1. GESTION DE RECURSOS HUMANOS
SEMANA TEMAS
Auditoría de Recursos Humanos
DIECISEIS
Control de Lectura
Augusto JAVES SANCHEZ
Licenciado en Administración
http://cursosparaemprendedores.blogspot.com/p/calidad.html
Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones
1
Doctorado en Administración
http://facebook.com/cursospara.emprendedores

2. SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS HUMANOS
Las organizaciones no funcionan al azar, sino de acuerdo con
planes determinados para alcanzar objetivos. Las organizaciones
fijan sus misiones y establecen estrategias; su comportamiento
no es errático, sino racional y deliberado. Para que estas
características organizacionales existan, es necesario que haya
control.
Situación del Sistema de Control dentro de la Administración de
Recursos Humanos
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Subsistema Subsistema Subsistema de Subsistema Subsistema
de provisión de aplicación mantenimiento de desarrollo de control
de recursos de recursos de recursos de recursos de recursos
humanos humanos humanos humanos humanos
•Base de Datos y sistema de información Programa
•Auditoría de recursos humanos

3. El control trata de asegurar que las diversas unidades de la organización
marchen de acuerdo con lo previsto. La palabra control tiene significados y
connotaciones que dependen de su función o del área específica donde se
aplica:
1. Control como Función Administrativa que forma parte del proceso
administrativo de planear, organizar, dirigir y controlar. En este caso,
control es la función de acompañar y evaluar lo que fue planeado,
organizado y dirigido, para detectar desviaciones o variaciones
presentadas y efectuar las correcciones necesarias. El control puede
realizarse en el nivel institucional (control estratégico), en el nivel
intermedio (control táctico) y el nivel operativo (control operativo) de las
organizaciones.
2. Control como medio de regulación para mantener el funcionamiento
dentro de los estándares deseados.
3. Control como función restrictiva y limitadora de un sistema para mantener
a los miembros dentro de los patrones de comportamiento deseados.
El control trata de garantizar que todo ocurre de acuerdo con la planeación
adoptada y los objetivos preestablecidos, señalando las fallas y los errores
para corregirlos y evitar reincidir en ellos.

4. CONTROL POR EXCEPCIÓN
Toda operación se caracteriza por experimentar variaciones; cuando
estas son pequeñas y no causan distorsiones, pueden aceptarse como
normales, pero cuando son muy grandes y causan tropiezos, constituyen
excepciones que deben tratarse con cuidado y corregirse de manera
adecuada.
El Principio de Excepción no se basa en el desempeño medio ni en el
acompañamiento de las cosas normales, sino en la detección de
excepciones o desviaciones de los estándares. Así el Principio de
Excepción es un sistema de información y control que presenta sus datos
sólo cuando los resultados divergen o se alejan demasiado de los
resultados previstos o esperados.
Frecuencia
Región de
normalidad
Excepciones Excepciones
Q1 Q2 Q3
FIGURA 2 Hechos

5. El Principio de Excepción permite que los gerentes vuelquen su
atención hacia lo que ocurre fuera de lo normal, es decir hacia las
áreas de control más críticas, con el fin de estudiar solo las
desviaciones, las variaciones o alejamiento de la rutina, que deben
ser corregidos con urgencia.
APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE EXCEPCIÓN
Estándar
Medida de Emprender la
desempeño acción correctiva
Sí Sí
¿Es Analizar y
¿Presenta ?
excepcional? evaluar el desvío
desvío?
No
No
No necesita
FIGURA 3 acción correctiva

6. El Principio de Excepción recuerda el Principio de Pareto, según el
cual 20% de las cosas son responsables de 80% de los problemas, en
tanto que el 80% restante de las cosas provocan 20% de los
problemas.
PROCESO DE CONTROL
El proceso de control es cíclico y repetitivo, y sirve para ajustar las
operaciones a los estándares pre establecidos. El control es un proceso
compuesto de 4 etapas:
1. Establecimiento de los estándares deseados. Constituyen los
objetivos que el proceso del control deberá asegurar o mantener. Los
estándares pueden expresarse en cantidad, calidad, tiempo o costo.
2. Seguimiento o Monitoreo del Desempeño. Monitorear significa
acompañar, observar de cerca, ver como marchan las cosas.
3. Comparación del desempeño con el estándar establecido: Se lleva a
cabo por medio de informes, indicadores, porcentajes, medidas
estadísticas, gráficas, etc.
4. Acción correctiva. Las variaciones, errores o desviaciones deben
corregirse para que las operaciones se normalicen; de este modo la
acción correctiva incide solo sobre los casos excepcionales, es decir,
los casos que presentan desviaciones o variaciones más allá de lo
tolerado.

7. PROCESO DE CONTROL
1
Establecimiento de
estándares deseados
4
2
Acción
Seguimiento del
correctiva
desempeño
3
Comparación del
desempeño con los
estándares deseados
FIGURA 4

8. EJEMPLOS DE ESTÁNDARES DE CONTROL
•Número de empleados
•Volumen de producción o ventas
Estándares
de cantidad •Índice de accidentes
•Índice de rotación
•Calidad de los productos
Estándares •Calidad de los servicios
de calidad •Asistencia técnica
•Mantenimiento de equipos
Estándares de
•Tiempo estándar
control
Estándares •Tiempo medio desde el hogar
de tiempo •Horas/hombre trabajadas
•Ciclo de producción
•Costo de cada orden de servicio
Estándares •Costo medio de selección
de costo •Costo medio de entrenamiento
•Costo de salario indirecto
FIGURA 5

9. CRITERIOS DE CONTROL
Para que el proceso de control sea eficaz, debe atender los siguientes
criterios:
a. El proceso debe controlar las actividades apropiadas.
b. El proceso debe ser oportuno. El control debe efectuarse en el
momento adecuado para señalar las desviaciones necesarias en
tiempo real y permitir emprender las acciones correctivas.
c. El proceso de control debe mantener una relación favorable
costo/beneficio. El control no puede costar más que el elemento
controlado.
d. El control debe ser preciso, objetivo y claro.
e. El control debe ser aceptado y comprendido por las personas
involucradas y comprendan que el control es necesario y que se
debe ejercer.

10. MEDIOS DE CONTROL
Las organizaciones utilizan diversos medios de control para asegurar que las
personas y las situaciones permanezcan dentro de los estándares deseados. Los
principales medios son:
a. Jerarquía de Autoridad: Obediencia para las jefaturas.
b. Reglas y Procedimientos que rigen el comportamiento de las personas y
prohíbe lo que no debe hacerse.
c. Establecimiento de objetivos, sirven de guía de acción de las personas.
d. Sistema de información verticales.
e. Relaciones laterales.
f. Organizaciones matriciales. La estructura matricial es un intento de dinamizar
la vieja organización funcional y departamentalizada hacia un grado mas
elevado de organización por producto o servicio.
Lo ideal es instaurar formas de control constructivas que conduzcan a las
personas, de manera libre y sana, hacia los objetivos organizacionales propuestos
y permitan que ellas también puedan alcanzar sus objetivos individuales y
satisfacer las expectativas personales. En este sentido, los equipos son muy
indicados para lograrlo puesto que sustituyen el control burocrático por el grupal.

11. MÉTODOS DE CONTROL BUROCRÁTICO Y GRUPAL
Burocrático Grupal
Propósito. •Sujeción de las personas •Compromiso de las
a las reglas. personas con la calidad.
Técnicas •Reglas, jerarquía, •Cultura corporativa,
selección y entrenamiento, grupos de colegas,
tecnología. autocontrol, socialización.
Expectativas •Definen el desempeño •Énfasis en el desempeño
de mínimo. máximo; satisfacción del
desempeño cliente y el indicador.
Estructura •Estructura alargada con •Estructura achatada y
organizacional controles de arriba hacia plana, influencia mutua.
abajo.
•Objetivos compartidos.
Recompensas •Basadas en el
•Basadas en el cumplimiento
cumplimiento de cada
del grupo y la igualdad de los
empleado.
empleados.
Participación •Informal y amplia.l
•Formal y restringida.
FIGURA 6

12. EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS DE
MONITOREO DE LAS PERSONAS
Los procesos de monitoreo de personas deben evaluarse de acuerdo
con el continuum que aparece en la Figura 7, el cual va desde una
situación precaria e incipiente (extremo izquierdo) hasta una situación
de desarrollo y complejidad (extremo derecho). En el extremo izquierdo
los procesos de monitoreo de personas se basa en el supuesto de la
teoría X de McGregor. El comportamiento de las personas está
sometido a controles externos rígidos, fiscalización, vigilancia y
disciplina.
En el extremo derecho el comportamiento de las personas depende del
autocontrol y se caracteriza por la flexibilidad y el libre albedrío. Existe
libertad de las personas y relativa autonomía e independencia respecto
de su comportamiento.
La finalidad del control es asegurar que los resultados de las
operaciones se ajusten, en cuanto se posible,a los objetivos
establecidos.

13. CONTINUUM DE SITUACIONES EN EL PROCESO
DE MONITOREO DE PERSONAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Teoría X Teoría Y
Control externo y rígido Autocontrol y flexibilidad
Monitoreo
Restricciones y limitaciones de personas Libertad y autonomía
Centralización Descentralización
FIGURA 7

14. BASE DE DATOS Y SISTEMAS DE
INFORMACION
• El sistema de información gerencial (SIG) ,esta planeado para
recolectar, almacenar y divulgar información de modo que los
gerentes involucrados puedan tomar decisiones.
• El sistema de información gerencial ocupa un lugar importante en
el desempeño de los gerentes, en especial en tareas de planeación y
control.
• El concepto de SIG se relaciona con la tecnología informática, que
incluye el computador o una red de microcomputadores, además
de programas específicos para procesar datos r información.

15. CONCEPTO DE DATOS E INFORMACIÓN
• DATOS: Son los elementos que sirven de base para resolver
problemas o formar juicios. En dato es solo un índice, un
registro, una manifestación objetiva susceptible de ser
analizada de modo subjetivo, es decir, exige que el individuo
lo interprete para manejarlo. En si mismo cada dato tiene
poco valor.
• INFORMACION: Los datos cuando son clasificados,
almacenados y relacionados entre sí, permiten obtener
información. Los datos aislados no son significativos ni
constituyen información. El conjunto de ordenado de datos
genera la informacion .

16. BASE DE DATOS EN RECURSOS HUMANOS
La base de datos es un almacenamiento y acumulación de datos
debidamente codificados y disponibles para procesarlos y
obtener información.
En el área de RH, las diversas bases de datos conectadas entre sí
permiten obtener y almacenar datos de distintos estratos o
niveles de complejidad:
1. Datos personales de cada empleado, que forman un registro
de personal.
2. Los registros sobre los ocupantes de cada cargo, que
forman
un registro de cargos.

17. 3. Datos acerca de los empleados de cada sección, departamento
o división, que forman un registro de secciones.
4. Datos sobre los salarios e incentivos salariales, que forman un
registro de remuneración.
5. Datos acerca de los beneficios y servicios sociales, que forman
un registro de beneficios.
6. Datos sobre los candidatos (registro de candidatos), sobre
cursos y actividades de entrenamiento (registro de
entrenamiento), etc.

18. Registro de personal
Registro de secciones
Registro de cargos
Regist. de remunerac.
Registro de médicos
Base de Datos de Recursos Humanos
Muchas organizaciones realizan registros profesionales
periódicos para actualizar los datos personales de sus
empleados, relacionados con cursos externos, actos
sociales, etc.

19. PROCESAMIENTO DE DATOS
1. Manual. Se efectúa manualmente, utilizando fichas,
talonarios, tarjetas, mapas, etc., con o sin la ayuda de
máquinas de escribir o de calculadoras.
2. Semiautomático. Presenta características del
procesamiento manual unidas a las características del
procesamiento automático;
3. Automático. La máquina programada para realizar
determinado conjunto de operaciones, desarrolla toda la
secuencia, sin que haya necesidad de intervención humana
entre un ciclo y los siguientes. En general el procesamiento
automático de datos es realizado mediante computadoras.

20. Procesamiento
Entrada Clasificación Salida Sistema
Almacenamiento de
Datos Recuperación Información decisión
Retroalimentación
SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE DATOS
El sistema de procesamiento de datos requiere entradas
(datos) para suministrar salidas (información). El
procesamiento en sí incluye, clasificación, almacenamiento,
recuperación y tratamiento de los datos, así como la
información consiguiente, para ponerla a disposición de
quienes la requieren, sea en el momento oportuno ( diaria,
semanal, anualmente, etc. ) o sea en tiempo real ( en línea ).

21. SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL (SIG)
El sistema de procesamiento de datos tiene objetivos que varian
de una organización a otra.
Información Procesamiento Objetivos
 Investigación de mercado de  Reclutamiento  Adecuación, estabilidad e
recursos humanos  Selección de personal integración de las personas
 Análisis y descripción de  Entrenamiento y desarrollo  Recompensas y motivación
cargos.  Remuneración  Desarrollo del personal
 Evaluación y clasificación de  Beneficios sociales  Desarrollo organizacional
cargos.  Plan de carrera
 Base de datos.  Higiene y seguridad
 Evaluación del desempeño
 Organigrama d cargos.
Análisis Técnicas operativas Resultado
Organizacional
Sistema de información y sus objetivos

22. Información
proveniente del
ambiente
Nivel institucional
Sistema
Sistema de de información
información gerencial
Nivel intermedio
global
Nivel operativo
Información
interna
de la organización
Sistema de información gerencial
La información que sirve a toda la organización constituye el
sistema de información global, en tanto que la información que
apoya las decisiones de los gerentes conforma el sistema de
información gerencial (incluidos los niveles institucional e
intermedio).

23. SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Sistema de información de un conjunto de elementos interdependientes (subsistemas,
asociados lógicamente para que su interacción genere información necesaria para la
toma de decisiones).
PROVENIENTES RECOLECCION - PROCESAMIENTO -
SISTEMA
DEL AMBIENTE UTILIZACION DE RECURSOS
HUMANOS
Planeación
Sistema de
Macroambiente administración de Evaluación y
Decisión
recursos humanos diagnóstico
Ambiente externo
Ambiente
Invetigacio-
Flujo Tabulación Flujo de
Empleado
nes, análisis y Caracte-
de y infor-
acompaña- rización
datos
miento
presentación mación Ejecución
Organización.
Almacena-
Base
miento Descripción
de datos
y recuperación
Control
Retroalimentación
Sistema de información de recursos humanos.

24. DATOS INFORMACION
Entradas Memoria y Salidas
procesamiento
Boletines Nómina
de inclusión e informe
en el registro anexos
Boletines
de modificación en el Informes
registro legales
Boletines Informe del número de
BASE DE DATOS
de exclusión empleados,
del registro Registro por sección
de personal
Tarjetas de control Informe del número de
de ingreso y salida Registro empleados,
de secciones por cargo
Informe de audiencias y
Registro atrasos e índices de
Vales
de cargos ausentismo,
emitidos
por sección
Registro Informe de rotación
Plan de acumulación de personal y motivos,
de cuentas por sección
Informe de situación de
Programas vacaciones, por sección
(software)
Otros informes
Otras entradas
Figura 16.7 Datos procesados e incorporados al sistema de información de recursos humanos.

25. PLANEACION DE UN SISTEMA DE
INFORMACION DE RH
Un sistema de información de recursos humanos utiliza fuentes
de datos elementos suministrados por:
 Base de datos
 Reclutamiento y selección de personal
 Entrenamiento y desarrollo de personal
 Evaluación del desempeño
 Administración de salarios
 Registro y control de personal, respecto de ausencias,
atrasos, disciplina, etc.
 Estadísticas de personal
 Higiene y seguridad
 Jefaturas respectivas, etc.

26. AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS
DEFINICION
Es el análisis de las políticas y prácticas de personal de una
empresa y la evaluación de su funcionamiento actual,
acompañados de sugerencias para mejorar .
OBJETIVO PRINCIPAL
Mostrar cómo está funcionando el programa, localizando
prácticas y condiciones que son perjudiciales para la empresa
o que no están justificando su costo, o prácticas y condiciones
que deben mejorarse o incrementarse.

27. Objetivo Estratégico
La Auditoría de Recursos Humanos es un sistema
de revisión y control para informar a la
administración sobre la eficiencia y eficacia del
programa efectuado. Dado que la tendencia
moderna es transformar a cada gerente en un
gestor de los Recursos Humanos, la Auditoría
adquiere una gran importancia y relieve en la
organización.

28. Patrones de Evaluación y Control en Recursos
Humanos
El Sistema de Recursos Humanos necesita estándares que
permitan una evaluación permanente y un control sistemático de
su funcionamiento. ESTANDAR, es un criterio o modelo que se
establece previamente para permitir la comparación con los
resultados o con los objetivos alcanzados.
En general, los estándares permiten la evaluación y el control
mediante la comparación con :
1-. RESULTADOS : cuando la comparación entre el estándar y la
variable se hace después de realizada la operación.
2-. DESEMPEÑO : cuando la comparación entre el patrón y la
variable es simultánea con la operación.

29. La comparación es la función de verificar el nivel de
relación entre una variable y su estándar.
Muchas de las actividades de Recursos Humanos durante
su aplicación muestran algunas dificultades y distorsiones
que necesitan ser diagnosticadas y corregidas . Ese es el papel
de la Auditoría de Recursos Humanos.
La función de la Auditoría de RH no es sólo señalar las fallas y
los problemas, sino también mostrar las sugerencias y
soluciones.
Es sustancial una revisión idónea constante y
retroalimentación a cada uno de los procesos de RH.
Ello debe llevarnos a mejorar los aspectos positivos y corregir
y ajustar los negativos.

30. FUENTES DE INFORMACION :
la Auditoría de los Recursos Humanos se
basa en una serie de verificaciones,
seguimiento, registros y estadísticas . En la
figura adjunta aparecen una lista de ítems que
constituyen la Auditoría de Recursos
Humanos.

31. Funciones básicas Registros y estadísticas
1. Análisis y descripción A - Especificaciones de los cargos
de cargos B - Cuestionarios de personal y tablas de requisitos
C - Costos del análisis de cargos.
2. Reclutamiento A - Aplicación de los cuestionarios de solicitud de empresa y
listas de verificación
B - Número de candidatos por:
- Fuentes
- Anuncios
- Indicaciones de empleados
- Medios, etc.
C - Costos de reclutamiento por:
- Fuentes
- Medios
3. Selección A - Bases para la selección (características personales):
- Resultados en las pruebas
- Listas de verificación de entrevistas
- Educación, entrenamiento
- Experiencia
- Referencias e indicaciones
- Estado civil, etc.
B - Registro de seguimiento y de desarrollo del personal
C - Registros individuales del personal
D - Costos de:
- Entrevistas
- Pruebas
- Interpretación
- Seguimiento

32. 4. Entrenamiento A - Número de empleados entrenados por clases de
entrenamiento
B - Grados y resultados de entrenamiento
C - Tiempo necesario de entrenamiento
D - Costos de entrenamiento por clases de entrenamiento
5. Nivel de empleados A - Registro de productividad
B - Costos del programa de registros
Figura 17.1 Principales ítems de la auditoría de RH
1. Ascensos y A - Registro de ascensos y transferencias, por clases
transferencias B - Registro de tiempo de servicio
C - Costos de sistematización
2. Mantenimiento de la A - Registro y evaluación general:
Moral y disciplina - Datos acerca del nivel de la moral
- Actos disciplinarios, servicios, publicaciones, etc., por
los empleados
- Sugerencias
- Registros de observaciones diversas
B - Costos por tipo de actividad
3. Salud y seguridad A - Registro de sanidad:
- Número de visitas al servicio médico
- Enfermedades, por clase
- Días perdidos por enfermedad
- Detección de defectos físicos
B - Registro de accidentes:
- Frecuencia
- Intensidad
- Clases de accidentes
C - Costos

33. Control de personal A - Registro de empleados
- Total de empleados
- Total de horas de trabajo
B - Registros de rotación
C - Costos de mantenimiento y servicios de seguridad,
compensaciones, etc.
Administración de salarios A - Datos sobre pagos:
- Niveles de salario
- Incentivos salariales
- Premios, etc.
B - Valor de los cargos
C - Costo de vida
D - Costo unitario de trabajo
E - Costos, incluidos evaluación de cargos, administración de
los planes de incentivos, etc.
Acuerdos colectivos A - Listado de los sindicalizados
B - acuerdos interrumpidos, en arbitraje
C - Suspensión de trabajos
D - Cláusulas contractuales
E - Costos de los acuerdos colectivos
Registros de A - detallados anteriomente
investigaciones

34. AMPLITUD Y PROFUNDIDAD DE ACCION DE LA
AUDITORÍA
* La cobertura de la auditoría en Recursos Humanos es
tan amplia como las funciones de ARH.
* Las Auditorías inician su labor por la evaluación de
relaciones empresariales, calificaciones del personal de RH
y adecuación del apoyo financiero para programas.
* Luego, se aplican diversos estándares y medidas : se
examinan registros e informes del personal.
*Inmediatamente se analiza, compara y prepara un
informe final que incluye conclusiones y recomendaciones
sobre cambios y modificaciones.

35. * La Auditoría de RH puede penetrar más
profundamente cuando evalúa programas, políticas y
filosofía . Se evalúan :
1-. Resultados : incluyen las realizaciones concretas y
la solución de problemas en la administración actual.
2-. Políticas : incluyen la explícita,
formalizada por la empresa, y la implícita.
3-. Filosofía de la Administración: sus prioridades, valores,
metas y objetivos.
4-. Programas : comprenden las prácticas y procedimientos
de RH
5-. Teoría: relación y explicación de filosofía, política y
práctica de personal.

36. En síntesis, la auditoría permite verificar :
a) Hasta qué punto es aceptable la teoría que fundamenta
la política de los recursos humanos.
b) Hasta qué punto se adecuan la práctica y los
procedimientos a la política y teoría adoptadas.
Agente o Especialista de Auditoría de
Recursos Humanos
* Algunas empresas contratan un consultor externo.
* Otras, tienen su propio personal y conforman comités de
auditoría que tienen como coordinador al director de
recursos humanos.

37. CONCLUSIONES BASICAS :
1-.* La auditoría de RH es el análisis técnico y objetivo de
las políticas y prácticas de personal y la evaluación
de su funcionamiento, ya sea para corregir las
desviaciones o para mejorarlas, es un apoyo a la gestión
de los recursos humanos en las empresas.
2-. La auditoría de RH es el sistema de control basado en
la determinación de estándares de cantidad, calidad,
tiempo y costo.
3-. Estos patrones permiten la evaluación y el control
mediante la comparación con los resultados o el
desempeño de lo que se pretende controlar.

38. 4-. Las fuentes de información de la auditoría descansan
en los mismos sistemas o procesos de ARH (provisión,
aplicación, mantenimiento, desarrollo y control de
recursos humanos).
5-. La auditoría de RH puede aplicarse a uno o a todos los
posibles niveles del enfoque,
como política, misión, filosofía, programas y resultados.
6-. El agente o especialista de Auditoría puede ser un
especialista, un consultor externo o un equipo interno.
7-. La auditoría de RH tiene un fuerte impacto educativo
en la organización y sus miembros.

39. 8-. Los aspectos más destacados del sistema de control de
RH es el mantenimiento de la disciplina, así como los
aspectos de inmediatez, coherencia, impersonalidad e
información.
9-. Los elementos de mayor importancia de la auditoría
son la contabilidad de RH y el balance social ( ética y y
responsabilidad
social de la organización).
10-. Hay que percibir el accionar de Auditoría de RH como
un apoyo técnico o guía sobre la gestión que se realiza .
Dicho control interno de RH debe ser de tipo preventivo,
concurrente y posterior y, en todo caso, con un enfoque
constructivo, no policial ni inquisidor como otrora.