Este documento define términos clave relacionados con la gestión y organización de documentos. Explica conceptos como archivo de gestión, archivo central, archivo histórico y ciclo vital de los documentos. También define otros términos como expediente, legajo, radicación documental, serie documental y tabla de retención documental.

1. GLOSARIO
Archivo: Serie de documentos que tienen la misma característica y deben estar legajados
Archivo central: se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la
entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son
objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en genera.
Archivo de gestión: documentación que es sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.
Archivo histórico: Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de
archivo de conservación permanente.
Archivador A-Z: archivador una sencilla carpeta de dos anillas para ordenar documentos. Se le
denomina AZ aceta azeta porque en su frontal muchos fabricantes ponían las letras de la A a la Z
pues se suele archivar de forma alfabética dentro de las carpetas.
Ciclo vital de los documentos: el ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas
o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final,
siendo esta su eliminación o su conservación permanente.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para
garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido
Consulta de documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer
la información que contienen.
Custodiar: La custodia de documentos es un paso más en la gestión documental e implica la
existencia de un tercero que se responsabiliza de archivar, con garantías técnicas y legales, los
documentos de otras organizaciones.
Disposición final de los documentos: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo
vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo
dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a
su destinatario.
Documento: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en
razón de sus actividades o funciones.
Expediente: Conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia,
producida a medida que se desarrollan los tramites.

2. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades
Legajo: Conjunto de documentos o papeles que están reunidos por tratar de un mismo asunto.
Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en
película.
Organización de los documentos: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación,
ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los
procesos archivísticos.
Producción documental: La Producción Documental comprende los aspectos de origen,
creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de
cada entidad o dependencia.
Radicación de correspondencia: La Radicación de correspondencia es la organización de todo
el flujo de información que se transa en una compañía.
Radicación documental: Asignación de un número consecutivo a los documentos en los
términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la
fecha y hora de recibo o de envío.
Recepción documental: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución
debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o
jurídica.
Reprografía: Reproducción de los documentos por medios mecánicos
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo.
Tabla de Retención Documental (TRD): Se define como el listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.
Tramite de documentos: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa.
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