Este documento describe los aspectos clave de la administración de bodegas y la gestión de inventarios. Explica que la administración de bodegas requiere controlar la mercancía, los movimientos internos y externos, y los protocolos de seguridad. También describe los procesos básicos de una bodega como recepción, almacenamiento, picking y despacho. Finalmente, destaca los beneficios de una buena administración de bodegas como cumplir con los clientes y reducir tiempos de entrega.

1. ADMINISTRACIÓN
DE BODEGAS
Cuando se tiene una bodega para el almacenaje de mercancía se deben tener en cuenta varios aspectos para garantizar el
buen estado de los artículos, su correcta manipulación y el funcionamiento general de la bodega en relación a la logística.
Hay tres puntos importantes en el control de una bodega:

2. • Las bodegas, o almacenes
logísticos, son las
infraestructuras que son parte
de los centros de distribución
en las cuales se almacenan los
productos y de donde se
generan las guías de despacho
para que los transportistas
inicien las entregas, que
pueden ser directo al
consumidor (B2C) o hacia otra
empresa (B2B).
• La administración de las
bodegas debe ser lo más
eficiente, flexible y dinámica
posible, para asegurar un
tiempo de respuesta reducido
y satisfacer las demandas de
los clientes. Y por eso, en el
siguiente artículo, analizamos
su importancia.

3. Objetivos
• Un sistema de control de bodega
cumple con tres objetivos
claros: llevar control de la
mercancía; crear
procedimientos para el registro
de todos los movimientos
internos y externos relacionados
con la bodega y la mercancía,
conocidos como gestión
logística; y realizar protocolos
para la prevención de riesgos y
seguridad industrial.

4. Funciones
• Las funciones que desempeña
una bodega para una
empresa son: protección de la
mercancía, registro de
entrada y salida de la
mercancía, métodos de
distribución de la mercancía,
limpieza y organización de la
bodega y optimización de los
espacios.

5. Organización • La organización de la bodega le permite a la
empresa tener información sobre la mercancía
almacenada, conocer los detalles del artículo
(peso, medidas, nivel de fragilidad, etc.), saber
con exactitud el número de unidades que se
pueden almacenar en la bodega, determinar un
espacio para la manipulación y acomodación de
la mercancía y crear protocolos que indiquen
como se debe manipular y transportar la
mercancía dentro y fuera de la bodega.
• Teniendo en cuenta lo anterior se debe hacer un
seguimiento de todas las actividades y
responsabilidades para medir la eficacia
(alcance de los resultados) y eficiencia
(relación entre esfuerzo y resultado) del
funcionamiento de la bodega.

7. Las compañías considerar factores importantes, tales como:
Servicios de
transporte
Disponibilidad de
fuerza laboral
Cobertura de la
demanda
Planificación de
rutas desde las
bodegas
Gastos operativos Conexión entre los
centros de
distribución

9. Procesos
básicos de
la bodega
Para una correcta administración de la bodega, es
importante tener bien definido cuáles son los
procesos básicos para que puedan funcionar de
buena manera. Las etapas son:
• Recepción: Este proceso inicia cuando se notifica
la llegada de productos nuevos para iniciar la
coordinación de su recepción. Se debe
contemplar la habilitación del espacio necesario,
con andenes para la carga y descarga en que el
vehículo dejará la mercancía.
• Es importante en esta etapa que se revise la carga
para identificar si hay errores en el pedido o si el
producto viene en malas condiciones. Una vez
que se acepte la carga, es registrado en el sistema
para comenzar su etiquetado y notificar su
disponibilidad.

10. • Almacenamiento: Incluye el
desplazamiento de la carga desde el
área de acumulación hacia la zona
de almacenamiento. Antes del
desplazamiento, hay que designar
un lugar de almacenamiento
específico, para así determinar qué
tan rápido será extraído en la etapa
de picking.
• Cabe señalar que existen distintos
métodos para almacenar. Uno de
ellos es el almacenamiento caótico,
donde no existen asignaciones pre-
asignadas, sino que el producto se
almacena según la disponibilidad del
espacio. Este tipo de
almacenamiento requiere de un
funcionamiento optimizado de la
bodega.

11. • El otro tipo de almacenamiento es el
organizado, en que cada artículo tiene
asignada una ubicación específica dentro
de la bodega. Se recomienda su uso
cuando existen pocos SKU dentro del
inventario. Eso sí, este método no
aprovecha eficazmente el espacio
disponible y su gestión se hace de forma
manual.

12. SKU
Los códigos SKU o Stock Keeping Unit son uno de los elementos fundamentales para llevar el
control y gestionar el stock en el almacén. SKU es el número de referencia único de un
producto, según aparece registrado en el sistema de la empresa.
Identifica la unidad de venta más pequeña. Por ejemplo, en una empresa de calzado uno de
sus códigos SKU podría ser un par de deportivas blancas de la talla 41 de un determinado
modelo (y no cada una individualmente, porque no se venden por separado).

13. Picking: Es el proceso de recogida de la mercancía, donde se extraen unidades o un
empaquetado que contiene más de un producto.
Cuando un producto se requiere, debe ser extraído de su lugar de almacenamiento a través del
picking, donde el responsable de la tarea cuenta con una lista de productos que debe recoger.
Debido a que el picking es un proceso intensivo, su optimización y mecanización es
fundamental para que el trabajo en el centro de distribución sea más eficiente. Aquí es clave el
uso de tecnologías para automatizar procesos de picking, pues el desplazamiento de los
productos suele tomar mucho tiempo, perdiendo así efectividad en la operación.

14. • Proceso de Despacho: Consiste
en trasladar los productos hacia
los equipos de transporte, donde
se debe registrar en el sistema de
inventario lo que sale del centro
de distribución. Previo a la carga,
los productos se colocan en cajas
o contenedores donde se escribe
la información esencial para su
despacho: origen, destino,
contenido, entre otros.

15. Los tipos de bodega
de logística
Como señalamos anteriormente, hay distintos tipos
de bodegas, entre las más comunes encontramos las
siguientes:
• Cross-Docking: La bodega es solo una etapa
intermedia de los productos, pues una vez que
estén listos, se agrupan en porciones menores y
son despachados de manera directa al cliente.

16. Refrigerados: Son almacenes cuya temperatura es adecuada y
controlada para recibir productos o materia prima refrigerada. Se
utilizan para almacenar alimentos (frutas, verduras, o productos
congelados) o químicos.
Bonded Warehouses: Estos recintos se utilizan para almacenar
bienes como tabaco o bebidas, que son retenidos por restricciones
aduaneras, hasta que se permita su distribución tras el pago de los
impuestos correspondientes.
Bulk Storage Warehouses: Son aquellos almacenes logísticos que
cuentan con estanques para almacenar líquidos o productos secos,
tales como el carbón u otros químicos.

17. Beneficios de una buena administración de
la bodega
El diseño de una bodega debe
considerar distintos elementos
para ser eficiente. Además, hay
que tener en cuenta que la
construcción de un centro de
distribución requiere de una
alta inversión.
En ese sentido, un diseño debe
buscar alcanzar eficiencia en los
protocolos de operaciones y
en la implementación de
tecnologías para su gestión.

18. En ese contexto, si las
empresas tienen una
bodega bien implementada,
pueden conseguir distintos
beneficios:
Cumplir exitosamente con
las políticas de servicio al
cliente
Disminuir los tiempo de
entrega
Economías de escala en
transporte
Economías de escala en
producción
Espacio para transbordos

19. GESTIÓN DE
INVENTARIOS

20. ¿Cómo funciona la gestión de
inventarios?
• El inventario es el conjunto de artículos o materiales que un negocio tiene la intención
de vender a los clientes con fines lucrativos. La gestión de inventario, un elemento
crítico de la cadena de suministro, es el seguimiento del inventario desde el momento
de su fabricación hasta los almacenes, y desde estas instalaciones hasta el punto de
venta. El objetivo de la gestión de inventario es tener los productos correctos en el lugar
adecuado y en el momento preciso. Esto requiere visibilidad de inventario: saber cuándo
se debe hacer los pedidos, cuánto se debe pedir y dónde almacenar las existencias.

21. Los pasos básicos de la
gestión de inventario
incluyen:
1.Compra de inventario: los productos listos para la venta
se compran y se entregan en el almacén o directamente
en el punto de venta.
2.Almacenamiento de inventario: el inventario se
almacena hasta que se necesita. Los bienes o materiales
se transfieren a través de su red, y hasta que estén listos
para su envío.
3.Beneficio del inventario: Se controla la cantidad de
producto a la venta. Las mercancías acabadas son
liberadas para tramitar los pedidos. Los productos son
enviados a los clientes.

22. ¿Cuáles son
los tipos de
gestión de
inventario?
• Gestión periódica de
inventarios
El sistema periódico de
inventarios es un método de
valoración que se utiliza para
los informes financieros en el
que se realiza un recuento
físico del inventario a intervalos
específicos. Este método
contable toma el inventario al
comienzo de un período, agrega
nuevas compras de inventario
durante el período y deduce el
inventario final para derivar el
costo de los bienes vendidos
(COGS).

23. • Gestión de inventario de códigos
de barras
Las empresas utilizan sistemas de
gestión de inventario de códigos de
barras para asignar un número a
cada producto que venden. Pueden
asociar varios puntos de datos al
número, incluido el proveedor, las
dimensiones del producto, el peso e
incluso datos variables, como saber
cuántos hay disponibles.

24. • Gestión de inventario RFID
La identificación por radiofrecuencia o RFID es un sistema que
transmite de forma inalámbrica la identidad de un producto en
forma de un número de serie único para rastrear artículos y
proporcionar información detallada del mismo. El sistema de
gestión de almacenes basado en RFID puede mejorar la eficiencia,
aumentar la visibilidad del inventario y garantizar un registro
automático rápido para la recepción y la entrega.

25. Principales
características
de la gestión
eficaz de
inventarios