Caso de éxito de Raona en Venca, proyecto Gauss de optimización del entorno de análisis de la información

1. &
GAUSS
Acelerando la toma
de decisiones
case study

2. LIDERANDO EL RETAIL DEL CATÁLOGO A LA WEB
Con más de 30 años de trayectoria Venca es la compañía de moda líder en e-commerce en España, con una avalada experiencia
en la venta de moda, textil y hogar, a través de catálogo e Internet. Venca tiene el 60% de la cuota de mercado respecto a la venta
online de artículos textiles, siendo líder destacado en múltiples segmentos de clientes multigeneracionales.
Cada temporada, millones de catálogos llegan a las manos sus clientes con las novedades en moda y complementos. Esta comuni-
cación se acompaña del envío de varios millones de e-mailings al año en los que se destacan los artículos de la colección y se dan
a conocer las distintas promociones que están en marcha. Venca pertenece al Grupo Digital Lola S.A.U y es miembro, además, de
ADIGITAL (Asociación Española de la Economía Digital). Su sede se encuentra situada en Vilanova i la Geltrú y cuenta con un equipo
de más de 270 personas que dan servicio a los requerimientos de los clientes.
Todas estas características explican el porqué la compañía tiene que lidiar con grandes volúmenes de información que condicionan
su productividad y capacidad de reacción. Por tanto, una modernización en el entorno del análisis de la información se hacía abso-
lutamente necesario para afrontar los retos de un futuro cada vez más online.
El cliente /

3. 3
Evolucionar de un entorno de análisis de la información basado en
recoger resultados del ayer a un sistema automatizado y centrado en
elaborar predicciones da una nueva dimensión al valor de negocio
del BI corporativo
100 millones
de registros
Antes de implantar la solución, Venca
manejaba unos volúmenes de información
cercanos a los 20.000 nuevos registros al
día y un histórico que había llegado a ocu-
par 100GB en poco más de una década.
El tamaño de su sistema de información
era enorme y, por tanto, afectaba irreme-
diablemente al análisis de datos. •
300 usuarios
beneficiados
Venca ha logrado reducir sus informes de
350 a 50, cosa que implica una reducción
del 85% de informes a consultar en su
día a día. Ahora los datos se tratan más
rápido y se condensan en número mucho
menor de informes, agilizando la toma de
decisiones y ahorrando tiempo. •
24 horas de antelación
La extracción de datos se realizaba de for-
ma manual a primera hora de la mañana
y la información se iba generando duran-
te todo el día. Esto suponía que hasta
última hora de la tarde no se obtenían los
resultados del día anterior. La solución
propuesta consiguió que esta información
esté disponible un día antes. •

4. El enorme esfuerzo de
analizar el pasado /
Venca partía de una situación heredada
donde el entorno para analizar los datos
tenía una gran complejidad intrínseca al
modelo de negocio y, además, se maneja-
ba manualmente, con un gran esfuerzo de
proceso del equipo de Business Intelligen-
ce (BI). Esto implicaba un tiempo precioso
en tomar decisiones y poca autonomía
de los responsables de negocio en poder
modelar y adaptar los informes recibidos.
Múltiples fuentes de datos
Los datos no se extraían de un solo origen,
variando el resultado según su aplicación.
En el nuevo Data Warehouse todos los
datos se concentran en una única fuente,
donde se han tratado para ser únicos y
fiables. De esta manera, el equipo de BI
puede destinar gran parte de su esfuerzo
y tiempo a elaborar predicciones. •
Fuerte dependencia
Los usuarios de Venca estaban fuertemen-
te sujetos al equipo de BI para obtener sus
indicadores de resultados. Es decir, para
poder generar un informe dependían de
que otras personas físicas lo hicieran, algo
que comportaba una pérdida considerable
de horas y trabajo. Además, cada informe
se hacía a medida según los requerimien-
tos del negocio. Los usuarios necesitaban
poder generar de forma ágil los informes
y sin depender de terceras personas. •
Tiempo de respuesta
La información generada bajo deman-
da, el elevado número de informes y el
gran volumen de datos provocaba que el
cálculo de los resultados fuera un pro-
ceso lento. Cualquier campaña o oferta
requería un plazo superior al día para ver
su evolución y poder aplicar medidas de
refuerzo o correctoras para mejorar su
resultado. Una necesidad de primer orden
para poder responder al cambiante y ágil
mundo del comercio online, fundamental
para el modelo de negocio de Venca. •
Venca necesitaba poner en marcha un proyecto que ayudara
a simplificar los procesos de toma de decisiones y reducir las
horas destinadas a analizar los resultados del pasado para cen-
trarse en aquellos que permitieran predecir mejor la evolución
del negocio de la compañía
4

5. Venca necesitaba saber cuál la evolución de su negocio de
forma ágil basada en las herramientas de Microsoft por las que
había apostado estratégicamente como plataforma tecnológica
El gran valor de raona en Gauss ha sido
su capacidad de fragmentar un escenario
complejo para crear componentes inde-
pendientes que conforman una solución
completa con gran valor de negocio.
Construir esta autopista de información
sobre nuestro día a día es clave para el fu-
turo de nuestras áreas industriales y otras
iniciativas previstas por el grupo.
— Jordi Badia, CIO de Venca
Por qué raona /
Experiencia previa
La complejidad del modelo de datos
de Venca y la necesidad de diseñar una
solución con un tiempo de respuesta
adecuado requerían experiencia previa en
proyectos de ETL y Business Intelligence.
Raona tenía el conocimiento en proyectos
de similiar complejidad que daban con-
fianza en el éxito del proyecto. •
Enfoque pragmático
Venca confió en raona por su capacidad
de crear una solución integral a partir de
los múltiples condicionantes del entor-
no. Adaptarse a la realidad del negocio
y proponer la mejor solución conceptual
y tecnológica requiere saber priorizar lo
fundamental para conseguir los objetivos
establecidos. •
Trabajo en equipo
Raona colaboró con el equipo interno de
Venca para que participaran en la elabo-
ración de la solución y pudieran, una vez
finalizado, darle continuidad y mejorarlo
con el conocimiento adquirido. La gestión
ágil adaptada al tempo de la empresa ha
sido fundamental para cumplir plazos y las
expectativas de los usuarios. •

6. La puesta en marcha del proyecto pro-
puesto por Raona llevó a Venca hacia un
cambio estructural de su BI. Se pasó de
unos sistemas de información orienta-
dos a informes bajo demanda a poner a
disposición de la empresa una fuente de
información actua­lizada, siempre dispo-
nible y única para que cualquier usuario
pudiera elaborar de forma automática sus
informes.
Creación de un entorno de
Data Warehouse
Planteamos un sistema de Data Warehou-
se que eliminaba el proceso en el que BI
recopilaba la información que encontraba
y elaboraba un informe que no se podía
modificar. En la solución, el sistema de BI,
modela la estructura de la información
para entidades en un Data Warehouse.
Gracias a la herramienta ETL de Microsoft,
se accede a todas las fuentes de datos, se
extrae la información importante y se le da
forma en el Data Warehouse.
Con tecnologías Microsoft implantamos procesos de mo­
delado de datos para que la compañía pudiera estructurar y
consumir de forma provechosa su información y obtener re­
sultados relevantes a la hora de tomar decisiones de futuro.
Un BI orientado al negocio /
Centrado en entidades
Optamos por aplicar datos preprocesados
en cubos, que ya tuvieran el cálculo pre-
parado para agilizar el tiempo de proceso.
Cuando un usuario quiere consultar la
información, el resultado ya está pro­
cesado, sin necesidad de crear un informe
a medida y pudiendo aplicar el filtrado
más conveniente
Adaptación y formación
En la metodología de trabajo se incorporó
un modelo de colaboración con los res-
ponsables de los diferentes departamen-
tos para definir los diferentes parámetros
de los informes y extraer su modelo de
datos. Así generamos los diferentes cubos
-de demanda o de facturación, por ejem-
plo-, para luego formar a sus usuarios y
darles todo el conocimiento para que fue-
ran totalmente autónomos en el proceso
de análisis de la información. •
6

7. 3 Velocidad
Venca obtiene la información de forma
inmediata, ya no hace falta esperar horas
para obtener resultados antiguos.
La nueva solución permite filtrar los
resultados por aspectos clave, como
temporada o año, y calcularlos de forma
inmediata porque han sido preprocesados
con anterioridad. Esto supone un ahorro
enorme de tiempo para destinarlo a tareas
más beneficiosas para la empresa. •
2 Accesibilidad
Actualmente existe un único punto de
acceso para toda la información de Venca
y los empleados saben que los datos que
encontrarán son fiables y están actualiza-
dos al día.
Lejos quedó el tener que lidiar con datos
del día anterior. Así los usuarios saben en
cualquier momento cuál es la situación de
sus indicadores de interés y pueden tomar
las decisiones oportunas. •
1 Facilidad de uso
Aplicada la primera fase de la solución
Venca dispone ahora de toda su infor-
mación centralizada y accesible para
cualquier usuario de la empresa que lo
necesite.
Los trabajadores de los distintos departa-
mentos no tienen que depender de perso-
nas externas ni esperar antes de obtener
los informes. Pueden acceder a los datos
al instante y de forma autónoma. •
Beneficios /
7

8. Barcelona
Madrid
Andorra
Londres
Buenos Aires
San Luis
contact@raona.com
www.raona.com
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