Dr. LIZARDO PASQUEL COBOS, Jefe de la Oficina de Convenios en RENIEC

1. Ponente: Lizardo Pasquel Cobos
Abogado Fedatario Informático

3. DECRETO LEY 19414 Y SU
REGLAMENTO D.S. 022-75-ED
DEFENSA
CONSERVACIÓN
PATRIMONIO
DOCUMENTAL
INCREMENTO

4. LEY 25323 Y REGLAMENTO
DECRETO SUPREMO 008-92-JUS
. Nace el Ente Rector.
. Unifica Criterios Archivísticos.
. Uniformidad de las Normas y
Procesos Técnicos.
. Magnifica el Servicio como fin
de la Archivística.
. Crea el Sistema
Nacional de Archivos
(SNA)
. AGN
. ARCH. REGIONALES
. ARCH. PÚBLICOS
. ARCH. NOTARIALES
. ARCH. PARROQUIALES
. OTROS

5. .SNA-01 Administración de Archivos.
.SNA-02 Organización Documental.
.SNA-03 Descripción Documental.
.SNA-04 Selección Documental.
.SNA-05 Conservación de Documentos.
.SNA-06 Servicios Archivísticos.
NORMAS GENERALES RJ 073-85-AGN/J

8. RJ-153-92-AGN-J
Aprueba Directiva Nº001-92-
AGN-DNDAAI Normas
Complementarias para la
Transferencia
del Acervo Documental en los
Organismos
Públicos, en proceso de
Desactivación,
Fusión y Privatización.

10. 1. D.L. 681 Y SU REGLAMENTO
D.S.009-92-JUS Y
MODIFICATORIA
Habla sobre los procesos de Archivo y el uso de
Tecnología de Avanzada en Materia de Archivos de
las Empresas y de las Entidades Públicas.
Habla sobre micro Archivos Empresariales
organizados con las Tecnologías de las
microformas, mediante procesos de microfilmación
por medios Fotoquímicos y Electrónicos.
Nace un nuevo profesional –
Fedatario Informático.
Crea en el Ministerio de Justicia la
Comisión de Fedatarios Informáticos.
Participa en la formación el Colegio de
Abogados de Lima y el Colegio de
Notarios.
NORMAS DE USO DE TECNOLOGÍA AVANZADA
EN MATERIA DE ARCHIVOS

13. ANTERIOR: “Reglamento de Aplicación de
Sanciones Administrativas por Infracciones en
contra del Patrimonio Documental Archivístico
y Cultural de la Nación” (RAS), aprobado por
Resolución Jefatural N° 076-2008-AGN/J, del
14 de febrero de 2008.
ACTUAL: “Reglamento de Infracciones y
Aplicación de Sanciones del Sistema Nacional
de Archivos” (RIAS), aprobado por Resolución
Jefatural N° 442-2014-AGN/J, de fecha 18 de
diciembre de 2014.

14. OBJETIVOS
 Difundir ampliamente, entre los archiveros,
trabajadores y funcionarios el nuevo
Reglamento de Infracciones y Aplicación de
Sanciones (RIAS) del Archivo General de la
Nación.
 Fortalecer el Sistema Nacional de Archivos
(SNA).

15. OBJETIVOS
 Salvaguardar el Patrimonio Documental y
Cultural de la nación.
 Establecer e identificar las infracciones
cometidas contra el Patrimonio Documental
de la Nación (PDN), el Sistema Nacional de
Archivos (SNA) y el Patrimonio Cultural de la
Nación (PCN).

16. FINALIDAD
Regular el procedimiento administrativo
sancionador por incumplimiento de la
legislación y normatividad vigente del Sistema
Nacional de Archivos (SNA).

17. ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL
RIAS
 Sector Público Nacional.
 Sector Privado Nacional (que posean
documentos del Patrimonio Documental
Nacional y Patrimonio Cultural Nacional.

18. POTESTAD
SANCIONADORA
El Archivo General de la Nación (AGN) y los
Archivos Regionales (AA.RR.) determinan y
sancionan la Comisión de Infracciones
Administrativas en el ámbito de su competencia
y jurisdicción, sin perjuicio de las
responsabilidades administrativas funcionales,
civiles y penales que pudieran corresponder.

19. INFRACCIÓN
Es todo incumplimiento o transgresión, por acción
u omisión de las normas que regulan el Patrimonio
Documental Nacional, el Sistema Nacional de
Archivos y el Patrimonio Cultural Nacional.

20. CLASIFICACIÓN DE LAS
INFRACCIONES
Las infracciones son pasibles de sanción y se
clasifican de la siguiente manera:
a) Leves.
b) Graves

21. INFRACCIONES LEVES
 No establecer el Órgano de Administración de
Archivos en la entidad, con un nivel equivalente
al de las unidades orgánicas de los distintos
sistemas administrativos.
 No organizar (implementar) el OAA, en áreas
especializadas, de acuerdo con los procesos
técnicos archivísticos.
 No contar con una Comisión Consultiva (Comité
Evaluador de Documentos) encargada de
evaluar los documentos.

22. INFRACCIONES LEVES
 No elaborar y remitir el Cronograma Anual de
Documentos a Eliminarse, de acuerdo con las
Directivas emitidas por el AGN.
 No dotar al OAA y los Archivos Periféricos de
locales apropiados, equipos, mobiliarios y
materiales necesarios para la protección y
conservación de los documentos.
 No prestar servicios archivísticos de los
documentos bajo la custodia del OAA y demás
integrantes del sistema institucional.

23. INFRACCIONES LEVES
 Incumplir el desarrollo de la Organización de
documentos en la entidad.
 No contar con personal capacitado para
participar en el desarrollo de la Gestión
Archivística de la Entidad.
 No solicitar al AGN la eliminación de
documentos al vencimiento de los periodos de
retención establecidos en el Programa de
Control de Documentos (PCD).

24. INFRACCIONES GRAVES
 Conservar en su poder documentos
generados en el ejercicio de sus funciones.
 Dañar el PDN por negligencia, por acción u
omisión deliberada.
 Eliminar documentos sin observar las
disposiciones legales vigentes.

25. INFRACCIONES GRAVES
 Impedir u obstaculizar el servicio archivístico
en el institución.
 Extraer sin autorización documentos de los
archivos conformantes del Sistema Nacional
de Archivos.

26. SANCIÓN
ADMINISTRATIVA
 Es la consecuencia jurídica punitiva (castigo),
de carácter administrativa, que se deriva de la
verificación de una infracción por
incumplimiento de las normas que regulan el
SNA, el PDN y el PCN.
 El cumplimiento de la sanción por el infractor no
significa la convalidación de la situación
irregular, ni lo exime de las responsabilidades
administrativas, civiles y penales que pudieran
corresponder.

27. TIPOS DE SANCIONES
 El infractor será
sancionado
administrativamente,
según la gravedad de la
infracción cometida,
con: Multa o Decomiso.
* Multa y/o decomiso

28. ESCALA DE SANCIONES
PERSONAS NATURALES Y
JURÍDICAS
 INFRACCIÓN LEVE: Será sancionada
con multa.
Escala: De 0.25 a 50 UIT
 INFRACCIÓN GRAVE: Será sancionada
con multa o decomiso.
Escala: Más de 50 a 1000 UIT
UIT = S/. 3,850.00 nuevos soles

29. REGLAMENTO DE INFRACCIONES Y APLICACIÓN DE SANCIONES DEL
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Resolución por
eliminación documental
sin autorización.

30. REGLAMENTO DE INFRACCIONES Y APLICACIÓN DE SANCIONES DEL
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Resolución por
sustracción de
documentos.

31. REGLAMENTO DE INFRACCIONES Y APLICACIÓN DE SANCIONES DEL
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Resolución por daños al
Patrimonio Documental.

32.  S.N.A. 01 Administración de Archivos
 S.N.A. 02 Organización de Documentos
 S.N.A. 03 Descripción Documental
 S.N.A. 04 Selección Documental
 S.N.A. 05 Conservación de Documentos
 S.N.A. 06 Servicios Archivísticos

33. Conjunto de
principios, métodos y
procedimientos
orientados a lograr
una eficiente
organización y
funcionamiento de los
archivos.

34. Es un proceso archivístico que consiste en el
desarrollo de un conjunto de acciones
orientadas a clasificar, ordenar y signar los
documentos de cada entidad.
Clasificación Ordenamiento
+

35. Es un proceso archivístico que consiste en
identificar, analizar y determinar los caracteres
externos e internos de los documentos con la
finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos
descriptivos.
Los auxiliares o instrumentos
descriptivos son medios que
permiten conocer, localizar y
controlar los fondos
documentales de cada entidad.

36. Es un proceso archivístico que consiste en identificar,
analizar y evaluar todas las series documentales de
cada entidad para predeterminar sus períodos de
retención, en base a los cuales se formulará el
Programa de Control de Documentos, para la
transferencia y/o eliminación documental.

37. Proceso archivístico que consiste en el traslado
de documentos de un archivo a otro, al
vencimiento de los periodos de retención
establecidos en el Programa de Control de
Documentos (PCD).
TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL
Proceso archivístico que consiste en la
destrucción de documentos innecesarios, que
aprueba y realiza el Archivo General de la
Nación.
ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

38. Es un proceso archivístico que consiste en
mantener la integridad física del soporte y del
texto de los documentos de cada entidad a través
de la implementación de medidas de preservación
y restauración.

39. Conservación de documentos. Comprende las
estrategias y técnicas específicas, relativas a la
protección de los materiales tanto impresos como
digitales, custodiados en archivos, bibliotecas,
mediatecas, frente al deterioro, los daños y el
abandono de los documentos.
Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y
funcional de los documentos.

40. Se definen en 4 factores externos de deterioro:
 Medio – Ambientales (temperatura, Humedad
relativa, luz y radiación solar, contaminantes
atmosféricos y polvo).
 Bióticos (microorganismos, bacterias, hongos).
 Desastres (incendios, terremotos,
inundaciones).
 Antropogénicos (Uso de clips, ganchos de
cosedora, ganchos de legajar y unidades de
conservación (cajas y legajos)

41. La información digital no ha sido pensada para su
mantenimiento en el tiempo. Esto es, que a
diferencia de los materiales tradicionales que se
desaparece con el paso del tiempo, la información
digital simplemente existe o no existe.
Las amenazas tales como l obsolescencia del
hardware, el software, los formatos, el
envejecimiento o deterioro físico de los soportes
digitales, adicional a las amenazas dentro de cada
organización, llevan la Conservación Digital a ser
muy frágil y con altas posibilidades de pérdida de
los datos.

42. A causa de la rapidez de los cambios
tecnológicos, el lapso de tiempo en que deben
considerar los problemas de preservación y
conservación de los documentos digitales se
acorta considerablemente. El tiempo
transcurrido entre la producción de los
documentos y la necesidad de definir
estrategias de preservación de los mismos es
mucho más corto en el entorno electrónico que
en el impreso.

43. Es un proceso que consiste en poner a
disposición de los usuarios la documentación de
cada entidad con fines de información.
Los servicios archivísticos son brindados en las
modalidades de lectura, consulta, búsqueda,
préstamo, expedición de copias. etc.
Los archivos de gestión y periféricos adecuarán la
prestación de sus servicios a las normas
establecidas por el Órgano de Administración de
Archivos de la entidad.

44. Búsqueda de
documentos.
Lectura de
documentos.
Fotocopiado y escaneado
de documentos.

45.  Beneficios para la gestión pública
 Reducción de costos.
 Mejora de la productividad.
 Ganar en espacio.
 Accesibilidad de la documentación.
 Mantiene la información personal más segura.
 Mejora el medio ambiente.
 Recurso Humano
 Transparencia y Acceso a la
Información

46. “Ya que sin archivo, no hay memoria,
un país sin memoria es igual que un
individuo con alzhaimer,
no sabe de donde viene ni a donde
va…”