAJAS PARA LA EMPRESA DESPUÉS DE SU
IMPLEMENTACIÓN?
Después de la implementación de este sistema la Universidad
tuvo las ventajas de tener un mejor control de la documentación
existente en el archivo contando con la facilidad de controlar los
prestamos y encontrar con facilidad el material que se solicita
para consulta. Es importante rescatar que Docunet Web cuenta
con herramientas importantes para garantizar un buen manejo
del archivo y organización del mismo en donde todos los
empleados pueden trabajar de la mano para mantener la oficina
de Gestión Documental al día y satisfacer las necesidades de
esta y de los usuarios.
27. ¿CÓMO SE MANEJA EL TEMA DE SEGURIDAD, ALTERIDAD,
CONSERVACIÓN Y PRIVACIDAD?
La Universidad cuenta con la posibilidad de contar con el apoyo de una
empresa de seguridad que se encarga de proteger no solo esta oficina si no
en general todas las instalaciones controlando así por cámaras los
movimientos que se pueden dar en el transcurrir del día, para garantizar la
seguridad de todos. Se cuenta con personal altamente calificado por
Recursos Humanos y por la Directora del archivo confiando así en el personal
y que alteren ninguna información que se encuentra en el archivo, los
documentos se consideran información para uso de la Universidad y de
cualquier persona que desee alguna información por lo tanto no se
considera privada y se puede tener acceso a ella y la conservación de estos
se hace manteniendo un buen espacio y ambiente para su cuidado.
29. La unidad de Archivo que visite es el
Archivo de Gestión de Historias Clínicas
de la Red de Salud del Oriente E.S.E
(Empresa Social del Estado), su sede
principal es mas conocida como El
Hospital Carlos Holmes Trujillo, ubicado en
un sitio neurálgico de la ciudad, El Distrito
de Agua-blanca, al Oriente de la ciudad.
Por: María Delfa Melo Rincón
30. ¿Cómo está organizado el archivo?
, cada expediente es de un paciente, y en su interior se encuentran todas las atenciones que
ha tenido en la Red de Salud del Oriente E.S.E, entre ellas podemos encontrar los siguientes
tipos documentales:
Consulta Externa, Consulta Urgencias, Consulta Odontología, Consulta con especialistas,
Los diferentes programas de Promoción y Prevención (P Y P) control prenatal, crecimiento y
desarrollo, planificación, hipertensión, diabetes, etc.
Su archivo en las estanterías se realiza por digito terminal del documento de identidad del
paciente Archivo de Gestión de Historias Clínicas de la Red de Salud del Oriente, se
encuentra ubicado en el Centro de Salud del Diamante, en un edificio construido
especialmente para la conservación de documentos, este Acervo documental se encuentra
organizado en estanterías de siete niveles, en carpetas individuales.
31. ¿Existe un PGD?
Si, desde que se aprobó las TRD en el año 2012.
¿Qué procesos administra?
Todos los procesos tantos administrativos, como de la parte asistencial. Así mismo
interviene en: Planeación Documental, Producción Documental, Gestión y Tramite
Organización Documental, Transferencia documental, Disposición de documentos
Preservación documental a largo plazo, Valoración Documental.
¿Qué software
administra el
archivo?
Programa de Gestión
Documental
Automatizado Alfanet
¿Cuál es?
Alfanet
¿Qué funciones maneja?
DOCUMENTOS RECIBIDOS
- Documentos Recibidos
- Impresión del Sticker
- Registro de Radicación
- Modificación Datos Documentos Radicados
- Digitalización e Imágenes
- Alertas por Correo Electrónico
32. DOCUMENTOS ENVIADOS
- Documentos Enviados
- Interfaz de Registro
- Registro de Documentos
- Devolución de Documentos Enviados
- Alertas por Correo Electrónico
WORKFLOW
- Post It Electrónico
- Alertas por Correo Electrónico
ADMINISTRACIÓN
Funciones del Módulo de Administración
CONSULTAS
- Consultas Documentos Recibidos
*Documentos Recibidos *Opciones
de Consulta
- Consultas Documentos Enviados
* Documentos Enviados
* Plantilla Documentos Enviados
* Reporte
- Consulta de Documentos Recibidos y Enviados por
comodines
- Consulta Gestión de Tareas
REPORTES
Reportes de Dependencias, Reportes de
Seguridad,
Reportes de Series, Reportes de Usuarios
REPORTES DINAMICOS
Limpiar el Reporteador, Crear Reporte Dinámico,
Exportar e Imprimir Reportes por Tipos de
Formato Reportes Gráficos, Informe de Gestión
PRESTAMOS
Funciones del Módulo de Prestamos
Devoluciones de Préstamos
Consulta de Préstamos
¿Qué características tiene?
Digitalizacion de documentos.
Radicación de documentos parametrizable (entrada, salida,
resoluciones, memorandos etc).
Gestión sobre el documento: Archivar, Agendar, Modificar ,
Reasignar, Incorporar en expedientes, Tipificar el documento (a
partir de las TRD)
Agilidad al momento de realizar búsquedas de documentos y
expedientes (puede hacerse por fechas, usuarios, tipos de
documentos, naturaleza, serie documental, dependencia, etc.).
Generación de expedientes virtuales.
Generación de reportes de gestión.
Gestión de Archivos
Flujos Documentales (WorkFlow)
33. ¿Ventajas para la empresa después de
su implementación?
Oportunidad en las respuestas a
solicitudes de los usuarios internos o
externos.
Ahorro en tiempo al momento de realizar
búsqueda de información en el Software.
Economía representativa en papel, tóner, y
otros suministros de papelería.
Contribuir a preservar el medio ambiente,
con la directiva de Cero Papel.
¿Cómo se maneja el tema de seguridad,
alteridad, conservación y privacidad?
El Sofware cuenta con varios perfiles de
usuarios como:
Administrador
Consultas
Documentos
Imágenes
34. ARCHIVO DE BOGOTA
Por: Martha Liliana Cuellar Gómez
• COMO ESTA ORGANIZADO
• Diagnostico de fondos documentales acumulados.
• Normalización de gestión documental.
• Implementación de estanterías.
• Asistencia técnica en la elaboración de tablas de retención.
35. Programa gestión documental
• la protección de los recursos documentales del
Distrito Capital con el propósito de garantizar el
acopio, la conservación, organización y servicio de
fondos y colecciones con valor patrimonial,
difundiendo la memoria contenida en el acervo
documental en beneficio de las entidades de la
Administración Distrital, investigadores y estudiosos
de la ciudad y toda otra persona interesada en
conocer la historia de Bogotá.
36. Procesos de administración
Adecuación de espacios para archivo
Medición y recomendaciones sobre condiciones
ambientales
Asistencia técnica en producción, almacenamiento,
manipulación y consulta del material de archivo
Asesoría en procesos de conservación preventiva y
conservación de documentos
Acompañamiento en procesos de reproducción de
documentos.
37. Software que administra el archivo
• Dispone de la siguiente infraestructura informática
(hardware, software y comunicaciones) requerida
para la puesta en funcionamiento del “Sistema de
Archivo”:
– Servidor de base de datos Oracle 8 o superior.
– Servidor de aplicaciones J2EE cuyo contenedor Web satisfaga la
especificación 2.3 de Servlets y la especificación 1.2 de páginas
JSP o superior; p. ej. Tomcat 4.X u Oracle IAS 9i o superior. Debe
tener instalada la Máquina Virtual Java 1.4.2 o superior.
– Las estaciones de trabajo requeridas: Pentium III, 256 MB RAM y
60 MB de disco. Internet Explorer 5.0 ó superior.
38. Ventajas para la empresa después
de su implementación
Con el objeto de administrar de manera
estandarizada y automatizada todos los
procesos correspondientes a la gestión
documental en una entidad. Las
funcionalidades, bondades y fortalezas del
software fueron evaluadas y conceptuadas
positivamente por la Dirección Archivo de
Bogotá.
39. CÓMO SE MANEJA EL TEMA DE SEGURIDAD,
ALTERIDAD, CONSERVACIÓN Y PRIVACIDAD
• Referencia de la historia institucional de las entidades
• Identificación de fondos documentales con potencial valor
histórico y cultural
• Elaboración del diagnostico de FDA, desde la perspectiva de
conservación preventiva
• Monitorio de condiciones ambientales
• Asesoría en el levantamiento de cuadros de clasificación
documental a partir de los procesos y procedimientos
• Conceptualización sobre depósitos de archivos centrales
• Migración de información en diferentes medios.
• Asesoría a procesos de digitalización y microfilmación