Este documento describe la gestión electrónica de documentos y sus características. Explica que la gestión electrónica de documentos combina la imagen con información textual asociada y permite controlar la producción, circulación, almacenamiento y recuperación de información. También destaca que el software para la gestión de documentos electrónicos permite recuperar y gestionar archivos electrónicos de manera eficiente mediante la asignación de índices y metadatos. Finalmente, resalta las ventajas que proporciona el uso de herramientas web para

1. REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD YACAMBÚ
VICERRECTORADO DE INVESTIGACION Y POST
GRADO
INSTITUTO DE INVESTIGACION Y POST GRADO
Abg. José Ernesto Pérez Suárez
BARQUISIMETO, Abril 2015

2. La gestión electrónica de documentos.
Se define básicamente como el sistema de tratamiento de la documentación de una
organización que combina la imagen con información textual asociada a ella. Hoy, podemos
decir que la gestión documental es un proceso global, corporativo e integral de las
organizaciones, entendido como un sistema de gestión integrado capaz de controlar la
producción, la circulación, el acopio y la recuperación de cualquier tipo de información.
De allí que la investigación en recuperación de la información electrónica está
marcadamente influenciada por la evolución y los avances producidos en las tecnologías de la
web en cuanto a la información y comunicación, que imperiosamente, han introducido nuevos
enfoques, procedimientos y métodos en la organización, acopio y acceso a la información, así
como en el uso de nuevos sistemas de recuperación de información.
Es por ello, la importancia de la incorporación de las tecnologías de la información
en las empresas e instituciones, para realizar distintos procesos internos; que inciden
directamente en los actuales servicios de información y documentación, por cuanto la
información representa el elemento clave y estratégico para la competitividad de las
organizaciones, por lo que es esencial la aplicación de un sistema de gestión electrónica en la
organización.

3. Características generales de las tecnologías para la gestión de documentos
electrónicos.
El software para la gestión de documentos está orientado a resolver un problema muy
común por estos días en las organizaciones pues es difícil recuperar y gestionar información de
una manera eficiente sin una estructura común, creada mediante la computadora, el uso de
Internet y de las intranets.
Estos programas de computadora se convierten en herramientas para ayudar a los usuarios
que trabajan con documentos, independientemente del formato en que se crearon. Entiéndase,
por ejemplo, documentos creados bajo el formato de 32 bits impuesto por Windows como
sistema operativo y las herramientas del office; otros generados por herramientas muy
utilizadas bajo el entorno de MS-DOS que aún persisten en muchas organizaciones, y otros que
realmente “parecen” incompatibles, debido a la naturaleza de las aplicaciones con que fueron
creados o de la información que contienen, publicaciones electrónicas y documentos de
internet.
El software para la gestión de documentos permite a las organizaciones recuperar de
forma rápida y eficiente, archivos creados electrónicamente. Permiten asociar índices a los
documentos con el objetivo de describir sus características fundamentales: el tipo del
documento, autor, aplicación con que fue creado, y otros que los describirán. Además, estos
sistemas posibilitan mantener almacenada información sobre las revisiones realizadas y
añadirles mayor seguridad

4. Con todo lo descrito hasta el momento, sin restar un mínimo de importancia a los sistemas
para la gestión de documentos en los formatos tradicionales, sobre todo aquellos que se realizan
para los documentos en papel, se hace evidente que uno de los campos de la ciencia de la
información y la bibliotecología en que más directamente han influido las tecnologías en los
últimos tiempos es en la gestión de los documentos electrónicos.
Así, la aparición y masificación de los documentos electrónicos a través de las tecnologías
ha permitido: reducir el espacio físico de archivo, mantener un único conjunto de información
que contenga todo aquello que fue o es importante para la organización, posibilitar la
localización rápida por una gran diversidad de criterios, facilitar el procesamiento paralelo de
información contenida en documentos, en lugar de que el usuario deba esperar porque otro
termine con ellos para consultarlos, preservar los documentos originales, con la eliminación de
los riesgos que trae consigo el deterioro de los documentos por su uso, integrar la
documentación en procesos de trabajo, controlar versiones, eliminar las copias incontroladas,
distinguir el papel en circulación, controlar el acceso al archivo por niveles de seguridad,
eliminar la pérdida de documentación, mejorar, de forma general, el manejo de información que
puede resultar determinante para el desarrollo de la organización, relacionar información por
grupos y tipos de usuario y evitar redundancia en la documentación.
Por todo lo antes mencionado, nos damos cuenta de la importancia que tiene el uso de las
herramientas de la web en la gestión de documentos electrónicos en la web, para cualquier tipo
de organización al proporcionarnos una gama de ventajas para agilizar nuestra labor y mayor
seguridad en la documentación tramitada.