ACCESS

1. ¿Qué es Access y basede datos?
Accessesun programa que le permite creary administrarbasesde datos.Una base de datos
esun lugar donde ustedpuede guardarinformaciónrelacionadaconuntemaespecífico.Segúnel uso
que le va a dar a la información sabrási necesitaunabase de datosde Accesso un programa diferente
para crear y administrarsusdatos.
Definición:
Tabla:
Una tabla de una base de datos essimilarenaparienciaauna hojade cálculo,encuanto a que
se almacenanlosdatosen filasy columnas.Comoconsecuencia,normalmente esbastante fácilimportar
una hojade cálculoen unatabla de una base de datos.La principal diferenciaentre almacenarlosdatos
enuna hojade cálculoy hacerlo enuna base de datos esla formade organizarse losdatos.
Campos:
Un campo enMicrosoft Accessesuna piezade informaciónrelacionadaconunapersonao
cosa. Los camposrelacionadosse agrupanjuntosparaformar unregistro.
Tipos de campos:
 TEXTO: Este tipo de dato puede contenerletras,signosde puntuacióno
númerosque novayan a serutilizadosenoperacionesmatemáticas.Comomáximose podrán
introducir255 caracteresen cada campo.Por ejemplounnombre,unadirección,uncargo,una
familia,unteléfono(nolovamosaoperar).

2.  MEMO: Se utilizaparaalmacenarenellosgrancantidadde información.Se
puedenalmacenarhasta64.000 caracterespor cada campo.Por ejemplounosdatosde interés,
el argumentode una película...
 NUMÉRICO: En estoscamposse almacenandatosde tiponumérico.Conellosse
podránrealizaroperacionesmatemáticas.Ejemplosde éste tiposerían,el númerode
empleadosde unaempresa,el númerode hijos,losdíasde pago,losminutosde duraciónde
una películaenunatabla de películas...
 FECHA/HORA:Se utilizanparaalmacenardatosde fechasy horas.Por ejemplo
fechade alta, fechade estreno, fechade nacimiento,horade entrada...
 MONEDA: Se utilizanparaalmacenardatosnuméricosde tipomonetario.
Admite hastacuatro decimales.Porejemplounsaldo,unpreciode compra, un volumende
compras...
 AUTONUMERICO: Este campo almacenadatosnuméricosque serángenerados
automáticamente porAccessal introducirunnuevoregistro,asignandoacada registroel valor
numéricodel registroanteriorincrementadoenunaunidad(1,2, 3,...).Se garantizala no
repeticiónde valoresparatodalatabla.Únicamente puede haberuncampode estas
características encada tabla.De existir,siempre comienzaconel valor1. Se puede aprovechar
estanumeraciónparacodificarelementosde latablatalescomocódigosde empleado,números
de pedido,númerosde orden...
 SÍ/NO:Este tipode campos sóloadmite valoreslógicoscomoson:Sí(con
acento) o No,VerdaderooFalsoy ActivadooDesactivado.Se estableceráncomotalessólo
aquelloscamposen loscualesúnicamentese afirme oniegue algo.Porejemplomoroso(Sí/No),
casado (Sí/No),pagado(Sí/No)...

3.  OBJETO OLE: Contienendatosde diferentenaturaleza,hojasde cálculode Excel,
dibujos,imágenes,ficherosde sonido,etc.Porejemplo,para él lasfichasde losempleados,
introducirenuncampo de éste tipola fotodel empleado.Se asociaráal campo un archivo.jpg
únicamente.
 HIPERVÍNCULO:Soncamposde accesodirectoa objetos,documentoso
direccionesWeb,estableciendohipervínculosconestos objetos.Porejemplo,ladirecciónURL
que llevaala páginawebde la empresa,enregistrosde pisosenunainmobiliaria,enlacescon
archivosdocumentalesrespectoacada piso.
Clave principal:
Una clave principal esunacolumna(o combinaciónde columnas) que permite identificarde
formainequívocacada filade latabla,por lo que no puedenhaberenunatabladosfilascon el mismo
valoren lacolumnadefinidacomoclave principal.
Índices y relaciones:
El índice de una base de datos esuna estructurade datos que mejoralavelocidadde las
operaciones,pormediode identificadorúnicode cadafilade una tabla,permitiendounrápidoaccesoa
losregistros de una tablaenuna base de datos.
Asociaciónque se estableceentre camposcomunes(columnas)endostablas.Una relación
puede serunoa uno,uno a varioso variosa varios.) Entre lastablas.
Consultas:
Las consultassonlas que verdaderamente hacenel trabajoenunabase de datos.Su función
más comúnes recuperardatosespecíficosde lastablas.Losdatosque deseaversuelenestar
distribuidosporvariastablasy,gracias a las consultas, puede verlosenunasolahojade datos.

4. Formularios:
Se conocencomo ‘’pantallasde entradade datos’’. Sonlasinterfacesque se utilizanpara
trabajar con losdatosy, a menudo,contienenbotonesde comandoque ejecutandiversoscomandos.Se
puede crearuna base de datos sinusar formularios,editandolosdatosde lashojasde lastablas.No
obstante,casi todoslosusuariosde basesde datosprefierenusarformulariospara ver, escribiryeditar
datosen lastablas.
Informes:
Sirvenpararesumiry presentadatosde lastablas.Normalmente,uninforme respondeauna
preguntaespecífica,como:¿Cuántodinerose hafacturadopor cliente este año?