proyecto2015

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PROPUESTA PARA LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO ACUMULADO DE LA
ENTIDAD FONDO DE EMPLEADOS DE SUPERTIENDAS OLÍMPICA “FESOL”
PAOLA ELOISA PEREZ UPARELA
FUNDACION UNIVERSITARIA PARA EL DESARROLLO HUMANO UNINPAHU
FACULTAD DE INGENIERÍAS Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
TECNOLOGÍAS EN ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN
BOGOTÁ D.C.
2015

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PAOLA ELOISA PEREZ UPARELA
Asesora Metodóloga: Magister. Ana Julia Alfonso Delgado
Bibliotecóloga Archivista
FUNDACION UNIVERSITARIA PARA EL DESARROLLO HUMANO UNINPAHU
FACULTAD DE INGENIERÍA Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
PROGRAMA TECNOLOGÍA EN ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
BOGOTÁ D.C.
2015

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Nota de Aceptación
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Firma Presidente Jurado
Firma Jurado
Firma Jurado
Bogotá, D.C.,

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TABLA DE CONTENIDO
PÁG
INTRODUCCION
RESUMEN………………………………………………………………….………6
GLOSARIO……………………………………………………………………….....7
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA………………………………...…10
2. JUSTIFICACION………………………………………………………...…11
3. OBJETIVOS………………………………………………………...………13
3.1. Objetivo general……………………………………………………………13
3.2. Objetivos específicos………………………………………………….......13
4. MARCO REFERENCIAL………………………………………………….14
4.1. MARCO TEORICO………………………………………………………...14
4.1.1. Organización documental y fondos acumulados……………………….17
4.1.2. Fondos acumulados……………………………………………………….17
4.1.3. Como abordar el tema de los fondos acumulados………………….….18
4.2. MARCO LEGAL……………………………………………………………19
5. DISEÑO METODOLOGICO………………………………………………21
5.1. Compilación información institucional…………………………………..…21
5.2. Diagnóstico……………………………………………………………….…22
5.3. Elaboración y ejecución del plan de trabajo archivístico integral.........22
5.4. Valoración……………………………………………………………….…..23
PLAN GENERAL DE TRABAJO…………………………………………….……24
CONCLUSIONES……………………………………………………………….….26
BIBLIOGRAFIA………………………………………………………………….….27
ANEXO……………………………………………………………………………….28

5
INTRODUCCION
El presente trabajo se refiere a la metodología de organización de archivos dando
importancia a la documentación, donde la institución debe estar adelante para
enfrentar las diferentes actividades de organización documental, realizando los
procesos necesarios para después implementarlos y fortalecer el sistema.
El objetivo principal fue el desarrollar una propuesta para la organización del
archivo, observando el problema que enfrenta el Fondo de Empleados de
Supertiendas Olímpica FESOL, lo cual produce ciertas dificultades para mantener
el archivo sin ningún tipo de criterios archivísticos.
Esto se delimita de acuerdo a la propuesta que facilite y guie de manera general el
desarrollo de las fases para que de esta forma se pueda resolver las situaciones
que presenta este archivo. Contiene aspectos que oriente a la organización
contando con los pasos metodológicos que se diseñaron.

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RESUMEN
En el presente documento tiene la necesidad de organizar el archivo del Fondo de
Empleados de Supertiendas Olímpica “FESOL” de conformidad como lo
establecen las leyes que rigen para el sector documental. Todo documento nace a
partir de que genera en las dependencias lo cual al realizar su trámite.
La justificación de dio a partir de un por que la organización de los archivos debido
a la inexistencia de unos lineamientos para el manejo documental ya que de allí
ante la difícil labor y lo importante que es el cumplir las funciones que establecen
en cada paso o fase del trabajo.
Ante el difícil panorama que se presenta para realizar el trabajo de organización
del fondo acumulado, se planteó un diagnóstico y alterno y un plan de trabajo para
realizar el proceso y cumplir con todos los principios archivísticos, con miras a
rescatar toda la documentación del sector solidario.
Palabras claves: Fondo Acumulado, Inventario Documental, Diagnostico,
Organización, Archivo, Tabla de Valoración Documental, Formato Único de
Inventario documental.

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GLOSARIO
Los términos mencionados en este glosario se han conceptualizado y
seleccionado para este trabajo del acuerdo 027 del 2006 del Archivo General de la
Nación.
Acervo Documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su
valor sustantivo, histórico o cultural.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento
de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos
una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo
de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de
Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar
documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o
expropiación.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los
documentos para su almacenamiento y preservación
Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Conservación de Documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo.
Conservación Total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente y que por su contenido informan sobre el origen, estructura,
procedimientos y políticas de la entidad productora. Así mismo, son patrimonio
documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la
investigación, la ciencia y la cultura.
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos
con el fin de conocer la información que contienen.

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Custodia de Documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una
institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración
y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
Depósito de Archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el
almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
Descripción Documental: Fase del tratamiento archivístico destinada a la
elaboración de los instrumentos de recuperación de información para facilitar el
conocimiento y consulta de los fondos documentales de los archivos.
Disposición Final de Documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en
cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de
retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total,
eliminación, selección y/o reproducción.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado
Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de
documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en
la resolución de un mismo asunto.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Fondo Acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de
organización archivística.
Fondo Cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de
producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas
naturales o jurídicas que los generaban.
Fondo Documental: Se refiere a la totalidad de las series documentales de la
misma procedencia o a la parte de un archivo que llegue a ser objeto de
conservación.
Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales
de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como
organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y
volumen de la documentación.

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Identificación Documental: Primera etapa de la labor archivística que consiste en
indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas en
que se sustenta la estructura de un fondo.
Inventario Documental: Instrumento que describe las series de un fondo.
Ordenación Documental: Fase del proceso de organización que consiste en
establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la
fase de clasificación.
Organización de Archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas
cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con
criterios orgánicos o funcionales.
Organización Documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la
ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
Principio de Orden Original: Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos
debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la
ordenación de fondos, series y unidades documentales.
Principio de Procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una
institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras..
Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad
documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una
carpeta, un libro o un tomo.
Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y
caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo
tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un
expediente.

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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El Fondo de Empleados de Supertiendas Olímpica FESOL es una entidad regida
por la Superintendencia de Economía Solidaria, presta servicios de crédito para
todos los asociados que están afiliados; está compuesta por seis dependencias y
un equipo humano de 15 personas que integran la compañía. Cuenta con un
fondo Documental en el cual se tienen documentos desde 1984, descritos
utilizando diferentes tecnologías desde la máquina de escribir hasta el 2010, el
cual se empezó a manejar los créditos por medio del sistema para la creación de
los cheques y los recibos de caja.
El Fondo de Empleados es una entidad de economía solidaria, vigilada por la
Superintendencia de Economía Solidaria, allí su principal objetivo es brindar
oportunidades a los asociados para otorgarles préstamo ya sea para libre
inversión, estudio, consumo, vehículo, vivienda y también poder optar por los
servicios y convenios que ofrece el fondo.
Por la actividad que se lleva a cabo en FESOL , se produce un cuantioso número
de documentos, que son conservados y almacenados sin ningún criterio
archivístico, allí se encuentran documentos con valores primarios como son los
legales, judiciales y administrativos, por lo que es conveniente identificar la
debilidad que tiene cada dependencia para la organización de los archivos,
encontramos también carpetas guardadas en cajas y así mismo los documentos
que están sujetos a ganchos legajadores y clips. Toda esa información se
encuentra ubicada en la bodega de la entidad del Fondo de Empleados de
Supertiendas Olímpica FESOL. No cuenta con una dependencia exclusiva lo cual
hace más difícil la coordinación del trabajo de organización de los archivos. El
espacio destinado para el almacenamiento es insuficiente, carece de instalaciones
apropiadas y no cuenta con ninguna restricción, ni medidas de seguridad y
protección tanto del personal que está laborando; y tampoco existe un control de
préstamo de las carpetas.
Tomando en cuenta que a la fecha de la publicación de la resolución 2925
expedida por la Superintendencia de Economía solidaria, donde se menciona que
se deben establecer directrices para establecer la gestión documental de la
empresa, ésta, no se está cumpliendo por carecer de una política al interior de la
entidad para el manejo del fondo documental acumulado. La siguiente pregunta.
¿Cómo organizar la información del fondo acumulado de la entidad del Fondo de
Empleados de Supertiendas Olímpica “FESOL”? De tal manera que se pueda
disponer la información tanto para los empleados como a los usuarios?

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2. JUSTIFICACIÓN
Los archivos como bien se sabe, son la parte testimonial de una empresa, ya que
ellos son documentos probatorios para las entidades. La información que se
obtiene es vital, pues esto ayuda a la toma de decisiones, a solucionar problemas
y aumentar la productividad de la empresa. También es una tarea que
compromete a la entidad en general, la deficiencia de la política gestión
documental y el desconocimiento de la legislación colombiana vigente lo cual se
convierte en un problema en común.
Todo lo anterior se manifiesta en la insuficiencia de un programa de gestión
documental del Fondo de Empleados de Supertiendas Olímpica FESOL por lo que
existe un desconocimiento en la normatividad tanto la que rige el Archivo General
de la Nación como la que emite la Superintendencia de economía Solidaria.
Es importante y necesario organizar el fondo acumulado documental lo cual es
una acción que garantiza la conservación, organización, aplicando los principios
archivísticos por lo que permitirá la construcción de un fondo histórico que sirva
para la investigación para otros trabajos bien sea educativa o administrativa.
La propuesta para la organización del Fondo Acumulado de FESOL pretende
implementar, controlar, preservar, proteger y dar seguridad a todos los
documentos que se generan a través de la entidad. Llegado a este punto la
realización del proyecto conlleva a hacer diferentes actividades, para cumplir con
el objetivo de organización del archivo y poder llevar a cabo las demás funciones
que sobresalgan para que no se dificulte la búsqueda de la información o
documentación y disponer para uso de la administración o servicio al ciudadano.
A partir de la realización de los procesos adecuados, de acuerdo a las actividades
que se conciben en el Fondo de Empleados, facilita la interacción entre las
diferentes dependencias que lo integran, además contar con el apoyo e
intercambio de información, logrando con esto reducir costos de almacenamiento
lo que servirá para dar oportuna respuestas a los usuarios de los requerimientos
solicitados, también se debe tener en cuenta en la implementación de un
programa de gestión documental para facilitar el control, consulta y acceso a los
documentos de igual manera emplear e implementa los instrumentos archivísticos
para la organización de los documentos como son las Tablas de retención
Documental, Tablas de valoración documental, reglamento interno de trabajo,
programa de gestión documental.
Este producto beneficia a la comunidad académica UNINPAHU para apoyo
institucional en próximos trabajos de grado; y a la entidad para evidenciar que toda

12
documentación producida por el Fondo de Empleados de Supertiendas Olímpica
“FESOL” tenga testimonio documental.

13
3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL
Elaborar una propuesta que conlleve a la organización del fondo acumulado del
Fondo de empleados de Supertiendas Olímpica FESOL de acuerdo a la
normatividad básica de organización de archivos
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Realizar un diagnóstico del estado actual del fondo acumulado para verificar el
estado en que se encuentran los documentos para establecer prioridades a
largo plazo.
 Elaborar el informe del diagnóstico para proceder con la organización del fondo
acumulado de la entidad.
 Proponer el plan para la organización de los documentos del fondo acumulado
según de la a normatividad del Archivo General Nación.

14
4. MARCO REFERENCIAL
4.1 MARCO TEORICO
“La evolución histórica de los archivos refleja la inestabilidad de las estructuras
sociopolíticas y en gran medida la idiosincrasia de nuestros pueblos. Por esta
razón a pesar de la enorme tradición escrita heredada de España desde la época
de la conquista y del interés mostrado por la corona para la protección de la
documentación generada por la administración indiana a través de disposiciones
desde el mismo período de conquista, fue evidente la desidia y el descuido oficial
de los documentos producidos por las diferentes administraciones; el incendio del
archivo Virreinal en 1786 fue el caso más notorio, y una de las pérdidas más
graves e irreparables en la memoria escrita de nuestra Nación; muchos de los
documentos fueron fraccionados y desmembrados en la confusión producida por
las llamas. En el período republicano los archivos no escaparon a la inestabilidad
política y a las contingencias de las guerras civiles, a las asonadas y los desastres
de la naturaleza. Las administraciones republicanas fueron las que sin ningún
criterio archivístico iniciaron el empaste de los documentos desglosados
empleando para ello a los reclusos del Panóptico Nacional”1
.
Debido a la falta de una teoría archivística y de lineamientos técnicos para el
manejo documental. Desde hace varios años la documentación que produce las
empresas fueron acumulando sin ninguna pauta de organización y conservación
pues esto define como “documentos reunidos por una entidad en el transcurso de
su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de
conservación”2
.
“Las políticas documentales y el sistema de archivos son la estructura flexible con
vocación de permanencia con la cual cuenta la Universidad como recurso
institucional para proyectar en el tiempo y garantizar el desarrollo de las
responsabilidades de la entidad con su patrimonio documental, como campo
institucional de soporte a la misión de la Institución”3
Los archivos existen desde el momento en que el hombre decidió fijar por escrito
sus relaciones como ser social. El archivo es una manifestación de la actividad
humana y se han convertido en la memoria de las instituciones y de las personas.
Son muchas las definiciones que se han dado de Archivo. De acuerdo, con el
1
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Manual de Organización de Fondos Acumulados. Abril 2014 Pág. 5
2
OP.CIT. Pág. 13
3
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Guía para la organización y valoración de archivos acumulados.
Marzo 2008. p.10

15
Consejo Internacional de Archivos, que lo define como “el conjunto de
documentos, sea cual sea su fecha, su forma y el soporte material, producidos o
recibidos por cualquier persona o por cualquier organismo público o privado, en el
ejercicio de su actividad, conservados por sus creadores o sucesores para sus
propias necesidades o trasmitidos a instituciones de archivos como fuentes de la
historia”.4
El archivo de las entidades como fuente de información, debe tener
responsabilidades derivadas por las dependencias para la custodia de los
documentos. Para cumplir con esta obligación se debe tener un profundo
conocimiento de la organización, su misión, objetivos y de la circulación de la
información dentro de la misma; de las necesidades de recuperación de
información.
“En una organización el archivo es un instrumento para la administración, donde
se encuentra el testimonio de las actuaciones administrativas, productivas y
económicas. Es la memoria de las organizaciones, en los cuales se registran sus
obligaciones, responsabilidades, y todas sus operaciones”.5
“De acuerdo con los criterios establecidos por el Archivo General de la Nación
(AGN), el fondo acumulado está conformado por la documentación generada por
una entidad desde su inicio hasta su última reestructuración, considerando las
entidades que la precedieron o se fusionaron a la actual. Del mismo modo,
mediante el Acuerdo 039 de 2002, el AGN denomina técnicamente el fondo
acumulado como el conjunto de la documentación producida antes de la
aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los
Archivos de Gestión, la cual será sometida a un proceso de organización y su
resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD). En el proceso de
organización del fondo acumulado es muy importante respetar el origen o
procedencia y el orden natural u original de los documentos que componen dicho
fondo. Esta tarea permite conocer la información que produjo la entidad en cada
etapa de su vida institucional”6
.
4
RUIZ, Antonio Ángel. ed. Manual de archivística. (España): Síntesis, 1995. p. 32.
5
PEREZ ARCILA, Freddy Mauricio. Propuesta integral para la organización del fondo acumulado del instituto
colombiano de antropología e historia ICANH. Trabajo de grado (sistemas de información y gerencia de
documentos). Bogotá D.C. universidad de la Salle, faculta de información avanzada, 2006, pág. 7
6
OP.CIT, pág. 11

16
“Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y
criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones:
almacenar y recuperar de inmediato.
En toda organización las finalidades del archivo son:
 Ser el centro de la información y de la documentación.
 Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
 Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.
 Asegurar la conservación de los documentos.” 7
La acumulación de documentos “búsquedas dificultosas que provocan mayor
desorden en lo acumulado; pérdida de información; intento de control mediante la
reproducción de los documentos; más papel; más acumulación y vuelta a
empezar. A veces este círculo se rompe de dos maneras, radicalmente -
eliminando los documentos más antiguos o cuando han dejado de servir como
documento de prueba a efectos legales o fiscales- o de una manera más sutil pero
no por ello menos peligrosa- los documentos se abandonan en los sitios más
insospechados de los edificios, de donde a largo plazo terminarán
desapareciendo. Se pierden así documentos vitales para conocer el pasado de
nuestras comunidades8
En “Argentina se inició en el año de 2005 un proyecto por parte del Centro
Argentino de Información Científica y Tecnológica – CAICYT el cual tenía entre
sus objetivos “destacan la identificación, recuperación y puesta en disponibilidad
de la producción documental y legal existente sobre la temática, desde las etapas
fundacionales hasta el presente”9
Del estado de todos estos aspectos es importante dejar registro visual o sonoro.
Para lograr los fines propios de este manual se hará hincapié en el último aspecto
de los mencionados anteriormente, es decir, en el nivel de organización
documental. Con esta afirmación no se está desconociendo la importancia y la
necesidad de aplicar los formatos que contienen los datos ya mencionados, antes
bien, deben ser aplicados como parte del diagnóstico integral y complementarlo
con los que se presentan en este apartado. Los formatos contienen preguntas
7
Disponible en línea www.mundoarchivistico.com
8
FERNANDEZ GIL, Paloma. Manual de Organización de Archivos de Gestión en las Oficinas Municipales,
España. pág. 17
9
Centro Argentino de Información Científica y Tecnológica. Recuperación de la Memoria sobre Políticas de
Ciencia y Tecnología en Argentina[en línea] [citado el 12 de marzo de 2009] Disponible en Internet:
http://www.caicyt.gov.ar/remcyta

17
Según Hemphill10
“Si usted no sabe lo que tiene, o no puede encontrarlo, no vale
nada para usted”. Hoy en día existen leyes de las cuales debemos estar
actualizados para no pasar por alto estas funciones de organización y
conservación.
“El objetivo es buscar los procedimientos que permitan controlar el flujo
documental de la empresa desde que se inicia hasta que finaliza. Esto es
fundamental para satisfacer las necesidades expresadas e implícitas de
información y uso de los documentos. Ha de buscarse siempre el mínimo coste. El
diseño de un sistema de gestión de archivo adaptado a cada empresa pasa por la
normalización de procesos, estableciendo rutinas de trabajo. Se sigue un proceso
que tiene seis fases:
1) Análisis y diagnóstico de la situación.
2) Elaborar un proyecto de gestión.
3) Presentación y aprobación del proyecto.
4) Implantación del proyecto.
5) Supervisión y control del sistema.
6) Revisión y corrección de anomalías”.11
4.1.1. Organización documental y fondos acumulados
Antes de abordar el tema sobre los fondos acumulados es preciso definir que son
y tratar de explicar sobre la ordenación documental.
“Cuando la entidad no está en proceso de liquidación, supresión ni fusión debe
tenerse en cuenta la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha como
punto límite entre las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de
Valoración Documental (TVD). Es decir, desde la última reestructuración hasta la
fecha de hoy se elaborarán unas TVD que se aplicarán en ese mismo período
puesto que la documentación producida por la entidad reflejará las diferentes
actividades y servicios prestados durante la última etapa de vida institucional”.12
10
Disponible en línea http://www.mundoarchivistico.com
11
NOVELLE LOPEZ, Laura. Los archivos de empresa: nociones básicas sobre historia, contenido y gestión.
Licenciada en Historia; Especialista en Organización y gestión Documental, julio 2012, pag. 13
12
OP.CIT., pág. 13

18
4.1.2. Fondos Acumulados
“Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el
transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de
organización y de conservación. Los fondos acumulados son producto de la
carencia de política archivística del Estado, del desgreño administrativo y de los
cambios constantes de la administración; estos últimos se reflejan en la
liquidación, fusión y privatización de entidades así como también en las
reestructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad.
Esto conlleva a que la institución concentre en sus depósitos documentación
producida por la o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido
algunas funciones”13
.
“Ante este panorama complejo y crítico de los archivos se ha venido consolidando
una metodología, en un proceso constante de retroalimentación entre la teoría y la
práctica, para enfrentar los problemas encontrados en los diferentes archivos del
país, diseñada con miras a organizar y rescatar los documentos de los fondos
acumulados del sector público y del sector privado. En esta labor de rescate prima
esencialmente la recuperación de la documentación considerada patrimonio
histórico del país, fundamental para la memoria de la Nación, así como para el
desarrollo de la investigación histórica, científica y tecnológica.”14
4.1.3. Como abordar el tema de los fondos acumulados
“La labor de organización de los fondos acumulados requiere por lo menos de tres
momentos: el establecimiento del nivel de organización de la documentación y la
reconstrucción de la historia institucional, la elaboración de un plan archivístico
integral y la ejecución de dicho plan enmarcado en las normas y principios
archivísticos.
El establecimiento del nivel de organización se logra mediante la elaboración de
un diagnóstico, por lo cual se dispone de un formato que permite la recolección
progresiva de datos sobre la administración, estado de conservación y nivel de
organización de la documentación. El conocimiento previo de estos aspectos
facilita la labor de organización tanto en la etapa de planificación del trabajo como
en la etapa de ejecución del mismo”15
13
IBID., pág. 13.
14
OP.CIT., Pag. 7.
15
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Manual de Organización de Fondos Acumulados, Abril de 2014 P 14-15

19
4.2. MARCO LEGAL
Legislación sobre fondos acumulados. Entre las normas específicas relacionadas
con las políticas nacionales para el manejo de la documentación y particularmente
las relacionadas con la organización de fondos acumulados de entidades públicas
y privadas se destacan las siguientes:
 Constitución política de Colombia, art. 23. Toda persona tiene derecho a
presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general
o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su
ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos
fundamentales.
 Decreto 254/2000 “Por el cual se expide el régimen de liquidación de las
entidades públicas del orden nacional”.
 Decreto 2609/2013 “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de
2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del
Estado.
 Ley 594/2000 “Ley general de archivos’. Artículo 20. Las entidades públicas
que se supriman o se fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que
asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o
vinculadas. Parágrafo. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir
su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado
vinculadas”.
 Acuerdo 047 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V
“Acceso a los documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General de
Archivos sobre “Restricciones por razones de conservación”.
 Acuerdo 049 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo del capítulo 7
“Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre
“condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
 Acuerdo 050 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII
“Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre
Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”.
 Acuerdo 041/2002 “Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y
archivos de las Entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el
artículo 20 y su parágrafo”.
 Acuerdo 15/2003 “Por el cual se adiciona un parágrafo al artículo primero
del Acuerdo 041 de 2002”.

20
 Acuerdo 02/2004 “Por el cual se establecen los lineamientos básicos para
la organización de fondos acumulados.
 Acuerdo 04/2013 “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos
2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración,
presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de
Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”.

21
5. DISEÑO METODOLOGICO
La metodología para abordar la organización de los fondos acumulados se basa al
acuerdo 02 de 2004 por el cual se establecen los lineamientos básicos para la
organización de fondos acumulados, donde el artículo tercero indica las etapas de
organización.
Para lograr este propósito se realizara previamente un reconocimiento a los
trabajos realizados en otras empresas, seguidamente se elaborara una guía que
sirva como base de información para los empleados y finalmente realizar el
proceso de análisis de conservación final de los documentos de la empresa Fondo
de Empleados de Supertiendas Olímpica “FESOL” para optimiza el proceso en
general y dar así cumplimiento de los requisitos exigidos por la Ley.
5.1. Compilación Información Institucional.
Búsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, con el objeto
de identificar y conocer las unidades administrativas que produjeron los
documentos.
Búsqueda y recuperación de manuales de funciones y procedimientos, estatutos y
organigramas (en el evento de no encontrar los organigramas es preciso
reconstruir la evolución de la estructura orgánica de la institución, a partir de los
materiales obtenidos en la búsqueda preliminar y de la misma documentación,
objeto de organización.
Adicionalmente se debe buscar otras fuentes como testimonios, bases de datos,
informes estadísticos y entrevistas a funcionarios de entidades con las que se
haya relacionado.
Datos del archivo, nombre del archivo, ubicación física, fecha de creación,
ubicación en la estructura administrativa.
Planta física, verificar en las áreas de depósito y de trabajo, las condiciones
ambientales, locativas y materiales del mobiliario.
Conservación de la documentación, se debe constatar si se presenta deterioro
biológico, químico o físico; también se requiere determinar en qué unidades de
conservación (carpetas, A-Z, legajos, tomos, libros, paquetes, entre otros) se
encuentra la documentación).

22
5.2. Diagnostico
Una vez adelantadas las tareas anteriores, se procederá a elaborar un diagnóstico
que refleje la situación real del fondo acumulado, explicando en él, todas las
circunstancias observadas; tales como el estado de organización documental,
instrumentos de recuperación de la información (inventarios, relaciones libros de
control, y de registro, entre otros), tipos de soporte (papel, audiovisuales,
fotográficos, fílmicos e informativos), fechas extremas teniendo en cuenta desde la
más antigua hasta la más reciente y el volumen de la documentación dado en
metros lineales, entre otros.
5.3. Elaboración y ejecución del plan de trabajo archivístico integral
Para la preparación del plan de trabajo es importante tener en cuenta los datos
obtenidos en la primera etapa, consignados en el diagnóstico, con el de establecer
las necesidades del personal, materiales, insumos, equipos e instalaciones y
proceder a la elaboración del cronograma que permite determinar los tiempos de
duración del trabajo a desarrollar y el presupuesto correspondiente.
En la organización documental se observara los principios y procesos archivísticos
relacionados a continuación:
Clasificación: este proceso se desarrolla atendiendo a la estructura orgánica del
organismo u organismo productores.
Ordenación: los documentos previamente clasificados se ordenaran teniendo en
cuenta las unidades documentales al interior de cada asunto o serie y también
los documentos al interior de cada unidad de conservación (carpetas, legajos,
tomos, libros, entre otros) correspondientes a las diferentes unidades
administrativas.
Descripción: se diligenciara el Formato Único de Inventario Documental adoptado
por el Archivo General de la Nación, incluyendo además, la documentación
afectada biológicamente.
En la aplicación de los anteriores procesos archivísticos se desarrollaran las
siguientes actividades:
Depuración: retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo.
Separación de la documentación afectada biológicamente, dejando el respectivo
testigo.
Foliación y retiro del material abrasivo.

23
Almacenamiento de la documentación en buen estado, dentro de carpetas y cajas
Elaboración de un Cuadro de Clasificación sobre el cual debe basarse el
inventario.
Valoración
Se debe proceder a identificar los valores primarios (administrativos, contables,
fiscales, legales y técnicos) e identificar los valores secundarios (Históricos,
científicos y culturales), que posea la documentación. Esta valoración dará como
resultado, el establecimiento de los tiempos de retención y su disposición final los
cuales quedarán plasmados en la Tabla de Valoración Documental.
El diseño metodológico se desarrolla de acuerdo a lo consignado en el Acuerdo 02
de 2004 dictado por el Archivo General de la Nación, la cual se seguirán los pasos
a desarrollar en la propuesta.

24
PLAN GENERAL DE TRABAJO
Se debe como primera medida compilar todas las normas sobre la historia de la
entidad porque no cuenta con actas de creación o estructuras organizacionales y
organigrama especifico lo que dificulta aún más la actividad archivística.
PRIMERA FASE
El objetivo primordial es esta fase es que se tenga algún control sobre que
documentos se conservan, de cuando son los documentos y en donde están los
documentos. Es fundamental entender que cuando hablamos de documentos nos
referimos a la unidad formada por un conjunto de documentos generados por un
productor este puede ser un volumen empastado o una carpeta personal.
Para el diseño de esta fase se debe tener en cuenta básicamente la metodología
de la organización, identificación de los documentos y sistematización de la
información, esta última tarea se define ya teniendo todo debidamente organizado.
Para proceder a organizar los archivos debemos tener como base la clasificación
que es dividir y separar las series de tal manera que quede integrada para dejar
una sola estructura organizacional; y la ordenación la cual se debe tener en cuenta
criterios de ordenamiento como el cronológico temático y onomástico.
Se debe tener en cuenta los documentos qué están en mal estado físicamente,
estos deben ser retirados e inventariados en la medida posible.
Finalmente se recomienda que los archivos queden ubicados físicamente en una
sola parte identificadas con el marbete.
SEGUNDA FASE
En esta fase es fundamental la descripción documental, para la cual se definirá un
cronograma para describir los documentos dados a la consulta frecuente que hay,
se debe tener en cuenta algunos elementos básico como precisar el equipo de
trabajo que conformara el comité de archivo, conservar los documentos en
instalaciones adecuadas, que la información que se necesite sea encontrada
fácilmente una bases de datos donde podamos recuperar la información.

25
Asimismo definir qué personas van a tener acceso a toda la documentación para
evitar que haya pérdida de información y cumplir con el control de ingreso para
mantener bajo el nivel de seguridad.
Detallar el repositorio y las condiciones necesarias para mantener la adecuada
conservación de los documentos para ello debemos tener en cuenta el “Acuerdo
049 de 2000 que nos habla sobre conservación documentos el reglamento general
de archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos”16
, allí
debemos tener claro los factores ambientales, de luz, humedad, temperatura y el
control de plagas.
TERCERA FASE
Para esta última fase se debe tener en cuenta la eliminación documental, debe
estar dirigida por el encargado del archivo y su equipo de trabajo lo cual tiene
como objetivo de revisar el inventario de Selección Documental y definir que
documentos van a ser eliminados.
Para esto se recomienda las tipologías documentales para determinar el valor
administrativo que información es necesaria para la gestión, jurídico resoluciones
actas copias de escrituras, fiscal toda la documentación contable e intrínseco
derivado a la edad, características físicas o valor monetario.
Finalizada la valoración se procederá a realizar la Tabla de Valoración Documental
dejando constancia en un acta firmada por el Comité de Archivo y entregados a
las personas correspondientes para su revisión y firma.
.
16
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo 049 de 2000. “por el cual se desarrolla el artículo
61 del capítulo 7 de conservación documentos el reglamento general de archivos sobre “condiciones de
edificios y locales destinados a archivos”.

26
CONCLUSIONES
 Es necesario llevar buenas políticas archivísticas en las entidades, prevenir
demasiada perdida de información, detectar cuáles son las falencias para
evitar que el sistema archivístico decaiga en las entidades.
 Mejorar continuamente y dejar en conocimiento de los empleados la
importancia de los procesos archivísticos para generar conciencia de
buenas prácticas técnicas de organización y conservación.
 Una correcta política de archivo inicia desde la producción de documentos,
teniendo en cuenta criterios del Manual de Fondos Acumulados evitando
así el acaparamiento de documentos.

27
BIBLIOGRAFIA
COLOMBIA. CONSTITUCION. Constitución política. Bogotá: Norma, 1991
CASILIMAS ROJAS, Clara Inés y Ramírez Juan Carlos. Fondos acumulados
manual de organización. Bogotá: Archivo General de la Nación; 2004.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 002 de 2004 “Por el
cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos
acumulados”.
COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049 de 2000” Por el
cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos el
reglamento general de archivos sobre "condiciones de edificios y locales
destinados a archivos”.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS. Documentación,
presentación de Tesis, Trabajos de grado y otros trabajos de investigación. Santa
fe de Bogotá: INCONTEC, 2002. 35p. NTC 1486.
GIL HERNANDEZ, Paloma. Manual de organización de archivos de gestión en las
oficinas municipales, España. pág. 17.
NOVELLE LOPEZ, Laura. Los archivos de empresa: nociones básicas sobre
historia, contenido y gestión. Licenciada en Historia; Especialista en Organización
y gestión Documental, 2012.
RUIZ RODRIGUEZ, Antonio Ángel. Manual de archivística. Madrid: Editorial
Síntesis, 1995.

28
ANEXOS
Las imágenes que se presentan a continuación identifica cómo está el archivo del
Fondo de Empleados de Supertiendas Olímpica “FESOL”, allí se identifica como
la falta de espacio perjudica el trabajo de organización y ordenación documental.
Fuente: El Autor
Fuente: El Autor

29
Fuente: El Autor
Fuente: El Autor

30
Fuente: El Autor
Fuente: El Autor

31
FONDO DE EMPLEADOS DE SUPERTIENDAS OLIMPICA FESOL
FORMATO TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: ______________________________ HOJA______DE_______
ENTIDAD ADMINISTRATIVA: _________________________________
CODIGO SERIE DOCUMENTAL
RETENCION
ARCHIVO
CENTRAL
DISPOSICION
FINAL PROCEDIMIENTO
CT E M S
CONVENCIONES
FIRMA
RESPONSABLE:_______________________________________________________________
CT: Conservación
Total JEFE DE ARCHIVO
E: Eliminación
M: Microfilmación FECHA:
S:Seleccion

32Fuente: Archivo General de la Nación

34
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO ÚNICO DE
INVENTARIO DOCUMENTAL
Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la
documentación que se va a transferir.
Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razón social de la
entidad que produce o produjo los documentos.
Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad
administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que
produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:
Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos
acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias, inventarios
individuales.
Hoja ___ de ___: Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente.
De___: Se registrará el total de hojas del inventario.
Registro de entrada: Se diligencia sólo para transferencias primarias y
transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los
dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes,
día). En NT se anotará el número de la transferencia.
Número de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el número
correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente
corresponde a una unidad documental.
Código: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las
oficinas productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados.
Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Debe anotarse el nombre asignado al
conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusión y/o
supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de
las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento
corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.

35
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto
aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina
productora.
Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad
descrita. (Asiento). Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año. En
el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga
fecha se anotará s.f.
Unidad de conservación: Se consignará el número asignado a cada unidad de
almacenamiento. En la columna otro se registrará las unidades de conservación
diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el
número correspondiente.
No. de folios: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de
conservación descrita.
Soporte: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel,
anexos a la documentación: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes
electrónicos, soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
Frecuencia de consulta: Se debe citar si la documentación registra un alto,
medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los
controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha
documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de
fondos acumulados.
Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en
las columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente como
actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los
siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del
número consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas,
memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes,
fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De
estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada
tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografías sueltas: luego el número consecutivo (si
lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características
físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la información.
Especificar programas de sistematización de la información.

36
A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de
páginas que lo componen.
Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la
documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras,
mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas,
soporte débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos, roedores).
Elaborado por: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se
realiza la elaboración del mismo.
Entregado por: Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se
realiza dicha entrega.
Recibido por: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió17
.
17
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo 049 de 2000. “por el cual se desarrolla el artículo
61 del capítulo 7 de conservación documentos el reglamento general de archivos sobre “condiciones de
edificios y locales destinados a archivos”.

37
ANEXO A
FONDO DE EMPLEADOS DE SUPERTIENDAS Y DROGUERÍAS OLÍMPICA S.
A.
F E S O L
MARCO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
VISIÓN.
SER UNA EMPRESA DEL SECTOR SOLIDARIO LÍDER EN ORGANIZACIÓN Y
DESARROLLO CON CAPACIDAD PARA ELEVAR LA CALIDAD DE VIDA DE
LOS ASOCIADOS Y SUS FAMILIAS Y CONTRIBUIR CON EL DESARROLLO
SOSTENIBLE DEL PAÍS
MISIÓN.
CONTRIBUIR CON EL BIENESTAR SOCIAL DE LOS ASOCIADOS Y SUS
FAMILIAS MEDIANTE LA SATISFACCIÓN DE SUS NECESIDADES DE
MANERA OPORTUNA Y EFICIENTE.
OBJETIVOS.
GENERAL:
Prestar y desarrollar servicios acorde con las necesidades de los Asociados y con
la estructura del Fondo, los cuales nos permiten satisfacer necesidades y una
retribución económica racional para poder continuar desarrollando nuestro objeto
social.
ESPECÍFICOS:
 Fomentar y estimular el Ahorro entre los Asociados, en sus diferentes
modalidades.
 Solucionar la carencia de dinero de los Asociados mediante préstamos
en sus diferentes modalidades, con trámites ágiles y soluciones oportunas.
 Propender por el conocimiento y difusión de la Economía Solidaria.
 Aplicar y defender los valores y principios de la Economía Solidaria.
 Promulgar y practicar la Solidaridad.
 Establecer y mantener lazos de amistad y cooperación con las demás
entidades del Sector, para contribuir con su desarrollo.
 Atender directamente o mediante convenio las necesidades de consumo de los
Asociados en la medida de las posibilidades del Fondo.
 Promover programas de capacitación entre los Asociados, Directivos,
Administradores y Funcionarios.
 Establecer alianzas con otras entidades para la prestación de servicios
sociales a los Asociados.

38
 Organizar eventos que conlleven a la recreación y esparcimiento de los
Asociados y sus familias.
 Velar por el mejoramiento continuo de nuestras instalaciones, implementos y
sitio de trabajo.
ESTRATEGIAS:
 Contar con los recursos de manera oportuna para el normal desarrollo de las
actividades.
 Trabajar con personal capacitado y concientizado del buen desempeño de sus
funciones.
 Mantener tecnología y sistemas modernos que permitan desarrollar
eficientemente las actividades del Fondo.
 Mantener y desarrollar servicios que satisfagan las necesidades de los
Asociados de acuerdo con la situación del momento.
 Agilización y mejoramiento en trámites e información.
 Mejoramiento continúo en la prestación de servicios.
 Búsqueda constante de nuevos conocimientos en Economía Solidaria.
 Estudio permanente del mercado y la economía en general.
 Revisión permanente de la estructura de nuestra entidad para el mejoramiento
continuo.
FILOSOFÍA DEL TRABAJO
Nuestra Filosofía de Trabajo está basada en el respeto mutuo y un trato humano y
cordial con los Asociados y terceros. Es por ello, que en FESOL cultivamos los
siguientes principios:
 La calidad.
 El buen servicio.
 La innovación.
 La valoración de la persona.
 El liderazgo y el trabajo en equipo.
 La ética y el profesionalismo.
 La Rentabilidad Económica y Social
WILDER ALFREDO MARTÍNEZ ÁLVAREZ
Gerente
Original Firmado

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