Practical Guide for the RFI´s

3
Página
Introducción general al proceso de Cuentas por Pagar 5
Responsabilidades en Ciclo de Compras 6
Qué se entiende por proceso de RFI’s? 14
Visualización de documentos en SAP 17
Worklow 23
Principales motivos de RFI’s 27
Preguntas y respuestas frecuentes para responder un RFI’s 28
Visualización del Work Place 30
Recordatorio de RFI’s 38
Casos Frecuentes de RFI 39
Contenido

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Introducción General al Proceso de Cuentas por Pagar

Responsabilidades
en el Ciclo de Compras

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Requester• Identiicar necesidad del negocio de comprar o adquirir algo.
• Iniciar una Solicitud de Pedido (SP) e interactuar con el Departamento de Compras.
• La SP debe realizarse con el mayor detalle posible: descripción del producto a
adquirir, la cantidad, unidad de medida, centro de costos, fecha de entrega, etc.
Responsabilidades en el Ciclo de Compras

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Compras
• Comienza un proceso de cotización o petición de ofertas con proveedores.
• Contactar e interactuar con el proveedor seleccionado para cumplir con la solicitud.
• Informar los datos del material, lugar de entrega y persona a contactar.
• Otorgar instrucciones de facturación al proveedor consignadas en la orden de compra.
• Aclarar discrepancias entre orden de compra y facturas (respuesta RFI).
• Informar método de entrega de la facturación, comunicar instrucciones del portal
atendiendo que el proceso de registro de cuentas por pagar se produce dentro de las
72 hrs. de presentación de la documentación. Para proveedores del exterior la entrega
es por correo electrónico.

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Vendor
Master
• Administrar el catálogo de proveedores (altas, bajas, cambios).
• Modiicar y/o actualizar datos como dirección, teléfono, datos bancarios
a solicitud de la ailiada.

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Cuentas
por PagarAFF
• Recibir las facturas diariamente
(todos los días hasta las 17 hrs.).
• Clasiicar la documentación.
• Asignar carpetas.
• Asignar prioridades.
• Veriicar que la documentación sea
correctamente transmitida al SSC.
SSC
• Veriicar la documentación recibida.
• Efectuar controles iscales y legales.
• Contabilizar los documentos escaneados.
• Auditar los registros.
• Liberar los documentos para el pago.

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Tesorería
Poveedor
• Generar propuestas de pago para documentos
desbloqueados.
• La corrida de pagos es 2 veces a la semana.
• Ejecutar los pagos.
• Proceder con el registro del documento.
• Auditar los registros.
• Proceder con la liberación de los
documentos para el pago.
• Entregar los materiales y servicios conforme con
la orden de compra.
• Asegurarse de la conformidad de las mercancías
vía HES o entrada de materiales.
• Elaborar Facturas de acuerdo con requisitos
iscales vigentes y sumisión de las mismas por
los puntos de entrega (Acrópolis, Luperón,
Cuentas por Pagar Santiago).
• Consultar sus pagos a través del Contact Center.

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Contact
Center
• Informar a los proveedores acerca del status de sus facturas a pedido de los proveedores.
• Informar a los empleados del status del reporte de Gastos.
• Administrar la base de e-Buyplace.
Formas de contacto:
E-mail: consultasap@pmi.com
Tel. 1 (888)751 2562
Libre de cargos

¿Qué se entiende por
proceso de RFI?

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¿Qué es?
¿Cuando
se inicia?
¿Cómo afecta
la contabildad?
• El RFI (Request For Information) o pedido de información es una consulta iniciada vía
SAP por un Analista del SSC hacia un usuario de República Dominicana.
• Cuando se requiere información adicional para completar el registro de una factura.
• Cuando los datos provistos son insuicientes o tienen errores.
• Cuando se necesita algún tipo de acción para que el documento pueda ser contabilizado.
• Al iniciar la consulta se procede al “registro preliminar” o “parqueo” de la factura, el cual
sólo releja el documento contable pendiente de completar para pagar a un proveedor.

Visualización de
Visualización de un documento Parqueado
documentos en SAP
Consultar la transacción SAP FB03
• Colocar número de documento a veriicar.
• Informar Sociedad y año.
• Presionar enter.
• Seleccionar menú documento presentación preliminar.

17
Página
Consultar la transacción SAP FB03
• Colocar número de documento a veriicar.
• Informar Sociedad y año.
• Presionar enter.
• Seleccionar menú documento presentación preliminar.
Visualización de Documentos en SAP

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Página
Visualización de la Cuenta Corriente
Consultar la transacción SAP FBL1N
• Colocar número de proveedor a veriicar.
• Informar Sociedad.
• Partidas abiertas.
• Seleccionar las clases

19
Página
Visualización de la Cuenta Corriente
Liberado
para pago
Documento
con RFI

20
Página
¿Cómo busco el número de Proveedor
si sólo conozco el nombre?
Consultar la transacción SAP FBL1N
• Desplegar el match code de Cuenta de acreedor
• Informar Nombre del proveedor entre *.
• Seleccionar acreedor buscado.

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Página
¿Cómo busco el número de Proveedor
si sólo conozco el nombre?

¿Qué es
un WorkFlow?Es el lujo electrónico a través de SAP
mediante el cual los documentos se
direccionan para ser aprobados o rechazados.

23
Página
Tipos de WorkFlow?
WorkFlow
financiero
WorkFlow
logístico
El documento contabilizado genera un lujo de aprobación de acuerdo con lo establecido
por control interno en una tabla que combina la siguiente información:
Sociedad + Imputación + Importe
El documento contabilizado genera un lujo de aprobación de acuerdo con lo establecido
en la imputación de la Orden de Compra involucrada en el registro.

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Página
Rutina de WorkFlow?
Antes de aprobar o rechazar un
WF logístico siga la siguiente
rutina:

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Página
WorkFlow (F I)
Importante: Los documentos que no
están relacionados con una orden de
compra deben ser validados por
Cuentas por Pagar.

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Página
Principales
motivos del RFI

27
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EMF
(Entrada de Mercancía Faltante)
OCE(OC Errada o Consumida)
OCE
(OC Errada o Consumida)
• Llegó la factura del proveedor antes del ingreso de la mercancía o servicio en SAP.
• La cantidad de mercancías ingresadas en SAP es inferior al total de cantidad de
mercancías de la factura.
• La Orden de Compra informada por el proveedor no coincide con el concepto facturado
o es de otro proveedor.
• La Orden de Compra informada por el proveedor en la factura ha sido utilizada en forma
total o parcial para el proceso de otra factura.
• La Orden de Compra informada por el proveedor no coincide con el concepto facturado
o es de otro proveedor.
• La Orden de Compra informada por el proveedor en la factura ha sido utilizada en forma
total o parcial para el proceso de otra factura.

28
Página
Preguntas y respuestas frecuentes para RFI’s

30
Página
Visualización del
Workplace

31
Página
Visualización del Workplace

32
Página
Documento preliminar
Link de la imagen
Historial del documento

33
Página
Si se presiona click sobre el link de la imagen se puede
visualizar el documento

34
Página
Si se presiona click sobre el process history se puede visualizar la consulta realizada
Si se presiona click sobre el documento se puede visualizar el documento preliminar

35
Página
Si se efectuaron las acciones necesarias y puede responderse la consulta corresponde presionar doble click sobre el workitem:
Colocar la respuesta en el espacio en
blanco de acuerdo con lo sugerido en
el archivo de textos standards.
Presionar send para
devolver al SSC

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Proceso End to End
en SAP
Información a considerar:
Si el status del documento está representado por
este símbolo signiica que el WI es visible para
todos los usuarios del grupo.
Si el status del documento está representado por
estos símbolos signiica que el WI sólo es visible
para el usuario que lo tiene en su bandeja o en
tratamiento.

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Página
Aclaraciones importantes
en el proceso de RFI
Es importante entender que el RFI es totalmente información formal, la cual no implica aprobación
sobre un registro.
Todas las consultas realizadas previamente al registro del documento son guardadas en el historial
de proceso del documento.
Una vez que el usuario recibe un RFI, el mismo debe ser respondido y no puede ser borrado.
Para evitar la demora en el registro, los mismos deben ser respondidos dentro de las 24 Hrs. de
recibidos. Generando una responsabilidad para el usuario receptor del RFI.
Por otra parte el RFI debe ser respondido una vez se haya resuelto el inconveniente planteado por
el analista del SSC, ya que en caso contrario no se puede continuar con el registro y se deberá
parquear nuevamente.

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Recordatorio
de RFI’s
• Se completó el desarrollo de la mejora que nos ayudará a acelerar
tiempos de respuesta en Request For Information (RFI) y automatizar
procesos.
• Cada usuario que tenga Request for information pendientes de responder,
recibirá un mail automático dos veces con el siguiente detalle:
- Número y Nombre de Proveedor / Suplidor
- Número del documento de SAP
- Número de Factura
- Fecha de Factura
- Fecha de Registro del Documento Preliminar
- Importe
• El texto del mail enfatizará la importancia de la intervención del usuario
en el pago en término de las facturas, en base a los compromisos
contraídos por la compañía con el suplidor.

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Casos frecuentes deRFI’sLas siguientes situaciones resultan frecuentes generando un retraso en el proceso de pagos:
Envío a Otro Usuario
Respuesta sin Acción
Respuestas en Blanco
Se otorga respuesta solicitando que se redireccione la consulta a otro usuario,
y el nuevo usuario vuelve a solicitar el envío a otro y así sucesivamente sin
resolver la situación en cuestión.
Se recibe respuesta sin gestionar la acción por la que se inició el RFI, sólo se
debería prestar respuesta cuando se haya solucionado el motivo del RFI.
Se brinda respuesta sin indicación o comentario alguno, de forma que se
inicia nuevamente el RFI.

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