1. República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la
Educación Universitaria Universidad Politécnica Territorial de Aragua Dr.
Federico Brito Figueroa La Victoria- Estado Aragua Extensión Maracay
DISEÑAR UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS QUE SE
ADECUE AL NUEVO MODELO DE PARTICIPACIÓN SOCIAL PARA
OPTIMIZAR LA GESTIÓN DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA COMUNITARIA DEL CONSEJO COMUNAL SAN CARLOS II
POLIGONAL II EN MARACAY ESTADO ARAGUA.
Proyecto de Grado como requisito para optar al Título de Técnico Superior
Universitario en la Especialidad de Administración
Tutor: Cesar Clemente Autores Mejías Vanessa López Andrés Enero de
2012

2. INDICE GENERAL CONTENIDO PORTADA INDICE GENERAL
INTRODUCCION CAPITULO I EL DIAGNOSTICO Caracterización de la
comunidad Reseña histórica de la comunidad Localización geográfica
Estructura organizativa Campo de acción del proyecto Metodología de
Investigación Modalidad de investigación Línea de investigación Técnicas e
instrumentos de recolección de información Problematización Lista de
problemas Jerarquización del problema Descripción del problema
Enunciado del problema Fundamentación del problema CAPITULO II LA
PLANIFICACION La Propuesta Objetivos de la propuesta Objetivo general
Objetivos específicos Fundamentación teórica Estructura de la propuesta
PAG. I II IV 1 1 1 2 3 3 4 4 5 7 9 9 10 11 12 12 14 14 15 15 15 16 48
II

3. Matriz de planificación Cronograma de actividades La Ejecución La
Evaluación CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS
49 51 52 54 56 58 59 60
CAPITULO III LA SISTEMATIZACION DE LOS RESULTADOS 52
III

4. INTRODUCCIÓN La participación social
y política en Venezuela es de larga data, existen registros desde 1934 que
dan cuenta del proceso organizativo en comunidades. El actual Presidente
como gobierno ha estado estimulando fuertemente la participación y la
organización social comunitaria disponiendo gran cantidad de recursos
económicos, técnicos y logísticos para fortalecer lo que desde la nueva
hegemonía en la conducción del Estado ha llamado la construcción del
socialismo del siglo XXI, teniendo como uno de sus pilares el poder popular.
Es así como, al adquirir rango constitucional, la participación ciudadana
permite a todos los venezolanos y venezolanas ser parte del proceso de
planificación de políticas públicas, pudiendo opinar en la elaboración y
ejecución de proyectos. Así mismo, los Consejos Comunales sirven de ente
planificador de proyecto de necesidad y de proyectos de producción, que
desarrollen nuevas fuentes de trabajos e impulsen el desarrollo social y
económico de la comunidad un mecanismo de la participación ciudadana.
Es importante que dentro de los Consejos Comunales se pueda contar con
la existencia de adecuado manual que establezca la dirección y las técnicas
administrativas que proporcionen la seguridad y buen funcionamiento de las
actividades realizadas dentro de un Consejo Comunal. De la misma manera
el tema de la Unidad Administrativa y Financiera es un área que requiere
ser eficaz, ya que constituye un medio como ente de ejecución, inversión,
crédito, administración de recursos. Ella constituye un medio para apreciar
la posición financiera que se encuentra la comunidad. En este sentido, el
Consejo Comunal San Carlos II Poligonal II., ubicada en Maracay Edo.
Aragua, requiere tomar decisiones idóneas en el correcto manejo de esta
área, es por ello que esta investigación persigue proponer un
IV

5. Manual de Normas y Procedimientos administrativos para el funcionamiento
de la gestión de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria.
Asimismo la presente investigación está estructurada en tres (3) capítulos
los cuales detallan lo siguiente: Capítulo I: Comprende todo lo que es el
Diagnostico, reseña histórica, localización geográfica, Aspectos socio
demográficos, estructura organizativa y el campo de acción del proyecto.
Capítulo II: Metodología de la investigación. Se describe el tipo de
investigación, la línea de investigación, técnica e instrumentos de
recolección de información, lista de problemas, jerarquización del problema,
descripción del problema y el enunciado del problema. Capítulo III:
Sistematización de los resultados. La ejecución y la evaluación de los
resultados
V

6. CAPITULO I DIAGNOSTICO Caracterización de la comunidad El Consejo
Comunal San Carlos II, Poligonal II, es un órgano de participación y
protagonismo del pueblo, de articulación e integración entre las diversas
organizaciones comunitarias, grupos sociales y los ciudadanos que
conforman y hacen vida común. Este Consejo Comunal es el medio que le
permite a esta comunidad del Municipio Girardot estar organizada para
asumir la gestión de los proyectos propuestos y responder las necesidades
y aspiraciones de esta, con equidad y justicia social; base sobre la cual se
construye la democracia participativa y protagónica que plantea la
Constitución Bolivariana. El Consejo Comunal se registró el día 24-09-2010
en el Sistema de Taquilla Única del Poder Popular bajo el numero 05-03-06-
001-0016; para su legalización y autenticación. Tiene como entes
Superiores La Gobernación del Estado Aragua, la Alcaldía del Municipio
Girardot, la Taquilla Única del Consejo Federal de Goierno (Poder Popular),
FundaComunal (Fundación para la Promoción y Desarrollo del Poder
Comunal), el Poder Popular, y el Ministerio del Poder Popular para las
Comunas y Protección Social. Reseña histórica de la comunidad El 28 de
octubre del 2007 fue registrada la asociación cooperativa Banco Comunal
San Carlos, Poligonal II R.L. El cual tenía 66 voceros y voceras vigentes del
2007 al 2010 organizados por un presidente, un secretario y voceros y
voceras. La comunidad se mantuvo 8 meses sin Consejo Comunal. El 15 de
agosto de 2010 se elige en la comunidad una nueva asamblea en el
Consejo Comunal conformado por solo voceros y voceras específicamente
61.
1

7. Localización Geográfica El Consejo Comunal se encuentra específicamente
en la Calle Victoria Numero 89 en el barrio San Carlos II poligonal II del
Municipio Girardot en la Ciudad de Maracay en el Estado Aragua. Linderos:
Por el Norte: Barrio San Carlos I Por el Sur: Poligonal ix-x, Por el Este:
Poligonal II. Por el Oeste: Poligonal I.
2

8. Estructura organizativa del Consejo Comunal Los voceras y voceros y
voceras de la unidad ejecutiva, la unidad administrativa y la unidad de
contraloría social del Consejo Comunal conforman el colectivo de
coordinación comunitaria, que es la instancia de articulación, trabajo
conjunto y funcionamiento. Se trata de Organigrama vertical Ramificadas de
arriba abajo, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles
jerárquicos
Campo de acción del proyecto Unidad de Gestión Financiera comunitaria La
Unidad de Gestión financiera es un órgano integrado por 5 voceros y
voceras, habitantes de la comunidad San Carlos II. Este que funciona como
un ente de ejecución, inversión, crédito, administración de recursos
financieros y no financieros, ahorro e intermediación financiera de los
recursos y fondos de los Consejos Comunales, generados o captados, de
acuerdo con las decisiones y aprobaciones de las asamblea de ciudadanos
y ciudadanas.
3

9. METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN Modalidad de investigación La
presente investigación se realiza bajo la modalidad de Investigación Acción-
Participación que es considerada como la base para los procesos de
transformación y de cambios estructurales dándoles a las comunidades el
valor que ameritan ya que los Voceros y voceras del Consejo Comunal han
participando completamente en la realización del proyecto, ya que participa
activamente y así poder resolver los problemas existentes, necesidades y
poder planificar las actividades y el modo de vida, además que la tanto la
comunidad del barrio San Carlos están aportando ideas y conjuntamente
con el grupo investigador para la efectividad de dicho proyecto ya que así
salimos todos beneficiados, ya que el proyecto es factible porque busca
proponer un Fortalecimiento de la capacidad de gestión en el Consejo
Comunal San Carlos II Poligonal II. En la Investigación Acción-Participativa
se considera existe un proceso de investigación para acumular evidencia
desde diversas fuentes de datos y también almacenar diversidad de
interpretaciones que enriquezcan la visión del problema de cara a su mejor
solución con la finalidad de generar transformaciones que nos permitan
metodológicamente una línea de investigación.
4

10. Línea de Investigación Las Líneas de investigación asociadas al el
Programa Nacional de Formación en Administración, comprenden aquellos
estudios que describen la realidad comunal, municipal, estadal, regional y
nacional, la caracterización cualitativa y cuantitativa, a los fines de satisfacer
las necesidades reales y sentidas a través de diferentes formas de
relaciones económicas, sociales, de participación popular, en redes de
cooperación, y en nuevas formas de planificación, integración y manejo de
recursos. El Programa Nacional de Formación en Administración promueve
el establecimiento del nuevo modelo productivo socialista en cuanto a las
formas de relación de los individuos con los demás, con la comunidad, con
la naturaleza y con los medios de producción; por ello el equipo investigador
relaciona completamente la Línea 1 del Programa Nacional de Formación
en Administración: Participación Social en la gestión de las organizaciones.
Objetivo General: Estimular la participación organizada para identificar y
aplicar mecanismos de control que permitan identificar nuevas formas de
producción y organización social, comunitaria, cooperativa de manera de
alcanzar el mejoramiento individual y colectivo corresponsable. Objetivo
específicos: 1. Gestionar mecanismos de participación intra y extra servicio
para el seguimiento y control de lo público de manera corresponsable. 2.
Desarrollar alternativas de organización y participación como forma de
intervención en los asuntos de las empresas privadas de manera de lograr
la verdadera reciprocidad de los esfuerzos realizados. 3. Propiciar
mecanismos de participación social para la optimización de los procesos
organizacionales en pro de la calidad del servicio. Esta línea de
investigación tiene como bases:
5

11. El rescate de los valores de solidaridad: Propende la creación del ser
colectivo capaz de comprometerse con sus semejantes por un bienestar
superior al individual aplicando principios de justicia y equidad de manera de
satisfacer las necesidades fundamentales del pueblo. El trabajo colectivo
y productivo: Supone la eliminación de la corrupción mediante la atención a
los valores supremos del ser que permitan alcanzar la libertad,
independencia, paz, solidaridad y el bien común, teniendo como eje central
el trabajo liberador y productivo. En Venezuela se viene desarrollando un
proceso de transformación en lo político, social, educativo, económico y
cultural, para fortalecer la soberanía y el desarrollo de las fuerzas
productivas en el país, con una concepción socialista que requiere el
constante enriquecimiento en la interacción de lo comunal, local, regional,
nacional e internacional y que promueva el desarrollo endógeno mediante la
construcción colectiva y una acción profesional transformadora. Es en este
punto donde entran Los lineamientos generales del Plan de Desarrollo
Económico y Social de la Nación (2007-2013), es la Nueva Ética Socialista:
Se trata de un proyecto ético y moral fundamentado en valores humanistas
que propugna la justicia social, la equidad y la solidaridad entre los seres
humanos y las instituciones de la República como medio para la satisfacción
racional de las necesidades fundamentales, mediante el trabajo
emprendedor y productivo en donde se destaca la justicia y la equidad.
Promover el trabajo colectivo, organizado para que los trabajadores o
trabajadoras gestionen de manera directa, democrática y armónica la
producción de los bienes y la prestación de servicios que satisfagan las
necesidades humanas de la población.
6

12. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Información Las técnicas de
recolección de datos que fueron utilizadas en la presente investigación son
la observación directa y la Encuesta. Arias (1999) menciona que “las
técnicas de recolección de datos son las distintas formas de obtener
información”. (Pág.53). Los datos estadísticos pueden ser cuantitativos o
cualitativos, pueden proceder de una población o de una muestra, pero sea
cual fuere su naturaleza es necesario recolectarlos y organizarlos
lógicamente para poderlos analizar. La observación directa participante, se
puede decir que es el uso sistemático de nuestros sentidos durante la
búsqueda de antecedentes necesarios para la solución de un problema de
investigación, en otras palabras, observar científicamente es percibir
activamente la realidad exterior orientándonos hacia la recolección de datos
previamente definido como de interés en el curso de una investigación.
Según Tamayo, (2004) acota que la “Observación se refiere explícitamente
a la percepción visual y se emplea para indicar todas las formas de
percepción utilizadas para el registro de respuestas tal como se presentan a
nuestros sentidos”. (p. 99). A través de la observación directa los
investigadores pueden realizar un diagnóstico de la problemática que se
está suscitando en el La encuesta, según lo expresado por Sabino, (2000),
“Consiste en recopilar información en forma directa sobre la realidad
presente, en forma específica, a través de las personas relacionadas con el
problema estudiado.” (p. 69), en este caso los investigadores aplicamos un
cuestionario al personal involucrado directamente con la Unidad Financiera
Administrativa del Consejo Comunal San Carlos II Poligonal II. La técnica de
la observación se utilizo al inicio la cual, nos arrojo una lista de
problemáticas que presenta el Consejo Comunal a nivel general, luego, 7

13. tanto la técnica de la observación como la encuesta fue puesta en práctica,
con el objetivo de determinar la realidad del problema que se presenta y
comprobar las fallas en la Unidad Administrativa y Financiera la cual nos
sirvieron para la formulación de la alternativa de solución en el Consejo
Comunal San Carlos II Poligonal II. Además, debemos acotar que en la
investigación se recabo toda la información posible sobre los Consejos
Comunales, siendo esta investigación apoyada en la indagación
bibliográfica la cual conduce a ampliar el conocimiento sobre el objeto de
estudio. Por lo tanto, los investigadores utilizaron la revisión documental,
debido a que recopilaran datos de trabajos, artículos, Leyes, libros, entre
otros.
8

14. PROBLEMATIZACIÓN Nos dirigimos a la comunidad Consejo Comunal San
Carlos II, Poligonal II. Nos recibió la Sra. Marilin Martínez, Vocera de la
Unidad de Contraloría Social la cual fue muy cordial y amable, enlazo con la
Sra. Alicia García quien nos acepto inmediatamente con sus mejores
deseos de ayudarnos, fue entonces cuando pautamos una próxima reunión
para realizar la primera entrevista formal y estructurada la cual fue realizada
y se pudieron determinar las problemáticas existentes; nos facilitó
información y que el grupo investigador de conviviese dentro del Consejo
Comunal permitiéndonos observar el trabajo que realizan como enlace entre
la comunidad y el estado y las problemáticas que presenta la comunidad. El
equipo investigador realizo una encuesta en inicio de carácter general que
indico el nombre, registro, legalizaciones, establecimiento, localización,
distribución y las personas que hacen vida en el Consejo Comunal y sus
condiciones para conseguir la explicación de lo que sucede y encaminar la
investigación a una información preliminar para realizar el diagnostico;
posteriormente se realizó una encuesta personalizada que incluía ámbitos
mas específicos de las funciones realizadas, y se pudieron determinar las
problemáticas existentes. Lista de Problemas Dada la observación, se pudo
captar las siguientes problemáticas suscitadas en el Consejo Comunal San
Carlos II Poligonal II, muchos de los cuales fueron expuestos por los propios
voceros y voceras que a su vez forman parte de la comunidad, vale
destacar la preocupación ya que el Consejo Comunal no cumple con las
funciones para el cual fue creado; a continuación se presentan: Apatía por
parte de los voceros y voceras y de la comunidad.
9

15. Presencia del interés personal en algunos voceros y voceras para su
propio beneficio excluyendo a la comunidad en general. Falta de
organización en el consejo comunal. Irresponsabilidad e Impuntualidad en
la formulación de planes para el beneficio de la comunidad. Inexistencia
de un manual y/o normas a seguir para el buen funcionamiento de la Unidad
de Gestión y Financiera Comunitaria. Falta de recursos para la
elaboración de Proyectos, por ende existen retrasos para la entrega de los
mismos. Falta de recursos administrativos. Jerarquización del problema
La debilidad en la unidad administrativa y financiera, es una problemática de
tamaño considerable ya que en ella, funciona como un ente de
administración de recursos para la comunidad; los criterios para jerarquizar
los problemas dependen del objetivo perseguido. Sin embargo nos basamos
en la su la Magnitud, Urgencia de solución y Conciencia de los problemas.
Según estas características se Jerarquizan de mayor a menor los
problemas encontrados: 1.Se manifiesto un gran énfasis en la falta de de un
Manual para se desarrolle con efectividad las tareas propuestas en la
Unidad de Gestión Financiera Comunitaria del Consejo Comunal, con el fin
de llevar a cabo los proyectos necesarios y que son de de vital importancia
ya que en el se refleja las actividades que deben realizarse en el para la
comunidad del Barrio San Carlos, y el mismo se describe todas sus
funciones que en ella deben cumplirse. Este manual viene a englobar dentro
de la organización un documento donde se refleja las funciones q los
voceros y voceras del comité de la Unidad de Gestión Financiera
Comunitaria, las tareas que deben cumplir
10

16. para una buena gestion Administrativa, conocimientos, habilidades y
formación personal y social, relación con el ambiente, comunicación y
representación. 2.Se encontraron grandes Debilidades dentro de la
organización como la Desorganización, la Apatía y la Irresponsabilidad,
muestra de que hacen falta bases sólidas para la construcción de de este
consejo comunal, fallando la comunicación y las relaciones interpersonales.
3.La falta de recursos para la ejecución de los proyectos y los procesos
administrativos es la consecuencia de la mala organización, el descuido y la
ignorancia de ciertos procedimientos los cuales pueden cumplirse si se
planifica adecuadamente cada paso a seguir. Descripción del problema
Para el Consejo Comunal San Carlos II Poligonal II es una infalible debilidad
el descontrol existente en la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria
que además de ser uno de los sectores las importantes dentro de la
organización, también representa una riesgoso componente, porque es esta
unidad donde se realizan los movimientos financieros que le conciernen a la
comunidad en general, es allí donde se manejan los recursos económicos
para la consecución de cada proyecto y tareas administrativas que
corresponderían estar dedicadas al colectivo, dándose declaración de cada
movimiento monetario, objetivos que le corresponden a la unidad mantener
en claro juicio, y al no poseer las especificaciones de los pasos a seguir
para que esto se ejecute satisfactoriamente se arriesgan a fallar
constantemente y a no cumplir cabalmente con los propósitos finales como
fomentar formas alternativas de intercambio, que permitan fortalecer las
economías locales, impulsar el diagnostico y el presupuesto participativo
sensible al género, jerarquizando las necesidades de la comunidad, inducir
a la constitución de cooperativas para la elaboración de proyectos de
desarrollo endógeno, sostenibles y sustentables como tantos otros. 11

17. Por estas razones el grupo investigador considera el tema a desarrollar:
Realizar una Manual de Normas y Procedimientos para optimizar el buen
funcionamiento de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria el
Consejo Comunal San Carlos II Poligonal II del Barrio San Carlos.
Principalmente porque las funciones establecidas de esta unidad no son
cumplidas ya que no tienen un instrumentos para el control de las
actividades por lo tanto suelen olvidarse o no llevar un registro de las
cumplidas o faltantes. Enunciado del Problema Inexistencia de un manual
y/o normas a seguir para el buen funcionamiento de la Unidad de Gestión y
Financiera Comunitaria del Consejo Comunal San Carlos II Poligonal II.
Fundamentación del Problema Los Consejos Comunales como una nueva
instancia social tienen gran relevancia en su aporte como herramienta de
inclusión, la cual permitirá organizar y formar a la sociedad venezolana
eficaz y más humana consagrando un espacio donde el pueblo pueda
asumir realmente el Poder Popular. Esta problemática se abordo para
aportar ideas destinadas al logro del éxito. El papel de la Administración
cuando esta bien orientada, brinda el éxito a cualquier organismo social, ya
que estos dependen directa o indirectamente de esta, porque necesitan
gestionar debidamente los recursos humanos y materiales que poseen. Una
adecuada administración hace que se mejore el nivel del progreso, ella se
mantiene al frente de las condiciones cambiantes del medio, ante esta
situación proporciona previsión y creatividad. Esta falta de un manual,
afecta los procesos de la unidad al no permitir el correcto funcionamiento de
la misma, los voceros y voceras carecen de información, de planificación, de
funciones y pasos a seguir; eso trae consigo
12

18. el total descontrol de la unidad y por ende del consejo comunal y a su vez,
le quedan mal a la comunidad. Es por ello, que dar una solución a esta
problemática, es importante dentro de la comunidad del Barrio San Carlos,
porque es un elemento primordial en el vehículo que representa el Consejo
Comunal para el desarrollo de la misma y del país. Una buena capacidad de
gestión en la administración beneficiara ya que habrá un correcto
funcionamiento. De no crearse este manual los voceros y voceras y voceras
de la Unidad de Gestión y Financiera Comunitaria, no se le obtendrían un
mayor provecho de esta, ya que no cuenten con el conocimiento de la
totalidad de sus funciones, y eso traería consigo el caos en la organización,
no logrando promover el bienestar y desarrollo de la comunidad.
13

19. CAPITULO II LA PLANIFICACIÓN La planificación consiste en determinar
sistemáticamente objetivos precisos y en lo posible cuantificar para los
distintos campos de actividad de las organizaciones. Es una etapa
fundamental del proceso administrativo, es básica para el cumplimiento de
las etapas subsiguientes del proceso. Sin la previa determinación de las
diferentes actividades, por medio de la planificación, no habrá nada que
organizar, nada que ejecutar, nadie para dirigir, nada para ser controlado y
por supuesto nada que necesite control. Según Finney (2004), expresa que
“los estudios en cuestión son constantemente positivos, y de que a mayor
planificación se persigue mayor satisfacción en el trabajo y sobre todo
mayor productividad”. (p.25) Es importante resaltar que la planificación es
una función primaria, debido a que es necesario planear antes de que se
pueda llevar a cabo cualquier otra función; no se puede diseñar estructuras
ni procedimientos sin tener, ni cubrir los cargos vacantes, ni pensar en otras
actividades o procesos. El objetivo se refiere a la situación global que se
estima alcanzar al final del plan y la estrategia se presenta como la
combinación de recursos, procedimientos y trayectoria a seguir desde la
situación presente a la situación objetivo definido. La Propuesta Luego de
Diagnosticar y jerarquizar las problemáticas que acontecían en el Consejo
Comunal San Carlos II Poligonal II, el equipo investigador conjuntamente
con los voceros y voceras se determino que era de considerable necesidad
atender en primera instancia la Unidad Administrativa y Financiera
Comunitaria del Consejo Comunal, atendiendo a la inexistencia de
utilización de procesos vitales para el optimo desarrollo de la gestión
administrativa que lleva el ir por los canales regulares, es por ello
14

20. que la realización un una Manual de Normas y Procedimientos a fin de
optimizar el desarrollo organizativo del Consejo Comunal. Dicho Manual
tiene que expresar los pasos a seguir para la consecución de las
propuestas, que contenga las funciones que cada vocero perteneciente a la
Unidad deba seguir, con la premisa de ser mas eficientes y trabajar de una
manera eficaz con una ejecución precisa en la realización de las tareas
donde la organización y de esta manera llegar al logro de esta meta que es
satisfacer la necesidades del Consejo Comunal y la comunidad, y así
finalizar nuestro Proyecto Socio- Integrador para un termino exitoso de esta
fase de la cátedra. Objetivos de la Propuesta Objetivo general Diseñar un
Manual de Normas y Procedimientos que se adecue al nuevo modelo de
gestión social a optimizar el funcionamiento de la Unidad Administrativa y
Financiera Comunitaria del Consejo Comunal. Objetivos Específicos 1. 2. 3.
Estudiar la situación actual de la Unidad Administrativa y Financiera
Elaborar las herramientas para el buen desenvolvimiento del Fortalecer las
relaciones interpersonales entre los voceros y voceras Comunitaria.
Consejo Comunal. y voceras del Consejo Comunal y la Comunidad del
Barrio San Carlos, promoviendo la comunicación y la participación. 4. 5.
Examinar y optimizar los procesos de control para implementación Plasmar
las funciones que deben cumplir los voceros y voceras y de proyectos.
voceras de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria.
15

21. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA Arias (2001), define las Bases Teóricas
como: “Un conjunto de conceptos y proposiciones que constituyen un punto
de vista o enfoque determinado, dirigido a explicar el fenómeno o problema
planteado. Esta sección puede dividirse en función de los tópicos que
integran la temática tratada o de las variables que serán analizadas.” (Pág.
127). En el campo de ideas se define el área de investigación a través de
teorías que sustentan la investigación, es por eso que se presenta una
revisión bibliográfica referente a los argumentos; tomando los aspectos
principales considerando puntos clave pare el desarrollo de la investigación.
Las fuentes bibliográficas que a continuación se exponen constituyen el
fundamento teórico de la investigación. La ADMINISTRACIÓN la definen los
siguientes autores como: James A. Stoner: “Proceso de planificación,
organización y control del trabajo de los miembros de la organización y de
usar los recursos disponibles de la empresa para alcanzar las metas
establecidas.” Stephen P. Robbins: “Es proceso de realizar actividades y
terminarlas eficientemente con y a través de otras personas.” W. Jiménez
Castro: “Ciencia social compuesta de principios, técnicas y prácticas, cuya
aplicación a conjuntos humanos permite establecer y mantener sistemas
racionales de esfuerzo cooperativo a través de los cuales se puedan
alcanzar propósitos comunes que individualmente no es factible lograr.”
Harold Koontz: “proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las
personas, trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas
seleccionadas.”
16

22. La Administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el
que las personas trabajen juntas para el logro de los objetivos de la
organización. CONSEJO COMUNAL Según Luís Manuel Villegas, (2.006):
Es la “organización más avanzada que se puede construir entre vecinos de
una misma comunidad, para afrontar problemas comunes en lo social, en lo
político, en lo económico, entre otros; desarrollando proyectos de hábitat,
complejos agro productivos, industriales, granjas integrales, vialidad,
núcleos de desarrollo endógeno, factorías, plantas procesadoras, viveros,
centros recreacionales, entre otros.” Es la base sobre la cual se construye la
democracia participativa y protagónica que plantea la Constitución
Bolivariana. También se le define como un “órgano de participación y
protagonismo del pueblo, de articulación e integración entre las diversas
organizaciones comunitarias, grupos sociales y los ciudadanos que
conforman y hacen vida común.” El Consejo comunal es la instancia social
que asume el ejercicio real del poder popular. En consecuencia, siendo la
plataforma humana que alcanza el mayor grado de participación,
protagonismo y gerencia comunitaria dentro de un ámbito geográfico
cuidadosamente delimitado, sirve para diseñar, realizar, controlar y evaluar
la calificación final de proyectos sociales destinados a solucionar problemas
de salud, educación, trabajo, deportes, medio ambiente, habitacionales,
entre otros. de la comunidad. COMUNIDAD La Ley de los Consejos
Comunales, define a la Comunidad en su Art. 4º, numeral 1, como “el
conglomerado social de familias, ciudadanos y ciudadanas que habitan en
un área geográfica determinada, que comparten una historia e intereses
comunes, se conocen y relacionan entre sí, usan los mismos servicios
públicos y comparten necesidades y potencialidades similares: económicas,
sociales, urbanísticas y de otra índole”. 17

23. VOCERO Y/O VOCERA José Alfredo Ávila Vega (2.006) dice: “Es la
persona electa en la Asamblea Constituyente Comunitaria, para cada
Comité de Trabajo, de reconocida solvencia moral, trabajo comunitario, con
capacidad de trabajo colectivo, espíritu unitario y compromiso con los
intereses de la comunidad, a fin de coordinar todo lo relacionado con el
funcionamiento del Consejo Comunal, la instrumentación de sus decisiones
y la comunicación de las mismas ante las instancias correspondientes.”
Puede ser vocero y/o vocera cualquier persona, mujer u hombre relacionado
con la comunidad y con su quehacer, interesado y preocupado por sus
problemas. Que participa animando, impulsando y dinamizando procesos de
cambio. El Perfil de Los Voceros y/o Voceras y demás Miembros de Los
Consejos Comunales. Sandoval Samuel, Manuel Isidro; en su trabajo
(Como Constituir un Consejo Comunal en Venezuela.) describen: “a.
Informado: Poseer información del entorno, espacio nuestro ámbito político
y económico de cada familia y habitante de la comunidad. b. Proactivo: Con
capacidad de anticipar situaciones, dinámico. Aceptación y credibilidad c.
Ético: Tener ética (sano, justo; llevado por sus ideales y no por sus
intereses personales) d. Participativo: Conocer la ley de los Consejos
Comunales y su reglamento y las particularidades de la aplicación de la
referida ley en su comunidad. Conocer el proyecto comunitario en su
totalidad. e. Comunicador: Facilidad de expresión oral y corporal. f.
Dispuesto: Disposición y tiempo para el trabajo comunitario. g. Empatía:
ponerse en lugar de los demás h. Respetuoso: Respetar las ideas y
opiniones de los demás 18

24. i. Crítico: Visión critica de la realidad j. Democrático: Con concepción
democrática del trabajo” UNIDAD ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
COMUNITARIA Según FONDEMI: “Es la Unidad Administrativa y Financiera
Comunitaria, instancia del Consejo Comunal que funciona como un ente de
administración, ejecución, inversión, crédito, ahorro e intermediación
financiera de los recursos y fondos de los Consejos Comunales, de acuerdo
a las decisiones y aprobaciones de la Asamblea de Ciudadanos y
Ciudadanas, privilegiando el interés social sobre la acumulación de capital.
Estará integrada por cinco habitantes de la comunidad, electos o electas a
través de un proceso de elección popular.” La Unidad Administrativa
Comunitaria es un ente de administración, ejecución, inversión, crédito,
ahorro e intermediación financiera de los recursos y fondos de los Consejos
Comunales, de acuerdo con las decisiones y aprobaciones de la Asamblea
de Ciudadanos y Ciudadanas. Las decisiones que tomen los Consejos
Comunales deben privilegiar el interés social sobre la acumulación de
capital. La Unidad Administrativa y Financiera estará integrada por cinco
habitantes de la comunidad, electos o electas a través de un proceso de
elección popular. Funciones Según María Victoria Rojas (2010) expresa: “La
Unidad Administrativa y Financiera Debe elaborar los registros contables
con los soportes de los ingresos y egresos efectuados, así como presentar
trimestralmente el informe de gestión y la rendición de cuenta pública
cuando le sea requerido por la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas, por
la Coordinación Comunitaria o por cualquier otro ente público que le haya
otorgado recursos. Apoyar las políticas de fomento, desarrollo y
fortalecimiento de la economía social, popular y alternativa; proponer formas
de intercambio de
19

25. bienes y servicios para lograr la satisfacción de las necesidades y hacer
énfasis en la economía local, a fin de promover el ahorro familiar. Debe
facilitar herramientas que permitan el proceso de evaluación y análisis de
los créditos de las organizaciones socio-productivas previstas para el
fomento y desarrollo de la Economía Popular.” Esta es la entidad que debe
manejar todo el dinero que ingrese al Consejo Comunal, así como llevar un
control minucioso de los gastos que realiza. Es la tercera instancia del
Consejo Comunal. También administra los ingresos de cualquier índole que
ingresen al Consejo Comunal, incluyen-do propiedades, terrenos, cesiones,
donaciones, y otros. A través del Comité de Educación, promoverá la
creación de las Cooperativas que se encargarán de dirigir los proyectos
industriales, agrícolas, pesqueros, turísticos, etc. dando a los miembros de
la comunidad, los talleres necesarios para ilustrarlos en materia de
cooperativismo, desarrollo sustentable, desarrollo humano, desarrollo
endógeno y producción social. Deberá necesidades Impulsar de la el
presupuesto participativo, la nueva jerarquizando concepción las del
comuna, utilizando
Cooperativismo Revolucionario. MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS El manual de procedimientos y formatos se orientan a
especificar ciertos detalles de las actividades que normalmente se ejecutan
en una Institución con el fin de unificar criterios al interior de la Institución, a
recuperar la información de la forma mas adecuada asegurando su calidad
y por último agilizar la circulación de la información para que esta llegue
oportunamente a las secciones que la requieren. Concepto de Manuales de
Normas y Procedimientos, según la Guía Técnica Para La Elaboración De
Manuales De Procedimientos:
20

26. “Los Manuales Administrativos son medios valiosos para la comunicación, y
sirven para registrar y transmitir la información, respecto a la organización y
al funcionamiento de la Dependencia; es decir, entenderemos por manual,
el documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información
y/o las instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos
de una institución, que se consideren necesarios para la mejor ejecución del
trabajo.” (Pág. 07) Por otra parte, entenderemos por procedimiento la
sucesión cronológica o secuencial de actividades concatenadas, que
precisan de manera sistemática la forma de realizar una función o un
aspecto de ella. El “Manual de Normas y Procedimientos” es, por tanto, un
instrumento de apoyo administrativo, que agrupa procedimientos precisos
con un objetivo común, que describe en su secuencia lógica las distintas
actividades de que se compone cada uno de los procedimientos que lo
integran, señalando generalmente quién, cómo, dónde, cuándo y para qué
han de realizarse. Proceso de elaboración de un manual de calidad
Responsable en cuanto a la Elaboración: El proceso en cuanto a la
elaboración con la asignación de la tarea de coordinación a un organismo
delegado competente. Las actividades reales de redacción y trascripción
deben ser ejecutadas y controladas por dicho organismo o por varias
unidades funcionales individuales, según sea apropiado. El uso de
referencias y documentos existentes puede acotar significativamente el
tiempo de elaboración del manual de la calidad, así como también ayudar a
identificar aquellas áreas en las cuales existan deficiencias en el sistema de
la calidad que deba ser contemplado y corregidas.
21

27. Uso de Referencias: Siempre que sea apropiado se debe incorporar la
referencia a normas o documentos que existen y estén disponibles para el
usuario del manual de la calidad. Exactitud y Adecuación: El organismo
competente delegado debe asegurar que el esquema del manual de la
calidad sea exacto y completo, y que la continuidad y el contenido del
mismo sean adecuados. Revisión y Aprobación Final: Antes de que el
manual sea emitido, el documento debe ser revisado por individuos
responsables para asegurar la claridad, la exactitud, la adecuación y la
estructura apropiada. La emisión de este manual debe ser aprobado por la
gerencia responsable de su implementación y cada copia de este debe
llevar una evidencia de su autorización. En su ensayo Manual de
Procedimientos, Jailer Amaya Correa, define la Implementación de
Manuales de Normas y Procedimientos como: “La implementación de los
diferentes manuales de normas y procedimientos es un trabajo arduo para
su redacción y que se adecuen a la realidad actual de la institución”. (Pág.
5). La implementación del manual, se debe hacer una divulgación de los
mismos a todo nivel de la Organización para asegurar el conocimiento del
nuevo proceso, los formatos que involucra, los clientes objetivos del proceso
y los beneficios que tendrá la Organización en su implementación. No está
de más escuchar las sugerencias que puedan hacer los trabajadores acerca
de un proceso, pues en muchas ocasiones en la etapa de introducciones
pueden presentar sugerencias muy efectivas para ajustar cualquiera de los
componentes del proceso que hagan de su implementación un éxito. Es de
responsabilidad de cada uno de los jefes dar a conocer los nuevos
procesos, velar porque se ejecuten los nuevos procesos, se diligencien
adecuadamente 22

28. sus formatos y que la información fluya rápidamente por cada sección de la
Organización. Es responsabilidad de los jefes que en cada grupo de trabajo
se le de la importancia necesaria a cada uno de los procesos para que se
vuelvan parte de la cotidianidad y la cultura de la Organización.
Conformación del Manual A) Identificación Este documento debe incorporar
la siguiente información: .Logotipo de la organización. .Nombre oficial de la
organización. .Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en
particular debe anotarse el nombre de la misma. .Lugar y fecha de
elaboración. .Numero de revisión (en su caso). .Unidades responsables de
su elaboración, revisión y/o autorización. .Clave de la forma. En primer
termino, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la
unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ultimo, el número de la
forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal. B)
Índice o Contenido Relación de los capítulos y páginas correspondientes
que forman parte del documento. C) Prologo y/o Introducción Exposición
sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia
de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima
autoridad de las áreas comprendidas en el manual. D) Objetivos de los
Procedimientos Explicación del propósito que se pretende cumplir con los
procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de
las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la
responsabilidad por fallas 23

29. o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria,
la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados
como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente;
reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras
ventajas adicionales. E) Áreas de Aplicación y/o Alcance de los
Procedimientos Esfera de acción que cubren los procedimientos. Dentro de
la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados,
atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en: procedimientos
macro administrativos y procedimientos mezo administrativos o sectoriales.
F) Responsables Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en
los procedimientos en cualquiera de sus fases G) Políticas o Normas de
Operación En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales
de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de
responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los
procedimientos. Además deberán contemplarse todas las normas de
operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse
en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan
algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento: .Se
definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco
general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.
.Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean
comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos
administrativos o con el procedimiento mismo. 24

30. .Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a
los niveles jerárquicos superiores. H) Concepto(s) Palabras o términos de
carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su
significado o grado de especialización requieren de mayor información o
ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la
consulta del manual. I) Procedimiento (Descripción de las Operaciones).
Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de
las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué
consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen,
señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del
procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe
anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se
trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene
que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente
codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación,
aun en los casos de varias opciones en una misma operación. J) Formulario
de Impresos. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las
cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la
descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse
referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores
que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar
instructivos para su llenado. K) Diagramas de Flujo. Representación gráfica
de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o
el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades
administrativas (procedimiento general), o los puestos 25

31. que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita.
Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada
caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el
manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su
comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o
gráficos simplificados L) Glosario de Términos. Lista de conceptos de
carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de
los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o
consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales
administrativos Diseño del Proyecto La tarea de preparar manuales
administrativos requiere de mucha precisión, toda vez que los datos tienen
que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusión en
la interpretación de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello
que se debe poner mucha atención en todas y cada una de sus etapas de
integración, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los
requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecución del
trabajo. A) Responsables Para Iniciar los Trabajos que conducen a La
Integración de un Manual, Es indispensable prever que no queda diluida la
responsabilidad de la conducción de las acciones en diversas personas,
sino que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo técnico,
al que se le debe encomendar la conducción del proyecto en sus fases de
diseño, implantación y actualización. De esta manera se logra
homogeneidad en el contenido y presentación de la información. Por lo que
respecta a las características del equipo técnico, es conveniente que sea
personal con un buen manejo de las relaciones 26

32. humanas y que conozca a la organización en lo que concierne a sus
objetivos, estructura, funciones y personal. Para este tipo de trabajo, una
organización puede nombrar a la persona que tenga los conocimientos y la
experiencia necesarios para llevarlo a cabo. Por la naturaleza de sus
funciones puede encargarlo al titular de la unidad de mejoramiento
administrativo (en caso de contar con este mecanismo). Asimismo, puede
contratar los servicios de consultores externos. B) Delimitación del Universo
de Estudio Los responsables de efectuar los manuales administrativos de
una organización tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para
estar en posibilidad de actuar en él; para ello, deben realizar: Estudio
Preliminar Este paso es indispensable para conocer en forma global las
funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a
actuar. Con base en él se puede definir la estrategia global para el
levantamiento de información, identificando las fuentes de la misma,
actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos
requeridos para el trabajo y en general, prever las acciones y estimar los
recursos necesarios para efectuar el estudio. Fuentes de Información
Referencia de las instituciones, áreas de trabajo, documentos, personas y
mecanismos de información de donde se pueden obtener datos para la
investigación. Entre las más representativas se pueden mencionar:
Instituciones: -Instituciones que trabajan coordinadamente o forman parte
del mismo grupo o sector de la que es objeto de estudio. -Instituciones
líderes en el mismo campo de trabajo. -Instituciones normativas que dictan
lineamientos de carácter obligatorio.
27

33. -Instituciones que prestan servicios o suministran insumos necesarios para
el funcionamiento de la organización que se estudia. Archivos de la
organización: -General. -De las áreas de estudio. Directivos y Empleados:
Personal del nivel directivo que maneja información valiosa, ya que conocen
si el conjunto de archivos responde a la realidad. Personal operativo cuyas
opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto que ellos tienen a su
cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar limitaciones o
divergencias en relación con otros puntos de vista o contenido de
documentos. Áreas de trabajo: Niveles de la organización que reflejan las
condiciones reales de funcionamiento, medios y personal. Clientes y/ o
usuarios: Receptores de los productos y/ o servicios que genera la
organización. Mecanismos de información: Recursos computacionales que
permiten el acceso a información interna o externa a la organización que
sirven como soporte al estudio. Preparación del Proyecto Recabados los
elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el
documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por:
Propuesta técnica, (que debe de incluir): -Antecedentes: recuento de todos
los manuales o esfuerzos análogos preparados con anterioridad. -
Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar.
28

34. -Justificación: demostración de la necesidad de efectuarlo en función de las
ventajas que ello reportará a la organización. Objetivos: logros que se
pretenden alcanzar. -Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su
consecución. -Resultados: beneficios que se esperan obtener en cuanto a
mejorar el funcionamiento de la organización, sus productos y/ o servicios,
clima institucional y relaciones con el entorno. -Alcance: área de aplicación
que cubre el estudio en términos de ubicación en la estructura orgánica y/ o
territorial. -Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos
necesarios para desarrollarlo. -Costo: estimación global y específica de
recursos financieros que demanda su ejecución. -Estrategia: ruta
fundamental necesaria para orientar los recursos de acción y asignación de
recursos. -Información complementaria: material e investigaciones que
pueden servir como elementos de apoyo. C) Programa de Trabajo -
Identificación: nombre del manual. -Responsable(s): unidad o grupo que
tendrá a su cargo la implantación del manual. -Área(s): universo bajo
estudio. -Clave: número progresivo de las actividades estimadas. -
Actividades: pasos específicos que tienen que darse para captar la
información. -Fases: definición del orden secuencial para realizar las
actividades. -Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminación de
cada fase. -Representación gráfica: descripción del programa en cuadros e
imágenes. 29

35. -Formato: presentación y resguardo del programa de trabajo. -Reportes de
avance: seguimiento de las acciones. -Periodicidad: espacio de tiempo
dispuesto para informar avances. Presentación del Proyecto a las
Autoridades Competentes A) Participantes Para depurar el contenido del
proyecto, afinar sus parámetros y determinar su viabilidad operativa, es
recomendable presentarlo a: .Área (s) que intervendrá directamente en su
aplicación, por lo cual tienen la obligación de conocer el proyecto en forma
detallada. .Áreas afectadas por la implantación del proyecto, ya que tendrán
que cambiar o adecuarse. .Área responsable del manejo de los recursos
económicos, para cuantificar el costo del proyecto en forma más específica.
B) Responsable de su Autorización Asimismo, el proyecto debe presentarse
al titular de la organización o de la unidad administrativa responsable de su
ejecución, para su aprobación. Una vez autorizado, el responsable debe
hacer del conocimiento de todos los niveles jerárquicos la intención que
tiene la organización de elaborar el manual, resaltando los beneficios que
de este esfuerzo se obtendrán, a fin de que todos brinden su apoyo durante
el desarrollo del trabajo. Sin este requisito, la labor de integración del
manual se vería seriamente dificultada. C) Captación de la Información
Como primer paso de esta etapa se debe obtener una lista del personal que
va a participar en el levantamiento de la misma, considerando la magnitud y
especificaciones del trabajo. 1. Capacitación del Personal Una vez integrado
el grupo de trabajo, se debe capacitarlo, no sólo en lo que respecta al
manejo de medios de investigación que se utilizarán para el
30

36. levantamiento de la información, sino también en todo el proceso que se
seguirá para preparar el manual. Por ello, se debe dar a conocer a los
participantes el objetivo que se persigue, así como los métodos de trabajo
adoptados, calendarización de actividades, documentos que se
emplearán.(cuestionarios, formatos, entre otrosétera), cada persona.
Cuando el grupo de trabajo sea numeroso, puede resultar conveniente
formar subgrupos, coordinados cada uno por un responsable, quien debe
encargarse de revisar y homogeneizar la información. Es recomendable
efectuar un estudio en un área piloto, para luego comparar y evaluar los
resultados obtenidos. 2. Levantamiento de la Información Los esfuerzos de
recopilación deben enfocarse en el registró de hechos que permitan conocer
y analizar información específica y verdaderamente útil para el manual,
pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones erróneas, lo cual
genera retraso y desperdicio de recursos. Asimismo, debe aplicarse un
criterio de discriminación, basado en el objetivo del estudio, y proceder
continuamente a su revisión y evaluación para mantener una línea de
acción uniforme. Esta actividad exige mantener una relación constante con
las fuentes internas emisoras de la información, así como con las áreas u
instituciones con otra ubicación física. Para recabar la información en forma
ágil y ordenada se puede utilizar alguna o una combinación de las
siguientes técnicas de recopilación: Investigación documental: Esta técnica
permite la selección y análisis de aquellos escritos que contienen datos de
interés relacionados con el manual. Para ello se estudian 31 responsables
del proyecto, unidades administrativas involucradas, inventario de
información a captar y distribución del trabajo a

37. documentos tales como bases jurídico-administrativas, diarios oficiales,
actas de reuniones, circulares, oficios y todos aquellos que contengan
información relevante para el estudio. Consulta a sistemas de información
Acceso a sistemas computacionales que contienen información y recursos
de apoyo para estructurar el manual. Este mecanismo permite recabar
información interna y/o de sistemas externos a la organización enlazados a
través de redes. Encuesta: Este método implica la realización de entrevistas
personales con base en una guía de preguntas elaborada con anticipación.
También se puede utilizar un cuestionario, a fin de que las entrevistas
tengan un contenido homogéneo. Esta técnica se considera de gran utilidad
para reunir información preliminar al análisis o para efecto de plantear
cambios o modificaciones a la estructura actual de la información. La
encuesta puede realizarse en forma individual o reuniendo a directivos y
empleados de una misma área o que intervienen en la misma clase de
tareas. También se puede recabar información de clientes y/o usuarios,
prestadores de servicios y proveedores que interactúan con la organización.
Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven para obtener
la información deseada, están constituidos por series de preguntas escritas,
predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o temática
específicos. Este medio permite ahorrar recursos y tiempo; sin embargo, la
calidad de la información que se obtiene depende de su estructuración y
forma de presentación. En términos generales, todo cuestionario debe
expresar el motivo de su preparación, procurar que las preguntas sean
claras y concisas, con un orden lógico, redacción comprensible, facilidad de
respuesta y evitar 32

38. demasiadas preguntas. Asimismo, se puede incluir un instructivo de llenado
para indicar cómo contestarlo. La entrevista consiste básicamente en
celebrar reuniones individuales o grupales en las cuales se cuestiona
orientadamente a los participantes para obtener información. Este medio es
posiblemente el más usado y el que puede brindar información más
completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el
entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y
recibir comentarios. Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es
conveniente observar estos aspectos: Tener claro el objetivo: para cubrir
este aspecto, se recomienda preparar previamente un cuestionario o guía
de entrevista que contenga los principales puntos que se desea captar. Esta
guía puede operar a manera de marco de trabajo para que, al término de la
misma, se pueda verificar si se ha obtenido la información requerida.
Establecer anticipadamente la distribución del trabajo: esta etapa consiste
en asignar responsabilidades y determinar las áreas a investigar. Concretar
previamente la cita: es importante que el entrevistado esté preparado para
proporcionar la información con el tiempo y tranquilidad necesarios para
disminuir el margen de error y evitar interrupciones. Clasificar la información
que se obtenga: esta fase implica diferenciar la situación real de la relativa a
sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos. Para
apoyar y/o agilizar la captura de información se puede emplear el muestreo,
que es una técnica estadística auxiliar que sirve para inferir información
acerca del universo que se investiga, a partir del estudio parcial del mismo.
Cuando el universo de estudio es de gran magnitud, pero la información sea
homogénea en virtud de normas de operación y requisitos uniformes, se 33

39. establece la posibilidad de conocer sus características sin necesidad de
encuestar o investigar a todas las unidades, ni de entrevistar a cada uno de
los empleados. Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las
características y volumen de la información, establecen cuál es la mínima
cantidad de información representativa del todo -muestra- que es necesario
recabar para que los resultados que se obtengan a partir de ésta tengan
validez. Observación Directa Este recurso puede ser empleado por los
técnicos o analistas en el área física donde se desarrolla el trabajo de la
organización. A partir del análisis de la información recabada se deben
sostener pláticas con algunas de las personas que prestan sus servicios en
estas áreas para complementarla o afinarla. Otra forma consiste en que el
jefe del área de trabajo realice la observación directa, comente y discuta
algunos de los puntos con sus subordinados y presente los resultados de su
análisis al investigador. La ventaja de este procedimiento radica en que
debido a la familiaridad entre jefe y subordinados, la información puede ser
más completa, pero habrá ocasiones en que los resultados no serán los
deseados, debido a inhibiciones o problemas internos, o que pueda
plantearse una situación que no corresponde a la realidad operativo. 3.
Integración de la Información Una vez que se cuenta con la información de
las áreas involucradas en el estudio, se debe ordenar y sistematizar los
datos a efecto de poder preparar su análisis. A) Cómo Clasificar la
Información Para facilitar la tarea de integración, es recomendable que la
información obtenida se vaya accesando a equipos de cómputo para
salvaguardaría y facilitar su manejo. Con este propósito se pueden: 34

40. .Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarla en función de
la división del trabajo. .Crear bases de datos o programas específicos.
.Utilizar paquetes acordes con las necesidades específicas del proyecto.
.Combinar los puntos anteriores para optimizar resultados. En forma
paralela deben abrirse carpetas con apartados específicos con los
documentos fuente del estudio, en las que se debe compendiar la
información por área, sistema, procedimiento, equipos, políticas, entre
otrosétera. Es conveniente que los documentos que se recaben contengan
el visto bueno de la persona que suministra la información. También es
recomendable que conforme se recaben datos sobre algún aspecto, se
concentren en un documento de trabajo que pueda servir de memoria en el
diseño posterior del proyecto. B) Áreas para Agrupar la Información
Antecedentes. Se debe tomar en cuenta la reglamentación jurídico-
administrativa que regula la realización del trabajo, como se ha atendido por
parte de las unidades responsables de hacerlo y qué efecto ha tenido sobre
otras unidades, instituciones, clientes y/o usuarios. También es oportuno, en
su caso, considerar la evolución o desarrollo de las estructuras
institucionales anteriores y los resultados que se obtuvieron, lo cual permite
contar con un marco de referencia histórico para comprender mejor la
situación actual. Situación Actual. Se toma en cuenta los siguientes
aspectos: .Objetivos .Estructura orgánica Normas y políticas administrativas
.Funciones .Procedimientos 35

41. .Instrumentos jurídico-administrativos .Equipo .Condiciones de trabajo
.Ambiente laboral 4. Análisis de la Información En esta etapa se debe
realizar un estudio o examen crítico de cada uno de los elementos de
información o grupos de datos que se integraron con el propósito de
conocer su naturaleza, características y comportamiento, sin perder de vista
su relación, interdependencia o interacción interna y con el ambiente, para
obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa. Esta mecánica de
estudio puede seguir la siguiente secuencia: .Conocer .Describir
.Descomponer .Examinar críticamente .Ordenar cada elemento .Definir las
relaciones .Identificar y explicar su comportamiento Un enfoque muy eficaz
en el momento del análisis de los datos consiste en adoptar una actitud
interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionarios
fundamentales. Después de obtener respuestas claras y precisas para cada
una de las preguntas anteriores, las mismas deben someterse, a su vez, a
un nuevo interrogatorio planteando la pregunta ¿por qué?. Las nuevas
respuestas que se obtengan darán la pauta para formular el manual y las
medidas de mejoramiento administrativo. Técnicas de Apoyo para el
Análisis En esta fase comprende los recursos técnicos que se emplean para
estudiar la información obtenida con el fin de conocerla en forma detallada t
36

42. determinar alternativas de acción específicas que permitan derivar
soluciones óptimas para lograr los resultados deseados. Las técnicas de
análisis que se pueden utilizar en esta fase están directamente relacionadas
con el origen del proyecto, así como con la información técnica del líder o
responsable en función del tipo de manual, factibilidad para su aplicación,
disponibilidad de tiempo, asignación de