La Gestión del Conocimiento vista desde la Oficina de Planeación de la Universidad Del Valle Cali, Colombia

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Nuestras Administraciones
La Gestión del Conocimiento vista
desde la Oficina de Planeación de la
Universidad Del Valle Cali, Colombia
Desde sus inicios, la Universidad del Valle ha sido partícipe
RESUMEN de la generación del conocimiento regional influyendo de
LUDMILA MEDINA
Coordinadora Área de
esta manera en los resultados del desarrollo de la región. Análisis y Estrategia,
La propuesta se ha sostenido en que el activo intangible más importante Oficina de Planeación
es el conocimiento. El capital humano, poseedor del conocimiento, es el y Desarrollo
factor determinante para la obtención de resultados en la Universidad. El Institucional
conocimiento le agrega valor a la información, recurso que abunda, y se Universidad del Valle
convierte, de esta manera, en el factor primordial de competitividad que
orienta la búsqueda de desarrollo e innovación.
PALABRAS CLAVE
Conocimiento, sociedad del conocimiento, gestión del conocimiento,
inteligencia organizativa, conocimiento experto
¿QUÉ SE BUSCA CON UN PROYECTO DE GESTIÓN DEL
CONOCIMIENTO EN LA UNIVERSIDAD DEL VALLE?
La Universidad del Valle, como activo importante para la sociedad, genera co-
nocimiento científico de alto impacto y de aplicación práctica para su entorno.
Algunos ejemplos de aplicaciones prácticas sustentadas en la Gestión del Cono-
cimiento son:
Modelos de desarrollo de acueductos rurales, que han sido transferidos a la
comunidad para el manejo de las aguas, con la instalación de prototipos de tra-
tamientos, con recursos que la población tiene al alcance de su mano.

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Desarrollo de una cultura de prevención, negocia- BASES ORGANIZACIONALES DE LA GESTIÓN
ción y resolución de conflictos, en zonas catalogadas DEL CONOCIMIENTO
como de “alto riesgo”, por la presencia de pandillas
y grupos armados ilegales. Calidad
Mejoras en las condiciones de los productos que Sustentados en principios de eficacia, eficiencia
ofrecen las empresas. Un caso específico referido y efectividad. Los sistemas de calidad han configu-
con niveles de toxicidad en sus productos en los cua- rado un nuevo modelo de gestión pública que ha
les se planteó la solución al problema por parte de implicado un cambio en la cultura administrativa,
profesores del Departamento de Química y de la Es- para responder a las necesidades de los ciudada-
cuela de Ingeniería de Alimentos. nos1.
Modelos de gestión que han permitido que las El modelo Europeo de Excelencia Empresarial ha
empresas públicas puedan salir a flote, después de un complementado la perspectiva, basado en un con-
proceso de intervención del Gobierno Central por cepto de autoevaluación del funcionamiento del sis-
malos manejos administrativos. tema de gestión de la institución aplicando nueve cri-
La elaboración de planes de desarrollo prospecti- terios claves del negocio2.
vos para la ciudad en que se encuentra ubicada la Uni- En la Universidad del Valle se ha adoptado el mo-
versidad, por medio de procesos participativos que delo de autoevaluación que propone el Consejo Na-
involucran construcción de consensos entre los diver- cional de Acreditación para la acreditación voluntaria
sos actores que participan. de sus programas académicos y para la acreditación
Sistematización de los principales procesos de la institucional. Mientras que con relación a certificacio-
Universidad permitiendo de esta manera la utilización nes de calidad, a la Universidad le ha sido otorgada
de sistemas de información en línea de acceso desde la certificación según la Norma Técnica Colombiana
cualquier lugar. Al igual que la puesta en marcha de para la Calidad de la Gestión Pública NTCGP
un campus virtual que atiende a más de 17.000 estu- 1000:2009, la certificación ISO 9001:2008 y la certifi-
diantes. Todo ello basado en herramientas y soft- cación IQNet.
ware de uso libre.
En los últimos años, la construcción de sinergias e Integración de las TIC
interacciones entre los diversos saberes ha permi- Las Tecnologías de Información y Comunicaciones
tido que las soluciones a los problemas sean tratadas son el motor de la transformación de la Administra-
desde un punto de vista más integral. ción Pública3. Es deber del Estado facilitar las relacio-
Da cuenta de ello la convocatoria interna de inves- nes de sus ciudadanos de tal manera que sus proce-
tigaciones para la elaboración de macroproyectos, la sos administrativos sean sencillos, transparentes y
cual contó con la participación de más de cincuenta cercanos a ellos. Las TIC son el instrumento para la
propuestas, enfocada a la solución de problemas re- mejora y modernización de los servicios que presta la
gionales con la intervención de distintas disciplinas. Administración Pública ante el constante cambio tec-
Por ello, para la Universidad la gestión del cono- nológico y la demanda de sus ciudadanos.
cimiento es el activo más importante que tiene y el Un factor clave en este proceso ha sido la existen-
que le ha permitido consolidarse como una de las tres cia de leyes gubernamentales que exigen condiciones
universidades públicas más importantes de Colombia. mínimas de aplicación.
1 Se han tenido en cuenta las propuestas de Francisco Moyado que presenta tres planos para las transformaciones del
Estado: un primer plano con relación al acercamiento entre las técnicas de gestión entre los sectores público y
privado, un segundo plano: el cambio a un estilo de gestión que pone énfasis en los resultados, y en tercer lugar la
mayor preocupación por la eficiencia, calidad y efectividad.
Ver: Gestión Pública y calidad: Hacia la mejora continua y el rediseño de las instituciones del sector público. VII
Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública.
http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/CLAD/clad0043302.pdf
2 Criterios del modelo EFQM tomado de http://airpluss.wordpress.com/category/modelo-efqm
3 Las TIC y los desafíos digitales, Gaona, Mauricio, Escuela de Ingeniería de Sistemas y Computación, Universidad del
Valle, Colombia, página 225.

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La participación ciudadana
El Estado debe acercarse a la ciudadanía y apoyarla
con información. El reto consiste en ampliar y desarro-
llar contenidos e iniciativas que faciliten la interacción
del gobierno con los ciudadanos, mediante la imple-
mentación de mecanismos que permitan la opinión di-
recta, para detectar cuáles son sus fallas y corregirlas,
de tal manera que se establezca una vía de comunica-
ción eficiente que fomente el sistema democrático.
Una iniciativa es el “Congreso virtual” donde se dé
participación a los ciudadanos en el análisis de los
problemas sociales y económicos y en la creación de
las leyes y medidas que regularán la vida de la socie-
Gestión de Recursos y Capacidades dad utilizando las facilidades de comunicación vía In-
El valor de la Administración Pública tiene que es- ternet.
tar sustentado en aspectos intangibles. Dentro de
ellos el capital intelectual juega un papel relevante. Modelo de Cuadro de Mando Integral
No se puede hacer Gestión del Conocimiento sin La implementación del modelo con sus cuatro
activar procesos de creación, desarrollo, difusión y ex- perspectivas (financiera, cliente, procesos, aprendi-
plotación del conocimiento, que generen capacida- zaje) apoyan positivamente a un proyecto de Gestión
des distintivas y ventajas competitivas sostenibles. El del Conocimiento.
conocimiento es un recurso intangible y heterogéneo, En la Universidad del Valle este modelo ha sido
que no se deprecia con su uso, sino que es capaz de adaptado para definir cinco perspectivas que corres-
generar sinergias, siendo su réplica difícil a causa de ponden a los cinco asuntos estratégicos del Plan de
su propia naturaleza tácita y compleja4. Desarrollo. De allí se deriva entonces el accionar de
Un primer factor clave ha sido la aplicación del mo- la Universidad.
delo de dirección estratégica por competencias.
Como lo expresa Bueno (1998) el centro del modelo MODELOS DE BASE DE GESTIÓN DEL
es el capital intelectual5. CONOCIMIENTO: ESTRUCTURA DE CAPITAL
El modelo se establece fundamentado en tres ele- INTELECTUAL INTELECT
mentos esenciales:
• Tecnológico Marco teórico
• Organizativo Este modelo llamado también modelo EUROFO-
• Social RUM es el modelo más aplicado en estudios de ges-
Se genera así una mayor focalización de esfuerzos tión del conocimiento y análisis intelectual. Este mo-
para adquirir y desarrollar aquellos conocimientos, ha- delo aparece en 1998 por Euroforum Escorial en
bilidades y actitudes necesarios a fin de generar re- Madrid6.
sultados de negocio basados en capital intelectual.
La Universidad del Valle tiene el modelo de ges- El modelo se concentra en tres tipos de capitales:
tión por competencias como una exigencia guberna- • Capital humano
mental y ha venido trabajando en la definición y apli- Hace referencia a las capacidades y compromisos
cación del mismo. que hacen parte del conocimiento de las personas. Es
4 La teoría de recursos y capacidades y la gestión del conocimiento. Carrión Maroto, Juan.
http://www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/fulldocs/ger/jcm1.htm
5 Modelo dirección estratégica por competencias tomado de http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol13_6_05/aci060605.htm
6 Existen otros modelos que por la extensión de este ejercicio no los presento, entre ellos están: modelo Technology
Broker, modelo del Knowledge Management Assessment, modelo Intellectual Assets Monitor, Modelo Social de
Capital, modelo de Canadian Imperial Bank, modelo Nova, modelo Dow Chemical, modelo de las cinco fases de
Nonaka y Takeuchi.

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se examinan las fuentes de información como libros,
bases de datos, patentes, etc., se asiste a ferias, con-
gresos, eventos donde la competencia participe y
de esta manera, se toma conocimiento de las compe-
tencias que predominarán en el futuro más o menos
próximo.
En la Universidad del Valle, específicamente en el
Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del
Conocimiento y el Observatorio de Prospectiva Tec-
nológica e Industrial para la Competitividad Regional,
OPTICOR, se han desarrollado ampliamente estu-
dios de corte prospectivo para la región y se han uti-
decir, es el saber propio de las personas que enton- lizado las herramientas de la vigilancia tecnológica.
ces viene a recoger los conocimientos, saberes y ca- OPTICOR ha desarrollado estudios de prospectiva in-
pacidades de las personas que han adquirido me- dustrial y tecnológica en los sectores del Cuero y
diante procesos de socialización, educación, Calzado, Confecciones y Metalmecánica en la ciu-
capacitación y comunicación. dad de Cali.
Desde la Oficina de Planeación se recolecta infor-
• Capital estructural mación del entorno y se plasma en boletines que
Es la cantidad de conocimientos que son propie- son puestos a disposición de la comunidad universi-
dad de la institución y que se conserva en ella a pe- taria, y la información importante es enviada directa-
sar de que los empleados se vayan. Es en cierta ma- mente a la unidad que pueda interesarle7. También se
nera independiente a pesar de haber sido generada producen análisis y estudios para la toma de decisio-
por el capital humano. Ejemplos de este capital son nes de las directivas universitarias, estos estudios son
la cultura, la tecnología, el conocimiento de la orga- de diversa índole, se tienen en especial algunos bá-
nización, entre otras. sicos como el análisis de los docentes, de la población
estudiantil, de la deserción y otros que surgen de las
• Capital relacional necesidades que se presentan8.
Es el conjunto de relaciones que tiene la institución
con los clientes y el medio que la rodea. En el primer El conocimiento experto
caso están las relaciones con clientes, proveedores y El conocimiento experto hace referencia al cono-
los grados de satisfacción de éstos. Para el segundo cimiento tácito y la forma cómo el experto puede tras-
caso son las actividades de comunicación tanto para pasar sus conocimientos a terceros. Igualmente con-
ofrecer productos como para presentar resultados sidera el experto externo que aporta conocimiento
(rendiciones de cuentas). sobre temas en que no se justifica tener recursos in-
ternos dedicados.
FACTORES CLAVES DE LAS ACCIONES En la Universidad se cuenta con expertos tanto in-
ternos como externos (aquellos que forman parte de
La inteligencia organizativa redes o contratados exclusivamente para desarrollar
En este aspecto se introduce el tema de la vigilan- algunos temas) dado que la Universidad tiene la ma-
cia tecnológica y la inteligencia competitiva que con- yoría de las áreas de conocimiento a excepción de de-
siste en tener un sistema que busque, seleccione, recho y antropología.
analice y comunique a los interesados información Dentro de las aplicaciones prácticas aplicables a la
orientada a la toma de decisiones. Oficina de Planeación se cuenta la creación de un mo-
Para ello se analiza el comportamiento innovador delo de priorización para los proyectos de inversión,
de los pares académicos o de las otras universidades, una metodología para el tratamiento de riesgos y un
7 Estos boletines pueden ser vistos en: http://paginasweb.univalle.edu.co/~planeacion/Analisis/Entorno.html
8 Pueden ser consultados en: http://paginasweb.univalle.edu.co/~planeacion/Analisis/Documentos.html

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modelo para el análisis de sostenibilidad de los pro- Para los empleados el estímulo se otorga por me-
gramas académicos. En estos momentos se está re- dio de cursos, seminarios y talleres que los actualicen
visando la integración entre la planeación, los riesgos, en la función que desempeñan, al igual que ayudas
las auditorías de entes de control externo y el sistema para continuar con sus estudios de formación.
de gestión de calidad GICUV, con un grupo de exper-
tos de las Escuelas de Ciencias de la Administración, El aprendizaje organizativo
Ingeniería, Ciencias Sociales y Económicas y el Obser- Dentro de la Universidad el aprendizaje organiza-
vatorio Sismológico del Sur Occidente. tivo se encuentra vinculado específicamente con los
procesos, procedimientos y manuales, desde el año
La comunicación 2003 se han venido levantando los procesos y el co-
Tiene que garantizarse la difusión e intercambio de nocimiento del cargo se ha venido depositando en
información y conocimiento en la organización, con- manuales y procedimientos específicos.
jugando la comunicación formal e informal. Con relación al conocimiento que desarrollan los
La página web de la Universidad ha sido uno de profesores, este se hace explícito a través de foros,
los principales medios. Pero además, la Universidad seminarios, talleres, y actividades de formación que
cuenta con emisora y canal regional de televisión y ellos realizan. De igual manera, con la publicación de
por estos medios se acerca a la región. los resultados de su investigación o de su gestión o
Internamente, existe una lista de correo para do- experiencia.
centes y otra para administrativos. A esta lista se ins-
criben los interesados y diariamente se reciben co- La innovación
rreos con relación a las actividades que lleva a cabo En este aspecto dentro de la Universidad se tra-
la Universidad. baja con bastante intensidad, en especial dentro de
los grupos y centros de investigación, algunos de
La gestión documental ellos tienen metodologías y planteamientos definidos
Con relación a la gestión documental, la Universi- con respecto a la gestión de la innovación.
dad tiene que cumplir con la Ley General de Archivos En la Oficina de Planeación se tiene la colabora-
que el Gobierno nacional ha establecido para todas ción del Grupo de Pensamiento Estratégico, que son
las instituciones públicas. expertos tanto internos como externos, que abordan
En este sentido, se ha venido instaurando la cultura algún problema que tenga la Universidad con el ob-
de archivar solo lo necesario, hacer la conservación jetivo de proponer soluciones.
del documento de acuerdo con las normas ambienta-
les establecidas e ir pasando los documentos del ar- CONCLUSIONES
chivo de gestión al archivo central y al archivo histórico. El grado de madurez de la organización influye
En la Oficina de Planeación hemos venido implan- en la factibilidad de aplicación exitosa de un pro-
tando la cultura de reducir la documentación en pa- yecto de Gestión del Conocimiento. Bases organi-
pel y hacer un manejo eficiente de la información di- zacionales de suma importancia para ello son el es-
gital. tablecimiento de principios de calidad, integración
Para la gestión documental existe un sistema de in- de las Tecnologías de Información y Comunicacio-
formación que nos permite hacer un seguimiento de los nes, la efectividad en gestión de recursos y capaci-
documentos que se generan y que se envían y reciben. dades, la participación de los clientes y un control de
procesos.
El aprendizaje individual No obstante la existencia de diversos modelos
Este aprendizaje se fomenta en la Universidad a de Gestión del Conocimiento, debe haber la adop-
través de estímulos, entre los que se encuentran ayu- ción de un modelo de base.
das o apoyos económicos para las personas que re- Cada organización debe adoptar acciones sobre
alizan estudios ya sea dentro como fuera de la Univer- aspectos claves según su propia realidad. En el caso
sidad. En especial para los docentes se les incentiva específico de la Universidad del Valle, se ha trabajado
para que continúen sus estudios de posgrado, otro sobre: inteligencia organizativa, conocimiento de ex-
estímulo es el año sabático año durante el cual el pro- perto, gestión de contenidos, aprendizaje individual
fesor descansa de sus labores docentes. y organizativo, e innovación.