Este documento describe diferentes métodos interactivos para la recopilación de información, incluyendo entrevistas y cuestionarios. Explica cómo preparar y realizar entrevistas de manera efectiva mediante el uso de preguntas abiertas y cerradas, y diferentes estructuras como la pirámide, embudo y diamante. También cubre el diseño, administración y análisis de cuestionarios, incluyendo el uso de escalas nominales e intervalos.

1. Capítulo 4
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN:
Métodos interactivos

2. OBJETIVOS
• Reconocer el valor de los métodos interactivos para la
recopilación de información.
• Elaborar preguntas para conocer mediante entrevistas los
requerimientos humanos de información.
• Estructurar las entrevistas de una manera significativa para los
usuarios.
• Comprender el concepto de JAD y cuándo hay que usarlo.
• Redactar preguntas efectivas para entrevistar a los usuarios
sobre su trabajo.
• Diseñar y administrar cuestionarios efectivos

3. Métodos Interactivos
Diseño conjunto de
aplicaciones (JAD,
Joint Application
Design
Encuestas
mediante
cuestionarios
Entrevistas Hablar con, y escuchar
a, las personas de la
organización por
medio de una serie de
preguntas formuladas
cuidadosamente.

4. ENTREVISTAS
Una entrevista para recabar información es una conversación
dirigida con un propósito específico que utiliza un formato de
preguntas y respuestas.
En la entrevista se necesita obtener las opiniones de los
entrevistados y su parecer acerca del estado actual del sistema,
metas organizacionales y personales y procedimientos informales.
Las opiniones podrían ser más importantes y reveladoras que los
hechos

5. -¿Cuántos reembolsos de clientes procesa comúnmente mediante
transacciones en la web cada semana?
- El entrevistado responde: "entre 20 y 25 por semana".
• Cuando usted revisa las transacciones y descubre que el promedio es de tan solo
10.5 por semana, podría llegar a la conclusión de que el entrevistado está
exagerando los hechos y el problema
-¿Cuáles son sus principales preocupaciones?
-Responde: "en mi opinión, son demasiado altas las devoluciones
de productos comprados a través de la Web".
• Al buscar opiniones más que hechos, se descubre un problema clave que el
usuario desea solucionar.
Supuesto:

6. ENTREVISTAS
Además de las opiniones, se debe tratar de captar los sentimientos de los
entrevistados.
Se puede entender la cultura de la organización de una manera más completa
Las metas son información importante que se puede recabar de las entrevistas
Reflejan el futuro de la organización
En la entrevista se entabla una relación con alguien que probablemente sea un
extraño para usted.

7. Pasos para la
preparación
de la
entrevista
Leer los
antecedentes
Establecer los
objetivos de
la entrevista
Decidir a
quién
entrevistar
Preparar al
entrevistado
Decidir el
tipo de
preguntas y
la estructura

8. Antecedentes
Leer y atender tanto como sea
posible los antecedentes de los
entrevistados y su organización.
Sitio Web Corporativo, Informe
anual actual, boletín corporativo
o cualquier publicación que
explique el estado de la
organización.
Especial atención al lenguaje
que utilicen los miembros de la
organización para describirse a sí
mismo y a su organización
Sin esta preparación podría
perder tiempo haciendo
preguntas generales sobre los
antecedentes.
Objetivos de la
entrevista
Debe haber de cuatro a seis áreas clave
•Procesamiento de la información
• Fuentes de información
•Formatos de información
•Frecuencia de la toma de decisiones
•Cualidades de la información
•Estilo de la toma de decisiones
Quién
entrevistar
Gente clave de todos los
niveles
La mayor cantidad posible
de usuario.
La persona de contacto en
la organización también
tendrá algunas ideas sobre
quién debe ser entrevistado
Usar los antecedentes recopilados así como la experiencia para establecer los objetivos de la entrevista.

9. Prepare al
entrevistado
Contactar por anticipado enviándole
un mensaje de correo electrónico y
dándole tiempo para pensar en la
entrevista.
Si se va a realizar una entrevista a
profundidad, se puede enviar sus
preguntas por correo electrónico
con antelación
Normalmente se debe realizar en
persona y no por correo electrónico.
Las entrevistas se deben llevar a
cabo en 45 minutos o una hora
Si las entrevistas duran más de una
hora, es posible que los entrevistados
se enfaden, aunque quizás oculten su
disgusto
tipos de preguntas y
su estructura
Los dos tipos básicos de preguntas son:
•Abiertas •
•Cerradas
Es posible estructurar la entrevista en tres
patrones:
•Estructura de pirámide
•Estructura de embudo
•Estructura de diamante

10. Tipos de Preguntas
• ¿Qué piensa en cuanto a poner a todos los gerentes en una intranet?
• “Por favor explique cómo toma una decisión sobre la programación de
tiempos y fechas.”
• ¿En qué formas extiende el sistema su capacidad de realizar tareas que
no seria posible realizar mediante algún otro medio?
• ¿Qué opina sobre el estado actual del comercio electrónico de negocio
a negocio en su empresa?
Abiertas
• ¿Es fácil usar el sistema actual?
• ¿Cuántos subordinados tiene a su cargo?
• ¿En qué formas extiende el sistema su capacidad de realizar tareas que
no seria posible realizar mediante algún otro medio?
• ¿Cuántas veces por semana se actualiza el repositorio del proyecto?Cerradas

11. Beneficios de utilizar Preguntas Abiertas
El entrevistado baja la guardia
El entrevistador puede percibir el vocabulario del entrevistado, lo cual refleja su educación,
valores, posturas o creencias
Se proveen muchos detalles
Se descubren vías de cuestionamiento adicionales
El entrevistado encuentra el proceso más interesante
Se permite una mayor espontaneidad.
El entrevistador puede expresar mejor las preguntas

12. Desventajas de utilizar Preguntas Abiertas
Las preguntas pueden generar muchos detalles irrelevantes
Se puede llegar a perder el control de la entrevista
Se permiten respuestas que pueden requerir demasiado tiempo debido a
la cantidad obtenida de información útil
Podría parecer que el entrevistador no está preparado
Puede darse la impresión de que el entrevistador “anda de pesca”, sin objetivos
bien definidos.

13. Beneficios de utilizar Preguntas Cerradas
Ahorro de tiempo
Se pueden comparar las
entrevistas con
facilidad.
Van directo al grano.
Se mantiene el control
sobre la entrevista.
Se cubre mucho terreno
con rapidez.
Se obtienen datos
relevantes

14. Desventajas de utilizar Preguntas Cerradas
Son aburridas para el
entrevistado.
No proporcionan detalles
adicionales.
Se pierden las ideas
principales por la razón
anterior.
No se puede generar una
buena comunicación entre el
entrevistador y el
entrevistado.

15. Atributos de las preguntas abiertas y
las preguntas cerradas

16. Preguntas de Sondeos
¿Por qué?
¿Me puede dar un ejemplo de un momento en el que el
sistema no le haya parecido confiable?
¿Podría explicarme eso?
Mencione un ejemplo de cómo se ha integrado el comercio
electrónico en sus procesos de negocios.
Ilustre el tipo de problemas de seguridad que experimenta
con su sistema de pagos de facturas en línea

17. Estructura de Pirámide

18. Estructura de Embudo

19. Estructura en forma de Diamante

20. Concluir la entrevista
Hacer un resumen y proveer
retroalimentación sobre las
impresiones generales.
Informar al entrevistado
sobre los pasos a seguir.
Preguntar al entrevistado con
quién deberían hablar en
adelante
Establecer citas para dar
seguimiento a las entrevistas.
Agradecer al entrevistado por
su tiempo y despedirse.

22. Cómo escribir el informe de la
entrevista
El trabajo de análisis de los datos
apenas comienza
Se necesita captar la esencia de la
entrevista a través de un informe
escrito.
Es indispensable que se escriba
dicho informe lo más pronto posible
después de la entrevista.
Cuanto más tiempo espere para
hacer el informe de su entrevista,
más dudosa será la calidad de su
datos.
Se necesita captar la esencia de la
entrevista a través de un informe
escrito. (Lo más pronto posible).
Cuanto más tiempo espere para
hacer el informe de su entrevista,
más dudosa será la calidad de su
datos
Se registran los puntos principales
de la entrevista y sus propias
opiniones,
Se repasa el informe de la entrevista
con el entrevistado en una reunión
de seguimiento.
Le permite saber que está bastante
interesado en tomar el tiempo
necesario para comprender sus
puntos de vista y percepciones

26. Cuestionarios
Es una técnica de recopilación de información
que permite estudiar las actitudes, creencias,
comportamiento y características de personas
que podrían resultar afectadas por los sistemas
actuales y los propuestos.

27. • Consisten en lo que
las personas de la
organización dicen
que quieren (en un
nuevo sistema, por
ejemplo).
Actitudes
• Son lo que las
personas realmente
piensan que es la
verdad
Creencias
• Es lo que los
miembros de la
organización hacen
Comportamiento
• Son propiedades de
las personas o cosas
Características

28. Uso de Cuestionarios
• Se puede utilizar software para convertir las respuestas
electrónicas directamente a tabla de datos para análisis
mediante una aplicación de hojas de cálculo o paquete de
software estadísticos.
• Cuantificar lo que se haya descubierto en las entrevistas
• Cuestionar a una muestra considerable de usuarios de
sistemas con el fin de detectar problemas
• Poner de manifiesto cuestiones importantes antes de que
se realicen las entrevistas

29. Planeación del uso de cuestionarios
Las personas a quienes necesita encuestar se
encuentran en ubicaciones dispersas
(diferentes instalaciones de la misma
corporación).
Una gran cantidad de personas está
involucrada en el proyecto de sistema, y es
importante saber qué proporción de un grupo
dado (por ejemplo, los directivos) aprueba o
desaprueba una característica específica del
sistema propuesto.
Está haciendo un estudio preliminar y desea
medir la opinión general antes de que se
determine el rumbo que tomará el proyecto
de sistemas
Desea tener la certeza de que en las
entrevistas de seguimiento se identificará y
abordará cualquier problema relacionado con
el sistema actual.

30. Escribir las preguntas
Las preguntas
deben tener
suficiente claridad
El flujo del
cuestionario debe
ser convincente
Las preguntas de
los encuestados
deben anticiparse.
La aplicación del
cuestionario debe
planearse en
detalle

31. Escribir las preguntas
Preguntas abiertas
Las preguntas abiertas son particularmente adecuadas para
situaciones en que usted desea descubrir las opiniones de
miembros de la organización sobre algún aspecto del
sistema.
“Describa los problemas que esté experimentando
actualmente con la impresión de informes"
“En su opinión, ¿Qué tan útiles son los manuales de usuarios
para el paquete de contabilidad del sistema actual?"
"¿Qué piensa del sistema?"
Preguntas cerradas
Deben usarse cuando el analista de sistemas puede listar
eficazmente todas las posibles respuestas a las preguntas y
cuando todas las respuestas listadas son mutuamente
excluyentes.
“A continuación se muestran los seis paquetes de software
disponibles en este momento. Marque el (los) paquete(s) de
software que utiliza personalmente con más frecuencia”
Use preguntas cerradas cuando desee encuestar a una
muestra considerable de personas.

32. Terminología de las preguntas
Use el lenguaje de los encuestados siempre que sea posible. Utilice una redacción sencilla.
Esfuércese por ser específico en lugar de divagar en la redacción.
Haga preguntas breves.
No sea condescendiente con los encuestados ni los subestime con opiniones de lenguaje de bajo nivel.
Evite la parcialidad en la redacción. Evitar la parcialidad implica también evitar preguntas ofensivas.
Dirija las preguntas a los encuestados adecuadamente (es decir, aquellos que las puedan responder).
segúrese de que el aspecto técnico de las preguntas es preciso, antes de incluirlas
Use software para verificar que el nivel de redacción de las preguntas sea apropiado para los encuestados.

33. Uso de escalas en los cuestionarios
Escalas nominales
Escalas de intervalos
Por lo general, los analistas de sistemas utilizan dos diferentes formas de escalas de
medición:
El escalamiento es el proceso consistente en asignar números u otros símbolos a un
atributo o características con propósito de medición

34. Escalas Nominales
Las escalas nominales se utilizan para clasificar cosas.
Una pregunta como:¿Qué tipo de software usa más?
1 = un procesador de texto
2 = una hoja de cálculo
3 = una base de datos
4 = un programa de correo electrónico
Son las formas de medición más débiles.
Obtener los totales para cada clasificación

35. Escalas de Intervalos
Los intervalos entre cada uno de los números son iguales.
Pueden realizarse operaciones matemáticas con los datos del
cuestionario, lo cual da lugar a un análisis más completo.
¿Qué tan útil es el apoyo que ofrece el grupo de soporte técnico?

36. Construcción de Escalas
La construcción negligente puede originar alguno
de los siguientes problemas:
Efecto de halo
Tendencia
central
Indulgencia

37. Indulgencia
• Es un problema causado por encuestados que califican a la ligera. Evitar el
problema moviendo la categoría "promedio" a la izquierda (o derecha) del centro
Tendencia central
• Es un problema que ocurre cuando los encuestados califican todo como
promedio.
• (1) haciendo más pequeñas las diferencias en los dos extremos
• (2) ajustando la solidez de los descriptores
• (3) creando una escala con más punto
Efecto de halo
• Es un problema que surge cuando la impresión que se genera en una pregunta
influye en la próxima pregunta.

38. Diseño de Cuestionario
Reglas para diseñar
un buen cuestionario:
• Dejar bastante espacio en blanco
• Proporcionar suficiente espacio
para escribir las respuestas
• Facilitar a los encuestados que
marquen con claridad su
respuesta
• Mantener un estilo consistente
Orden de las
preguntas:
• Colocar primero las preguntas
más importantes para los
encuestados.
• Agrupar los elementos de
contenido similar.
• Incorporar primero las preguntas
menos polémicas
Administración de
Cuestionarios:
• Son escogidos como
representativos debido a su
jerarquía, tiempo de servicio en
la compañía, deberes, o interés
especial en el sistema actual o
propuesto.
• Incluir suficientes encuestados
para conseguir una muestra
razonable en caso de que algunos
cuestionarios no sean devueltos
o algunas hojas de respuestas
sean completadas
incorrectamente y tengan que
desecharse

39. Métodos para Administrar el
Cuestionario
Citar al mismo tiempo a todos los encuestados.
Entregar personalmente los cuestionarios en blanco y recogerlos cuando estén terminados
Permitir a los encuestados que llenen el cuestionario por sí mismos en su trabajo y que lo dejen en una caja
colocada en algún punto central
Enviar por correo los cuestionarios a los empleados de las sucursales e indicarles una fecha límite, instrucciones
y enviarles sobre con envío prepago para que devuelvan los cuestionarios llenos.
Aplicar el cuestionario a través del correo electrónico o la Web.