El documento presenta información sobre cómo crear y relacionar tablas en Microsoft Access, incluyendo cómo definir llaves primarias y foráneas, establecer relaciones entre tablas, y aplicar integridad referencial. También cubre cómo insertar y configurar controles como cuadros combinados, barras de botones, calendarios y realizar cálculos en formularios.

1. Presentación 1 Salir integridad referencial 2 barras de botones 4 insertar un calendario 6 hacer un menú 8 Para avanzar manualmente, utilice los botones en la esquina inferior de todas las presentaciones crear tablas y relaciones 1 cuadros combinados 3 cálculos en formularios 5 informes de datos agrupados 7

2. Crear Tablas y Relaciones 1.1 Crear la Base de Datos 1.2 Llave Primaria Simple 1.3 Llave Primaria Compuesta 1.4 Llave Foránea Simple 1.5 Llave Foránea Compuesta 1.6 Relaciones entre Tablas 1

3. 1.1. Crear la Base de Datos 1 Haga Clic en Base de Datos en Blanco 3 Ingrese un nombre de archivo 4 De click en Aceptar 2 Seleccione el directorio donde desea guardarla

4. 1.1. Crear la Base de Datos 2 Haga click en “Crear una Tabla en Vista Diseño” 1 Seleccione “Tablas”

5. 1.1. Crear la Base de Datos 2 Seleccione un Tipo de Datos 1 Ingrese el nombre del campo 3 Repita los pasos 1 y 2 para cada campo que desee crear TIP: Aunque cada campo tiene una serie de opciones, es mejor cambiar y aplicar estas en los formularios, por lo que aquí se recomienda modificar únicamente el tamaño del campo.

6. 1.1. Crear la Base de Datos Los nombres de los campos debe ser descriptivos, es decir, sencillos de relacionar con la información que se les ingresará. Los tipos de datos disponibles en Access son: 1, 2 4 u 8 bytes Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos Numérico 8 bytes Valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999 Fecha/Hora Hasta 65,535 caracteres Texto extenso, o combinación extensa de texto y números Memo 8 bytes Valores monetarios entre 1 y 4 decimales Moneda 1 byte Número aleatorio que Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro. Autonumé-rico Secuencial Hasta 255 caracteres Texto o combinaciones de números que no requieran cálculos Texto TAMAÑO DESCRIPCION TIPO TIPOS DE DATOS

7. 1.1. Crear la Base de Datos Los nombres de los campos debe ser descriptivos, es decir, sencillos de relacionar con la información que se les ingresará. Los tipos de datos disponibles en Access son: Texto o combinación almacenado como texto utilizada como dirección de hipervínculo Hiper-vínculo Hasta 1 gigabyte (dependiendo del espacio disponible en disco) Objetos tales como hojas de cálculo en Excel, Documentos de Word, fotos, gráficos, sonidos u otros datos binarios Objeto OLE 1 byte Campos que contengan uno entre dos valores: Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/ Desactivado. Sí/No TAMAÑO DESCRIPCION TIPO TIPOS DE DATOS

8. 1.2. Llave Primaria Simple Es un campo dentro de una tabla que se caracteriza por ser único, con valores irrepetibles. Tiene la función de identificar plena y exclusivamente varios conjuntos de datos relacionados entre sí y pertenecientes a un mismo ente. Por ejemplo: El número de carnet de un estudiante identifica entre un gran universo de datos, todos los que pertenecen a este: sus datos personales (nombres, apellidos, fecha de nacimiento, sexo, dirección, teléfono, etc.). Llave Primaria

9. 1.2. Llave Primaria Simple Para definir una llave, de cualquier tipo, siga los siguientes pasos: 1 Seleccione el campo que quiere definir como llave 2 Haga click en este icono 3 Repita los pasos 1 y 2 por cada campo que quiera definir como llave

10. 1.3. Llave Primaria Compuesta Algunas veces, dada la composición de los datos, no hay un solo campo único e irrepetible que pueda identificar a todos los demás, en estos casos, se hace necesario utilizar dos o mas campos que combinados cumplan esta función. Por Ejemplo: Un mismo estudiante puede asignarse al mismo tiempo varios cursos, por lo que solo el carnet no sería suficiente para identificar todos los cursos asignados en un momento dado, para lograr esto, es necesario usar también otro campo que identifique el código de los cursos que se está asignando. Llaves Primarias

11. 1.4. Llave Foránea Simple Es un campo de una tabla que hace un llamado o referencia a un dato o conjunto de datos identificado mediante la llave primaria de otra tabla. No identifica por sí solo ninguna agrupación de datos, únicamente le agrega información a otro conjunto ya identificado en otra tabla por medio de su respectiva llave primaria. Se valen de estos otros datos para no tener que redundar en más información de la que ya está contenida en otras tablas. Por Ejemplo. Al momento de construir una tabla que registre los datos generales de un médico, se puede utilizar una tabla adicional que contenga el listado de especialidades médicas. existentes, para no tener que describirlas por completo, se puede únicamente referenciar a esta otra tabla. Llave Foránea

12. 1.5. Llave Foránea Compuesta De igual forma, algunas veces es necesario hacer referencia o llamado a un conjunto determinado y específico de datos que no pueden ser identificados mediante un único campo, en estos casos se deben combinar dos o más campos o llaves foráneas que juntas puedan cumplir esta función. Por ejemplo, para llevar el control de tratamientos médicos que lleva cada paciente de un hospital, se hace necesario relacionar el código del médico que lo prescribió y código del tipo de tratamiento propiamente dicho, para no tener que ingresar completamente de nuevo esta información. Llaves Foráneas

13. 1.6. Relaciones entre Tablas Las relaciones permiten establecer los vínculos (uniones) entre las tablas en la base de datos. Permitirá utilizar información de diferentes tablas ya sea para presentarla en informes o consultas, o para actualizar campos que dependan del resultado de una operación entre campos. Para crearlas, siga los siguientes pasos: 1 Haga Click sobre el botón de relaciones 2 Selecciones las tablas a relacionar 2 De Click en “Agregar” y luego en “Cerrar”

14. 1.6. Relaciones entre Tablas 1 Sin soltar el mouse, arraste la llave primaria de una tabla al campo con el que quiere relacionarla en la otra TIP: Para poder relacionar dos campos, estos deben ser del mismo tipo y tamaño, asegúrese que esto así sea antes de intentar relacionarlos.

15. 1.6. Relaciones entre Tablas 2 Seleccione “Exigir Integridad Referencial” 3 De click en “Crear” TIP: En la práctica, casi todas las relaciones debe ser “Uno a Varios” por lo que si no le sale esta opción, revise las relaciones entre sus tablas 4 Repita los pasos 1, 2 y 3 por cada relación que quiera crear

16. 1.6. Relaciones entre Tablas Una vez relacionadas las tablas, Access se las mostrará con una línea desde la entidad fuerte hacia la entidad débil. El “1” y el “∞” significan que la relación es de “uno a varios”. Es decir, que del lado del “1” el campo no se puede repetir, pero en el lado del “∞” sí puede estar muchas veces.

17. Integridad Referencial 2.1 Concepto 2.2 Ejemplo 2

18. 2.1. Concepto Es un sistema de reglas que utiliza Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados, ni que se están creando relaciones hacia datos inválidos o inexistentes . Para poder establecerla, se deben cumplir las siguientes condiciones: El campo coincidente de la tabla principal es una llave primaria o campo único. Los dos campos relacionados tienen el mismo tipo y tamaño (la única excepción es cuando se relaciona un campo Autonumérico con otro campo numérico de tamaño entero largo. Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos. Cuando se aplica la integridad referencial, se aplican las reglas siguientes: No puede introducir un valor en el campo de llave externa de la tabla relacionada que no exista en la clave principal de la tabla principal. No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. No puede cambiar un valor de llave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados.

19. 2.2. Ejemplo En las siguientes tablas se formaron relaciones “Uno a Varios” y se exige Integridad Refencial:

20. 2.2. Ejemplo Esto significa que, teniendo los siguientes datos ingresados:

21. 2.2. Ejemplo Unicamente se pueden asignar 6 empleados en total, que son los únicos que están creados No se puede asignar a un empleado ningún departamento que no sea uno de los que están definidos en la tabla de “Departamentos” No se puede asignar mas de un departamento a un empleado No se pueden asignar a ningún empleado el departamento de “Facturación”, pues este no ha sido creado. No se puede asignar a ningún departamento al empleado “Rodrigo Velasquez”, pues este no ha sido creado.

22. Cuadros Combinados 3.1 Creación de Cuadro Combinado 3.2 Cuadro de Texto Relacionado 3

23. 3.1. Creación de Cuadros Combinados 1 Seleccione el Formulario donde desea insertar el cuadro combinado 2 Seleccione “Dieño” 4 Asegúrese de tener habilitado el botón de “Cuadro Combinado” 3 De clic en el botón de “Cuadro de Herramientas

24. 3.1. Creación de Cuadros Combinados 5 Borre el campo sobre el que desea el cuadro combinado 6 Arrastre el icono de “Cuadro Combinado” hasta la posición que que lo desea, dibújero y luego suelte el mouse

25. 3.1. Creación de Cuadros Combinados 7 Seleccione esta opción 8 De Click en “Siguiente”

26. 3.1. Creación de Cuadros Combinados 9 Seleccione la taba de donde quiere que se extraigan los datos 10 De Click en “Siguiente”

27. 3.1. Creación de Cuadros Combinados 11 Seleccione los campos que desea desplegar presionando aquí 12 De Click en “Siguiente”

28. 3.1. Creación de Cuadros Combinados 13 Desmarque esta opción para ver el campo llave 14 De Click en “Siguiente”

29. 3.1. Creación de Cuadros Combinados 15 Seleccione el campo del que extraerá el valor a almacenar 16 De Click en “Siguiente”

30. 3.1. Creación de Cuadros Combinados 17 Seleccione el campo en el que se almacenarán los datos extraídos. 18 De Click en “Siguiente”

31. 3.1. Creación de Cuadros Combinados 19 Cambie la etiqueta pre-fijada por el texto que desea que se vea desplegado en el formulario 20 De Click en “Finalizar”

32. 3.1. Creación de Cuadros Combinados y Relación con Cuadros de Texto 21 Ejecute el Formulario dando click aquí

33. 3.1. Creación de Cuadros Combinados Al ejecutar su Formulario, podrá seleccionar un valor con solo presionar aquí y luego escoger su opción

34. 3.2. Cuadro de Texto Relacionado 1 Seleccione la opción de “Cuadro de Texto”, arrastre el icono hasta la posición en donde desea relacionar el cuadro 2 Seleccione al etiqueta y pulse la tecla “Delete” para borrarla

35. 3.2. Cuadro de Texto Relacionado 3 Con el mouse posicionado sobre el cuadro combinado, presione el botón derecho del mismo para desplegar el menú emergente 4 Seleccione “Propiedades

36. 3.2. Cuadro de Texto Relacionado 5 Cambie el nombre pre-determinado del cuadro combinado 6 Haga click aquí para cerrar la ventana de “Propiedades”

37. 3.2. Cuadro de Texto Relacionado 3 Con el mouse posicionado sobre el cuadro de texto, presione el botón derecho del mismo para desplegar el menú emergente 4 Seleccione “Propiedades

38. 3.2. Cuadro de Texto Relacionado 5 Escriba el comando: =a.column(1) 6 Haga click aquí para cerrar la ventana

39. 3.2. Cuadro de Texto Relacionado Al ejecutar el formulario, podrá visualizar la descripción del campo seleccionado en el cuadro combinado

40. Barras de Botones 4.1 Creación 4.2 Activación 4

41. 4.1. Creación de Barras de Botones 1 Seleccione “Personalizar” en menú “Herramientas” 2 Seleccione “Nueva” 3 Ingrese un nombre válido de archivo y presione “Aceptar”

42. 4.1. Creación de Barras de Botones 4 Seleccione la ventana de “Comandos” 4 Arrastre cuantos comandos desee a la barra creada 6 Presione “Cerrar”

43. 4.2. Activación de Barra en Formulario 1 Abra en vista de diseño el formulario donde desea activar la barra de botones creada 2 Con el botón izquierdo del mouse, seleccione el menú emergente del formulario y de click en “Propiedades”

44. 3 En la ventana “Otras”, seleccione la opción de “Barra de Herramientas” 4.2. Activación de Barra en Formulario 4 Seleccione la barra creada y cierre la ventana

45. 4.2. Activación de Barra en Formulario 5 Al abrir el formulario elegido, automáticamente se activará la barra de botones creada y la misma se cerrará junto con el formulario.

46. Cálculos en Formularios 5.1 Cálculos 5

47. 1 En el modo de diseño del formulario, y con el botón izquierdo del mouse, seleccione el menú de “Propiedades” del campo sobre el cual se quiere hacer el cálculo 5.1. Cálculos en Formularios 2 En ventana de “Eventos” seleccione la opción “Despues de Actualizar” y haga click sobre el generador de expresiones

48. 3 En el generador de código, escriba el nombre del campo actualizar, seguido del símbolo “=“ y de la expresión con que quiere se acutalice el campo. 5.1. Cálculos en Formularios 4 Cierre la ventana para volver al formulario

49. 5 Abra el menú modificado, después de ingresar el valor en el campo base, y al momento de dar “Enter” el campo destido se modificará con el valor calculado en la fórmula. En el presente Ejemplo, la fecha de entrega se definió con 2 dìas mas que la fecha del pedido, por lo que luego de hacer el cálculo, actualizará el campo con este valor. 5.1. Cálculos en Formularios

50. Insertar un Calendario 6.1 Insertarlo 6.2 Activarlo 6

51. 1 Abra el formulario en modo diseño (este debe contener un campo tipo Fecha/Hora) 6.1. Insertar el Calendario 2 En el menú “insertar” seleccione “Control Active X” 3 En el cuadro de diálogo seleccione “Microsoft Date and Time Picker Control, versión 6.0” (la versión puede cambiar) 4 Presione “Aceptar”

52. 5 Acomode el cuadro de calendario donde lo considere conveniente. 6.1. Insertar el Calendario

53. 6.1. Insertar el Calendario 6 Al abrir el formulario podrá observar el calendario. Seleccione con el mouse la fecha deseada.

54. 1 Selección el menú de propiedades del Control Active X creado. 6.2. Activar el Calendario 3 Selección el generador de expresiones y de código 2 Cambie el nombre del campo para mayor comodidad (opcional)

55. 4 Dentro del generador de código, asigne al campo que desea actualizar el campo Active X. Ejemplo: FechaPedido = Calendario (la sintaxis puede variar dependiendo del nombre asignado a los campos, pero la estructura es la misma 6.2. Activar el Calendario

56. 6.2. Activar el Calendario 5 Al abrir el formulario y seleccionar el botón del Control Active X, se desplegará el calendario, al mismo tiempo que actualizará la fecha seleccionada en el campo asociado.

57. Informe de Datos Agrupados 7.1 Crearlo 7.2 Salto de Página 7

58. 1 En el menú de “Informes”, seleccione “Crear un informe utilizando el asistente” 7.1. Informe de Datos Agrupados

59. 2 Seleccione la tabla que desea mostrar en el informe 7.1. Informe de Datos Agrupados 3 Seleccione uno de los campos que desea mostrar en el informe 4 Traslade al área de “Campos selecccionados” cada campo que desee 5 Repita los pasos 2, 3 y 4 con cada campo que desee mostrar en el formulario. 6 De click en “Siguiente”

60. 7.1. Informe de Datos Agrupados 7 Seleccione el campo cabecera de todos los demás datos 8 De click en “Siguiente”

61. 7.1. Informe de Datos Agrupados 9 Seleccione el nivel de agrupamiento que desea en el informe 10 De click en “Siguiente”

62. 7.1. Informe de Datos Agrupados 11 Si lo desea, puede escoger hasta 4 niveles de ordenamiento, ascendente y/o descendente 13 De click en “Siguiente” 12 De click en “Opciones de Resumen”

63. 7.1. Informe de Datos Agrupados 14 Seleccione la(s) opción(es) de totales o resumen que desea incluir 15 De click en “Siguiente”

64. 7.1. Informe de Datos Agrupados 16 Seleccione el tipo de distribución y la orientación que desea para su formulario 17 De click en “Siguiente”

65. 7.1. Informe de Datos Agrupados 18 Seleccione un estilo para el formulario 19 De click en “Siguiente”

66. 7.1. Informe de Datos Agrupados 20 Escriba un nombre que identifique el formulario creado 21 De click en “Finalizar”

67. 7.1. Informe de Datos Agrupados Access le mostrará el resultado del informe, en este ejemplo agrupándolo por curso y con resumen en el campo de Notas.

68. 7.2. Modificación para Salto de Página 2 Seleccione el menú de propiedades de la sección del pie del campo pivote 1 Abra en vista de diseño el formulario deseado 3 En la opción “Forzar nueva página”, seleccione “Después de la selección” 4 Haga click aquí para salir

69. 7.2. Modificación para Salto de Página Al ejecutar su formulario, los datos agrupados quedarán separados por cada página del informe

70. Hacer un Menú 8.1 Creación 8

71. 8.1. Creación de Menú con Formularios Al ejecutar su formulario, los datos agrupados quedarán separados por cada página del informe 1 Cree un “Nuevo” formulario en “Vista de Diseño” 2 Seleccione un “Botón de Comando” y arrastrelo hasta el “Detalle” del formulario.

72. 8.1. Creación de Menú con Formularios 3 Elija “operaciones con Formularios” 4 Haga click en “Siguiente”

73. 8.1. Creación de Menú con Formularios 5 Seleccione el formulario que desea desplegar 6 Haga click en “Siguiente”

74. 8.1. Creación de Menú con Formularios 7 Seleccione esta opción 8 Haga click en “Siguiente”

75. 8.1. Creación de Menú con Formularios 9 Seleccione e ingrese el Texto que desea desplegar en el botón y/o elija una imagen para el mismo 10 Haga click en “Siguiente”

76. 8.1. Creación de Menú con Formularios 11 Escriba el nombre del botón 12 Haga click en “Finalizar”

77. 8.1. Creación de Menú con Formularios Repita todos estos pasos para cada uno de los formularios que desee manejar a través del menú. De igual forma puede crear otros formularios para manejar sub-menús dentro de su base de datos 13 Guarde su formulario con un nombre relacionado

78. 8.1. Creación de Menú con Formularios Acces le permite una serie de opciones adicionales en los formularios, en cada una de ellas puede combinar colores del fondo, tipos y colores de letra, tipos y color de los bordes, etc. El único límite es su creatividad. Cuadro de Texto Control Fichas Botones de Comando