DCGP240218P - S7

1. DIPLOMADO
DESARROLLO DE COMPETENCIAS
PARA LA GESTIÓN DE PERSONAS
ESCUELA EMPRESARIAL DEL PERÚ
Docente: Luis Aldo Chio Fong
1

2. SESIÓN 7: GESTIÓN DEL TIEMPO
2
1. La paradoja del momento: elevar la calidad de vida incrementando el
estrés
2. Dificultades en la gestión del tiempo: Manejo eficiente de compromisos
internos, necesidad de generar nuevas respuestas y hábitos.
3. Urgente versus Importante, hábitos para alcanzar la independencia.
4. Ladrones del tiempo.
5. Técnicas para el efectivo manejo del tiempo

3. 3
VÍDEO INTRODUCTORIO:
LADRONES DE TIEMPO

4. 4
GESTIÓN DEL TIEMPO
REFLEXIONEMOS…
¿QUÉ PODEMOS HACER, QUE NO
ESTAMOS HACIENDO Y QUE, SI LO
HICIERAMOS REGULARMENTE,
REPRESENTARÍA UNA TREMENDA
DIFERENCIA POSITIVA EN
NUESTRA VIDA PERSONAL Y
PROFESIONAL?
¿CUÁL ES EL MOTIVO DE NO
HACERLO?

5. 5
GESTIÓN DEL TIEMPO
Es la gestión de nuestras
propias actividades, para
asegurarnos que se
desarrollaran en el tiempo
disponible o determinado, ya
que el tiempo es un recurso
escaso y continuo.

6. 6
RAZONES PARA
ORGANIZAR EL TIEMPO
1. Ganar rendimiento
sobre el tiempo
(optimizarlo)
2. Motivar y promover la
iniciativa
3. Permite hacer
previsiones
4. Reduce la ansiedad
(estrés)

7. 7
BARRERAS PARA EL ÉXITO
EN LA GESTIÓN DEL TIEMPO
 Autoconocimiento y conocimiento de nuestros objetivos.
Sólo a través del propio conocimiento y de cuáles son nuestros
objetivos podemos mejorar.
• Desarrollar y mantener un calendario suficientemente
flexible.
El calendario debe de trabajar para ti, no para los demás. Debe
reflejar aquello exclusivamente importante para ti.

8. 8
FACTORES DE FRACASO
1. Miedo a cambiar los propios
hábitos.
2. Incertidumbre sobre cómo y
cuando empezar.
3. Presión del tiempo, ya que para
ahorrar tiempo futuro debes
invertir tiempo presente (y el día
a día ya sabemos como es…).
4. Falta de voluntad.

9. 9
FACTORES FACILITADORES
1. Mejoras en la eficacia
de tu trabajo
2. Incremento de tu
productividad
3. Desarrollo personal
(trabajo + ocio)
4. Como respuesta a un
incremento de
responsabilidades

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MATRIZ DE ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO
Tenemos la tendencia
reaccionar mejor frente a
la urgencia que frente a la
importancia:
1. Clasifica tus tareas: encuadrar las
tareas en cada uno de los bloques.
2. Disciplina: realizar las tareas en el
orden correcto.

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SITUACIONES MÁS FRECUENTES
• Trivialidades
• Pasatiempos
• Tareas improductivas
• Entretenimientos - juegos
• Cualquier otra cosa
• Prevención
• Construcción de relaciones
• Planificación y preparación
• Desarrollos de sistemas
• Conocimiento profesional
• Interrupciones
• Algunas llamadas telefónicas o mails
• Algunas reuniones
• Reuniones no preparadas
• Actividades populares
• Situaciones de pánico
• Asuntos estresantes
• Fuego cruzado
• Proyectos con plazos marcados
Importante
Urgente
SI
NO
NO
SI

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HACIA UNA ESTRATEGIA INTELIGENTE
Irresponsabilidad
Dependencia de otros
Visión
Perspectiva
Equilibrio
Control
Fuera de control
Sentimiento de victimización
Enfoque al corto plazo
Nos estresamos
Nos quemamos
Importante = f (valor para empresa)
Urgente=f(tiempo)
SI
NO
NO
SI
¿ QUÉ ESTRATÉGIAS
DEBEMOS
ADOPTAR PARA
VENCER NUESTRAS
BARRERAS PERSONALES?
GESTIONAR EL TIEMPO
ES GESTIONAR NUESTROS
(MALOS) HÁBITOS.
RETO = PLANIFICAR, ANTICIPAR.
Gestionar las tareas IMPORTANTES
antes que estas devengan
URGENTES.

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CONSEJOS PARA UNA GESTIÓN INTELIGENTE
1. SER ORGANIZADO: filtra tus tareas
2. PROTEGER TU TIEMPO: quemar, aislar y delegar
3. CONSEGUIR A TRAVÉS DE UN ENFOQUE SOBRE OBJETIVOS:
énfasis motivacional
4. TRABAJA SEGÚN UN ORDEN DE PRIORIDADES: pon objetivos
y prioriza
5. UTILIZA HERRAMIENTAS MÁGICAS PARA SACAR PARTIDO DE
TU TIEMPO
6. ENTRENA TUS HABILIDADES DE GESTIÓN DEL TIEMPO
7. SIGUE LA CORRIENTE: filosofía oriental, ritmos naturales
8. EVITA TUS MALOS HÁBITOS: eternización

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CONSEJOS PARA UNA GESTIÓN INTELIGENTE
Cosas a potenciar...
1. Fijar objetivos inteligentes que puedan ser
realmente desarrollados. Evita crear situaciones
imposibles.
2. Establece prioridades.
3. Asumir completamente las responsabilidades
sobre el hecho de hacer un uso o abuso de un
precioso recurso, el tiempo.

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HERRAMIENTAS A DESARROLLAR
1. No crear situaciones imposibles:
 Compatibilizar trabajo con tiempo libre.
 Revisa tus obligaciones externas. Existen tareas donde tu gestionas el
tiempo y otras donde el tiempo es gestionado por factores externos.
 Examina de forma realista estas obligaciones.
2. Define prioridades:
 Planificar, planificar, planificar…
 Utiliza un calendario SEMANAL y una lista de tareas DIARIA.
 Escribe esta lista de tareas diariamente.
 Esta lista es un recordatorio: escoge entre lo que puede y no puede
esperar.
 Visualiza los incumplimientos para planificar el nuevo día.

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HERRAMIENTAS A DESARROLLAR
3. Evita distracciones (ladrones del tiempo):
 Identifica áreas de pérdida de tiempo.
 Evita la ETERNIZACIÓN: acto deliberado (y esencial a la
naturaleza humana) de posponer de forma excesiva tus
objetivos o tareas.
 Implica comportamientos perfeccionistas, pero también
esconde inseguridad para desarrollar las tareas.
ETERNIZACIÓN
PERDIDA
DE TIEMPO
OPORTUNIDADES
PERDIDAS
BAJA
PRODUCTIVIDAD
ESTRÉS
GALOPANTE

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HERRAMIENTAS A DESARROLLAR
4. Estoy sobrepasado por un objetivo o por un plazo:
 La gestión de crisis (o su defecto) nos dejan poco tiempo para
las rutinas o el disfrute de nuestra vida.
 ¿Has perdido el punto de vista respecto a tus objetivos o
enfoques principales?
 Desarrolla lista de tareas diarias… semanales… mensuales… y
de largo plazo.
5. Las barreras emocionales (dispersión, estrés, ansiedad,
frustración…) afectan a tu productividad:
 Busca tu bienestar físico, desconéctate de estas barreras
 El ejercicio o cualquier otra distracción que te relaje son
perfectos antídotos para ‘desconectar’

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HERRAMIENTAS A DESARROLLAR
6. Asume la responsabilidad sobre la gestión (o su defecto) de
tu tiempo:
 Busca ambientes de trabajo propicios
 Limita tus distracciones o ladrones del tiempo (revisar mails,
llamar compulsivamente…)
 Prevención frente a amigos, compañeros… que pasan por
encima de tus prioridades

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LADRONES DEL TIEMPO
Principales fuentes de
interrupciones:
 Visitas inoportunas
 Llamadas telefónicas
(entrantes)
 Reuniones
 Crisis, urgencias,
incendios
 Dilación, dejación

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LADRONES DEL TIEMPO

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LADRONES DEL TIEMPO

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LADRONES DEL TIEMPO

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LADRONES DEL TIEMPO
Reuniones:
 ¿Es necesaria la reunión?
¿Para qué se ha convocado -
objetivos? ¿Puede resolverse
de otra forma?
 Fijar una límites de duración:
¿1.5h es demasiado?
 Planificar (orden del día) y
ceñirse al plan.

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LADRONES DEL TIEMPO

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LADRONES DEL TIEMPO

26. 26
LADRONES DEL TIEMPO

27. 27
LADRONES DEL TIEMPO

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TÉCNICAS PARA ESTABLECER PRIORIDADES
Análisis ABC
 Ordenamos las tareas en grupos de prioridades: A: más
importantes, B: menos importantes, C: menos
importantes aún…
 Sirve para listas de tareas abiertas aunque se
recomienda que se cierren para generar motivación en
su ejecución
 Se pueden establecer los grupos que se quieran.
 Suela combinarse con la técnica de Pareto.

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TÉCNICAS PARA ESTABLECER PRIORIDADES
Técnica de Pareto
 Se basa en la doble aplicación de la regla del 80-20.
 El 80% de las tareas puede realizarse en el 20% del
tiempo, y el 20% de tareas incompletas nos ocupa el
80% del tiempo restante.
 Por su parte el 80% de nuestra productividad proviene
del 20% de las tareas (previamente priorizadas por el
valor que generan al proyecto)

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TÉCNICAS PARA ESTABLECER PRIORIDADES
Método POSEC (Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing &
Contributing)
 Sobre la analogía de la pirámide de MASLOW (necesidades de autorrealización)
es un sistema que sugiere que un individuo está mejor posicionado si prioriza
sus responsabilidades personales, para soportar sus responsabilidades sociales.
 En este sentido debería:
 Prioriza tu tiempo y define tus objetivos personales
 Organiza las cosas necesarias para tener éxito (familia y finanzas)
 Streamlining (racionaliza). Cosas que no te gusta hacer, pero debes
(trabajo)
 Economiza. Cosas que debes hacer pero no son urgentes (el pasado o
tareas de socialización)
 Contribuye. Prestando atención al resto de las cosas que marcan la
diferencia (obligaciones sociales).

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TÉCNICAS PARA ESTABLECER PRIORIDADES

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DILACIÓN = DESMOTIVACIÓN
 Acción deliberada de dejar las cosas
para mañana.
 Efectos: pérdida de oportunidades,
pérdida de tiempo, baja productividad o
estrés creciente.
 Causas de este mal hábito:
 Búsqueda del perfeccionismo,
sentimiento de que el resultado es
constantemente insuficiente, o
miedo a la disconformidad.
 Ciclo vicioso: comodidad,
insuficiencia y dilación.

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DILACIÓN = DESMOTIVACIÓN
Cómo superarla: Algunos consejos…
1. Reconocimiento del problema: escribe todas las excusas y
justificaciones para darte cuenta
2. Piensa en positivo para darle la vuelta: cuanto antes empiece,
antes acabo
3. Establece objetivos claros
4. Prioriza las tareas
5. Organiza tu agenda
6. Compromiso con tus tareas y plazos
7. Premia tu rendimiento

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DELEGACIÓN
Delegar es repartir parte de tus
atribuciones y funciones (en el seno
de un equipo) donde quien delega
debe actuar como un coach
(entrenador) con la persona en
quien delega.

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RESPONSABILIDAD Y DELEGACIÓN
1. Responsabilidad operativa, la que se delega. Se hace
por delegación.
2. Responsabilidad gerencial, la que no se delega.
 Selección de la persona adecuada en quien delegas
 Formación e información que le ofreces para poder
desarrollar su propósito
 Supervisión:
• De comportamientos (continuamente)
• De resultados (puntual y periódicamente)