En 3 oraciones: El documento define los conceptos de documento de archivo, sus características externas e internas, y los valores primarios y secundarios. Explica que los documentos pasan por diferentes edades como parte de su ciclo de vida - edad corriente, intermedia y permanente - dependiendo de su valor administrativo, legal y cultural. El ciclo de vida determina si un documento se conserva en archivos de oficina, intermedios o históricos.

1. Documentos en las oficinas
Definiciones
Caracteres
Valores
Ciclo de Vida
El Documento

2. Un documento de archivo es el
testimonio material de un hecho o un
acto realizado en el ejercicio de sus
funciones por personas físicas o
jurídicas, públicas o privadas, de
acuerdo con unas características de
tipo material y formal.
Diccionario de Terminología
Archivística
Definiciones

3. Se entiende por documento, a los efectos de
la presente Ley, toda expresión de lenguaje
natural o convencional, incluídas las de
carácter gráfico, sonoro o audiovisual,
recogida en cualquier soporte material, incluso
los soportes informáticos que constituyan
testimonio de las actividades del hombre o de
los grupos humanos.
Ley de Archivos de la Rioja
1994
Definiciones

4. Def. Ley General de Archivos de ColombiaDefiniciones
Registro de información producida o recibida
por una
entidad pública o privada en razón de sus
actividades o funciones.
Ley General de Archivos de Colombia 2000

5. Elementos diferenciadores. GénesisElementos Diferenciadores
Génesis
Cada documento de archivo surge de un
proceso natural como resultado de la
actividad de personas e instituciones,
por lo tanto su generación no puede
controlarse.

6. Interrelación
Un unico documento no tiene ningun
valor archivístico, los documentos tienen
valor al estar integrados a un conjunto y
por las relaciones establecidas dentro
de éste, que es el expediente.
Elementos Diferenciadores

7. Unicidad
Unicidad
Cada documento de archivo es único,
no se produce en múltiples ejemplares.
En el caso de las copias de un
documento estas no son “ejemplares”
del documento original, sino otro
documento igualmente único.
Características

8. IntegridadCaracterísticas
Integridad
Cada documento debe mantener sus
caracteres internos y externos integros,
esto es intactos e inmodificados para
conservar sus valores. Así una copia
mantiene el contenido pero no el
formato, del documento original.

9. Carácter SeriadoCaracterísticas
Carácter Seriado
Los documento de archivo se producen
uno a uno y con el paso del tiempo
constituyen series.
Como las actas, la correspondencia,
las cuentas de cobro, etc.

10. ObetividadCaracterísticas
Objetividad
El documento de archivo constata
una actividad personal o institucional
sin añadir a ello criterios de
valoración o subjetividad.

11. AutenticidadCaracterísticas
Autenticidad
El documento no es falso en sí mismo. Lo
que es distinto de la veracidad del
contenido, si éste es una “falsificación” es
porque fue generado con el fin de sustituir
y de engañar. En cuyo caso será una
falsificación pero como documento aislado
es autentico.

12. Caracteres Externos e InternosCaracteres
Los caracteres del documento, han sido
dividos en Externos, los que se refieren a
la estructura física; e Internos, los que se
refieren a su contenido sustantivo.
Los veremos ahora diferenciados:

13. Caracteres ExternosCaracteres Externos
Son cinco:
Clase
Tipo
Formato
Cantidad
Forma

14. ClaseCaracteres Externos
Clase
Textuales Iconográficos Sonoros
Audiovisuales Electrónicos

15. TipoCaracteres Externos
Lo define el contenido y la estructura del
documento y deriva de la acción presentada.
Asi si la acción es legislativa, el tipo es ley; si la
acción es interrogativa, el tipo es cuestionario;
si la acción es de petición, el tipo es solicitud; si
es informar, el tipo es informe; si es constatar,
el tipo es constancia;etc.
Tipo

16. FormatoCaracteres Externos
Va de acuerdo con el soporte. Asi si es papel,
los formatos son carta, A4, oficio, etc. Si se
trata de video casetes el formato es VHS,
Beta, Super8, etc. Si se trata de diketes el
formato es 3 ½, 5 ¼, etc. Si se trata de
imágenes electrónicas es jpg, bmp, gif, etc. O
de textos electrónicos es txt, rtf, html, doc, etc.
Formato

17. CantidadCaracteres Externos
Es el número de unidades (volúmenes,
legajos, documentos) y al espacio que
ocupan los documentos, en metros lineales si
se trata de textos manuscritos, o en bites si
son electrónicos, o en minutos si son sonoros
o visuales.
Cantidad

18. Caracteres InternosCaracteres Internos
Son cuatro:
Entidad Productora
Origenes Fundacionales
Fecha y lugar de producción
Contenido sustantivo

19. Entidad Productora
Lo que es el autor del documento, que
puede ser una persona natural, es decir
física; o puede ser una persona jurídca, es
decir insititucional. Esta puede ser pública o
privada.
Entidad Productora
Caracteres Internos

20. Orígenes Fundacionales
Son las razones que han dado lugar a la
creación del documento, tomando en
consideranción, en este orden: la función, la
actividad, y el trámite por el que se ha
realizado.
Caracteres Internos
Orígenes Fundacionales

21. Fecha y Lugar de Producción
Son los datos que ubican cronológica y
geográficamente el documento. Y se
denominan también datación cronológica y
tópica del documento.
Caracteres Internos
Fecha y Lugar de Producción

22. Contenido Sustantivo
Es el asunto o tema que trata el documento,
es decir el fin u objetivo de su producción. El
contenido puede ser:
Intensivo: muchos datos sobre asuntos bien
definidos.
Extensivo: pocos datos sobre un contenido
que es más amplio.
Diversificado: datos variados
de asuntos diferentes.
Caracteres Internos
Contenido Sustantivo

23. Valores Primario y SecundarioValores
Los valores del documento de archivo
dependen del fin por el cual ha sido creado,
lo que se denomina Valor Primario; y además
de la utilidad que puede tener con
posterioridad, lo que es el Valor Secundario.
Estos son los valores más reconocidos pero
existen otros que pueden
desglosarse así:

24. Valor AdministrativoValor Administrativo
Es un valor primario, por cuanto
el documento da cuenta de
una gestión o actividad que
requiere ser atentida y que tiene
un curso propio, este valor permanece hasta
la gestión para la cual fue creado llegue a su
fin.

25. Valor Legal, Jurídico y ProbatorioValor Legal, Juridico o
Probatorio
Después de finalizado el valor administrativo el
documento conserva un valor probatorio, es
decir es un comprobante legal y juridico de que
la gestión exitió o de que la actividad de la que
da cuenta se produjo, y testifica la fecha y el
lugar en que se succedió el evento. Este valor
tiene término en
unos tipos documentales
y en otros es permanente.

26. Valor Histórico y CulturalValor Histórico y Cultural
Estos son valores secundarios del
documento. Cumplido su ciclo vital, algunos
documentos tendrán un valor cultural e
histórico permanente y pasaran a formar
parte del patrimonio documental, los que no
tienen este valor son destruidos al finalizar su
ciclo vital, esto es al perder
su valor primario.

27. Otros ValoresValores
Otros autores diversifican más las
categorias de valor, incluyendo valor fiscal o financiero,
pero este no es sino un valor adiministrativo
específico. De igual forma el Diccionario Terminológico
Archivístico adiciona el Valor Informativo, que es que
tienen los documentos usados para consulta o
investigación; y el Valor Intrínseco que está
relacionado con el contenido: firmas, sellos,
circunstancias de producción, etc. Pero el primero es
un valor secundario y el último es
un valor primario.

28. Ciclo de Vida o Edades de Documento
3
2
Ciclo de Vida
intermedia
permanente
intermedia
histórica
Primera Edad: circulación y tramitación de los
asuntos inciados. La documenta. forma parte
de los archivos de gestión y es de uso
frecuente.
Segunda Edad: El expediente ha finalizado
su tramite pero es objeto de consulta regular.
La documentación forma parte del archivos
intermdio.
Tercera Edad: El documento ha sido
consierado de valor permanente y será
conservado como fuente
cultural e invertigativa.
Se localiza en los
archivos históricos.
1corriente
administrativa

29. Etapas o EdadesCiclo de Vida
a. Creación: incluye el diseño y la gestión de formularios; la
preparación y gestión de los formatos y la aplicación de
las modernas tecnologías a este proceso.
b. Mantenimiento y uso: incluye el desarrollo de los sistemas
de archivo y recuperación y gestión de archivos de oficina,
correos y telecomunicaciones; creación de programas de
acceso, reproducción, conservación y tramitación.
c. Disposición: incluye la identificación y descripción de las
series, cuadros de clasificación, tablas de retención y
transferencia.
J.B. Rhoads.1983.

30. Edad Corriente o AdministrativaCiclo de Vida
1corriente
administrativa
Documentos en Trámite
Recibidos en el año
Finalizados años anteriores de consulta
frecuente y valor administrativo,
fiscal y legal
Archivo de Oficina

31. Edad IntermediaCiclo de Vida
Documentos sin vigencia administrativa
De consulta frecuente
Con vigencia fiscal y legal
Archivo Intermedio
2intermedia
intermedia

32. Edad IntermediaCiclo de Vida
Documentos sin vigencia administrativa
De consulta frecuente
Con vigencia fiscal y legal
Archivo Intermedio
2intermedia
intermedia

33. Edad Permanente o Histórica
3permanente
histórica
Ciclo de Vida
Documentos de valor cultural e investigativo
permanente.
Archivo Histórico