PROCESO GESTION FINANCIERA RP

1. PROCESO GESTION FINANCIERA
PROCEDIMIENTO
EXPEDICIÓN REGISTRO
PRESUPUESTAL DE COMPROMISO
Código: GF-PD-04
Versión: 2.0
Fecha: Mayo 27 de 2013
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1. Objetivo
Establecer las actividades necesarias para la expedición del registro presupuestal de compromiso.
2. Alcance
El procedimiento inicia con el recibo de la solicitud del registro presupuestal de compromiso y termina con
la expedición del registro en el SIIF del compromiso correspondiente.
3. Definiciones
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): es el documento expedido por el jefe de presupuesto
o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre
de afectación para la asunción de compromisos.
Compromiso: Son los actos realizados por el Ministerio en desarrollo de la capacidad de contratar y
comprometer el presupuesto, mediante contratos, órdenes de prestación de Servicios y de compra y otros
actos administrativos de ordenación de gastos.
DT: Dirección Territorial
Imputación Presupuestal: Recurso presupuestal afectado el cual debe coincidir con el CDP.
Página de Contratos: Pagina web (minps21:82/contratos)
Registro Presupuestal de Compromiso (RP): es la operación mediante la cual se perfecciona el
compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada para
ningún otro fin, en esta operación se debe indicar claramente el valor y el objeto del compromiso.
SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera: Herramienta modular autorizada que integra y
estandariza el registro de la gestión financiera pública con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso
de los recursos de la nación y de sus entidades descentralizadas y de brindar información oportuna y
confiable.
4. Generalidades del procedimiento
La imputación presupuestal debe coincidir con la del CDP, registrándose al máximo nivel de
desagregación.
Los documentos que soportan la solicitud de un registro presupuestal de compromiso son: actos
administrativos, contratos, convenios, órdenes de prestación de servicio, entre otros; debidamente

2. PROCESO GESTION FINANCIERA
PROCEDIMIENTO
EXPEDICIÓN REGISTRO
PRESUPUESTAL DE COMPROMISO
Código: GF-PD-04
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legalizados, nóminas y facturas de servicios públicos (con oficio y certificación o visto bueno).
Esta certificación o visto bueno de las facturas de servicios públicos garantizará que se ha revisado que las
mismas corresponden a servicios efectivamente prestados a la entidad, en los períodos correspondientes y
a las tarifas legales vigentes.
5. Descripción de las actividades
Nro. Actividad Responsable Registro
/documento
1 Recibir la solicitud de RP con soportes. Funcionario de
Presupuesto
Solicitud de RP y/o
carpeta soporte del
contrato o del
documento soporte del
compromiso a
establecer.
2 Verificar la solicitud con soportes de RP. y designar
responsable para la elaboración del RP. Si no está bien
se devuelve a la dependencia solicitante, si está bien
se continúa con la actividad No. 3.
Coordinador
Grupo de
Presupuesto/
Funcionario de
Presupuesto
3 Verificar en el SIIF que el CDP que soporta el acto
administrativo tenga apropiación suficiente para cubrir
el valor del RP y que los datos de la solicitud del RP
correspondan a los del CDP.
Si el servicio o gasto que se quiere cubrir con el RP no
posee CDP o si el CDP no tiene apropiación suficiente,
ejecutar procedimiento GF-PD-03 Expedición de
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, continua
con la actividad 4. Si el CDP existe pero los datos no
corresponden a los de la solicitud, se devuelve a la
dependencia solicitante.
Funcionario de
Presupuesto
4 Si el tercero beneficiario del RP, se encuentra ACTIVO
y la información consignada en el SIIF está actualizada
y coincide con lo registrado en el formato GF-F-01
Creación Beneficiario Cuenta. Ir a la actividad 6.
En caso contrario continua con actividad 5.
Funcionario de
Presupuesto

3. PROCESO GESTION FINANCIERA
PROCEDIMIENTO
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5 Registrar y/o actualizar datos de beneficiario cuenta en
el SIIF.
Cuando se crea la cuenta del beneficiario queda en
estado “Registro Previo” y se informa al Grupo de
Contabilidad o al funcionario con perfil de Contabilidad
en la DT. para la actualización del estado a
“Registrado”
Funcionario de
Presupuesto
6 Si la solicitud de RP soporta la nómina de los
servidores públicos de la Entidad (no parafiscales)
entonces ir a actividad 7. En caso contrario ir a la
actividad 10.
Funcionario de
Presupuesto
7 Efectuar Procesamiento Masivo en el SIIF. Funcionario de
Presupuesto
Número de
documento
Procesamiento
Masivo en el SIIF.
8 Verificar Procesamiento Masivo en el SIIF contra los
documentos soporte.
¿Procesamiento Masivo en el SIIF es correcto?
Si: pasar a actividad 9.
No: volver a actividad 7.
Funcionario de
Presupuesto
9 Enviar a Tesorería el número de documento del
Procesamiento Masivo. Fin del procedimiento.
Funcionario de
Presupuesto
Correo electrónico.
10 Efectuar registro presupuestal e imprimir. Funcionario de
Presupuesto
Registro presupuestal
de compromiso en
sistema SIIF.
11 Verificar RP, contra los documentos soporte.
¿Registro presupuestal de Compromiso es correcto?
Si: pasar a actividad 12.
No: volver a actividad 10.
Coordinador
Grupo de
Presupuesto /
Funcionario de
Presupuesto en
DT
12 Aprobar y firmar el RP.
Si es un contrato de una DT., pasa a actividad 15, en
caso contrario a la actividad 14.
Coordinador
Grupo de
Presupuesto /
Funcionario de
Presupuesto en
DT
Registro presupuestal
de compromiso
firmado
13 Si el RP soporta un contrato, entonces: Subir el registro
presupuestal en la base de datos de contratos), sino
continua con actividad 15.
Funcionario de
Presupuesto

4. PROCESO GESTION FINANCIERA
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14 Si el documento que soporta el RP es un contrato, se
devuelve el RP y sus soportes a la Dependencia
Solicitante, en caso contrario se pasa el RP y sus
soportes al Grupo de Contabilidad para continuar con la
cadena presupuestal.
Funcionario de
Presupuesto
Carpeta contrato o
Memorando
6. Requerimientos Técnicos
Puntos de control:
La solicitud de RP y los documentos soporte deben cumplir con:
La información sobre rubro, valor y objeto deben ser completas y guardar coherencia con los soportes
suministrados (contrato, resolución, factura, otros)
Los documentos soporte de la solicitud de RP deben venir firmados por el funcionario competente.
7. Anexos.