Solucion a la problematica de la empresa DIMAUTO para obtener datos precisos de venta y utilidad de sus productos a traves de la implementacion de Business Intelligence

1. DIMAUTO CONTEXTO La industria automotriz es un sector dinámico, económicamente exigente y que requiere de toma de decisiones inmediatas y efectivas sobre el rumbo que hay que trazar para la compañía. La empresa debe tener una estructura flexible pero a la vez solida que le permita enfrentar el entorno macroeconómico donde se desarrolla y afrontar los cambios que el panorama global implica. Considerando estos hechos la toma de decisiones rápida, inmediata y efectiva es una necesidad que los ejecutivos de las grandes compañías deben satisfacer a través de información precisa y concreta, basada en la medida de lo posible en hechos o lo que conocemos como: “Takedecisionsbasedonhard data”.

3. MISION: Proveer al mercado automotriz ensambles y partes de calidad que cumplan con las especificaciones definidas por el cliente y logren alcanzar los más altos estándares de calidad

4. GIRO DE LA EMPRESA: Diseño y fabricación de partes de equipo original para la industria armadora de vehículos.

5. PRODUCTOS: Tableros de Instrumentos, Velocímetros, sistema modular de control vehicular, sistemas de escape, sistemas de aire acondicionado y sistemas de enfriamiento.

6. CAPITAL: La empresa está formada por un 51% de capital japonés y un 49% de capital americano.

7. HISTORIA: La empresa fue fundada en el año de 1991, iniciando producción a finales del mismo año. La empresa está localizada en el parque industrial de Durango y a la fecha cuenta ya con casi 20 años de producción ininterrumpida proporcionado partes de calidad a sus clientes así como generando trabajo para la comunidad donde se localiza.

8. NUMERO DE EMPLEADOS: 1,120 personas a finales de DEC, 2010. De las cuales 800 Personas con sindicalizadas y 320 son de confianza.

9. POLITICA DE CALIDAD: Producir y entregar a los clientes productos de calidad número uno en el ramo automotriz.

10. CERTIFICACION DE CALIDAD: ISO-16949

11. CERTIFICACION AMBIENTAL: ISO-14001

12. VENTAS ANUALES: $ 2,000,000.00 Musd

13. VOLUMEN ANUAL DE PRODUCCION: 500,000 Ensambles para vehículos

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16. DIMAUTO CONCLUSIONES SOBRE EL ANALISIS DEL PROBLEMA: Tanto el objetivo de servicio como el marco estratégico nos arrojan un cliente en común en este caso los ejecutivos de la compañía, quienes son quienes operan y definen el rumbo de la compañía. Es básica e indispensable la participación de tres grupos de interés en el proyecto: Ventas, Finanzas e IT. Considerando las implicaciones del proyecto y la planeación previa se puede establecer que se cuenta con los recursos financieros y humanos para el desarrollo del proyecto. Como parte de las propuestas de innovación es la de proporcionar información visible a través de graficas que permitan el rápido entendimiento por los ejecutivos de la información analizada para la agilizar la toma de decisiones. Considerando las implicaciones anteriores se define que el proyecto es factible y se determina el año 2011 como año de lanzamiento, desarrollo y ejecución del proyecto. Al cierre del año 2011 el personal ejecutivo tendrá visibilidad sobre niveles de venta y utilidad por vehículo, producto y familia de producto. AREAS AFECTADAS Como anteriormente mencionamos, del análisis anterior se desprenden tres áreas claves para el logro del proyecto: Ventas, Finanzas e IT. Estos grupos de trabajo son claves para que la presidencia y los directores tomen decisiones en base a datos concretos y precisos. A continuación desarrollaremos un análisis más concreto sobre los stakeholders involucrados:

17. DIMAUTO El entender los niveles de utilidad y pedida como parte de la operaciones de la empresa es fundamental para todas las áreas de la organización, es claro que la administración de los datos pertenece en cierto sentido a las áreas que previamente mencionamos, pero las actividades de todas las áreas operativas y sus esfuerzos conjuntos permiten cumplir con los objetivos corporativos y los niveles de utilidad esperados por los accionistas. Como ejemplo podemos describir aquel en el que el director de ventas requiere tener visibilidad sobre aquellos productos que son más redituables para la compañía y así obtener negocios adicionales en este commodity, de igual manera compras buscara siempre tener los materiales más baratos y las áreas operativas seguirán manteniendo los niveles de calidad y manufactura exigidos.

18. DIMAUTO PROYECTO DE SOLUCION

20. Generara reportes sobre indicadores de utilidad y venta en un plazo de 3 días hábiles después del cierre de mes.

21. Eliminar al 100% los procesos manuales y evitar la generación de errores por la falta de procesos automatizados

22. Generar beneficios y ahorros en labor y manning. (Reubicación de 2 a 2.5 Personas en otras actividades)

23. Agilizar los procesos de cotización. Actualmente el proceso conlleva alrededor de 1.5 meses, la intención es reducir el proceso a 1.0 meses. Esto a través de la toma de decisiones en base a indicadores de P/L (profit and loss).

24. Supervisar los niveles de utilidad de los productos. El nivel de profit comprometido por la dirección es de 5%.

26. Garantizar un nivel de utilidad mínimo de 5%

27. Cumplimiento de las ventas de acuerdo al business plan comprometido con los accionistas.

28. Obtención de nuevos negocios a través de la agilización del proceso de cotización.

29. Datos históricos que propician actividades de benchmank interno.

30. Conocimiento y seguimiento estricto de los costos de manufactura y over head.

32. 100% de confiabilidad en los datos de venta y de utilidad y perdida mensual

33. Generación de reportes y presentaciones ejecutivas en 3 días hábiles después del cierre mensual

34. Agilizar el proceso de cotización de nuevos negocios de 1.5 meses a 1.0 meses.

35. Confirmación mensual de que los productos por familia y modelo cuentan con un mínimo de 5% de utilidad.

37. DIMAUTO ANALISIS DE RIESGO Se identifican 2 principales riesgos sobre los cuales se define una estrategia concreta de administración del riesgo: Implementación del proyecto en una fecha posterior a la definida en el plan de trabajo: Con la intención de monitorear el progreso del plan de trabajo se definen juntas semanales de seguimiento coordinadas por el líder del proyecto (Gerente de Finanzas) y dicho progreso será presentado de forma mensual en la junta de administración para eliminar cualquier roadblock que se pueda presentar Incremento de la inversión establecida en el presupuesto inicial: El área de finanzas será responsable de monitorear el costo de cada uno de los ítems en los que se vaya gastando el presupuesto, definiendo una hoja de control de presupuesto. El estatus sobre el presupuesto y gasto será presentado por el director de finanzas en la junta de administración mensual. PLAN DE IMPLEMENTACION El plan de implementación comprende una guía detallada de las actividades que se tienen que seguir una vez que el proyecto ha sido aprobado por los ejecutivos, así como los responsables de liderar cada una de esas actividades y el timing en el que cada uno de esos pasos debe de ser cumplido hasta llegar al lanzamiento del programa y la generación de la información del primer cierre de mes. De acuerdo al plan esto está programado para la segunda mitad del año, iniciando con el cierre de información el mes de agosto de 2011. A continuación se muestra el plan de actividades:

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39. DIMAUTO SOLUCION PROPUESTA Se definieron alternativas las cuales fueron ponderadas en base a criterios cuya que la compañía considero importantes y en base a esos criterios se realizo una comparación o modelo de alternativas que se muestra a continuación: Dicha comparación llevo a la determinación de la posible solución, para lo cual se definió como la opción de un software de businessintelligence basado en la plataforma de cognos.

40. DIMAUTO ANALISIS DE COSTOS El equipo de trabajo determino de acuerdo al estudio realizado una inversión necesaria de $61,000 dólares para poder fondear el proyecto. Como se considera dentro de los criterios de valuación de las alternativas, la inversión fue catalogada y definida como un factor de baja ponderación ya que se buscaba aquella mejor opción en tiempo, confiabilidad de datos y soporte técnico. En el caso del BI, esta alternativa cubría estos criterios a pesar de representaba la inversión más alta. Al inicio del año fiscal la compañía estableció un presupuesto de $80,000 dólares para poder hacer frente a este proyecto. Este presupuesto fue establecido en base a un estudio de benchmarking realizado por el equipo de CIS. MONITOREO PARA LA RECUPERACION DE LA INVERSION Se define al área de finanzas como el equipo responsable de monitorear y trackear los beneficios económicos generados por el proyecto y establecidos en los objetivos del mismo. Para lo cual se establece el siguiente pronostico de retorno de inversión:

42. Se entiende la necesidad de contar con un sistema robusto que permita generar la información de forma rápida y evite los trabajos manuales.

43. Se le resta importancia a la inversión que va a generar la propuesta más no al control que se debe ejercer sobre ella ya que la necesidad primordial es satisfacer los requerimientos de información de la dirección.

44. Están abiertos a escuchar la mejor propuesta que involucre el menor lead time de implementación y desarrollo.HALLAZGOS DE LA ENCUESTA Se aplico una encuesta al personal administrativo que tiene afectación tanto indirecta y directa en la implementación del software propuesto: Muestra: 150 personas Resultados:

46. La alternativa propuesta es la más viable considerando la rapidez de la generación de la información así como la certeza que se pretende alcanzar en los datos.

47. Considerando el análisis de retorno de la inversión, esta se obtiene en un periodo máximo de 2 años. (Calculo inicial y estimado, se requiere confirmación incluyendo el valor del dinero -NPV-R-)

48. El proyecto será lanzado e implementado en un periodo máximo de 6 meses.

49. El grado de capacitación será a nivel de experto por lo que cada usuario tendrá los conocimientos especializados para procesar las aplicaciones sin limitación alguna.

50. La plataforma de desarrollo cuenta con el soporte técnico adecuado así como con la garantía de la proveeduría por suministrar el mismo por lo menos en los próximos 10 años. (Se establecerá bajo contrato)

52. Building better business cases for IT investments, John Ward, Elizabeth Daniel, Joe Peppard, MIS Quarterly Executive, Vol 7 No. 1 / Mar 2008

53. Managing the realization of business benefits from IT investments, Elizabeth Daniel, Joe Peppard, MIS Quarterly Executive, Vol 6 No. 1 / Mar 2007

54. http//: www.wetpaint.com