El documento describe un seminario tecnológico sobre la gestión electrónica de documentos y la digitalización de procesos. Se presenta el sistema de gestión documental abox de Adapting y casos de éxito como una solución extranet para InnovaTaxFree y una solución para expedientes de licitación para EMT Valencia.

1. Seminario tecnológicoSeminario tecnológico
Hacia la Oficina Cero Papel…Hacia la Oficina Cero Papel…
abox ECM
Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo
Electronic Record Management System
© 2017 Adapting

2. Gestión Documental:Gestión Documental:
digitalización de procesos,digitalización de procesos,
solución contra el caos digitalsolución contra el caos digital
Mesa RedondaMesa Redonda
4es Jornades Valencianes de Documentació4es Jornades Valencianes de Documentació
23 noviembre 201723 noviembre 2017
Luis Llorens (Director Proyectos Adapting)
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3. GRUPO ADAPTING
¿Quiénes somos?
Experiencia

4. ¿Quiénes somos?
Grupo Adapting:
Consultoría y desarrollo de soluciones de gestión
documental profesional y ECM desde 1999.
>300 proyectos de gestión documental.
Desde 2008, fabricante de SGD con red nacional e
internacional de partners.
Sedes en: Valencia – Barranquilla - Bogotá.
Misión:
fabricant
e de
software
para
record
manageme
nt

5. Algunas referencias en España…
ISDEFE-Ministerio de Defensa: gestor de factura electrónica (Facturae
y FACe), digitalización certif., integr. Readsoft, Oracle, aprox. 50 usuarios.
EMT-Valencia: gestión de expedientes de contratación, registro único,
workflow de facturas, integración ERP, históricos, aprox. 100 usuarios.
GIRSA-Empresa pública: ventanilla de correspondencia, integración
facturas con FACe, workflow aprobación compras, aprox. 50 usuarios.
NORAUTO-España: gestión de facturas recibidas, workflow de
aprobación, carga masiva de imágenes, aprox. 150 usuarios.
INNOVA TAX FREE: gestión cloud de docum. para devolución IVA, 4
instalaciones, 6 países, integración ERP, uso masivo Intranet/ Extranet.
ACTREN-Grupo Renfe: gestión de expedientes tipo Extranet para la
Oficina Técnica, mantenim. AVEs, aprox. 50 usuarios.
AGDOJAVI-Transportes: Gestión documental de CMRs en intranet y
extranet, integrado con solución OCR/ICR, factura electrónica, portal
extranet de facturas de cliente/prov., aprox. 25+500 usuarios int./ext.
VALDEBEBAS-Parque: Gestor documental para gestión del archivo
inmobiliario, con registro oficial entradas/ salidas, aprox. 25 usuarios.
COINJU-Cooperativa: Catálogo de doc. técnica y comercial, repositorio
documentación contable, integración SAP/R3, aprox. 50 usuarios.

6. Referencias principales en Colombia
Grupo Empresa Energía Bogotá: gestor documental ciclo
documental completo, EEB aprox. 250 usuarios (sector energía).
Eficacia: gestor documental integrado con procesos clave de capital
humano, facturación, aportes y compras (servicios). Partner: MTI.
Naves Colombia S.A.: proceso administrativos del Grupo y conexión
entre 8 sedes con solución abox (sector logístico).
Univ. del Norte: proyectos de I+D+i Iberodoc y Buscador Inteligente
(Colciencias).
Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia (UPTC):
Ventanilla única y clasif. documental, aprox. 240 usuarios.
Lotería del Boyacá: Ventanilla Única y procesos Dpto Jurídico, 40
usuarios activos (sector servicios).
Alcaldía de Monterrey (Casanare): Correspondencia y clasif. exptes
electrónicos. Gestión automat. PQRs, 40 usuarios (sector gobierno).
Fondecor: fondo empleados de El Cerrejón para trámites asociados
(sector asociativo).
Cooperativa de Monómeros: Ventanilla Única y procesos para el
asociado (sector asociativo).

7. METODOLOGÍA DE
IMPLANTACIÓN DE SGDEA
 Modelo de intervención gradual
 Fases de implantación de un SGDEA
 Tipos de implantaciones – Estrategias

8. Modelo de intervención gradual
8
Ejemplos: Compras, Ventas, Contratación,
Calidad, RRHH, Extranets, etc.

9. Implantación del SGDEA
Fases del proyecto:
1.Elaboración de instrumentos archivísticos
2.Modelización y toma de datos
3.Instalación de sistemas
4.Parametrización y personalización
5.Desarrollos a medida (compatibilidad asegurada)
6.Puesta en marcha (migraciones, conexiones y validación)
7.Documentación y capacitación
8.Acompañamiento y soporte (mín. 1 año)
Necesidad del
clienteFuncionalidad
cubierta por SGDEA
Desarrollo
a medida

10. CASOS DE ÉXITO
 InnovaTaxFree: Extranet corporativa
 EMT Valencia: Expedientes de contratación

11. a) Solución extranet documental corporativa

12. a) Solución extranet documental corporativa

13. a) Solución extranet documental corporativa

14. b) Solución expedientes de licitación

15. b) Solución expedientes de licitación

16. b) Solución expedientes de licitación
Cambio de estado del expediente
Incorporar comentarios
Establecer guardas o requisitos
Asociar acciones a esa transición
Definir tareas pendientes y alertas

17. CÓMO ABORDAMOS LA
TRANSFORMACIÓN DIGITAL
 Retos de la Gestión Electrónica de Documentos
 Documentalistas en la Era de la Transformación Digital

18. Retos de la Gestión Electrónica de Documentos
Documentos y records (docs. de archivo): ambos deben convivir.
Un SGDEA debe gestionar “tipos esperados” en los expedientes y
reglas para estructurar la documentación durante el trámite.
Los expedientes son híbridos. Las UDs deben contener
documentos de naturaleza diferente, que deben visualizarse en
línea (sin necesidad de descargar o imprimir).
La firma digital es necesaria para el cumplimiento legal, pero no
suficiente. Hay otros mecanismos requeridos para proporcionar
un nivel de seguridad y confianza adecuados.
El documentalista/ archivista debe “ganarse” un nuevo rol como
impulsor y asesor del Cero Papel ante la Gerencia de TI.
Nuestro reto futuro como fabricantes está en la educación,
usabilidad y gestión del cambio, no sólo en la tecnología.

19. Del “caos físico” al “caos digital”
Los formatos y los orígenes de la información son múltiples
Los soportes electrónicos crecen exponencialmente:
En 60 seg, se envían >1 millón de GB por internet en el mundo
Vuelta a los orígenes: buenas prácticas de gestión documental
Importancia de conocer los SGDEA para asesorar al Dpto. TI.
Documentalistas ante la Transformación Digital?

20. Gracias por su atención
SEDE COLOMBIA:
ADAPTING AMÉRICA S.A.S.
Edificio Olimpo, Oficina 205
Cra. 48 # 75 119
Barranquilla – Colombia
Tel.: +57 (5) 3605523 / Cel. +57-3187856350
Email: america@adapting.com
SEDE ESPAÑA:
CONTENT SOFTWARE S.L.U.
Parque Cientifico Univeridad de Valencia, Oficina 1.07
C/ Catedrático Agustin Escardino, 9
E-46980 Paterna (Valencia) - España
Tel.: +34 96 3422792 / Cel. +34-606464981
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