Este documento presenta las mejores prácticas logísticas en las áreas de compras, inventarios y almacenes. Describe prácticas como la estructuración funcional de estas áreas bajo una sola dirección, la administración de inventarios por parte de proveedores, la selección y certificación de proveedores, y la categorización ABC de inventarios. También cubre temas relacionados con la productividad, costos y capacidad en almacenes, así como el manejo y visibilidad de la información sobre inventarios.

1. DOCUMENTO DE MEJORES PRACTICAS
LOGISTICAS
AREAS DE COMPRAS, INVENTARIOS Y
ALMACENES
Por:
Ing. Luis Anibal Mora Garcia
Director
High logistics ltda

2. MEJORES
PRACTICAS LOGISTICAS EN
MEJORES PRACTICAS
COMPRAS, INVENTARIOS Y ALMACENES
Las mejores practicas en las operaciones logísticas relacionadas con las áreas de
abastecimientos (compras, inventario y almacenes de repuestos) son aquellas
practicas e implementaciones que han sido exitosas en empresa lideres y de clase
mundial que han implantado con éxito cambios e innovaciones a sus procesos
logísticos con el finde optimizar los costos operacionales, reducir los lead times
internos y externos y mejorar su posición competida en el mercado
Existen muchas acciones de mejoramiento en sus áreas de compras, inventarios y
almacenes de acuerdo con los diagnósticos realizados en la fase i y según las visitas
y interacción con los encargados de la parte operativa, se relacionan por áreas las
mejores practicas a tener en cuenta para su estudio e implantación al interior del
grupo para el mejoramiento de los procesos y de esta manera adoptar las mejores
practicas mediante la modalidad de benchmarking para poderse comparar con las
empresa de cementos de vanguardia a nivel mundial
•

3. PRACTICAS
1. AREA DE COMPRAS
COMPRAS
En la logística existen principios fundamentales y normas universales de operaciones,
las cuales constituyen guías primordiales para las personas que están involucradas en la
actividad logística.
Los siguientes son algunos de los más importantes principios de operación en el área de
compras y abastecimiento:
A. Estructura funcional
Las áreas de compras, inventarios y almacenes se deben alinear bajo una sola dirección
de abastecimientos que regule y establezca parámetros de operación similares e
identifique sinergias entre las tres áreas y establezca procedimientos estandarizados para
controlar y medir efectivamente las áreas involucradas, implantación y ejecución de los
niveles óptimos de compras a proveedores, niveles de inventarios y almacenamiento
adecuado del flujo de repuestos.
B. Administración del inventario por el proveedor
La administración de inventarios por parte del proveedor es una modalidad efectiva
para reducir costos de mantenimiento de almacenes dado que el proveedor coloca sus
productos o repuestos cerca de los almacenes de las empresas permitiendo el
abastecimiento justo a tiempo por la rapidez de aprovisionamientos de productos.
Periódicamente se liquidan los consumos con el proveedor, con esto se trasladan los
costos de inventarios al proveedor y los costos fijos se vuelven variables, y se considera
un servicio de valor agregado del proveedor, especialmente, cuando la empresa este
distante del comprador.

4. PRACTICAS
COMPRAS
C. Selección de proveedores
Para seleccionar adecuadamente los proveedores de abastecimiento se debe aplicar una
metodología estricta, seleccionando los proveedores en forma ponderada y asignando
porcentajes a las variables logísticas más importantes establecidas por la empresa y
escogiendo al más integral con el fin de minimizar problemas operativos.
D. Certificación de proveedores
Periódicamente se debe evaluar la gestión de los proveedores actuales en términos de
calidad, servicio, niveles de cumplimiento y otras variables para tomar correctivos en función
de su mejoramiento continuo de acuerdo con las políticas establecidas por la empresa.
E. Compras globales
Aprovechando las nuevas economías de escala y poder de negociación de las empresas con
grandes volúmenes de adquisición de productos, es adecuado comprar en bloque entre varias
empresas para obtener mejores descuentos y mejores condiciones con los proveedores
nacionales e internacionales y así concretar alianzas estratégicas que beneficien la parte
operativa y financiera de la empresa.
G. Compras por Internet (e-procurement)
Con la facilidad que ofrece la Internet para seleccionar y buscar proveedores a nivel mundial
de los artículos, las compras actuales de materia prima y repuestos se pueden obtener
mejores precios y condiciones de entrega, dada las diferentes alternativas que se encuentran
en el mercado virtual de proveedores y la rapidez de entrega que existe actualmente con los
operadores logísticos internacionales.

5. PRACTICAS
INVENTARIOS
2. INVENTARIOS
En este contexto, la Gestión de Inventarios se convierte en una variable estratégica que
condiciona los niveles de stock que requiere mantener una compañía con el fin de cumplir
un nivel servicio previamente definido, acorde con su estructura de costos y la eficiencia
en el uso de los recursos comprometidos con esta función logística y los procesos de
decisión relacionados con el funcionamiento global del sistema.
Afortunadamente, ya existe una mayor conciencia de parte de nuestras empresas en
relación con la aplicación del concepto de Gestión de Stocks como una disciplina que
contribuye, mediante herramientas y técnicas de administración, a mantener adecuados
niveles de inventarios que permitan dar respuesta a las fluctuaciones aleatorias de la
demanda y la inestabilidad en los lead time que nos ofrecen nuestros proveedores, y que
constituyen las dos grandes vertientes que hacen necesario el mantenimiento de
inventarios.

6. PRACTICAS
A. Inventarios Vs niveles de servicio
INVENTARIOS
Si el nivel de servicio está en el 96% y usted tiene 5 millones de dólares en inventario y
usted desea estar en un 100% de nivel de servicio (técnicamente imposible) usted debe
doblar su inventario a 10 millones, eso indica que obtener un alto nivel de servicio implica
un aumento considerable del nivel de existencias, lo cual incrementa el costo de mantener
el inventario.
B. Costos de manejo del inventario
El costo del inventario a veces constituye el 30% de los costos logísticos e incluye lo
siguiente: Costo de la plata (capital), Costo del espacio de almacenamiento, Cargos de
manejo, Robos, Daños, Depreciación del producto, etc, sin contar con el costo de
oportunidad o financiero de tener inmovilizado un capital de trabajo.
D. Leyes naturales del inventario:
Ley No 1: El inventario tiende a expandirse al espacio disponible
Ley No 2: Es más fácil construir una bodega más grande para almacenamiento que reducir
el tamaño del inventario y mantenerlo en su tamaño apropiado.
E. Inventario Vs Rentabilidad
En la mayoría de las compañías como estándar:
- El 25% del inventario va perdiendo costo de oportunidad.
- 25% del inventario genera rentabilidad, pero es tan bajo que no cubre los costos de
capital requerido para financiar los activos.
- 30% puede estar en el punto de equilibrio.
- 20% representan los que realmente significan ganancia

7. PRACTICAS
INVENTARIOS
F. Categorización ABC de inventarios
El sistema de inventarios de la empresa se maneja bajo la metodología ABC de inventarios,
categorizando los productos con base en su rotación y salidas e identificando los ítems que
más se usan y que contribuyen significativamente a la rentabilidad de la empresa. Otras
variables importantes a tener en cuenta en la clasificación ABC son las condiciones internas
(criticidad y estratégicos), costos de adquisición y la rentabilidad, para encontrar lo
artículos triple AAA.
G. Relocalización de inventarios
Los almacenes de materia prima y repuestos deben estar unificados y ser ubicados
contiguos a la planta de producción, con el fin de reducir desplazamientos y movimientos
de materiales, buscando disminuir los espacios existentes y tiempos de movilización
dentro de las instalaciones físicas.
H. Costos de oportunidad de inventarios
Los productos con largos períodos de duración (días de inventario) causan costos de
oportunidad, que reflejan el costo financiero que se incurre en el tiempo de inmovilización
de la mercancía en un período y lo cual implica un manejo inadecuado de la
administración del inventario en la empresa.
I. Visibilidad del inventario
El manejo de los inventarios debe ser en línea para los diferentes almacenes con el fin de
compartir información que les permita intercambio de existencias y balanceo de stocks.

8. MEJORES PRACTICAS ALMACENES
3. AREA DE ALMACENES
A. Definición de bodega
El bodegaje es llamado en algunas partes “el transporte a cero kilómetros por hora”, por
lo tanto es una área que implica un sobrecosto para el costo de los productos y se debe
optimizar su espacio al máximo y aumentar la rotación y salida de artículos para evitar
incurrir en los costos de mantener el inventario y los costos de oportunidad de tener los
productos susceptibles a perdidas y obsolescencia.
B. Productividad
Maneras de mejorar la productividad en una bodega:
-Asignar a los artículos mas rotados la localización de almacenamiento mas accesible.
(Almacenamiento por “ABC”).
-Balancear las actividades de despacho a través de todo la bodega, equilibrando cargas
de trabajo.
-Establecer pedidos en batch (consolidados) con el fin de reducir el tiempo de recogida.
-Seleccionar la mejor mezcla combinando las necesidades de equipo para los
requerimientos del sistema de despacho.
C. Costos de manejo de materiales
Estos costos están en función del volumen físico del producto que se mueve o almacena y
no tiene relación con el valor o costo de la mercancía, lo que implica que la planeacion de
las operaciones internas se desarrolla con base en los atributos logísticos de los productos
(peso y volumen).

9. MEJORES PRACTICAS ALMACENES
D. Depreciación programada para equipos de bodega
EQUIPO DEPRECIACIÓN
(años)
Montacargas 10
Tractores 10
Trailer (camiones) 10
nuevos
Trailers usados 5
Banda transportadora 15
Equipos de 5

10. MEJORES PRACTICAS ALMACENES
E. Capacidad de almacenamiento
Una bodega deberá tener ocupada su capacidad de almacenamiento en un 85% a 90%,
cualquier valor que esté sobrepasando este promedio comienza a tener un efecto negativo en
la productividad, como daños y errores, cualquier valor por debajo indica que se tiene más
espacio del que realmente se necesita, se estima que la productividad decrece en un 25%.
F. Movimientos de artículos (Filosofía ABC)
Más del 50% de los artículos representan el 18.5% del movimiento de los productos y menos
del 50% de los artículos solo representan el 1,5% de los movimientos en bodega.
G. Pasillos
Nunca se debe tener un pasillo contra la pared, cada pasillo debería tener acceso por ambos
lados del pasillo para una mayor productividad.
H. Tres grandes preguntas de la operación en un almacén
Qué se ha recibido y qué esta por recibirse?
Qué se ha despachado y qué esta a punto de ser despachado?
Qué queda en el inventario?

11. MEJORES PRACTICAS ALMACENES
I. Manejo de información
Las operaciones de los almacenes deben ser en la medida de las posibilidades
automatizadas para tener un mejor control del inventario y trazabilidad de las actividades
internas aumentando la confiabilidad y exactitud de la captura y procesamiento de
información a nivel interno y externo.
J. Procedimientos de Calidad de los procesos
Los procesos internos deben estar documentados y medidos, el personal actualizado para
su ejecución y habilitados para una posterior implantación de la norma ISO 9000 y así
poder acceder a una certificación del almacén.
K. Programas de productividad
Al interior del almacén se debe implantar programas de mejoramiento continuo y basados
en indicadores de gestión que midan el desempeño de los recurso y personal involucrado
con el fin de tomar decisiones acertadas sobre los problemas cotidianos del almacén
involucrando el personal operativo dentro de las metas u objetivos a lograr
periódicamente.
L. Estanterías flexibles
Para el almacenamiento de la mercancía se deben tener estanterías con diseño flexible en el
material que se fabrique de manera que se puedan adaptar a las necesidades de espacio y
altura que requieran los artículos almacenados de acuerdo con su rotación y perfil
logístico.

12. MEJORES PRACTICAS ALMACENES
M. Entrenamiento del personal en competencias laborales
El personal operativo y administrativo debe tener competencias laborales para el
desempeño donde el perfil de los cargos definen el recurso humano adecuado para esa
función.
N. Equipos de manejo de materiales
En la medida de las posibilidades del almacén se deben tener equipos de manejo de
materiales como estibadores y dollies para el traslado de los productos al interior del
almacén y disminuir de esta manera los daños y deterioro de la mercancía por excesiva
manipulación
O. Riesgos del personal y dotación personal
El personal de operarios al interior del almacén debe usar los recursos necesarios para
su protección y facilidad ergonómica del manejo de productos dentro del almacén y así
cumplir con las normas de salud ocupacional y seguridad industrial