Los avances tecnológicos han afectado a los archivos, dando lugar a documentos electrónicos. Los archivos deben adaptarse para gestionar estos nuevos documentos y asegurar su acceso y preservación. Cada vez más documentos se crean y conservan electrónicamente sin pasar por formato papel. Las bases de datos, resultado de las actividades empresariales, también deben considerarse documentos.

1. Fundamentos de Organización Documental
Actividad de Aprendizaje
Los rápidos avances en las tecnologías de la información han llegado a muchos
ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este campo se comenzó a
utilizar la informática para gestionar los grandes volúmenes de información que
se generaban; después empezó a crecer el número de documentos creados
directamente en los ordenadores y que se almacenaban en el mismo formato
electrónico en el que habían sido originados, dando lugar a documentos
electrónicos de archivo.
Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que
deben adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrónicos. El CIA
(Consejo Internacional de Archivos) determina que son funciones del archivo:
identificar, salvaguardar, preservar los documentos y asegurar que van a ser
accesibles y comprensibles. Las actividades que se incluyen en las funciones
del archivo comienzan en la primera etapa del ciclo de vida de los documentos
y terminan al final de dicho ciclo, y han de tener presente el objetivo principal
del archivo, que es asegurar la creación y la preservación del valor probatorio
de las actividades o transacciones realizadas por los creadores de los
documentos. Al tratarse de documentos electrónicos, las funciones del archivo
deben ser sometidas a ciertas modificaciones.
No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero
sí que cada vez son más los documentos que nacen y se conservan en las
organizaciones sin pasar por el formato papel.
De otro lado, la aplicación de la informática en todos los niveles de las
organizaciones comprende un fenómeno que tiene sus implicaciones en la gestión
documental: la proliferación de bases de datos. Por tal razón, es necesario tener
en cuenta que una base de datos es el resultado de las actividades de la empresa
y es por ello que se les puede considerar documentos de gestión.
Amig@ estudiante:
A partir de los temas trabajados en la semana y con base en lo anterior,
participa en el foro: El proceso de organización en la realidad empresarial,
con tus respuestas a los siguientes interrogantes:
¿Qué es un documento electrónico de archivo?
Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.

2. ¿Qué es un archivo electrónico?
¿Consideras que todos los documentos electrónicos que se generan y se
reciben en las unidades administrativas deben ser considerados documentos
de archivo?
¿Crees que el cambio de formato papel a formato electrónico supone también
un cambio en el proceso de organización documental?
¿Qué diferencias encuentras entre un archivo electrónico y un archivo físico?
¿Qué es una base de datos?
La organización documental debe integrar los documentos en papel, los
documentos electrónicos y las bases de datos. ¿Cuál es tu propuesta para
lograr tal integración?
Anímate a participar, tus aportes son muy valiosos para la construcción
del conocimiento colectivo.
Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.