14.2 man gh-005 programa de orden y aseo

GOBERNACIÓN DEL TOLIMA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Código:
MAN-GH-005
Versión: 01
MACROPROCESO: GESTION HUMANA Pág. 1 de 16
PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO
Vigente
desde:
27/06/2018
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Martha Ines Linares Lozano
Profesional de Apoyo en Salud Ocupacional
Dora Isabel Buitrago Gutiérrez
Asesora de Riesgo ARL POSITIVA
Equipo MECI-CALIDAD Equipo MECI-CALIDAD
Fecha: febrero de 2018 Fecha: febrero de 2018 Fecha: junio 27 de 2018
GOBERNACION DEL TOLIMA

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permitida la transferencia o uso de cualquier información contenida en el, sin acuerdo previo y documentado, ni su
reproducción total o parcial por parte de cualquier persona o entidad.
Contenido
OBJETIVO ................................................................................................................................. 4
RESPONSABLES ...................................................................................................................... 4
ALCANCE.................................................................................................................................. 4
DEFINICIONES......................................................................................................................... 4
NORMATIVIDAD..................................................................................................................... 5
PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO ......................................................................................... 5
METODOLOGÍA DE LAS 9 ”S” .............................................................................................. 6
Seiri – Organización...............................................................................................................................7
Seiton – Orden ......................................................................................................................................7
Seiso – Limpieza....................................................................................................................................7
Seiketsu – Control Visual.......................................................................................................................8
Hitsuke – Disciplina Y Hábito ................................................................................................................8
Shikari – Constancia..............................................................................................................................8
Shitsukoku – Compromiso ....................................................................................................................8
Seishoo – Coordinación.........................................................................................................................8
Seido – Estandarización ........................................................................................................................9
ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO
..................................................................................................................................................... 9
DESCARTAR “Lo que no sirve que no estorbe”.....................................................................................9
IDENTIFICAR ELEMENTOS NECESARIOS E INNECESARIOS ..................................................................10
ORGANIZAR ¡Un lugar para cada cosa... y cada cosa en su lugar!......................................................10
CONTROLES VISUALES.........................................................................................................................11
MARCACIÓN DE LA UBICACIÓN ..........................................................................................................11

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LIMPIEZA “Todo impecable”...............................................................................................................13
RETROALIMENTACIÓN “Me siento mejor con lo alcanzado y lo quiero mantener” ..........................13
AUTOCONTROL Y DISCIPLINA “Observo las reglas establecidas para tener y mantener el orden”. ..14
EVALUACIÓN DEL PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO ................................................... 14
INDICADORES DE PROCESO O DE GESTIÓN ........................................................................................15
INDICADORES DE IMPACTO ................................................................................................................15
CONTROL DE CAMBIOS...................................................................................................... 15
ANEXOS .................................................................................................................................. 16

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OBJETIVO
Establecer e implementar el Programa de Orden y Aseo en todas las sedes de la
GOBERNACION DEL TOLIMA para mejorar y mantener las condiciones de organización,
orden y limpieza.
RESPONSABLES
Representantes del COPASST y responsables de Seguridad y Salud en el Trabajo
ALCANCE
Aplica para todas las instalaciones, áreas y sedes de la Gobernación del Tolima A fin de
divulgar y sensibilizar a los funcionarios y contratistas sobre el cumplimiento del
Programa de Orden y Aseo, para mejorar el aspecto físico de la entidad, relacionado
con la organización de materiales y herramientas.
DEFINICIONES
• ASEO: Conjunto de actividades que permiten mantener las áreas de trabajo libres
de residuos orgánicos e inorgánicos, los cuales pueden afectar la salud y el
bienestar de los funcionarios y contratistas.
• CLASIFICAR: Dividir u ordenar por clases o categorías.
• INSPECCIÓN: Examen o reconocimiento realizados con atención.
• ORDEN: Conjunto de actividades que permiten ubicar los elementos de un área
o puesto de trabajo en el lugar que le corresponde o que fue diseñado para tal fin.
Colocar con determinado criterio de organización en el lugar apropiado o en el
que corresponde.
• RESIDUO O DESECHO: Material que queda como inservible después de haber
realizado algún trabajo y operación.

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• RECICLAR: Sometimiento de desperdicios o de materiales usados a un proceso
que los haga nuevamente utilizables.
NORMATIVIDAD
• Ley 9 de 1979: Norma general de saneamiento ambiental de seguridad y salud en
el trabajo.
• Decreto 2811 de 1974: Código Nacional de Recursos Renovables y Protección
del Medio Ambiente.
• Resolución 2400 de 1979: Por la cual se establecen algunas disposiciones sobre
vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo.
• Resolución 2013 de 1986: Por la cual se reglamenta la organización y
funcionamiento de los Comités de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en los
lugares de trabajo.
• Resolución 1016 de 1989: Por la cual se reglamenta la organización,
funcionamiento y forma de los Programas de Salud Ocupacional que deben
desarrollar los patronos o empleadores en el país.
• Decreto 1295 de 1994: Por el cual se determina la organización y administración
del Sistema General de Riesgos Profesionales
• Resolución 1401 de 2007: Por la cual se reglamenta la investigación de incidentes
y accidentes de trabajo.
• NTC ISO 14001: 2004 Sistema de Gestión Ambiental requisitos con orientación
para su uso.
• NTC OHSAS 18001:2007. Sistema de Gestión en Seguridad y Salud.

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Cuando hablamos de Orden y Aseo, hacemos referencia a las condiciones de
organización y limpieza adecuada de un lugar ya sea en el hogar, sitio de trabajo o
ambientes abiertos.
Generalmente en toda la Gobernación del Tolima, las actividades que tienen que ver con
el orden y el aseo son delegadas exclusivamente al personal del área de aseo,
descargando en ellos la responsabilidad de mantener las instalaciones en perfecto
estado.
Se dice que se manejan estándares adecuados de orden y limpieza cuando:
• Permanentemente elimina lo innecesario y se clasifica lo útil.
• Adecua espacios para almacenar materiales y poderlos localizar fácilmente.
• Cuenta con sitios para hacer una correcta disposición de residuos.
• Hace remoción rápida de derrames y mantenimiento de las instalaciones.
• Controla oportunamente escapes, derrames y goteras.
• Hace seguimiento a las condiciones de Orden y Aseo a partir de una lista de
chequeo.
Los beneficios que traen el orden y la limpieza son:
• Riesgos de accidentalidad disminuidos.
• Mayor provecho del espacio.
• Se hace buen uso de los recursos disponibles.
• Incremento del rendimiento en el trabajo puesto que se reduce el tiempo
invertido en la búsqueda de objetos.
• Se mantienen inventarios en el mínimo necesario.
• Se estimulan comportamientos seguros de trabajo.
• Se genera un ambiente de trabajo agradable.
METODOLOGÍA DE LAS 9”S”
La metodología de las 9 “s” es un sistema para una mejor efectividad en el personal, las
9 “s” están evocadas a entender, implantar y mantener un sistema de orden y limpieza
en la entidad, al aplicarlas tenemos retribuciones como una mejora continua, unas

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mejores condiciones de calidad, seguridad y medio ambiente de toda la Institución. Con
la implementación de las 9 “s” se pueden obtener los siguientes resultados:
• Una mayor satisfacción de los trabajadores.
• Menos accidentes.
• Menos pérdidas de tiempo para buscar herramientas o papeles.
• Una mayor calidad del servicio ofrecido.
• Disminución de los desperdicios generados.
Las herramientas utilizadas en las 9 “s” son las siguientes:
• Listas de verificación.
• Entrevistas.
• Instrucciones de trabajo.
• Fotografías del antes y después.
Las 9 “s” deben su nombre a la primera letra de la palabra de origen japonés el
significado, de cada una de ellas será explicado a continuación:
Seiri – Organización
Organizar consiste en separar lo necesario de lo innecesario, guardando lo
necesario y eliminando lo innecesario.
Seiton – Orden
El orden se establece de acuerdo a los criterios racionales, de tal forma que cualquier
elemento esté localizable en todo momento. El orden se lleva a cabo mediante la
identificación de un elemento, herramienta u objeto a través de un código, número o algo
característico de tal forma que sea fácil de localizar.
Seiso – Limpieza

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Mantener permanentemente condiciones adecuadas de aseo e higiene, lo cual no sólo
es responsabilidad de la entidad, sino que depende de la actitud de los funcionarios.
Seiketsu – Control Visual
Es una forma empírica de distinguir una situación normal de una anormal, con normas
visuales para todos y establece mecanismos de actuación para reconducir el problema.
Hitsuke – Disciplina Y Hábito
Cada empleado debe mantener como hábito la puesta en práctica de los procedimientos
correctos. Sea cual sea la situación se debe tener en cuenta que para cada caso debe
existir un procedimiento.
Shikari – Constancia
Voluntad para hacer las cosas y permanecer en ellas sin cambios de actitud, lo que
constituye una combinación excelente para lograr el cumplimiento de las metas
propuestas.
Shitsukoku – Compromiso
Es la adhesión firme a los propósitos que se han hecho, es una adhesión que nace del
convencimiento que se traduce en el entusiasmo día a día por el trabajo a realizar. Un
compromiso que debe permear a todos los niveles de la Institución y que debe utilizar el
ejemplo como la mejor formación.
Seishoo – Coordinación
Una forma de trabajar en común, al mismo ritmo que los demás y caminando hacia unos
mismos objetivos. Esta manera de trabajar sólo se logra con tiempo y dedicación.

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Seido – Estandarización
Permite regular y normalizar aquellos cambios que se consideren benéficos para la
Institución y se realiza a través de normas, reglamentos o procedimientos. Éstos señalan
cómo se deben hacer las actividades que contribuyan a mantener un ambiente adecuado
de trabajo.
ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO
DESCARTAR “Lo que no sirve que no estorbe”
Busca identificar en cada sitio de trabajo y espacios comunes los elementos que son
útiles, reciclables o reutilizables para el desempeño de las labores, eliminando lo inútil.
El almacenar materiales innecesarios quita espacio, estorban, impiden la circulación, da
sensación de desorden, impide la visión completa del área de trabajo y pueden generar
accidentes laborales.
Clasificar consiste en:
• Separar lo necesario de lo innecesario para el trabajo rutinario.
• Definir un lugar donde ubicar en forma definitiva lo que definió como necesario, y
donde se ubica en forma provisional lo que no fue necesario, pero que puede servir
a alguien más, de acuerdo a su naturaleza, uso, seguridad y frecuencia de utilización
con el objeto de facilitar la agilidad en el trabajo.
• Organizar las herramientas en sitios donde los cambios se puedan realizar en el
menor tiempo posible.
• Eliminar información innecesaria y que nos puede conducir a errores de
interpretación o de actuación.

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• Habilitar y definir la zona de almacenamiento de materiales necesarios (elementos
de trabajo) e innecesarios (elementos de reciclaje temporal y reciclaje definitivo)
• Eliminar elementos que afectan el funcionamiento de los equipos y que pueden
conducir a averías.
• Desechar directamente lo que no sirve.
• Determinar las causas de aparición de materiales innecesarios para evitar el
retroceso de la mejora conseguida
IDENTIFICAR ELEMENTOS NECESARIOS E INNECESARIOS
En este paso se pueden emplear las siguientes ayudas:
• Lista de elementos
Elaborar una lista en donde se registren los elementos necesarios e innecesarios, su
ubicación, frecuencia de uso y disposición final de elementos innecesarios.
Las preguntas habituales que se deben hacer para identificar si un elemento es necesario
o innecesario son las siguientes:
• ¿Es necesario este elemento?
• ¿Si es necesario, es necesario en esta cantidad?
• ¿Si es necesario, tiene que estar localizado aquí?
ORGANIZAR ¡Un lugar para cada cosa... y cada cosa en su lugar!
Esta actividad consiste en ordenar y organizar los elementos necesarios clasificados en
el inventario que permitan su uso inmediato.
Una vez hemos eliminado los elementos innecesarios, se define el lugar donde se deben
ubicar aquellos que necesitamos con frecuencia, tales como: herramientas, equipos
móviles, partes y repuestos, implementos de aseo, entre otros, identificándolos con un
rótulo y asignándoles un lugar de disposición demarcado y señalizado con lo que se
consigue eliminar la pérdida de tiempo en su búsqueda y facilitar su retorno al sitio una
vez utilizados.

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CONTROLES VISUALES
Un control visual se utiliza para informar de una manera fácil entre otros los siguientes
temas:
• Sitio donde se encuentran los elementos
• Sitio donde deben ubicarse los elementos de aseo, limpieza y residuos clasificados.
• Dónde ubicar los artículos de oficina como cosedora, calculadora, carpetas,
bolígrafos, etc.
• Hacer un paseo de orden y durante él observar cada puesto de trabajo, determinando
cuales son los elementos que debe haber en cada uno y en qué lugares
respectivamente, encima del escritorio solo deben estar los elementos estrictamente
necesarios para el desempeño de la actividad laboral, del mismo modo en las zonas
comunes, deben determinarse la manera en que los materiales necesarios deben
ubicarse e identificarse.
• Analizar las necesidades de orden en función de las cantidades, la frecuencia de
uso.
MARCACIÓN DE LA UBICACIÓN
Una vez se tengan identificados los sitios para la localización de los elementos se
procede a realizar su demarcación y señalización. En el cuadro que aparece a
continuación se especifican los colores a utilizar para hacer la demarcación de las
diferentes áreas. La Resolución 2400 de 1979 establece el código de colores para
identificar elementos, materiales y áreas.
COLOR SIGNIFICADO
ROJO
Elementos y equipos de protección contra el fuego, tales como
extinguidores, hidrantes y tuberías de alimentación de los
mismos, cajas para mangueras, alarmas y cajas accionadoras
de las mismas; puertas y escaleras de escape. Recipientes
comunes y de seguridad para almacenar toda clase de líquidos

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inflamables, con indicación de su contenido. Recipientes para
lavado y desengrase de piezas.
AMARILLO
Equipo y maquinaria. Equipo de transporte de materiales (grúas,
montacargas, camiones). Talleres, plantas e instalaciones
(barandas, pasamanos, objetos salientes, transportadores
móviles, etc.). Almacenamiento de explosivos.
NARANJA
Partes peligrosas de maquinaria y/o equipos cuyas operaciones
mecánicas puedan triturar, cortar, golpear, prensar, etc. o cuya
acción mecánica pueda causar lesión. Contorno de las cajas
individuales de control de maquinaria; Interior de cajas y
controles eléctricos.
VERDE
Verde esmeralda se empleará para señalar: seguridad, equipos
de primeros auxilios, botiquines, camillas, máscaras contra
gases, fondo de carteleras de seguridad e instrucciones de
seguridad, etc. El color verde pálido se empleará para pintar: el
cuerpo de maquinaria y equipo. Partes fijas de maquinaria y
equipo; parte exterior de guardas y protecciones integrales y
adicionales; bancos metálicos; partes metálicas de silletería de
taller; prensas de banco y articuladas, gatos portátiles y de
carretilla; motores eléctricos que formen parte integral de
maquinaria.
BLANCO
Demarcación de las zonas de circulación, Indicación en el piso
de recipientes de basura
ALUMINIO
Señala superficies metálicas expuestas a radiación solar y altas
temperaturas
GRIS
Armarios y soportes para aseo de lockers.
AZUL
Color de fondo en avisos utilizados para señalar maquinaria y
equipo sometido a reparación, mantenimiento, o que se
encuentre fuera de servicio. Señalar los controles o fuentes de
poder, de maquinaria o equipo (elevadores, controles eléctricos,

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válvulas, escaleras, andamios, etc.), Recipientes para
lubricantes; motores que no formen parte integral de maquinaria
y equipo; cajas de sistemas eléctricos.
LIMPIEZA “Todo impecable”
El concepto de limpieza no solo lleva a mantener impecable la parte estética, los equipos
y los lugares de trabajo; va mucho más allá que esto, pues significa un compromiso de
todo el personal donde se incluyen directivos, administrativos y funcionarios en general,
para que coordinadamente se conforme un solo equipo que persiga siempre el mismo
objetivo
Se debe considerar como estrategia que el tiempo dedicado a esta actividad este dentro
de la jornada laboral, con el propósito de generalizar la cultura de la limpieza.
Otra estrategia consiste en delimitar las áreas que corresponden a cada funcionario para
que este se haga único responsable de mantener limpio su entorno de trabajo y no
delegar esta función exclusivamente al personal de servicios generales.
RETROALIMENTACIÓN “Me siento mejor con lo alcanzado y lo quiero mantener”
El objetivo de esta actividad es hacer que permanezca en el tiempo lo que hasta ahora
se ha alcanzado en materia de orden y aseo y eso se logra con el respaldo y compromiso
de la parte directiva.
Se pueden utilizar diferentes medios para dar a conocer y recordar las recomendaciones
de mantener el orden y aseo en cada uno de los puestos de trabajo.
• Campaña visual: esta se pone en marcha por medio de las carteleras, también por
medio de Internet. La campaña debe ejecutarse permanentemente y ser actualizada
de acuerdo a las observaciones de la inspección y observaciones de los funcionarios.
• Actividades de capacitación: se hace necesario capacitar constantemente a todo el
personal, para recordar cómo se debe implementar cada una de las actividades del
programa.

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• Refuerzo Positivo: es importante tener un espacio que permita destacar las áreas,
los puestos de trabajo o personas que con sus acciones apoyan y enriquecen el
programa con el fin de promover una cultura de orden y aseo.
• Exposición de fotografías; la idea es que se presente una serie de fotografías de
todas las áreas en condiciones óptimas y sean los mismos funcionarios los que
definan cual es el ganador.
• Entrega de reconocimientos: a las personas cuyas áreas muestren óptimas
condiciones de orden y aseo.
• Posibilidades de Mejora: aquí se hace seguimiento de las observaciones realizadas
en las inspecciones anteriores que no han sido corregidas y las causas que no han
permitido cumplir con las expectativas del programa; es importante incluir las
sugerencias que permitan avanzar en el cumplimiento de lo establecido, a través de
nuevas alternativas.
AUTOCONTROL Y DISCIPLINA “Observo las reglas establecidas para tener y
mantener el orden”.
Es hacer que se convierta en un hábito, el cumplimiento de todas las recomendaciones
implementadas en orden y aseo para el mantenimiento de las instalaciones de todas las
áreas en óptimas condiciones de limpieza.
Aquí es indispensable la motivación, apoyo y liderazgo por parte de la dirección. Se
requiere que el personal cuente con el tiempo, la capacitación y los elementos para llevar
a cabo cada una de las actividades. El reconocimiento de los logros motiva al personal
a seguir trabajando por mantener su puesto de trabajo en las mejores condiciones de
organización, orden y limpieza.
EVALUACIÓN DEL PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO
La evaluación del Programa de Orden y Aseo se hará mediante inspecciones y aplicación
de listas de chequeo en cada una de las áreas. La persona que aplica la Lista de
Verificación (Código: FMT- LIVE- OYAS-001), concluye si cumple o no con el Programa.
Otra forma de evaluar el cumplimiento es llevando un registro fotográfico, aplicando el
antes y después.

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INDICADORES DE PROCESO O DE GESTIÓN
Se refiere a la forma como se organizan los recursos disponibles para la atención de los
requerimientos en Seguridad y Salud en el Trabajo.
Porcentaje de inspecciones
No. Inspecciones realizadas X 100
No. Inspecciones programadas en un período.
INDICADORES DE IMPACTO
Aportan la información para concluir si los recursos con que se cuenta y la forma en que
se organizaron y emplearon, produjeron los resultados esperados.
Porcentaje de cumplimiento
No. Condiciones Cumplimiento positivo X 100
No. Condiciones encontradas
De otro lado, con una periodicidad trimestral se realiza una revisión de los resultados de
las inspecciones del periodo para identificar situaciones repetitivas y sus causas y definir
planes de acción.
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
REALIZADOS
01 21 de Febrero de 2017 Creación del documento

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ANEXOS
 Lista de Verificación de Orden y Aseo. Código: FMT- LIVE- OYAS-001

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