1. San Salvador, 28 de Junio de 2011 Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras Alejandro Susel asusel@holos.cl www.holos.cl

2. Sistema de Información vs. Informático Sistema de Información Sistema que tiene como fin brindar información Sistema Informático Automatización total o parcial de un sistema de información Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC) Hardware + Comunicaciones + Software + Capital Humano + Seguridad & Auditoría Informática + e-business Hardware: Todo aquello que se puede romper con un martillo… Software: Todo aquello que solo podemos insultar o maldecir ;-) 2 Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

3. 3 El mundo de las TICs - Tecnologías de la Información y Comunicaciones Capital Humano no informático Software de Aplicación Software de Base Seguridad & Auditoría Informática E-Business Comunicaciones Infraestructura Infraestructura Hardware Capital Humano Informático Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

4. 4 D O Gestión Estratégica de las TICs OBJETIVO Alineado con la Visión y Misión de la Organización Plan Estratégico Tecnológico (Para cada componente TIC) DIAGNOSTICO (situación actual) Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

5. Ámbitos del análisis estratégico Junio de 2011 5 Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras Organización/Personas Tecnologías habilitantes Prestación de Servicios Política, Legislación, Regulación Estrategia de negocios Institucional Flujos de Trabajo (Aplicaciones de negocio)

6. ¿Qué es el e-Procurement? e-Procurement se refiere al uso de Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) basadas en Internet para realizar alguna o todas las actividades del proceso de adquisición y contratación de una Institución. Existen varias formas de e-Procurement que pueden ser vistas como soluciones completas que automatizan e integran varios de los procesos de procurement de la organización. Instituciones Públicas Proveedores e-Procurement Critical factors that influence e-procurement implementation success in the public sector - KishorVaidya, A. S. M. Sajeev and Guy Callender (2006) Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

7. ¿Qué es el e-GP? El E-Compras Gubernamentales es el mecanismo que permite al gobierno publicar, convocar y perfeccionar compras y licitaciones y a sus proveedores vender bienes y servicios a través de medios electrónicos. El mecanismo de intercambio puede darse a través de un único portal de servicios o bien a través de variados portales o medios electrónicos. En Latinoamérica existen diversos niveles de avance y desarrollo del e-GP, dependiendo de las realidades de cada país, por lo que más que ver quién tiene el mejor sistema, el foco debe ponerse en las estrategias y modelos de negocio de cada uno de los países, teniendo en cuenta el marco legal existente E-Government Procurement (E-GP): Solución de Eficiencia y Transparencia” – Javier Carranza Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

8. Beneficios del e-GP Objetivos de eficiencia Estandarización de proceso de contratación Reducir costos en el manejo del gasto público Promover el desarrollo regional y local; asegurando la competencia en los mercados de bienes demandados por el sector público, introduciendo adecuados incentivos a la participación de la comunidad, especialmente a las Pymes. Objetivos de transparencia Acceso a la información de manera oportuna Aumentar el grado de transparencia en los procesos de compras y licitaciones públicas, mejorando la gobernabilidad de los actos de públicos. Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

9. Tipos de herramientas de e-GP Módulos Licitación/cotización Electrónica Licitación electrónica Plan de Compras Publicación de Documentos Licitación Registro de Proveedores Permitir descargar documentos Bodega Notificación Oportunidad Inventario Notificación adjudicación a través del Sitio Motor de búsqueda Notificaciones automáticas Licitación/cotización Inversa Licitación electrónica inversa Notificación de ofertas Legislación Módulo Facturación Requerimiento de participación simultánea Garantías Licitación anónima Preguntas Frecuentes Trazabilidad en línea Compras por catálogo Compras por catálogo Ordenes de compra Ordenes de Pago Legislación Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

10. Adquisición de Software Desarrollo a medida Software Enlatado Enlatado Parametrizable 10 Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

12. + tiempo de desarrollo

13. + riesgo de inestabilidad

14. - Dependencia Comercial (¿quién tiene el código fuente?)

15. - Tiempo para incorporación de mejoras y nuevas funcionalidades

16. - Probabilidad de cambios de versiones (no parches)

17. + Dependencia de RRHH Críticos (¿Y si muere el gurú?)

18. - Probabilidad de documentación útil o actualizada

19. + Participación del usuario en el proyecto (RRHH)

20. + El dilema del nivel de “parametrización”

21. + Costo

22. + Riesgo de perder el foco11 Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

24. - tiempo de desarrollo

25. - riesgo de inestabilidad

26. + Dependencia Comercial (no tengo el código fuente)

27. + Tiempo para incorporación de mejoras y nuevas funcionalidades

28. + Probabilidad de cambios de versiones (no parches)

29. - Dependencia de RRHH Críticos (Y si muere el gurú?)

30. + Probabilidad de documentación útil o actualizada

31. - Participación del usuario en el proyecto (RRHH)

32. - El dilema del nivel de “parametrización”

33. - Costo

34. - Riesgo de perder el foco12 Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

36. +/- tiempo de desarrollo

37. +/- riesgo de inestabilidad

38. + Dependencia Comercial (no tengo el código fuente)

39. + Tiempo para incorporación de mejoras y nuevas funcionalidades

40. +/- Probabilidad de cambios de versiones (no parches)

41. +/- Dependencia de RRHH Críticos (Y si muere el gurú?)

42. + Probabilidad de documentación útil o actualizada

43. + Participación del usuario en el proyecto (RRHH)

44. - El dilema del nivel de “parametrización”

45. +/- Costo

46. +/- Riesgo de perder el foco13 Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

47. Implementar una herramienta de e-GP La implementación de un sistema de compraselectrónicasgubernamentaleses un proceso de cambioorganizacionalquerequiere un tiempo considerable. Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

48. ¿Por qué fracasan los proyectos TIC? No contar con una planificación adecuada Falta de compromiso y apoyo de todas las partes involucradas Concentrar el rol liderazgo del proyecto, administración del proyecto y líder tecnológico en la misma persona. Quemar etapas en el ciclo de vida de un desarrollo tecnológico Falta de un interprete/traductor Entender que a veces lo mejor es enemigo de lo bueno Por la mala calidad y/o escasez de recursos humanos y/o materiales Desestimar la tecnología instalada Mala estimación de los tiempos y costos (métricas) Cambio de la realidad y en consecuencia de las necesidades 15

50. Duración [ D ]

51. Idoneidad [ I ]

52. Compromiso

53. Compromiso de la Alta Dirección [ C1 ]

54. Compromiso a Nivel Local [ C2 ]

55. Esfuerzo [ E ]

56. A cada una de las variables se le asigna una nota de 1 a 4, siendo 1 la mejor notaPUNTAJE DICE = D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

58. Proyecto duración de 6 meses: D = 1

59. Se cuenta con personal idóneo: I = 1

60. Existe Compromiso de los Altos Directivos: C1 = 1

61. Existe compromiso a nivel del Ente rector: C2 = 1

62. El Esfuerzo requerido es menor: E = 1

63. Ejemplo 2:

64. Proyecto duración de 2 años: D = 4

65. Se cuenta con personal idóneo: I = 2

66. Existe Compromiso de los Altos Directivos: C1 = 2

67. Existe Compromiso a nivel del Ente rector: C2 = 1

68. El Esfuerzo requerido es razonable: E = 1PUNTAJE DICE 7 = 1 + (2 x 1) + (2 x 1) + 1 + 1 PUNTAJE DICE 14 = 4 + (2 x2) + (2 x 2) + 1 + 1 17

69. Riesgos de un proyecto: Modelo DICE Resultado Posible Altamente Fallido Altamente Exitoso Triunfo Desgracia Preocupación 28 27 26 25 24 23 22 21 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 Puntaje DICE 18

70. Factores críticos de éxito Contar con un plan estratégico de tecnologías alineado con los objetivos del negocio Como es un proyecto de largo aliento, es necesario generar sub-proyectos que permitan mostrar Quick Wins Tener un claro entendimiento de los requerimientos del negocio y la funcionalidad necesaria Establecer indicadores de desempeño y medir una línea base inicial contra la que se pueda medir los resultados obtenidos Lograr cambios en la cultura de los compradores y de los proveedores del Estado Entender que el proceso implica una gestión del cambio constante Identificar los líderes del cambio al interior de las organizaciones y darles las herramientas para que generen el cambio de cultura en las organizaciones Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

71. San Salvador, 28 de Junio de 2011 Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras Alejandro Susel asusel@holos.cl www.holos.cl