El documento describe la importancia de un enfoque corporativo en la administración de proyectos, subrayando la necesidad de estandarizar procesos, mejorar la eficiencia y facilitar el seguimiento a través de una plataforma tecnológica como Microsoft EPM. Se presentan modelos de solución que permiten la formulación, seguimiento y cierre de proyectos, resaltando la colaboración y el alineamiento estratégico entre las iniciativas. Además, se aborda la administración del cambio como un elemento clave para lograr la adopción organizacional y mejorar los procesos, la tecnología y las personas involucradas.

1. Administración corporativa de proyectos usando tecnología Microsoft Ing. Mauricio Arroyo, MBA, PMP, MCTS

2. Contenido Presentación del Proyecto por parte de la directora del Proyecto la Lic. Yajaira Picado P. Administración Corporativa de Proyectos. Modelos de solución. Intermedio (15 minutos). La solución tecnológica para la administración corporativa de proyectos. Nuestro enfoque de solución. Fecha: 14 de febrero Horario: 1:30 p.m. a 3:30 p.m. Lugar: Oficinas del ICE. - -

3. Administración corporativa de proyectos

4. La importancia de un enfoque corporativo La importancia de un enfoque corporativo surge de la necesidad de: La problemática de ejecutar múltiples proyectos en donde se requiere un retorno sobre la inversión Disponer de una base corporativa de recursos que promueva una mayor eficiencia en su uso Facilitar la planificación, la ejecución y el seguimiento corporativo La necesidad de estandarizar los procesos de gestión para asegurar el adecuado control y seguimiento Contar con una visibilidad corporativa de todas las iniciativas con base en indicadores (KPI’s) Disponer de un ambiente tecnológico que promueva una mayor participación de los involucrados descentralizadamente Establecer las mejores prácticas de negocio en el tema de gestión de proyectos Disponer de una herramienta que soporte integralmente el modelo de gestión de proyectos que requiere la empresa - -

5. La importancia de un enfoque corporativo Factores críticos de éxito: La necesidad debe ser corporativa y estar identificada como componente estratégico de la compañía Debe enfocarse hacia la necesidad de un modelo de operación para la gestión de proyectos y no hacia una herramienta tecnológica Debe existir un marco metodológico de referencia aceptado (PMI, Prince2, otros) Es necesario la existencia de alguna unidad que establezca controles, buenas prácticas y regule la operación de la administración de proyectos corporativa (PMO) Debe existir una metodología de gestión de proyectos específica de la empresa alineada con el modelo de operación Debe disponerse de una herramienta tecnológica que soporte ese modelo de operación Debe realizarse una adecuada gestión de cambio - -

6. Modelos de solución viables Un ejemplo

7. Un ejemplo … Cobertura Total del Proceso de Gestión de Proyectos bajo un modelo que permita su institucionalización - - Formulación de Proyectos Planificación Control y Seguimiento Cierre Soporte Planificación Estratégica

8. Formulación de Proyectos – Identificación de Proyectos - - Directores de Proyectos Consolidación de Proyectos 2 3 Proyectos Candidatos 4 Revisión por Dirección Corporativa Preselección de Proyectos 5 Proyectos Seleccionados por Dirección Corporativa 6 Selección de Proyectos según alineamiento estratégico 7 Proyectos a ejecutar 8 1 Iniciativas D1: Id de Proyectos 9 10

9. Formulación de Proyectos – Justificación de Proyectos - - Directores de Proyectos Proyectos a ejecutar 1 D2: Visión y Alcance 2 Site del Proyecto 3 Consulta por parte de los involucrados 4

10. Planeación - - Repositorio Central El Director de Proyecto crea un Plan de Proyecto 1 DP negocia Recursos Genéricos y / o Específicos 2 3 DP solicita Recursos 4 5 El Administrador de Recursos asigna Recursos 6 7 Consulta ejecutiva de Proyectos y uso de Recursos 8

11. Ejecución y Control – Reporte de Tiempo - - Repositorio Central Miembro reporta progreso 1 TimeSheet Director aprueba o rechaza el reporte de Tiempo 2 3 Director efectúa seguimiento 4

12. Ejecución y Control – Administración de Documentos y de Riesgos - - Repositorio Central Miembro sube informaci ón 1 2 Miembro confecciona Minutas Meeting WorkSpace 3 Identificaci ón y Valoración de Riesgo 5 4 Miembro incluye Issues Acciones para mitigar el riesgo 6 7 Director efectúa seguimiento 8

13. Ejecución y Control – Informes de Avance - - Repositorio Central Director crea un Informe de Avance 4 Director efectúa seguimiento Biblioteca de Informes 1 2 3 Biblioteca de Informes

14. Cierre del Proyecto - - Repositorio Central Director crea Informes de Cierre 4 Aprendizaje 1 Biblioteca de Documentos de Cierre Director actualiza métricas oficiales 2 BD Métricas 3

15. La solución tecnológica para la administración corporativa de proyectos

16. Componentes de una Solución Empresarial para la Adm de Proyectos - - Herram para el Reg de la Info del Proyec Marco Metodológico de Operación Modelo de Operación Correcto Estándares Administ del Portafolio de Proyectos Administración de los Recursos Colaboración Seguridad de Acceso de la Información y Perfiles RegistrDescentralizada Consulta en Línea de la Información

17. La Solución EPM de Microsoft Es una solución flexible y sencilla para la administración de la cartera de proyectos y de los recursos de todo un departamento, una división o una organización. Permite alinear las iniciativas, los proyectos y los recursos para obtener mejores resultados económicos en un plataforma de colaboración - -

18. El Portafolio de Proyectos y el Proceso de Toma de Decisiones - - Control por medio de tarjetas de puntuación (Verificación del status de los proyectos) Modelar a través del tiempo: recursos, costos. Recopilar información actualizada de la cartera de los proyectos con una mayor integración con los sistemas existentes Aspectos Importantes Definición de Estándares Portafolio de Proyectos

19. El Portafolio de Proyectos y el Proceso de Toma de Decisiones - - Los estándares en el portafolio propician una mejor administración del trabajo Por medio de los estándares definidos se pueden establecer procesos repetitivos que optimicen el uso de los recursos para reducir costos, mejorar la calidad y mantener la productividad. Aspectos Importantes Definición de Estándares Portafolio de Proyectos

20. Optimizar el Manejo de los Recursos de un Proyecto - - Capacidades de Administración de los Recursos Evaluación de la Eficiencia Mediante el seguimiento en la asignación de los recursos a través de los proyectos Determinación de la carga de trabajo Creación de Equip de Alto Desempeño Mediante herramientas que ayudan a localizar los recursos y selección de los mismos según sus “skills” Determinar Necesid de Contratación Mediante la proyección a corto plazo y largo plazo

21. Fortalecimiento de la Colaboración en la Organización - - Fortalecimiento de la Colaboración (Compartir Información y Coordinación) Reducc Tiempo en Prep Informes El estado actual de los proyectos es determinado de inmediato Coordin de los Equipos de Trabajo Mediante las notificaciones automáticas en los aspectos por resolver Almacenar, Vincular y Comp Inform La información de los proyectos está centralizada y relacionada para posibilitar la colaboración

22. Microsoft Project Server 2003 como Plataforma para la Adm de Proyectos - - Consulta del Portafolio e Interpretación de la Info Revision Efectiva del Uso de los Recursos Asignación/Reasignación de Recursos Registro de Tiempo (Progreso) Un Día en Una Organización con Microsoft EPM Solution Claudia Martínez (Ejecutiva) Carlos Ramírez (Jefe de RH) Ricardo del Valle (Direc de Proyect) Juan García (Colaborador)

23. - -

24. Nuestro enfoque de solución

25. Nuestro enfoque de solución Resolver la necesidad corporativa de gestión de proyectos conlleva un enfoque integral - - Alineamiento Estratégico Metodología + Procesos/Personas + Tecnología PMI Modelo de Operación Solución EPM

26. Beneficios del enfoque de solución propuesto Un modelo de negocio mejorado al integrar la solución EPM Provee un mecanismo de colaboración para la Formulación y Selección de Proyectos Soporta por medio de sitios de colaboración los estándares de documentación establecidos para la administración de Proyectos Agiliza la creación de los informes de avance Mantiene un repositorio resumen de las principales métricas de los proyectos y provee un mecanismo sencillo para su consulta. Integra tecnologías Microsoft para brindar una solución total - -

27. Portal PMO - - Portal PMO Noticias Eventos Material Educativo Anteproyectos DashBoard Ejecutivo Foros Encuestas Directorio de Proyectos Sitio Documental Proyecto 1 Sitio Documental Proyecto k Lecciones Aprendidas

28. Ejemplo de sitio documental - -

29. Ejemplo de sitio documental - -

30. Administración del Cambio La transformación de un cambio organización está directamente impactado por el grado de conocimiento de la empresa. Una estrategia de administración de cambio debe estar dirigida hacia aumentar el conocimiento de las personas con el fin de lograr un adecuado entendimiento del beneficio organizacional de la solución. Se debe tener presente que la cultura refleja el grado de capacidad de la empresa para adoptar el cambio. Este debe ser el punto de partida.

31. Administración del Cambio El cambio se produce a nivel de procesos del negocio, tecnología y personas; y en cada caso se deben realizar acciones que aseguren que se alcanzará el estado organizacional deseado. Cada uno de estos estados, todos los componentes (los procesos, la tecnología, las personas) sufrirán transformaciones hacia la mejora, hasta lograr la adopción.

32. Grupo Asesor en Informática Aliado estratégico