Este documento presenta un proyecto para implementar un sistema efectivo de gestión documental en el Archivo Central de SAGUAPAC. El proyecto analizará el estado actual mediante encuestas y entrevistas, y diseñará un nuevo modelo de organización documental que estandarice los procesos y permita una búsqueda más rápida de la información. El cronograma detalla las actividades a realizarse entre enero y diciembre de 2010 para realizar el diagnóstico, diseñar e implementar el nuevo sistema.

1. U. A. G. R. M.
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA GABRIEL RENE MORENO
FACULTAD POLITÉCNICA – UNIDAD DE POSTGRADO
DIPLOMADO BIBLIOTECOLOGÍA
GESTIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA
COOPERATIVA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE SANTA CRUZ DE LA
SIERRA ‘SAGUAPAC’.
TRABAJO FINAL MODULO
AUTOMATIZACIÓN DE BIBLIOTECAS
Alumna : Dilza Moreno
Docente : Ing. Juan Carlos Peinado
Santa Cruz, 28 de noviembre de 2009
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2. Trabajo Final del Módulo.
1.- NOMBRE DEL PROYECTO:
Gestión Documental del Archivo Central de SAGUAPAC
2.- RESUMEN DEL PROYECTO
Implementar un sistema efectivo de búsqueda de Gestión Documental, del Archivo
Histórico de SAGUAPAC. (Fase I)
3.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Los procesos documentales inherentes al Archivo Central de SAGUAPAC deben ser
estandarizados, de manera que permita la NO dependencia de los recursos humanos
que allí laboramos.
La agilización de las búsquedas y recuperaciones de la información, y la
conservación efectiva de los activos documentales de nuestra Cooperativa es
primordial en el Archivo Central de SAGUAPAC.
4.- ÁMBITO O COMPETENCIA
1. Infraestructura física buena, con elementos de trabajo acordes a la archivística moderna.
2. Compra de Sistema Informático de Préstamo y Búsqueda de la Información.
3. Educación al usuario para el uso del sistemas informáticos de préstamo.
5.- PROPÓSITO DEL PROYECTO
Realizar un estudio del estado actual de la Gestión Documental en el Archivo
Central de SAGUAPAC, para luego presentar un Modelo de Organización
Documental (MOA) que satisfaga las necesidades de dicho Centro de
Información.
6.- LOCALIZACIÓN DEL PROYECTO
Instalaciones del Archivo Histórico Central de SAGUAPAC.
7.- AREA DE DEPENDENCIA
Gerencia General.
8.- UNIDAD DE COORDINACIÓN INSTITUCIONAL (UCI)
Unidad de Secretaría General.
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3. 9.- RESPONSABLE DEL PROYECTO
Nombre Cargo Firma
JEFE ARCHIVO CENTRAL
Dilza Moreno Menacho
SAGUAPAC
10.- JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO.
Desde su creación hace 29 años ha logrado posicionarse como una la Cooperativa
más importante del País. La Cooperativa de Servicios Públicos SAGUAPAC, está
estructurada en varios niveles de organización y dirección.
Una de las políticas establecidas con el Sistema de Archivos, fue la homogenización
y estandarización de los procesos de archivos, así como la salvaguarda de la
memoria documental y la dignificación de los archivos en un contexto institucional.
11.- BREVE DESCRIPCIÓN TÉCNICA DEL PROYECTO
El fondo no tiene lenguaje de clasificación, ni procedimientos de gestión de archivo.
El alto volumen documental, sin herramientas de control su amenaza es:
o Fuga y/o pérdida de información, a
o Alta dependencia de los recursos humanos.
o Alta duplicidad de información, e
o El crecimiento indiscriminado del fondo y el alto índice de uso de
infraestructura.
12.- DESARROLLO DEL PROYECTO
El Diagnóstico de estado se obtiene a partir del levantamiento y análisis de datos
referenciales de los procesos documentales y operativos que realiza el Archivo
central por lo que se aplicarán los siguientes métodos de investigación:
1. Observación Directa del flujo de procesos.
2. Encuesta aplicada a trabajadores y usuarios potenciales del Archivo Central
SAGUAPAC.
3. Entrevista estructurada a entidades internas responsables de los procesos operativo–
documentales. Los aspectos que integran el Diagnóstico de Estado son:
4. Aspectos Archivísticos: Elementos que caracterizan las variables documentales del
Acervo SAGUAPAC.
5. Clases de Agrupación. Categorización.
6. Tipos Documentales y Campos de Descripción Documental.
7. Identificación de los Procesos Operativos Documentales.
13.- DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
Diseñar una Gestión Documental de Archivo a partir lenguajes documentales no complejos
y sistemas de control moderados y básicos enfocados a los procesos documentales de
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4. entrada y salida de la información, que permitan la rápida identificación del proceso y
responsable generador.
Aprovechamiento de la macro estructura documental existente organizada por Programas
documentales precedentes al actual servicio y el bajo volumen de información, en dirección
de la estandarización de los procesos documentales y la adecuación de las gestiones
positivas o directas con las inversas que parten de los fondos actualmente semi
procesados.
14.- CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN EN LA GESTION 2010
ACTIVIDADES / MESES EN FE MA AB MA JU JUL AG SE OC NO DI
Diagnóstico, del estado de XX XX
la información, Diseño de
Gestión Documental
(flujonometría de Procesos).
Aplicación de Base de XX XX
Datos en Access u otro
sistema de gestión
electrónica para el
Procesamiento Técnico
Documental
Procesamiento Técnico XX XX XX XX XX XX XX XX
Documental de la
información Histórica y
Aplicación del Diseño
Estandarizado,
implementación Código de
Barras
15.- SITUACIÓN DE LA COOPERATIVA SIN Y CON PROYECTO
SITUACIÓN SIN PROYECTO SITUACIÓN CON PROYECTO
CANOFILE: Sistema Automatizado de Apoyo a los
procesos operativos contables y administrativos y
“UNA EMPRESA SIN HISTORIA Y SIN
sistemas integrados de información a nivel
corporativo. DOCUMENTOS QUE DEMUESTREN SU
MANUALES: Sistema de control manual como ser: ACCIONAR, NO ES UNA EMPRESA
Cuaderno de control en el cual se registra las EFICIENTE”.
entradas de correspondencia. Las metas trazadas para el desarrollo
Los procesos documentales actuales no cuentan archivístico en SAGUAPAC, se han venido
con sistema automatizado que apoye los servicios
básicos de archivo como son: Guarda, adelantando a través del proyecto de
Almacenamiento, Localización, Búsquedas archivo diseñado para tal fin, esto con el
Recuperación y los procesos de control. objeto de obtener un presupuesto para ello,
cuyas actividades y procesos constituyen el
Cada proceso operativo delimita un flujo de Programa de Gestión Documental que se
documentos asociados al mismo y que responden a
cada una de las actividades identificadas. desarrolla en concordancia con la
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5. Actualmente el Archivo Central de SAGUAPAC construcción de capacidades internas en la
posee una estructura funcional bien definida en búsqueda de la estandarización y
cuanto a contenido – actividad – y responsabilidad
documental. normalización de los procesos archivísticos.
Flujo Operativo Actual
P1: Recepción manual de Información Activa –
Semiactiva.
P2: Escaneo y Digitalización
P3: Empastado
P4: Préstamos y Servicios de Archivo
Nota: P = Proceso.
16.- RESUMEN PLAN DE DESARROLLO DE LA COOPERATIVA 2003-2007.
METAS PLAN QUINQUENAL 2003 – 2007 – ARCHIVO Y BIBLIOTECA
Primera Meta: Adquisición de estantes movibles.
JUSTIFICACIÓN
Los documentos que genera la Cooperativa, no pueden ser tratados como documentos de
una empresa privada; es decir las Ampliaciones e Instalaciones Domiciliarias de Agua
Potable y/o Alcantarillado, los Contratos de Agua Potable, Alcantarillado y Asesoría Legal,
las Ordenes de Pago, Comprobantes de Traspasos, los detalles mensuales de Cobranzas,
los documentos Administrativos, y otros documentos, no se pueden eliminar nunca;
entonces el Archivo siempre tiende a crecer; es por esto que necesitamos adecuar el
espacio físico de la Sección Archivo, implementando muebles movibles, especiales para el
manejo y protección de los documentos, ya que de otro modo nunca vamos a tener el
espacio físico suficiente para los papeles.
RESULTADO QUE SE ESPERA
Conservar los documentos según el crecimiento de la Cooperativa. La Sección Archivo,
está repleta de documentos importantes, y cada año crece más, sin un mueble adecuado
para su almacenamiento y protección, por lo que se hace necesaria la implementación de
estantes metálicos móviles, provistos de llave de seguridad y rieles que permitan una
adecuada manipulación y optimización del espacio físico, ya diseñados para este fin
.
Con todos estos objetivos, tendremos un ambiente apropiado para el almacenamiento de
documentos y la administración automática de cualquier documento necesario para
cualquier funcionario autorizado de nuestra Cooperativa.
2da. META – Creación del Archivo por cada Socio-Usuario.
(Se está programando la compra de 130.000 sobres, para la ejecución de esta meta) no es
una cantidad dada alegremente, ha sido muy bien calculada, en base a lo que hay.
JUSTIFICACIÓN
Mantener por cada socio un file completo.
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6. Anteriormente, hasta el año 1998, la documentación correspondiente a los socios era
ordenada y empastada por asunto, es decir los contratos de Agua Potable se empastaban
por separado de los de Alcantarillado, así mismo los Cambios de Nombre, Compromisos de
Pago, todos eran empastados por separado. A partir del año 1999, la Sección Archivo está
ordenando estos documentos en un solo lugar todo lo que corresponde a un mismo código
usuario; siendo nuestra meta llegar a guardar los documentos citados en un sobre que sirva
de archivo.
RESULTADO QUE SE ESPERA
Disponer de la documentación en forma más ágil, para poder atender al Socio-Usuario con
más eficiencia.
17.- MISIÓN DE LA COOPERATIVA DE SERVICIOS PÚBLICOS SANTA CRUZ LTDA.
SAGUAPAC.
1. Contribuir, bajo la filosofía cooperativista, a mejorar la calidad de vida de los socios y
usuarios proporcionando los servicios de agua potable y alcantarillado sanitario en nuestra
área de concesión.
2. Desarrollar nuestras actividades preservando el medio ambiente.
18.- ANÁLISIS FODA
Fortalezas
1. Buenos recursos humanos, electrónicos y estructura.
2. Personal capacitado en gestión de archivo, para establecer o diseñar una buena
gestión de archivo.
3. Bajos índices de resistencia al cambio, todos están capacitados.
Debilidades
1. Diseño actual manual y con Flujos documentales altamente ramificados y sin canales
establecidos. Individualización de criterios de agrupación a simple criterio usuario.
2. Desintegración, y descentralización de los canales de entrada – salida – circulación
interna documental.
3. Ausencia de lenguajes, procedimientos y estándares documentales.
Oportunidades
1. Aprovechar las fortalezas que se tienen.
2. Proyección de una Gestión Documental sólida aplicable a los niveles básicos
elementales
Amenazas
1. Crecimiento indiscriminado del fondo y un alto índice de uso de infraestructura.
2. Alta dependencia con el físico documental.
3.
19.- LINEAS DE ACCIÓN Y OBJETIVOS Y ESTRATÉGICOS DEL ARCHIVO DE SAGUAPAC.
LINEAS DE ACCIÓN OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Modernización Institucional Reformar el Manual de Funciones y Competencias de los
funcionarios del Archivo Central.
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7. Rediseñar la estructura administrativa, buscando una mayor
Gestión Administrativa eficiencia en el desempeño de las funciones; flexibilizando los
procesos internos y la organización del trabajo.
Seguir dotando al Archivo Central de nueva tecnología en materia
Modernización Académica Archivística, que sean aptos para responder adecuadamente a las
necesidades de la sociedad del conocimiento y la información.
Equilibrio Financiero Lograr un equilibrio financiero entre el presupuesto y las
necesidades en el Archivo, ayudando a fortalecer la estructura
institucional, académica y administrativa.
Informatización y Fortalecer el archivo central de SAGUAPAC en el manejo y
Virtualización desarrollo de las tecnologías de la información, para optimizar los
sistemas de gestión y complementar el proceso de
profesionalización.
La importancia de tener actualizado y organizado un Archivo
Fortalecimiento de la Central en cualquier Organización, es trascendental. Ya que la
Investigación y la Extensión estructura institucional no sería tal sin una buena organización
de sus archivos, que en la mayoría de veces acaba siendo el
depositario de no sólo la memoria de toda organización, sin
más aún LA MISMA VIDA institucional.
20.- VINCULACIÓN ENTRE EL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Y EL
PROYECTO.
OBJETIVOS DEL PLAN INSTITUCIONAL OBJETIVOS DEL PROYECTO
La importancia de tener El Archivo Central de SAGUAPAC posee un
sistema de Gestión Documental básico. Sus
actualizado y organizado un procedimientos de Guarda – Custodia y los
Archivo Central en cualquier servicios generados de recuperación son
Organización, es totalmente convencionales, sustentados en
trascendental. Ya que la la memoria y la experiencia del personal
que allí, actualmente trabaja.
estructura institucional no sería
tal sin una buena organización El presente trabajo, se enmarca en una
de sus archivos, que en la investigación de tipo NO EXPERIMENTAL,
mayoría de veces acaba su estructura tiene los lineamientos técnicos
siendo el depositario de no que conlleva la organización archivística,
basada en normas internacionales.
sólo la memora de toda Identificar las fortalezas, oportunidades,
organización, sin más aún LA debilidades, y amenazas actuales de la
MISMA VIDA institucional. gestión de archivos aplicada a través de un
Diagnóstico de Estado General del Archivo
Central SAGUAPAC.
Santa Cruz, Diciembre de 2009
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