Este documento resume los resultados de una encuesta y debate realizado por IDC sobre los retos de la gestión documental en las pymes. Algunos de los principales retos identificados son la proliferación de canales de publicación y creadores de contenido, la necesidad de garantizar la confidencialidad de la información, y la gestión de la heterogeneidad de formatos. Las empresas también señalaron áreas de mejora como la facilidad para compartir información y la fiabilidad y consistencia de los datos.

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Estudio patrocinado por:
Gestión Documental Automatizada para las PYMES

2. Gestión Documental Automatizada para las PYMES.
Fernando Maldonado
INTRODUCCIÓN
La complejidad que conlleva la proliferación de canales de publicación junto con
el incremento de creadores de contenidos se ha convertido en uno de los
principales retos de la gestión de contenidos en las PYMES.
Ello en un contexto en el que las empresas definen como necesaria para su
gestión documental garantizar la confidencialidad de la información y gestionar
la heterogeneidad de lenguajes y formatos.
Las PYMES consultadas por IDC consideran que la tecnología para hacer
frente a estos retos está disponible aunque apuntan a la facilidad para compartir
información y a la fiabilidad y la consistencia de la información como áreas de
mejora.
Este documento pretende ahondar en los retos, preocupaciones y áreas de
mejora de la gestión documental señalando los cambios necesarios en los
procesos de negocio, cambios culturales y tecnología disponible que permite
abordar esta situación con garantías de éxito.
Durante los meses de abril y mayo IDC preguntó a un conjunto de PYMES
sobre aspectos relevantes para dar respuesta a estas cuestiones y el 25 de
mayo IDC se reunión con algunas empresas usuarias para discutir los aspectos
críticos de la gestión documental. Este documento sintetiza los resultados de la
encuesta realizada así como el debate que IDC mantuvo con distintas
empresas usuarias en la que Baratz, empresa especializada en la gestión de
contenidos, compartió su experiencia de más de 30 años en gestión
documental.
En concreto, las empresas que intervinieron en el debate fueron:
• Wolters Kluwer
• Open Natures SL
• Grupo Zeta, S.A.
• AC Hotels
• TCM
• Adif
• Coach Comercial
• Atolon 98
• Areatrans, S.A.
• Fundación de los Ferrocarriles Españoles
• Grupo SM
• Onda Madrid
• Seeliger y Conde
• Baratz
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3. L A G E S T I Ó N D E C O N T E N I D O S
Es obvio que el reto de cualquier organización o empresa es conseguir la mayor
rentabilidad de todas sus actividades (internas y externas) y desarrollar la mejor
estrategia para crecer dentro del mercado seleccionado.
Para ello se valen del instrumento más valioso como es el conocimiento de las
personas. Garantizar su correcta explotación es el objetivo fundamental de
cualquier proyecto de Gestión Documental.
En consecuencia, es necesario dotar a este tipo de proyectos de un conjunto de
elementos interrelacionados capaces de superar obstáculos y de crear áreas de
mejora e innovación en la actividad de la organización que hará uso del
sistema.
Por tanto, debemos ahondar en varios aspectos: Obstáculos comunes y
tendencia a seguir para su eliminación.
• Extender buenas prácticas que eliminen paulatinamente el uso del
papel en aquellos casos en los que sólo representa un instrumento de
apoyo sin valor primario, ya sea legal, fiscal, contable, etc.
• Mantener una política de extensión de proyectos gerencial, de forma
que pueda extenderse al resto de la organización de forma
homogénea.
• Mejora de las infraestructuras y de los servicios prestados por las
compañías de telecomunicaciones. Es necesario extender anchos de
banda de calidad más amplios a precios más asequibles y que los
organismos oficiales impulsen métodos y prácticas más transparentes
que favorezcan el uso de estos servicios a los clientes, ya sean
empresas, particulares u otros.
• Consolidar el marco regulador en la gestión de la información
electrónica, independientemente del canal utilizado. En última
instancia se pretende así defender los derechos de los usuarios y
compañías que venden sus servicios o reciben contraprestación por
ellos. Se está deacuerdo en que, actualmente, existe abuso en el uso
y extensión de ciertas tecnologías intrusivas que no ofrecen valor o
utilidad a sus usuarios. Por tanto, cualquier actividad derivada del
avance tecnológico en las Tecnologías de la Información debería
haber sido reglada antes de su puesta en servicio por entes oficiales.
• Manejo de sistemas de información con formatos de contenidos
dispares y propietarios. Se debe constituir un conjunto de formatos de
contenido basados en estándares abiertos cuya aceptación y
evolución debe ser asumida por los fabricante de software documental,
favoreciendo el intercambio de información, la conservación de
contenidos a largo plazo, la creación de conjuntos de repositorios que
pueden ser accedidos como una unidad de forma transparente para el
usuario, etc.
Durante su intervención, los expertos de Baratz apuntaron los elementos clave
para un proyecto de Gestión Documental. A continuación se sintetizan los
principales:
• Metodología reconocida internacionalmente para garantizar la
aplicación de las buenas prácticas en la ejecución del proyecto.
• Diseño teórico de procesos a implementar según marco regulador.
• Software compatible con el marco regulador en su área de influencia e
incluido por ley en su RoadMap.
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4. • Software compatible con formatos de contenido según estádares
abiertos y aceptados internacionalmente e incluido por ley en su
RoadMap.
Q U É C A N A L E S U T I L I Z A E N S U E M P R E S A P A R A L A
P U B L I C A C I Ó N D E C O N T E N I D O S
Las empresas consultadas por IDC utilizan en todos los casos la web como vía
de publicación de contenidos y en un porcentaje bastante elevado, si bien no en
todas, la publicación impresa. De hecho, esta última está presente en
aproximadamente cuatro de cada cinco empresas.
La aproximación a la publicación de contenidos por distintos canales difiere del
sector de actividad aunque resulta frecuente que la estructura web se soporte
sobre papel, lo cual dificulta la sustitución del canal impreso por el canal web.
Si bien la web es el medio dominante también aparecen nuevos canales de
publicación como los dispositivos móviles que ya utilizan una de cada cinco
empresas. La adopción de nuevos canales se produce en la medida que los
usuarios aceptan u obtienen valor de los mismos. Por tanto, el uso de nuevos
canales de publicación, apuntaron las empresas participantes en el debate,
debe ir precedido de una correcta segmentación del usuario final.
El siguiente gráfico sintetiza las respuestas de las empresas consultadas por
IDC.
GRÁFICO 1
A través de qué medios publica
Fuente IDC, 2010
N = 46
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5. S I T U A C I Ó N D E L A G E S T I Ó N D O C U M E N T A L .
No existe ningún aspecto que destaque de forma significativa a la hora de
definir la gestión documental en las empresas, si bien las formas de definirla
más frecuentes entre las empresas consultadas por IDC son:
• Delicada debido a la necesidad de garantizar la confidencialidad de la
información. En este sentido, las empresas usuarias apuntan a la
regulación como elemento catalizador de las inversiones en gestión
documental.
• Compleja debido a la necesidad de gestionar la heterogeneidad de
leguajes y formatos. En este punto, todas las empresas que asistieron
al debate estuvieron de acuerdo en la necesidad de una mayor
estandarización que facilite la interoperatibilidad.
Otras formas de definir la situación de la gestión de documentos son la lentitud
debida a procesos manuales o la ineficiencia en la búsqueda de la información.
En ambos casos la gestión de documentos puede mejorar la productividad de
los empleados y reducir los costes que generan ciertas ineficiencias. Por
ejemplo, IDC ha constatado que un trabajador del conocimiento invierte en
promedio 9 horas semanales a buscar información y de estas aproximadamente
un tercio no da resultado, es decir, que no se encuentra lo que se estaba
buscando. Esta situación da pie a que se tenga que volver a crear dicho
contenido. Es fácil deducir los costes que todo ello genera para la empresa.
El siguiente gráfico sintetiza las respuestas de las empresas encuestadas.
GRÁFICO 3
Cómo definiría la gestión de documentos en su empresa
Fuente: IDC, 2010
N= 46
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6. P R I N C I P A L E S Á R E A S D E P R E O C U P A C I Ó N E N L A
G E S T I Ó N D O C U M E N T A L .
El principal aspecto que preocupa a las empresas consultadas por IDC es la
complejidad resultante de cruzar múltiples canales de publicación con múltiples
creadores de contenidos.
Además a ello hay que añadir que dentro de la gestión de contenidos las
empresas distinguen dos vertientes: la vertiente interna y la externa. La primera
se dirige a buscar una mayor eficiencia organizativa y a explotar el
conocimiento interno como activo de la organización. La segunda se dirige a
buscar la explotación de la documentación entre clientes y proveedores.
En un plano importante pero secundario queda la falta de una responsabilidad
clara sobre la gestión de la documentación. En este sentido, las empresas que
asistieron al debate destacaron la necesidad de que el proyecto sea impulsado
por la dirección de la empresa quien debe favorecer los cambios culturales
necesarios así como establecer las distintas políticas que definan
responsabilidades claras.
El siguiente gráfico sintetiza las respuestas de las empresas encuestadas.
GRÁFICO 4
Cuáles son las principales áreas de preocupación respecto a la gestión
documental en su empresa.
Fuente: IDC, 2009
N =46
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7. A R E A S D E M E J O R A E N L A G E S T I Ó N
D O C U M E N T A L .
La principal área de mejora en la gestión del ciclo de vida de la información
identificada por las empresas consultadas por IDC es la facilidad para compartir
información que es mencionada por siete de cada diez empresas. Según los
datos que maneja IDC, un trabajador del conocimiento dedica en media 6.4
horas semanales a comunicarse y colaborar dentro de la empresa. En este
sentido es importante destacar que pequeñas mejoras en cómo se comparte la
información pueden traducirse en grandes ahorros de tiempo y por extensión de
coste.
En un segundo plano aparece la mejora en la fiabilidad y la consistencia de la
información. Los beneficios de una mayor consistencia en la información son
claros además debe considerarse que las mejoras en este terreno tienen un
impacto significativo en la empresa dado que evita el efecto en cascada que
genera el trabajar con información inadecuada.
Otras áreas de mejora mencionadas con menor frecuencia son la agilidad para
la publicación, el archivado a largo plazo o la mayor capacidad de reutilización.
El siguiente gráfico sintetiza las respuestas de las empresas encuestadas.
GRÁFICO 5
Cuáles son las principales áreas de mejora en la gestión del ciclo de vida de la
información
Fuente: IDC, 2009
N =46
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8. O F I C I N A S I N P A P E L E S .
La mayoría de las empresas consultadas por IDC creen que la oficina sin
papeles es factible. Sin embargo, las mayores discrepancias se dan en los
plazos en los que piensan que se pueden producir: para un grupo de empresas
es necesario que se produzca una gestión del cambio importante mientras que
otras han iniciado pilotos en sus empresas con éxito.
Por último, entre las empresas que no lo encuentran factible apuntan a la
superioridad del papel para algunas o la necesidad de un cambio cultural tan
importante que necesitará un relevo generacional para que pueda ser
planteado.
Durante el debate muchas empresas coincidieron en que la oficina sin papeles
es viable en el largo plazo pero que distintos sectores y tamaños de empresas
llevarán distintas velocidades. Además, se identificaron procesos en los que la
dificultad será mayor a la hora de eliminar el papel. En concreto, se identificaron
aquellos en los que se requiere de firma dado que la firma electrónica está lejos
de ser aceptada de forma masiva por los usuarios.
El siguiente gráfico sintetiza las respuestas de las empresas encuestadas.
GRÁFICO 5
¿Es posible la “oficina sin papeles”?
Fuente: IDC, 2010
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