La presente exposición nos indicará la manera en que debemos organizar los Archivos de Gestión en el Ejercito, en común acuerdo a lo establecido en la Ley 594 de 2000
2. BENEFICIOS
1. Emplear menos tiempo en la
recuperación de Documentos
2. Reducir espacio de
Almacenamiento.
3. Eliminación de Duplicados.
4. Empleo de menos material de
Archivo.
3. PERJUICIOS
1. Problemas de ubicación de
Documentos.
2. Perdida de Documentos.
3. Copias innecesarias.
4. Acceso a los documentos sin
ningún control.
4.
5. ¿Qué es un Archivo ?
Conjunto de documentos, de
diversa forma o soporte material,
acumulados en un proceso natural
y conservados como testimonio o
como fuentes para la historia.
6. ¿Por qué siendo tan
importante es tan
descuidado?
1. Desconocemos que es un requisito
legal.
2. Ignoramos las ventajas de conservar la
información adecuadamente.
3. Manejamos el concepto de una bodega.
4. Le damos la importancia al documento
para el momento.
7. ¿Qué debemos guardar en
el Archivo que vamos a
Administrar?
• La memoria de la Unidad en
cualquier clase de formato,
generalmente en expedientes
durante tiempos determinados, por
temas (series), para facilitar la
información.
8. Fases de Formación del Archivo
• Documentos generados en los procesos de gestión administrativa.
• Producto de los trámite y las normas internas indicadas en las TRD.
• Documentos de la presente vigencia.
• Transferencias Primarias de los Archivos de Gestión
• Su consulta no es tan frecuente
• Documentos anteriores a la presente vigencia.
• Última etapa del ciclo vital del documento.
• Valores Secundarios
• Conservación Total
ARCHIVO
9.
10. Primera Tarea:
Organigrama de la dependencia:
1. Representación Interna y
Jerárquica
2. División administrativa
3. Desempeño de funciones
11. Segunda Tarea:
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Listado de los diferentes documentos
que manejamos llamados series
(conjunto de documentos iguales),
producidos o Recibidos por las
Dependencia, en Cumplimiento de sus
funciones y en las cuales se establece el
tiempo de permanencia en cada fase de
Archivo.
12. Tercera Tarea:
Reunir físicamente todo lo que se
llame igual
1. Conformar las series Documentales
o Clasificar por “temas” de
acuerdo a orden alfabético
2. Ordenarlo Cronológicamente (años,
meses días)
13. Cuarta Tarea:
Proporcionarle un empaque
adecuado
1. Carpetas o Cajas
2. Proteger el material
3. Lugar adecuado
4. Fácil consulta
5. Identificación Clara
