Administración Documental

VENTAJAS QUE PRODUCE LA
IMPLEMENTACIÓNDE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
La aplicación de un programa de gestión documental permite un incremento exponencial de
la productividad empresarial, ya que facilita la ubicación y el manejo de la información
además que reduce en gran medida, el exceso de documentos que generalmente se
conservan en las organizaciones y que no son importantes para la misma.

 Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel.
 Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos.
 Reducción de los costes de archivado
 Reducción de la recuperación de un documento.
 Acceso concurrente a un documento.
 Mejora de atención a los clientes.
 Reducción de costes legales.
 Reducción de costes de acceso a la documentación.
 Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos.
 Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.

CARACTERISTICAS DE LA INFORMACIÓN

Intelectual en su esencia, es decir, la información:

 crea y recrea el mundo de las ideas, a través del tiempo y del espacio;
 Transmite esas ideas a nuestra mente y
 Construye, así, poco a poco, el “contenido” de nuestro intelecto: el conocimiento.

Novedosa:
 deberá transmitir algo nuevo, algo no conocido hasta entonces;
 No será información si la idea ya es conocida por el investigador.

Facilita la actividad humana:
 disminuye la incertidumbre, al proporcionar nuevos conocimientos;
 Facilita, por tanto, la toma de decisiones.

Social. Es información en sentido estricto:
 sólo cuando se la recibe de otros;
 No, la obtenida por nosotros mismos.

Plural, en cuanto:
 Engloba los diferentes puntos de vista, ideas o datos sobre el tema investigado y no se
limita a una única vía.

Constituye un sistema, porque implica:
 Un conjunto de elementos
 Que interactúan entre ellos,
 En busca de un objetivo común.

(Fuente Sierra Bravo, Restituto. Tesis doctorales y trabajos de investigación científica; metodología
general de su elaboración y documentación. Madrid: Paraninfo, 1999.)

VOCABULARIO ARCHIVISTICO

1. Administración Documental 30. Original
2. Archivo 31. Perforar
3. Archivo de Gestión 32. Plazo Precaucional
4. Archivo Histórico 33. Preclusión
5. Archivo Intermedio 34. Prescripción
6. Casilleros 35. Radicación
7. Clasificación 36. Registrar
8. Conservación 37. Rotular
9. Cronológico 38. Sección Documental
10. Documentación 39. Selección
11. Documento 40. Serie
12. Epistolar 41. Tablas de Retención
13. Estructura Funcional 42. Tipo Documental
14. Expediente 43. Trasferencia
15. Expurgo 44. Usuario
16. Facsímil
17. Filatelia
18. Flujo
19. Flujo grama
20. Foliación
21. Folio
22. Fondo Documental
23. Franqueadora
24. Franquicia
25. Gestión de Documentos
26. Legajo
27. Marbete
28. Minuta
29. Ordenación

Sena Virtual Curso: Organización Documental – Re Alimentación Unidad Uno Ing. Claudia Biviana Quintero Guarnizo
Tutora Virtual – Centro de Formación Agroindustrial – Regional Huila

ADMINISTRACION DOCUMENTAL: Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación,
conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el
manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su
depósito definitivo en el archivo histórico.

ARCHIVO: Conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material producidos o recibidos por persona física
o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o por sus
sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competente en razón de su
valor archivístico.

ARCHIVO DE GESTION: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta
administrativas por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación y trámite se realiza para dar
respuesta o solución a los asuntos iniciados.

ARCHIVO HISTORICO: Aquel que conserva la documentación con valor permanente, que previamente ha sido valorada y
transferida por el archivo de concentración. El archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos.

ARCHIVO INTERMEDIO: Ente de descongestionamiento de los documentos que produce la administración y se
constituye en una institución intermedia entre los archivos administrativos y el archivo final.

CASILLEROS: Mueble dividido en huecos o partes para tener clasificados documentos y objetos.

CLACIFICACION: Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o
funcional de la entidad productora o –si se trata de un fondo particular- con las actividades del personaje que generó los
documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones.

CONSERVACION: conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física del archivo o documentos

CRONOLOGICO: Perteneciente o relativo a la cronología; ciencia que tiene por objeto determinar el orden y fecha de los
sucesos de procesos.

DOCUMENTACION: Es el conjunto de documentos, que reunidos orgánicamente, tratan un tema y tienen un fin
determinado.

DOCUMENTO : Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o
personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte
(papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de
una actividad del hombre, fijado en un soporte. Es sinónimo de unidad documental.

EPISTOLAR: Escritura dirigida o enviada a una persona o un grupo de personas que habitualmente toma la forma de
carta.

ESTRUCTURA FUNCIONAL: Determina la existencia de diversos supervisores, cada cual especializado en determinadas
áreas.

EXPEDIENTE: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un
sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

EXPURGO: Censurar la autoridad competente ciertas partes de un libro o un escrito, sin prohibir su lectura.

FACSIMIL: Reproducción idéntica de un documento, logrado a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico.

FILATELIA: Afición a coleccionar y estudiar sellos de correo

FLUJO: Estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo.

FLUJOGRAMA: Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso.

FOLIACION: Es la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por
fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo.
Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizando números “bis” o hasta “tris”, pero sólo como
excepción. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean
definitivas.



FOLIO: Las hojas que componen un documento correspondiendo a cada folio dos páginas y se enuncian como folio
frente y folio vuelto.

FONDO DOCUMENTAL: El fondo es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el
archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad que ésta realiza.

FRANQUEADORA: Máquina con la cual se portea el correo de acuerdo al valor del servicio.

FRANQUICIA: Contrato a través del que una empresa autoriza a alguien a usar su marca y vender sus productos bajo
determinadas condiciones: “ha solicitado una franquicia de esa conocida pizzería”

GESTION DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al eficiente, eficaz y efectivo
manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

LEGAJO: En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una unidad documental.

MARBETE: Cédula que por lo común se adhiere a las piezas de tela, cajas, botellas frascos u otros objetos, y en que se
suele manuscribir o imprimir la marca de fábrica, o expresar en un rótulo lo que dentro se contiene y a veces sus
cualidades, uso, precio, etc.

MINUTA: Borrador de un documento donde se expresan algunos datos esenciales, que permiten posteriormente
elaborar una comunicación.

ORDENACION: Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo
a una unidad-orden establecida de antemano. Estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas,
dentro de las series. Estas pueden ser alfabéticas, numéricas o cronológicas.

ORIGINAL: Documento producido directamente por su autor, sin ser una copia.

PERFORAR: Hacer un agujero en algo de forma que lo atraviese total o parcialmente.

PLAZO PRECAUCIONAL: Tiempo en que los documentos se conservan con el objeto de responder a reclamaciones
administrativas y servir de antecedente a otro documento.

PRECLUSION: Carácter del proceso, según el cual el juicio se divide en etapas, cada una de las cuales clausura la anterior
sin posibilidad de replantear lo ya decidido en ella.

PRESCRIPCION: (fem.) Acción de prescribir (disponer). Particularm., de disponer el médico una medicación o
tratamiento. // Acción de prescribir (establecerse o extinguirse un derecho, obligación, etc.). // (ant.). Introducción a
un escrito. // Se basa en una norma jurídica que no ha sido dictada pensando en el documento, sino en un derecho,
en una persona o en un objeto. Aunque no ha sido pensada para el documento, la norma, al señalar la caducidad de
un derecho, permite eliminar el documento que lo sustenta (prescripción de los documentos contables, se pueden
reclamar su pago y cobro solo si no han cumplido 10 años).

RADICACION: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su
trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

REGISTRAR: Anotación de los datos del documento en los modelos de control.

ROTULAR: Escrito compendiado en que se anuncia el contenido, carácter o clase de una cosa.

SECCION DOCUMENTAL: Es una subdivisión del fondo integrada por un conjunto de documentos generales, en razón de
una subdivisión orgánico -funcional.

SELECCIÓN: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, para eliminar o conservar
parcial o totalmente

SERIE: División de un fondo o sección, que corresponde al conjunto de documentos, producidos en el desarrollo de una
misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema
específico.



TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se
asigna el tiempo de permanencia de cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple.

TRASFERENCIA: Es el paso de los documentos del archivo administrativo al archivo histórico y tiene lugar después de un
plazo más o menos largo, una vez concluida la vigencia administrativa y haber sido valorados y seleccionados, en el
archivo central o el intermediario, para la conservación permanente.
Documentación que no se necesita en una oficina o archivo, a otro archivo para que él cumpla los objetivos que han
sido asignados a su función.

USUARIO: Se refiere a las personas que en general visitan un archivo, en busca de la información que contienen sus
documentos.

Bibliografía: http://www.mundoarchivistico.com.ar/?menu=diccionario


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