Analisis sistema contable monica

PRESENTACION
Respetable docente Ing. De Sistemas Rodolfo Quispe Otazú, la monografía que
presentamos sobre el tema: “SISTEMA CONTABLE MONICA”, constituye una
enorme satisfacción para nosotros porque nos ayuda a incrementar nuestros
conocimientos en nuestra formación profesional.

Este trabajo nos muestra la importancia que tiene este sistema los diseños de
entrada y salida de datos, este análisis que desarrollaremos nos brinda un gran
alcance al desarrollo de los sistemas y a los flujos de información de los sistemas
que existe en las organizaciones, el tema a tratar es sobre el sistema contable
Mónica que nos permitirá realizar las facturas, controlar el inventario, realizar listas
de precios, tener un archivo de clientes, proveedores, manejar las cuentas por
cobrar, las cuentas corrientes, y la contabilidad básica de la empresa.
Es así que el contenido de este trabajo ha sido elaborado teniendo en cuenta el
significado del tema, así mismo en este trabajo se puso empeño y dedicación por
ello le rogamos a usted nos manifieste sobre los errores involuntarios que pudiera
tener, para su inmediata corrección.

DESARROLLO DE SISTEMAS CONTABLES II UAP

DEDICATORIA Y AGRADECIMIENTO
En primer lugar agradecemos a Dios, por haberme permitido llegar hasta este
punto y brindarme la dicha de la salud y bienestar físico y espiritual.

A nuestras familia, a nuestros padres por habernos apoyado en todo momento,
por sus sabios consejos, sus valores, por la motivación constante, pero más que
nada

agradecer

su esfuerzo, amor y apoyo incondicional, durante nuestra

formación tanto personal como profesional.

A nuestros amigos y personas que siempre estuvieron a nuestro lado, Porque
siempre hemos contado con ellos para todo, porqué estuvieron connosotros en los
momentos más difíciles y por todas las palabras de aliento.
A todos nuestros profesores, por brindarnos su guía y sabiduría en el desarrollo
de este trabajo.
¡Gracias a todos ustedes! que son parte de nuestros logros, ya que sin el apoyo
que ustedes nos brindan, esto, hoy en día no sería posible.

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INTRODUCCIÓN
En el CAPITULO Ise habla referentemente de los beneficios y facilidades que el sistema
contable MONICA nos ofrece todas las facilidades.
En el CAPITULO II hablaremos del diseño de una entrada eficaz en el cual consta de
lineamientos desun el libro de kendall&kendalleel cual nos dice que existe el lienamiento
que es mantener la sencilles de la pantalla otro de los lineamientos es el poder facilitar el
movimiento al usuario las pantallas y paginas desplegables asi como el poder creas
pantallas atractivas, uso adecuado de los iconos en el diseño de pantalla y por ultimo el
diseño de interfaz de usuario.
En el CAPÍTULO IIIhablaremos del diseño de salida eficaz el cual también esta
conformado por lineamientos que iremos desarrollando poco a poco uno de estos
lineamientos es el diseño de una salida impresa y también tomaremos en cuenta las
consideraciones de diseño.

En el CAPÍTULO IV haremos referente a la diferencia que existe entre el software
contable anterior y software contable actualizado, comparación entre el software MONICA
8.0 y MONICA 8.5 y finalmente los errores que no deberían existir o que se debería
producir en el programa

3


INDICE
PRESENTACION .............................................................................................................. 1
DEDICATORIA Y AGRADECIMIENTO .............................................................................. 2
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 3
INDICE .............................................................................................................................. 4
CAPITULO I ................................................................................................................... 5
BENEFICIOS Y FACILIDADES QUE EL SISTEMA CONTABLE MONICA OFRECE ........ 5
CAPITULO II
DISEÑO DE UNA ENTRADA EFICAZ ............................................................................... 8
LINEAMIENTOS PARA EL DISEÑO DE PANTALLAS. ..................................................... 8
MANTENER LAS SENCILLES DE LA PANTALLA ............................................................ 8
FACILITAR EL MOVIMIENTO DEL USUARIO ENTRE LAS PANTALLAS Y PÁGINAS
DESPLEGABLES. ............................................................................................................. 9
CREAR PANTALLAS ATRACTIVAS ............................................................................... 13
USO DE ICONOS EN EL DISEÑO DE PÁNTALLA ......................................................... 13
DISEÑO DE LA INTERFAZ GRÁFICA DE USUARIO ...................................................... 14

CAPITULO III ................................................................................................................... 18
DISEÑO DE UNA SALIDA EFICAZ ................................................................................. 18
DISEÑO DE SALIDA IMPRESA ...................................................................................... 18
LINEAMIENTOS PARA DISEÑAR UN INFORME IMPRESO .......................................... 18
CONSIDERACIONES DE DISEÑO ................................................................................. 19

CAPITULO IV .................................................................................................................. 25
DIFERENCIA ENTRE EL SOFWARE CONTABLE ANTERIO Y ACTUALIZADO ............ 25

CONCLUSIONES ............................................................................................................ 30
BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................ 31

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CAPITULO I
BENEFICIOS Y FACILIDADES QUE EL SISTEMA CONTABLE MONICA
OFRECE
MONICA, es un asistente para los negocios que permitirá resolver muchas de las tareas
asociadas con un negocio pequeño ó mediana empresa. MONICA ha sido diseñada para
servirle de una manera fácil y rápida, pero a la vez dándole la informaciónmás
detalladamente posible.
Es ideal para negocios dedicados a la comercialización de productos de cualquier tipo.
Por ejemplo si una empresa es una ferretería, una farmacia, venta de ropa, etc.
Con Mónica no se necesitas conocer de contabilidad ya que es muy fácil de aprender,
Los módulos que componen el programa son independientes, de tal modo que si
solamente quieres hacer facturas, no necesitas manejar los otros módulos o tener que
"predefinir" parámetros adicionales, que nunca va ser utilizado a fin de hacer una factura.
MONICA es un conjunto de programas que nos permitirán realizar:
 Facturación.- Crea facturas, lleva el control de éstas, obtiene totales de ventas
por clientes, por fechas, por item, por vendedor.
 Inventario. – Todo usuario puede llevar el control de los items de su inventario:
asignados por códigos, conociendo en cualquier momento el precio, el costo, y la
cantidad disponible de un determinado item.
 Clientes.- Se puede determinar mediante el auxilio de MONICA cuales han sido
sus ventas por clientes, cuáles son sus mejores clientes y cuanto les ha vendido.
 Cuentas por cobrar.- Permite manejar las ventas al crédito que realiza con sus
clientes: Vencimiento de facturas, Cargos financieros, puede obtener los estados
de cuenta por cada cliente.
 Cuentas por pagar.-, MONICA le permite realizar cotizaciones (Averiguación del
precio de un producto) y luego realizar la orden de compra (Formalizar la compra
del producto).
 Cheques.- Lleva un control preciso de los montos girados, los cheques que han
sido cobrados, aquellos que faltan ser cobrados, montos totales para un período.

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 Libro Diario. Registra las actividades de la empresa mediante asientos contables
(Método de la partida doble), y también se puede modificar estas cuentas de
acuerdo a la modalidad del negocio.
 Análisis de Cuentas. Le permite al contador analizar en cualquier momento las
diferentes cuentas que conforman el plan contable de la empresa y de esta
manera determinar la situación de la empresa.
 Reportes Contables.- MONICA permite obtener estos reportes en forma
interactiva, es decir, tan pronto Ud. ingresa un asiento en el libro diario, se verá
reflejado inmediatamente en los reportes, no es necesario el cierre de un período
para poder tener los reportes.
MONICA también ofrece una gran versatilidad en el manejo de la información ya que
tiene pantallas intuitivas que no necesitan mayor explicación en los cuales no necesita
grandes conocimientos en computación de los que probablemente ya tiene.
MONICA le permite tener hasta 99 empresas en su computador y puede trabajar
como punto de venta.
Asimismo este programa nos da la facilidad de poder imprimir directamente los
cheques con total seguridad (montos en números y en letras), además en este
sistema contable se puede realizar cambios adicionales como son los siguientes:
 Reportes ahora pueden ser enviados por el internet.
 Reportes pueden ser emitidos en diferentes formatos: Excel, PDF, Word
 Precios de los productos pueden tener hasta 4 decimales
 Al Facturar, cantidades a vender pueden tener hasta 4 decimales, al igual que en
estimados, órdenes de compra, cotizaciones
 El numeral del contador en los 3 tipos de facturas (recibo, tickets, facturas) pueden
tener valores asignados por el usuario (de 1 en adelante)
 Código de los productos pueden ser hasta 22 dígitos.
 Transferencia desde Excel de una lista de productos ahora incluye mayor cantidad
de parámetros (código de categoría, utilidad, etc.)
 Ahora se puede incluir prefijo en el numeral de la factura
 Contabilidad automática.- si se realizan facturas, cheques, pagos, etc. es reflejada
automáticamente en el libro mayor con su respectivo asiento contable, así mismo
se refleja inmediatamente en los reportes del Balance, Ganancias y pérdidas, etc.

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 El programa ha sido ajustado a la mayoría de requerimientos de los organismos de
impuestos de cada país.
 Los formatos de impresión han sido mejorados para mayor facilidad del usuario.
 La impresión de cheques permite una mayor flexibilidad al poder utilizar
prácticamente cualquier tipo de impresora: Matricial, laser ó deskjet.
 Se han agregado mayores formatos en las listas de etiquetas de los productos.
 Definición de listas equivalentes al facturar.
 El módulo de punto de venta ha sido mejorado notablemente (reportes, forma de
trabajo, etc.), ahora puede tener cierre de caja por turnos y con clave de acceso si
lo desea. En versión de red, ahora puede determinar cuáles estaciones trabajaran
en punto de red y cuales trabajaran en facturación regular.
 El sistema de seguridad ha sido mejorado.
 Ahora también se puede definir muchosnúmeros de usuarios con diferentes
niveles de acceso a procedimientos muy específicos.

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CAPITULO II
DISEÑO DE UNA ENTRADA EFICAZ

LINEAMIENTOS PARA EL DISEÑO DE PANTALLAS.

MANTENER LAS SENCILLES DE LA PANTALLA
El primer lineamiento para el diseño adecuado de pantallas es mantener la sencillez. La
pantalla sólo debe mostrar lo que sea necesario para emprender una acción particular.
Tres secciones de pantalla La salida de la pantalla se debe dividir en tres secciones. La
parte superior presenta una sección de "encabezado". El encabezado contiene los títulos
del software y de los archivos abiertos, de menús desplegables e iconos que realizan
tareas específicas.

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SATISFACCIÓN DEL PROPÓSITO PREVISTO
Los formularios se crean para satisfacer uno o más propósitos en el registro, el
procesamiento,el almacenamiento y la recuperación de información de las empresas. A
veces es convenienteproporcionar información diferente a cada departamento o usuario,
aunque compartiendo unpoco de información básica. En estos casos es donde son útiles
los formularios especializados.El término formulario especializado también puede referirse
tan sólo a la manera enque la imprenta prepara los formularios. Entre los ejemplos de
formularios especializadosestán los formularios de múltiples partes que se usan para
crear triplicados instantáneos delos datos, los formularios continuos que corren por la
impresora sin intervención del usuario,y los formularios perforados que tienen un talón
desprendible que sirve como registro.

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CÓMO ASEGURAR LA CONTESTACIÓN PRECISA
Las tasas de error asociadas a la recopilación de datos descenderán considerablemente
cuandolos formularios se diseñen para garantizar su contestación precisa. El diseño es
importantepara lograr que los usuarios hagan lo correcto con el formulario siempre que lo
utilicen.Cuando los empleados de servicios, como los encargados de tomar la lectura del
consumode energía eléctrica o los administradores de inventarios, usan dispositivos
portátiles paraexaminar o teclear datos en el sitio apropiado, se evita el paso adicional de
la transcripcióndurante la captura de los datos. Los dispositivos portátiles usan la
transmisión inalámbrica,o se conectan a sistemas de cómputo más grandes en los que
pueden descargar los datos quehaya recopilado el empleado de servicios. En estos casos
no se requiere una transcripciónadicional de lo que haya ocurrido en el campo.
Muchas delas técnicas de diseño de formularios que hemos discutido se usan en este
ejemplo de comprobantede gastos. El diseño del formulario implementa el flujo correcto:
de arriba abajo yde izquierda a derecha. También se apega a la idea de siete secciones o

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categorías de informaciónprincipales. Además, el comprobante de gastos de empleados
refleja una combinaciónbien definida de títulos e instrucciones.

FACILITAR EL MOVIMIENTO DEL USUARIO ENTRE LAS PANTALLAS Y
PÁGINAS DESPLEGABLES.
El tercer lineamiento para el diseño adecuado de pantallas es hacerlo fácil de mover de
una página mediante el uso de hipervínculos, ya que los hipervínculos facilitan los
desplazamientos
1. Desplazamiento usando las flechas de las teclas de una página usando
hipervínculos
2. Ventanas emergentes sensibles al contexto.
3. Diálogo en pantalla.

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12

CREAR PANTALLAS ATRACTIVAS
Según el cuarto lineamiento para el diseño de pantallas del libro Kendall&Kendall que
menciona crear pantallas atractivas, que nos indica q las pantallas deberán ser atractivas
para que los usuarios sean productivos y eficientes con el desarrollo de su trabajo, y así
no cometan errores.

USO DE ICONOS EN EL DISEÑO DE PÁNTALLA

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Según el libro indica que los iconos son representaciones gráficas en pantalla que
simbolizan las acciones de la computadoray que los usuarios podrían seleccionar
usando un ratón, teclado, lápiz óptico o palanca de juegos. Los iconos cumplen
funciones similares a las palabras y se podrían reemplazar en muchos menús,
debido a que su significado se entiende con mayor rapidez que las palabras .
Dentro del programa existen los iconos adecuados que se utiliza en el programa,
estos iconos se adaptan de acuerdo a la función que va desempeñar.

DISEÑO DE LA INTERFAZ GRÁFICA DE USUARIO
Los usuarios pueden usar un ratón para hacer clic en un objeto y arrastrarloa una
posición. La interfaz gráfica de usuario aprovecha las características adicionales
en el diseño de pantallas tales como cuadros de texto, casillas de verificación,
botones de opción, cuadros de listas y cuadros de listas desplegables,
deslizadores y botones giratorios, mapas de imágenes y cuadros de diálogo con
fichas.

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USO DE COLOR EN EL DISEÑO DE PANTALLAS
El color es una forma atractiva y consolidada para facilitar la entrada de datos a la
computadora.
Se deben usar colores muy contrastantes para desplegar el color de primer plano
y el de fondo para que los usuarios puedan comprender con rapidez lo que se

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presenta. Las cinco combinaciones más legibles de un texto en primer plano sobre
un fondo son
1. Negro sobre amarillo.
2. Verde sobre blanco.
3. Azul sobre blanco.
4. Blanco sobre azul.
5. Amarillo sobre negro.

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CAPITULO III
DISEÑO DE UNA SALIDA EFICAZ
DISEÑO DE SALIDA IMPRESA
La fuente de información que se incluye en los informes es el diccionario de datos.
Recuerde que el diccionario de datos incluye nombres de elementos de datos así
como también el tamaño de campo requerido de cada entrada.

LINEAMIENTOS PARA DISEÑAR UN INFORME IMPRESO
CONVENCIONES DEL DISEÑO DE UN INFORME
Las convenciones que se deben seguir al diseñar un formulario incluyen el tipo de dato
(alfabético, especial o numérico) que aparecerá en cada posición, mostrar el tamaño del
formulario a ser preparado y la forma de indicar una continuación de datos en formularios
de diseño consecutivos.

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CONSIDERACIONES DE DISEÑO
En el diseño del informe impreso, el analista de sistemas reúne las consideraciones
funcionales y estilísticas o estéticas para que el informe proporcione al usuario la
información necesaria en un formato legible. Debido a que la función y la forma se
refuerzan entre sí, a uno no se le debe dar énfasis a expensas del otro.

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LOS SOFWARE DEVERIAN DE SER DE FACIL COMPRENCION
La comprensibilidad de todos estos datos deberian de ser mucho mas legibles ya que,
desde nuestro punto de vista lo puntos en circulo son muy complicados como para
entenderlas para poder hacer un uso eficiente de este programa.

Calidad, tipo y tamaño del papel La salida se puede imprimir en
innumerables tipos de papel.
La restricción principal normalmente es el costo. Un ejemplo es el uso de papel de
eguridadpara los cheques y sobres de cheques, así como también para
documentos que debenllevar sellos oficiales e inalterables u hologramas, tal como
los pasaportes.
Los

formularios

preimpresos

pueden

comunicar

fácilmente

una

imagen

corporativadistintiva a través del uso de colores y diseños corporativos. El usar
formas, colores y diseñosinnovadores también es una manera llamativa de atraer
la atención de usuarios al informecontenido en el formulario preimpreso.
Consideraciones de diseño En el diseño del informe impreso, el analista de
sistemas reúnelas consideraciones funcionales y estilísticas o estéticas para que el
informe proporcione alusuario la información necesaria en un formato legible.
Debido a que la función y la formase refuerzan entre sí, a uno no se le debe dar
énfasis a expensas del otro.

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SE DEBE DE UTILIZAR TECNOLOGIA ACTUAL
En esta version de monica

nos muestra que tan desactualizado esta este

programa ya que no es posible que aun se tenga que estar utilizando una
herramienta como es el excel 97 ya que este programa decayo hace ya varios
años
.

ENTREGA DE LA CANTIDAD ADECUADA DE SALIDA
La decisión sobre qué cantidad de salida es correcta para los usuarios forma parte de la
tarea del diseño de la salida.
Un heurístico útil consiste en que el sistema debe proporcionar lo que cada
persona necesita para completar su trabajo. Sin embargo, esta respuesta aún está
lejos de ser una solución total, porque podría ser conveniente desplegar un
subconjunto de esa información al principio y después proporcionar al usuario una
manera de acceder fácilmente a información adicional.
El problema referente a la sobrecarga de información es tan predominante que se
ha vuelto un cliché, pero sigue siendo una preocupación válida. No se le da un
buen servicio a nadie si se ofrece información excesiva sólo para hacer alarde de
las capacidades del sistema.

22

Siempre tenga en cuenta a los tomadores de decisiones. A menudo ellos no
necesitarán grandes cantidades de salida, especialmente si hay una manera fácil
de acceder a más información a través de algún hipervínculo o una característica
de extracción de información.
Al parecer tiene para sincronizar una base de datos, pero al introducir esta base de
datos en formato Excel no surgió ningún tipo de registro y nos arrojó esa ventana
que se aprecia en la imagen, nos da posibles soluciones pero en las opciones de
importar reconoce q tipos de archivos puede subir, pero no resulto.

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DATOS REQUERIDOS
Cuadros de texto Un rectángulo representa un cuadro de texto, como se mencionó
anteriormente, y se usa para delinear la entrada de datos y los campos de
pantalla. Se debe tener cuidado para asegurar que el cuadro de texto es lo
suficientemente grande para acomodar todos los caracteres que se deben teclear.
Cada cuadro de texto debe tener un título del lado izquierdo, que describe lo que
se debe teclear o lo que se debe desplegar en el cuadro. Los datos de carácter se
deben alinear a la izquierda y los datos numéricos a la derecha.

Este es un campo muy importante ya que al iniciar el programa nos muestra un a
opcion en la cual de tiene que dar la informacion del pais en el que se va a dar uso
al prgrama y por lo tanto este deberia reconocer el tipo de identificacion que
utilizan los paices.

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CAPITULO IV
DIFERENCIA ENTRE EL SOFWARE CONTABLE ANTERIO Y
ACTUALIZADO

25


Esta es una comparación de una versión más antigua, en la nueva
versión se aprecia un nuevo recuadro que abre una serie de opciones
para la emisión de uno de los documentos muy importante de la
empresa que es la emisión de guía de remisión para el transporte de la
mercadería hasta su destino.

26


En ambas versiones del programa se ve que existe este problema, ya que al
momento de cerrar o una manipulación rápida del programa podría traer
algunas consecuencia no de gravedad, pero si alguna molestia de los
usuarios ya que dirigirse a algún lugar que no dé resultados causa ciertos
disgustos en los usuarios.

27

En la ventanilla para crear un nuevo producto, en mi opinión los datos que el
programa tiene establecido por default, al momento de situarse en un recuadro,
automáticamente deberían borrarse o podría ocurrir errores como en este caso,
se aprecia un error en la digitación del IGV que al momento de la impresión o si
este pasa desapercibido podría traer problemas y probablemente multas.
Este problema parte de los espacios permitidos en los recuadros ya que para la
definición de lo que son los impuestos no se requieren mas de 3 (tres) espacios,
como este programa acepta hasta 7 (siete) caracteres.
Otro de los problemas es que al momento de hacer click en el recuadro este no se
posiciona en el primer recuadro sino al lugar donde se haya hecho el click, siendo
la causa de que ocurra este echo q se puede apreciar en la imagen

COMPARACIÓN ENTRE EL SOFTWARE MONICA 8.0 Y
MONICA 8.5
En ambas versiones del programa se ve que existe este problema, ya que al
momento de cerrar o una manipulación rápida del programa podría traer algunas
consecuencia no de gravedad, pero si alguna molestia de los usuarios ya que
dirigirse a algún lugar que no de resultados causa ciertos disgustos en los usuarios.

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ERRORES QUE NO DEBERIAN EXISTIR O QUE NO SE DEBERIA PRODUCIR EN EL
PROGRAMA
En la ventanilla para crear un nuevo producto, en muestra opinión los datos que el
programa tiene establecido por default, al momento de situarse en un recuadro,
automáticamente deberían borrarse o podría ocurrir errores como en este caso,

se

aprecia un error en la digitación del IGV que al momento de la impresión o si este pasa
desapercibido podría traer problemas y probablemente multas.
Este problema parte de los espacios permitidos en los recuadros ya que para la definición
de lo que son los impuestos no se requieren más de 3 (tres) espacios, como este
programa acepta hasta 7 (siete) caracteres.
Otro de los problemas es que al momento de hacer click en el recuadro este no se
posiciona en el primer recuadro sino al lugar donde se haya echo el click, siendo la causa
de que ocurra este echo q se puede apreciar en la imagen.

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CONCLUSIONES

Pudimos apreciar que el programa es muy bueno pero no cumple precisamente
con los lineamientos del libro de Kendall & Kendall ya que la manipulación de este
sistema contable es demasiado complicado.
Es un excelente aporte para todas las personas ya que todos hacemos empresaen
este pais, y este programa nos ayuda a controlar todos estos movimientos que
generan las empresas.
Basado en todos los lieneamientos de los libros estudiados llegamos a la
conclusion de que referencialmente este programa no cuenta con ciertas
aplicaciones basicas para un diseño adecuado.
Ademas hicimos ciertas comparaciones entre las actualizaciones de estos
softwares y concluimos de que en ciertas ocasiones hay mejoras y asi el usuario
tambien puede llegar a la conclusion de que estas son adecuadas y sabra cual de
ellas elegir para poder trabajar.
Asimismo este programa nos da la facilidad de poder imprimir directamente los
cheques con total seguridad (montos en números y en letras), además en este
sistema contable se puede realizar cambios adicionales.

30


BIBLIOGRAFIA
•

Kendall & Kendall

•

Programa MONICA

31

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