Este documento proporciona instrucciones sobre el control y administración de bienes del sector público ecuatoriano de acuerdo a las Normas de Control Interno. Describe los procesos de planificación, contratación, almacenamiento, registro, identificación, custodia, uso, mantenimiento y baja de bienes. También clasifica los bienes en de propiedad, planta y equipo, de control administrativo e inventarios, e indica las sanciones por incumplimiento de las normas.

1. FUERZA AÉREA ECUATORIANA.
CONTROL DE BIENES.
INSTRUCTOR.
SGOP. ESP. AVC. ROLANDO CHAUCA

2. CONTROL DE BIENES
DEL SECTOR PÚBLICO
“ Ninguna servidora ni servidor
público estará exento de
responsabilidades por los actos
realizados en el ejercicio de sus
funciones, o por sus omisiones, y
serán responsables administrativa,
civil y penalmente por el manejo y
administración de fondos, bienes o
recursos públicos.”
Art. 233 Constitución de la
República del Ecuador

3. El control interno (CI) es un proceso integral
aplicado por la máxima autoridad, la
dirección y el personal de cada entidad, que
proporciona seguridad razonable para el
logro de los objetivos institucionales y la
protección de los recursos públicos.
Constituyen componentes del control interno
el ambiente de control (200) la evaluación
de riesgos (300), las actividades de control
(400), los sistemas de información y
comunicación (500) y el seguimiento (600).
Las Normas de Control Interno (NCI)
relacionadas con el control de bienes se
agrupa dentro del grupo 406.
Administración de Bienes
El Control de Bienes

4. 406-01 Unidad de Administración de Bienes
La máxima autoridad a través de la Unidad de Administración de
Bienes, instrumentará los procesos a seguir en la planificación,
provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja,
conservación y mantenimiento, medidas de protección y seguridad, así
como el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles,
propiedad de cada entidad u organismo del sector público y de
implantar un adecuado sistema de control interno para su
correcta administración.

5. 406-02 Planificación
El plan al igual que sus reformas será
aprobado por la máxima autoridad de
cada entidad y publicado en el portal de
compras públicas
www.compraspúblicas.gov.ec; incluirá al
menos la siguiente información: los
procesos de contratación a realizarse, la
descripción del objeto a contratarse, el
presupuesto estimativo y el cronograma
de implementación del plan.
La planificación establecerá mínimos y
máximos de existencias, de tal forma
que las compras se realicen únicamente
cuando sean necesarias y en cantidades
apropiadas.

6. 406-03 Contratación
- Las adquisiciones serán solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la
anticipación suficiente y en las cantidades apropiadas.
- La ejecución de las compras programadas para el año se realizará
tomando en consideración el consumo real, la capacidad de
almacenamiento, la conveniencia financiera y el tiempo que
regularmente toma el trámite.
- La adquisición de bienes con fecha de caducidad, como medicinas y
otros, se la efectuará en cantidades que cubran la necesidad en tiempo
menor al de caducidad del principio activo.
- Se mantendrán las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias
para garantizar una adecuada y oportuna provisión.
- El arrendamiento de bienes se hará considerando el beneficio
institucional frente a la alternativa de adquisición.
- La certificación de la disponibilidad presupuestaria, así como la
existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las
obligaciones derivadas de la contratación.

7. Comisión Técnica
1. Un profesional designado por la máxima autoridad, quien lo
presidirá.
2. El titular del área que lo requiere o su delegado.
3. Un profesional afín al objeto de la contratación designado por la
máxima autoridad o su delegado

8. 406-04 Almacenamiento y distribución
Los bienes que adquiera la entidad ingresarán
físicamente a través de almacén o bodega,
antes de ser utilizados, aún cuando la
naturaleza física de los mismos requiera su
ubicación directa en el lugar o dependencia
que lo solicita, lo cual ayudará a mantener un
control eficiente de los bienes adquiridos.
Si en la recepción se encontraren novedades,
no se recibirán los bienes y se comunicará
inmediatamente a la máxima autoridad o al
servidor delegado para el efecto; dichos
bienes no serán recibidos hasta que cumplan
con los requerimientos institucionales.

9. 406-05 Sistema de registro
Se establecerá un sistema adecuado para
el control contable tanto de las
existencias como de los bienes de larga
duración, mediante registros detallados
con valores que permitan controlar los
retiros, traspasos o bajas de los bienes, a
fin de que la información se encuentre
actualizada y de conformidad con la
normativa contable vigente.

10. 406-06 Identificación y protección
Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código
correspondiente en una parte visible, permitiendo su fácil
identificación.
El responsable de la custodia de los bienes de larga duración,
mantendrá registros actualizados, individualizados, numerados,
debidamente organizados y archivados, para que sirvan de base para
el control, localización e identificación de los mismos.

11. 406-07 Custodia
La máxima autoridad de cada entidad pública, a través de la unidad
respectiva, será responsable de designar a los custodios de los
bienes y de establecer los procedimientos que garanticen la
conservación, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes
de larga duración.

12. 406-08 Uso de los bienes de larga duración
En cada entidad pública los bienes de larga duración se utilizarán
únicamente en las labores institucionales y por ningún motivo para
fines personales, políticos, electorales, religiosos u otras actividades
particulares.
Cada servidora o servidor será responsable del uso, custodia y
conservación de los bienes de larga duración que le hayan sido
entregados para el desempeño de sus funciones, dejando constancia
escrita de su recepción; y por ningún motivo serán utilizados para
otros fines que no sean los institucionales.

13. 406-09 Control de vehículos oficiales
Los vehículos del sector público y de las entidades de derecho
privado que disponen de recursos públicos, están destinados
exclusivamente para uso oficial, es decir, para el desempeño de
funciones públicas, en los días y horas laborables, y no podrán ser
utilizados para fines personales, ni familiares, ajenos al servicio
público, ni en actividades electorales y políticas.

14. 406-10 Constatación física de existencias y
bienes de larga duración
Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de
larga duración por lo menos una vez al año. El personal que interviene
en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su cargo el
registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de
identificación.

15. 406-11 Baja de bienes por obsolescencia,
pérdida, robo o hurto
Si la pérdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es
declarada por el Juez competente como hurto o robo en sentencia
ejecutoriada se levantará el acta de baja correspondiente y se
procederá a la exclusión de los registros contables disminuyendo del
inventario respectivo.
Para la baja de bienes que no estén contabilizados como activos, por
no reunir las condiciones para considerarse como tales, bastará que
se cuente con la autorización del responsable de la Unidad de
Administración Financiera.

16. a) Remate
1. De bienes muebles en sobre cerrado;
2. De Inmuebles;
3. De instalaciones industriales
4. De bienes muebles en línea o por medios electrónicos
b) Venta de Bienes Muebles
1. Venta una vez agotado el procedimiento de remate
2. Venta directa sin procedimiento previo de remate
c) Permuta
d) Transferencia Gratuita
e) Chatarrización
f) Reciclaje de Residuos
g) Destrucción
h) Baja
Procedimientos de Baja

17. 406-13 Mantenimiento de bienes de larga
duración
Diseñará y ejecutará programas de mantenimiento preventivo y
correctivo, a fin de no afectar la gestión operativa de la entidad.
Corresponde a la dirección establecer los controles necesarios que le
permitan estar al tanto de la eficiencia de tales programas, así como
que se cumplan sus objetivos.

18. 406-14 Bienes procedentes de regalos o
presentes de tipo institucional
Los regalos y presentes que tengan un valor económico representativo
o histórico patrimonial, percibidos por las servidoras y los servidores
públicos, en reuniones, talleres, conferencias, visitas de observación,
seminarios, congresos, giras técnicas, pasantías y otros actos o
eventos de carácter oficial, dentro o fuera del país, en cumplimiento de
servicios institucionales, comisión de servicios, en delegación o
representación de las instituciones del Estado

19. Clasificación de los Bienes
a) Bienes de Propiedad, Planta y Equipo
b) Bienes de Control Administrativo
c) Inventarios

20. Bienes de Propiedad, Planta y Equipo
Los Bienes de Propiedad, Planta y Equipo serán reconocidos como tal,
siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos:
a) Ser destinados para uso en la producción, o suministro de bienes y
servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos
administrativos;
b) Ser utilizados durante más de un ejercicio fiscal;
c) Generar beneficios económicos o potencial de servicio público;
adicionales a los que se darían sí no se los hubiera adquirido;
d) Su funcionalidad estará orientada a la naturaleza y misión
institucional; y
e) Tener un costo de adquisición definido por el órgano rector de las
finanzas públicas para este tipo de bienes.

21. Bienes de Control Administrativo
Son bienes no consumibles de propiedad de la entidad u organismo,
tendrán una vida útil superior a un año y serán utilizados en las
actividades de la entidad.
La clasificación de los bienes se realizará de acuerdo a la funcionalidad
dependiendo de la naturaleza y misión institucional el órgano rector de
las finanzas públicas para este tipo de bienes.
La responsabilidad en el uso de estos bienes corresponderá al Usuario
Final al cual le hayan sido entregados para el desempeño de sus
funciones. No se podrá hacer uso de estos bienes para fines personales
o diferentes a los objetivos institucionales.

22. Inventarios
Son activos identificados como materiales, o suministros consumibles
durante el proceso de producción, en la prestación de servicios o
conservados para la venta o distribución, en el curso ordinario de las
operaciones.
Para ser considerados inventarios deberán tener las siguientes
características:
a) Ser consumibles, es decir, poseer una vida corta menor a un año; y,
b) Ser utilizados para el consumo en la producción de bienes, prestación
de servicios y ser susceptibles de ser almacenados.

23. Sanciones
Administrativas. 1 a 20 SMV, destitución del
puesto.
Civiles: Glosa u Orden de Reintegro.
Penales: Peculado, Cohecho,
Concusión y Enriquecimiento
Ilícito.