recoleccion de datos organizacion y metodos

1. Organización y Métodos.
INTEGRANTES:
• GOMEZ WILLIAN.
• LEIVA ANDREA.

2. ¨RECOLECCION
DE
DATOS¨

3. Recolección de datos.
Esta es la etapa más amplia y compleja de un estudio de organización y
procesos empresariales y consiste en recoger todos los datos,
informaciones y documentos, de fuentes escritas y/o grabadas,
relacionados con la organización de la empresa o sectores de la misma.
En la mayoría de los casos, la etapa de recolección de datos comienza con
la revisión de todos los materiales escritos existentes en el sector o
sectores de la empresa. El analista de organización y procesos
empresariales debe estar dispuesto a utilizar todo tipo de material que
pueda proporcionarle las informaciones básicas, para fijar las líneas
generales de la investigación y programar adecuadamente las actividades y
entrevistas a realizar.

4. Clientes internos y externos
• El cliente interno: es el empleado, jefe, gerente, directorio o
sectores de la empresa, que recibe el producto o servicio que
produce o presta otros empleados o sectores de la misma.
• Los clientes externos: son los consumidores de los productos que
produce o usuarios de los servicios que ofrece la empresa.

5. Por qué es importante escuchar y
preguntar durante el proceso de
recolección de datos?
El acto de escuchar y de preguntar constituyen los aspectos fundamentales del
proceso de comunicación.
Durante el proceso de recolección de datos, muchas veces los problemas o hechos
reales pueden estar ocultos. De ahí la importancia de saber hacer las preguntas para
conocer más.
Las preguntas a formular deben estar de acuerdo a los objetivos de cada trabajo a
realizar y en la mayoría de los casos son diferentes para cada caso, empresa, lugar y
momento en que serán utilizadas. Sin embargo, existen dos formas de uso corriente.
Las preguntas abiertas y cerradas.

6. Las preguntas abiertas y cerradas.
Preguntas abiertas: son aquellas que ayudan a conocer las ideas y las
capacidades de las personas. Por ejemplo:
¿Podría explicar en detalle los trabajos que realiza en este proceso?
¿Si dependiera de usted. Como lo haría?
¿Cuál es su punto de vista respecto a los pasos de este pro ceso?
Preguntas cerradas: son aquellas que exigen una respuesta directa e
inmediata. Este tipo de pregunta es recomendable utilizar solamente en casos
específicos y de acuerdo a las necesidades. Por ejemplo:
¿Es esa la única forma de hacer el trabajo? ¿Por qué?
¿Usted sugirió las medidas correctivas para dar solución al problema?
¿Tiene la descripción de sus tareas y responsabilidades? ¿están actualizadas?

7. Otros aspectos a considerar en esta
etapa:
Las entrevistas deben desarrollarse en un ambiente amistoso, sin demasiadas
formalidades y sin prisa. De esa forma, se podrá lograr una mayor
cooperación de los empleados y también será posible obtener importantes
observaciones marginales.
Las informaciones más significativas para el analista, salen a luz generalmente
en las conversaciones informales con los empleados, una vez terminada la
parte formal de la entrevista.
Durante la entrevista, no es recomendable emitir, en ningún caso, opiniones
sobre los temas tratados, ni aunque sean solicitados por los entrevistados.

8. Además debe realizar observaciones directas sobre el trabajo que está siendo
ejecutado por el personal entrevistado, el ambiente de trabajo, los elementos
utilizados, etc.
Por último, el analista debe revisar concienzudamente todas las
informaciones obtenidas y preparar los resúmenes y archivos que serán
utilizados posteriormente.

9. Procedimiento para efectuar la
recolección de datos
Para proceder a la recolección de datos, el analista debe considerar en primer
lugar, que tipos, calidad y cantidad de datos, documentos e informaciones
deberá recoger, en base a los objetivos de estudio de la organización.
En segundo lugar, definir cuál es la manera más adecuada para efectuar la
recolección de datos, considerando la naturaleza de las actividades y las
condiciones de trabajo en los distintos sectores de la organización,
procurando llegar hasta los mínimos detalles.

10. Seguidamente, realizar los siguientes
paso:
Orientación preliminar del analista:
– Estudiar el organograma de la empresa o sector donde realizara su trabajo y
las relaciones internas y externas, en cada caso.
– Estudiar todos los datos, documentos e informaciones existentes sobre la
organización o sobre los procesos o procedimientos en uso.
– Preparar el cuestionario que será utilizado en esta etapa. En relación a los
ítems precedentes, debe de tenerse en los puntos que considere necesarios y
preparar las preguntas que correspondan.

11. Orientación de los directivos, gerentes y jefes:
Antes de comenzar su trabajo, el analista debe asegurarse de que los
directivos, gerentes, jefes y empleados de la empresa estén enterados de
la naturaleza y objetivos de su misión. De esa manera podrá lograr una
mayor colaboración de los mismos para el éxito del trabajo. A tales efectos
es importante concertar una reunión con la máxima autoridad ejecutiva
(CEO) y los principales gerentes y jefes de la empresa, con el fin de realizar
una disertación orientadora antes del inicio de sus actividades.
Orientación del personal de la empresa:
Siempre que fuere posible, debe realizar conversaciones informales de
orientación con los empleados de la empresa, antes del inicio del trabajo.
En estas disertaciones, buscara confirmar el programa y horario acordado,
aunque estos podrían modificarse posteriormente, según el avance de los
trabajos o a las contingencias que sugieren.

12. Realización de entrevistas:
La entrevista es un método de investigación mediante el cual se pueden
intercambiar u obtener datos e informaciones entre personas. Existen
varias formas para realizar entrevistas, considerando la naturaleza de los
trabajos de los analistas, es recomendable la entrevista personal con
observación directa en el lugar de trabajo del entrevistado.
La entrevista personal con observación directa, permite al analista
observar las tareas cotidianas y el comportamiento de cada persona
entrevistada en su lugar de trabajo.
La entrevista debe ser llevado a cabo en el horario de menor actividad.
El analista debe tratar que la entrevista sea lo menos informal posible y
evitando términos técnicos que dificulten el trabajo. La conversación
debe ser en términos usuales y comprensibles para el entrevistado. Asi
mismo realizar preferentemente preguntas abiertas con un tono de voz
relajado. Por otra parte, debe evitar que la entrevista se convierta en un
interrogatorio, pues de lo contrario se confunde con un trabajo de
auditoria, lo cual puede generar resultados negativos.

13. Durante la recolección de datos, en cada caso, el analista debe
identificar y registrar los datos relacionados con:
• La ubicación del puesto en la estructura organizacional.
• Las tareas y responsabilidades del puesto o cargo.
• Los pasos de cada proceso bajo la responsabilidad del titular del
puesto, especificando las tarea, secuencias, tiempos de
ejecución, recursos utilizados y puntos críticos en la ejecución.
• Los indicadores de medida de desempeño que se utiliza en el
puesto.
• Los problemas que pueden influir en la ejecución de los pasos
de cada proceso.
• Como se puede optimizar las entradas, los procesos y los
resultados.

14. Además:
• Escuchar con atención y estar abierto a nuevas ideas.
• Practicar la empatía.
• No sacar conclusiones precipitadas.
• Aclarar los temas cuando sea necesario.
• Manejar con inteligencia el silencio.
• Tomar nota de las respuestas, aunque estas no sean relevantes.
Entrevista personal:
• Asegurarse de que el personal comprenda cuales son los
objetivos de estudio.
• Destacar la importancia que tienen las informaciones
proporcionadas por el personal para el éxito del estudio.
• No criticar ni corregir al entrevistado.

15. En la observación personal o directa y medición del trabajo:
Con este método, además de formular las preguntas, el analista observa
directamente el desarrollo del trabajo y en detalle pudiendo registrar los
hechos más relevantes. Para ello es importante:
Observar cada paso el proceso, de acuerdo al orden de ejecución.
Hacer un número suficiente de preguntas al titular de cada puesto, para
asegurarse que conoce todo el proceso.
A) Respecto a la organización:
• La empresa cuenta con una estructura organizacional formal?
• Se dispone de manual de organización y funciones y manuales de
proceso.
• Los citados manuales ¿establecen con claridad y precisión las tareas y
responsabilidades del puesto?
• Se cumplen las disposiciones establecidas en los manuales?

16. B) Respecto al entrevistado:
• ¿En que sector de la empresa trabaja?
• ¿Qué puesto ocupa?
• ¿Cuánto tiempo lleva en ese puesto?
• ¿tiene personas a su cargo? ¿Cuantos?
• ¿Qué hace?
• ¿Cómo lo hace?
• ¿Por qué lo hace de esa forma? ¿es la única forma de hacerlo?
• Si dependiera de usted ¿cómo lo haría?
• ¿ha tenido alguna dificultad en su trabajo?
• ¿Por qué ocurre los errores?

17. Obtener un ejemplar de cada
documento que se utiliza.
Si se trata de formularios con numeración
individual correlativa, se puede obtener
fotocopias de los mismos.
Registrar todas las informaciones que haya
captado personalmente o que le fueron
proporcionadas en contestación de sus
preguntas, en forma cronológica y ordenada.
Esta es la mejor forma de registrar los hechos.

18. Utilización de cuestionarios:
No es recomendable la utilización de cuestionarios para la recolección de datos, por
que presenta una serie de desventajas, que pueden influir negativamente en el
resultado de la misma.
Principales desventajas:
• Un mismo cuestionario puede ser interpretado de varias formas por distintas
personas.
• Hay personas que tienen lentitud de comprensión.
• Las contestaciones proporcionadas pueden resultar incompletas o insuficientes.
• La falta de garantía de que el cuestionario sea contestado por la persona a quien
va dirigida.
• Perdida de datos.
• La falta de contacto directo con la persona interrogada.
•

19. Verificación de la exactitud de los datos obtenidos:
Es muy importante que el analista verifica la exactitud de los datos, informaciones y
documentos obtenidos, una vez finalizado el proceso de recolección.
En este paso, puede hacer las correcciones que le sean indicadas por los gerentes, jefes o
responsables de la empresa. De este método se asegurara de que los datos que utilice
posteriormente sean fidedignos.
Preparación del resumen de las informaciones obtenidas:
Completado el proceso de recolección de datos, el analista debe hacer un resumen de todos
los datos, informaciones y documentos obtenidos, consignado, entre otros los siguientes
datos:
• Fecha. // Pasos de cada proceso o
procedimiento.
• Procedencia (sector). // Volumen de trabajo.
• Registros de fuentes electrónicas, videos, fotos, etc. // Formularios, documentos e
informes.
• Otras informaciones útiles.

20. Tipos, calidad y cantidad de datos e informaciones
a compilar.

21. A continuación, se describen algunos de los principales tipos de datos e
informaciones que deben ser compilados en un estudio de organización y procesos
empresariales, pudiendo variar de acuerdo a las contingencias y objetivos de los
trabajos a realizar:
• Base legal de la empresa.
• Visión, misión y filosofía empresarial.
• Objetivos: global y por áreas.
• Políticas, estrategias y tácticas: global y por sectores.
• Estructura organizacional y funciones de la empresa o sectores de la misma.
• Infraestructura física, tecnológica, y demás recursos disponibles.
• Métodos y procedimientos operacionales en uso.
• Volúmenes de actividades que se realizan.
• Normas y reglamentos vigentes.
• Grados de centralización y descentralización.
• Canales de comunicación y coordinación existentes.
• Sistemas de control y evaluación de resultados.
• Grado de flexibilidad para la adaptación a los cambios ambientales.

22. Importancia del trabajo de
campo.

23. Para realizar trabajos relacionados con organización y procesos empresariales,
sea de creación de una nueva organización o la organización de una empresa
existente, la creación de nuevos métodos, sistemas y procesos o
procedimientos operacionales, etc., es fundamental la utilización del método
que denominamos trabajo de campo.
El trabajo de campo es aquel que se origina y termina en el lugar de trabajo y
es fundamental para determinar las necesidades reales de los futuros clientes.
Por otra parte, es necesario que estos participen del desarrollo de los
trabajos, pues sin ellos quienes tienen las ideas claras de lo que necesitan y
quienes lo aplicaran una vez concluidos.
El método de trabajo de campo consiste en la obtención de los datos,
informaciones y documentos, relacionados con la organización y
funcionamiento de una empresa, mediante la entrevista y observación directa
al personal en el lugar de trabajo.

24. A continuación, se presentaran
algunos formularios que pueden ser
utilizados para la recolección de
datos, en un trabajo relacionado con
organización, métodos, sistemas y
procesos operacionales.

25. FORMULARIO PARA LA DESCRIPCION
DE TAREAS

26. FORMULARIO PARA LA DESCRIPCION
DE TAREAS

27. FORMULARIO PARA
DESDOBLAMIENTO DE TAREAS

28. CUESTIONARIOS SIMPLES PARA
OBTENER DATOS SOBRE UN PUESTO