Ga pr-01. procedimiento de compras

1. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
04 De Mayo De 2019
ELABORÓ REVISO APROBÓ
TÉCNICA METODOLOGÍA

2. GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Fecha de
creación:
04/05/2019
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Código: GA-PR-01 Versión: 01 Página 2 de 5
1. OBJETIVO:
Establecer un procedimiento efectivo de compras que permita adquirir bienes y
servicios requeridos por la PIROMAX SAS.
2. ALCANCE:
Inicia cuando se requiere o se solicita la compra de bienes y servicios para el
funcionamiento de los Departamentos de la empresa y termina con la adquisición de
los bienes y servicios necesarios.
3. DEFINICIONES:
Compra: Adquisición de un bien o servicio.
Orden de compra: Documento mediante el cual se realiza un pedido formal a un
proveedor para surtir cierto producto o servicio.
Proveedor: Persona física o moral que puede abastecer de bienes o servicios a un
cliente.
Cotización: Documento que especifica producto y/o servicio, precio, tiempo de
entrega, condiciones de pago, lugar de entrega, entre otros, el cual sirve como base
para hacer una orden de compra.
Servicio: Bien intangible que ofrece una persona o empresa para satisfacer las
necesidades del cliente.
4. RESPONSABLES:
 Asistente Administrativo y Financiero.
5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
Solo pueden ser aceptados como proveedores o contratistas aquellas empresas o
personas que cumplan con los requerimientos de ley (Sanitarios, DIAN, Cámara de
Comercio) y en la selección hayan sido clasificados como muy confiables.

3. GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Fecha de
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
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6. ACTIVIDADES A DESARROLLAR:
No RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS
1
Asistente
Administrativo y
Financiero.
Recepción de
solicitudes
Realizar el registro de las solicitudes
de materiales, insumos, o equipos
requeridos por los Departamentos y/o
procesos de la empresa
Tener en cuenta que solo se recibirán
las solicitudes los primero 10 días de
cada mes.
Correo
electrónico
2
Asistente
Administrativo y
Financiero.
Búsqueda
proveedor
Se realiza la solicitud de cotización
mínimo a tres (3) proveedores con el
fin de lograr un proceso de selección
adecuado y transparente.
Se debe tener en cuentas las
necesidades específicas que la
empresa requiere sobre los productos
o servicios solicitados.
NOTA: Las cotizaciones
Base de
proveedores,
GA-F-09.
Evaluación
cotizaciones,
GA-F-03.
3
Asistente
Administrativo y
Financiero.
Comunicación
proveedor
Se contacta vía telefónica o correo
electrónico al proveedor y se solicita
cotización de los elementos requeridos
por la empresa.
Cotizaciones
4
Asistente
Administrativo y
Financiero.
Selección
proveedor
Se selecciona el proveedor teniendo
en cuenta su antigüedad con la
empresa, oferta y calidad del servicio o
producto brindado.
Además que cumpla con los siguientes
requisitos.
Orden de
compras,
GA-F-04.

4. GESTIÓN ADMINISTRATIVA
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
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-Certificación Bancaria
-Cámara y comercio
-RUT
-Cedula de representante legal
Verificado los anteriores
requerimientos, se genera orden de
compra.
5
Asistente
Administrativo y
Financiero.
Emitir orden
de compra o
de servicios al
proveedor.
Se envía mediante correo electrónico
la orden de compra previamente
diligenciada con la cantidad y el detalle
del producto o servicio requerido.
Correo
electrónico
6
Asistente
Administrativo y
Financiero.
Ordenar pago
al proveedor
Una vez se envié la orden de compra
al proveedor, se traslada la orden de
compra a la oficina de Tesorería para
que esta realice el respectivo pago.
Correo
electrónico o
Físico
Comprobante
de pago
7
Asistente
Administrativo y
Financiero.
Recepción del
productos o
servicio
Se realiza la recepción del pedido y el
Técnico Administrativo y financiero
supervisa el procedimiento.
NA
7. DOCUMENTACION INTERNA:
 Base de datos proveedores: GA-F-09.
 Evaluación Cotizaciones proveedores: GA-F-03.
 Orden de compras: GA-F-04.
 Comprobante de pago.
8. RIESGOS:
 Seleccionar un proveedor con baja confiabilidad, que no cumpla con los
requisitos mínimos legales de contratación, puede causar sanciones
económicas a la empresa y adquisición de productos y servicios sin garantía.
 Materiales y productos que no cumplen con las necesidades de la empresa.

5. GESTIÓN ADMINISTRATIVA
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9. MARCO LEGAL:
Ley 80 del 1993 Ley de contratación estatal.
Decreto 410 del
1971
Código Comercio Colombiano.
10. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN / INDICADORES
INDICADOR TIPO META FRECUENCIA DESCRIPCIÓN
No. Total
Solicitudes de
compra
Satisfactorias
----------------------------
N. Total Solicitudes
de compra
Eficacia >=90% Mensual
Medir el nivel de
cumplimiento en la
ejecución de
compras
11. CONTROL DE CAMBIOS:
VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA RESPONSABLE