compras

1. PLANIFICACIÓN DE COMPRAS
Formación contInua

2. ÍNDICE
I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN
II. ¿QUÉ ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?
1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓN DE
COMPRAS
2. EJEMPLO:POR QUÉ PLANIFICAR LAS COMPRAS
III. PROCESO DE ABASTECIMIENTO
IV. ¿QUÉ ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?
1. ¿QUÉ CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?
2. ¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLAN DE COMPRAS? ¿PARA
QUÉ LO CREAMOS?
V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS
VI. RESUMEN

3. “Comprender la importancia de la planificación en las
compras públicas y entender las ventajas que existen al
guiarse por un Plan de Compras”
I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN

4. II . ¿QUÉ ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?
Significa definir:
A) Qué necesita la organización
B) Cuánto necesita
C) Para cuándo lo necesita
D) Con qué recursos. Dentro de un período de tiempo determinado.
“Hacer un Plan o proyecto de una acción”.
(Fuente: Diccionario de la Lengua Española).
Plan de
Compras
Planificación de Compras

5. ACTIVIDADES:
1. Revisar stocks.
2. Ver datos
históricos (lo
comprado y
consumido el año
pasado).
3. Reunión de
trabajo con
quienes necesitan
insumos
estratégicos
(usuarios internos).
4. Revisar
cumplimiento Plan
anterior.
Definición de
requerimiento
ACTIVIDADES
1. Determinar
tipo de
compra y
tiempos que
demorará el
proceso. Se
crea lista y
detalle con
las compras
a realizar.
Selección del
mecanismo de
compra
Reunión equipo
e trabajo
ACTIVIDADES
1. Reunión de
encargado de
compras con sus
Jefes para
validar sus
previsiones y
revisar si existen
nuevos
proyectos. Se
actualiza lista de
compras.
ACTIVIDADES
1. Se valida la
aprobación
presupuestaria
para la lista de
compras.
Validación
Presupuestaria
ACTIVIDADES
1. Se elabora un
plan de compras
con sus
actividades de
seguimiento e
identificación de
responsables.
(Programa de
ejecución de
actividades).
Elaboración Plan
Subida
del plan a
la Web
ACTIVIDADES
1. Subida del
Plan de
Compras al
Sistema
ChileCompra.
Seguimiento
Del Plan
ACTIVIDADES
1. Seguimiento
en el año del
Plan Anual de
Compras en
base a
programa.
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1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓN
DE COMPRAS
Plan de Compras

6. 2. EJEMPLO: POR QUÉ PLANIFICAR LAS COMPRAS
Si desde hace varios años el consumo promedio de papel para impresora
tamaño carta ha alcanzado las 500 resmas anuales, es bastante razonable
suponer que dicho consumo rondará la misma cifra el año siguiente.
Sin embargo, siempre es importante estar informado respecto de los
cambios que se espera implementar en el mediano plazo, ya que algunos
de estos pueden generar modificaciones sustantivas en los consumos de la
institución. Por ejemplo, un proyecto de modernización del sistema
informático puede acarrear la eliminación de ciertos formularios, por lo
que en este caso, es muy probable que disminuya el consumo de papel,
debiendo entonces comprar menor cantidad de resmas.

7.  La planificación no podrá realizarse exitosamente si Abastecimiento
funciona como oficina de emergencias dedicada a “apagar incendios”, lo que
necesariamente implicará insatisfacción de los usuarios, estrés y tensiones
entre unidades y funcionarios.
 La planificación de compras sólo es posible si existe un compromiso
organizacional de todas las partes.
 Considerar los stocks de productos que tenemos cuando planificamos.
 En resumen, una buena planificación nos permite además controlar el
proceso de abastecimiento, analizar las desviaciones y así poder tomar
mejores decisiones a futuro.
IMPORTANTE

8. Definición de
requerimiento
1 Selección del
mecanismo de
compra
2
Llamado y recepción
de ofertas
3 Evaluación de
ofertas
4
Adjudicación oferta
5
Recibo de
producto o
servicio
6
Seguimiento y
monitoreo de
la compra
7
INICIO
FIN
III. “PROCESO DE
ABASTECIMIENTO”

9. Es un documento que pronostica las compras anuales de nuestro
organismo, el momento en que se comprarán o contratarán y su valor
estimado.
Esta formado por una lista de los bienes y/o servicios que se
contratarán, detallándose de acuerdo a la ley 19.886 de Compras
Públicas. Este plan como mínimo debiese tener:
 Fecha aproximada en la que se publicara el llamado a participar.
IV. ¿QUÉ ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?
1. ¿QUÉ CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?
 Descripción del bien o servicio
 Código del clasificador de rubro utilizado en Mercadopúblico
 Cantidad del bien o servicio
 Monto estimado
 Modalidad de adquisición (catálogo electrónico, licitación publica,
etc).

10. SE RECOMIENDA ADEMÁS DETALLAR EN ESTE PLAN:
 Usuarios principales
 Si es una compra simple o estratégica
 Cronograma del proceso para las compras complejas
 Fuentes de financiamiento
IMPORTANTE
El Plan Anual de Compras debe publicarse en el sistema
ChileCompra, información que además, será un insumo clave para
la confección de los Convenios Marco a elaborar por la Dirección
ChileCompra.

11.  Precios competitivos para los compradores.
Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades de
compra y, por tanto, menos papeleo, órdenes de compra,
coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo electrónico u otra), menos
revisiones de la entrega del producto o servicio, etc.
 Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lo
necesitamos. Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos
de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que
evidentemente aumenta su satisfacción.
2. ¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLANIFICAR LAS COMPRAS?

12.  Adecuada distribución de la carga de trabajo de los recursos humanos
en el tiempo. Al contar con un buen Plan, es posible programar y
distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar
la ocurrencia de períodos con grandes sobrecargas de trabajo.
 Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener ordenados y
planificados los recursos de manera de saber de cuales disponemos
para otras actividades.
 Disminución del número de licitaciones desiertas y de compras
urgentes. El ordenar y programar las compras permite no tener que
realizar importantes compras urgentemente.
 Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan será
posible definir pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita
disminuir los stocks y sus costos asociados.
 Permite ayudar a conseguir los objetivos estratégicos de la institución.
 Tener un registro histórico.
 Controlar y trasparentar los gastos.

13. Seguimiento del
Plan
7
 Nos permite guiar, controlar y trasparentar las compras, tomando
medidas correctivas oportunamente.
 Es recomendable que al menos trimestralmente analicemos
avances, modificaciones y actualizaciones del Plan, revisando:
 Compras planificadas v/s realizadas
 Compras realizadas pero con modificaciones (Ej. Cambio en el
costo, tiempos, etc.)
 Otras compras realizadas no previstas en el Plan y las
causas que originan las desviaciones.
V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA
PLANIFICACIÓN DE COMPRAS

14. Evaluar
Ajustar
Ejecutar
Identificar
desviaciones
Analizar causas
Problemas de
planificación
Problemas de
ejecución
Proponer mejoras
y/o medidas
correctivas
Modificar el plan de
compras
Programación de las
actividades
Programación de las
licitaciones
1. 2.
3.
RESUMEN

15. PLANIFICACIÓN DE COMPRAS
Formación contInua