El Sistema de Gestión de Proyectos de GyM, plantea que se usen métodos de coordinación entre las diferentes áreas del proyecto, tales como la rutina de programación, la cual se adaptará a las características particulares del proyecto en base al sistema Last Planner ™. Al analizar el flujo de información entre las diferentes áreas, se logró identificar una serie de riesgos y desventajas, los cuales presentan una gran oportunidad de mejora que se puede explotar si es que se da uso a nuestra plataforma de gestión de contenido Sharepoint.

1. OPTIMIZACIÓN DEL FLUJO DE INFORMACIÓN PARA EL ANÁLISIS DE RESTRICCIONES,
MEDIANTE EL USO DE UNA PLATAFORMA DE GESTIÓN DE CONTENIDO, SHAREPOINT
Michell Gutiérrez Lazarte | @MichellG_
Control de Gestión de Proyectos | GYM
frederick.gutierrez@gym.com.pe
michellgutierrez@gmail.com
Milagros Rodrigo Rojas
Control de Gestión de Proyectos | GYM
mrodrigo@gym.com.pe
Abstracto
El Sistema de Gestión de Proyectos de GyM, plantea que se usen métodos de coordinación entre las diferentes
áreas del proyecto, tales como la rutina de programación, la cual se adaptará a las características particulares
del proyecto en base al sistema Last Planner ™. Al analizar el flujo de información entre las diferentes áreas,
se logró identificar una serie de riesgos y desventajas, los cuales presentan una gran oportunidad de mejora que
se puede explotar si es que se da uso a nuestra plataforma de gestión de contenido Sharepoint.
Palabras Clave: Last Planner, Análisis de restricciones, Sharepoint, lean construction, consolidado de
restricciones, SGP.
Introducción
El Sistema de Gestión de Proyectos (SGP) de
GyM, cuenta con tres procesos de mejora continua,
entre los cuales se encuentra el proceso de
implementación, (CGP, 2012) este pretende
asegurar la aplicabilidad de SGP en los diferentes
proyectos de GyM.
Una de las fuentes que nutre al SGP es la filosofía
lean construction, (Figueroa, 2012) la cual se
enfoca en el manejo del flujo entre actividades
interdependientes, y lograr su continuidad mediante
el uso de herramientas como el Sistema Last
Planner ™ (LPS) (Ballard, 2000). Esta herramienta
es aplicada durante la ejecución del proyecto con el
fin de identificar aquellas restricciones (requisitos)
que necesita una actividad para poder ejecutarse.
Estos requisitos se identifican con un horizonte de
tiempo suficiente como para que pueda levantarse
la restricción.
La proyección en la identificación de restricciones
es de gran importancia, ya que por ejemplo si una
restricción cuyo tiempo mínimo para levantarse es
de 3 semanas, es identificada con solo una semana

2. de anticipación provocará que la actividad no se
llegue a ejecutar a tiempo.
La coordinación entre las diferentes áreas de
soporte(AS) y el área de producción es primordial
para el buen funcionamiento del sistema. Con este
fin es que se establece una rutina de
programación semanal, la cual formaliza el flujo
de comunicación entre las AS y producción a
través entregables y de reuniones semanales.
Como parte importante de esta rutina, corresponde
al área de producción el realizar las herramientas
de programación, (Lookahead, Análisis de
restricciones, Plan semanal, PPC y CI), teniendo
como input la información actualizada brindada por
las áreas de soporte.
El presente artículo muestra el análisis realizado en
la obra del Patio Taller Metro de Lima – Línea 1,
en dos escenarios diferentes.
Escenario1. Situación pre-implementación:
El proyecto en mención, estaba divido en tres
frentes de trabajo, y por cada uno de ellos, se
elaboraban las herramientas de programación
considerando 4 semanas de horizonte. De acuerdo a
las características del proyecto se estableció que, la
“rutina de programación” sea de lunes a sábado,
como se ve en la imagen:
Figura 1. Rutina de programación, muestra los entregables y fechas de
cada una de las áreas de soporte y producción
Para lograr el cumplimiento de esta rutina de
programación, el responsable de consolidar las
restricciones, desempeña un papel notable. Esto se
ve reflejado en los procesos mostrados a
continuación.
RESPONSABLE DE
CONSOLIDAR
RESTRICCIONES
Consolida el estatus
actualizado de las
restricciones por parte
de la AS, previa a la
programación.
Envía éste consolidado a los
Ing. de producción para la
programación.
Los Ing. de Producción
envían las herramientas de
programación (incluye el
análisis de restricciones ).
Incluye todas las
nuevas restricciones
en el consolidado de
restricciones, para
presentarlo en la RSP.
Actualiza el estatus de
las nuevas
restricciones durante
la reunión.
Luego de la reunión
envía la información
actualizada a las AS .
Figura 2. Flujo de información inicial.
Proceso 1 y 2. Actualización de las restricciones
previa a la programación:
Según la rutina de programación, los días viernes,
cada área de soporte hace entrega del estatus
actualizado de las restricciones, discutidas en la
semana anterior, vía correo. Cada hoja con el
estatus actualizado de restricciones es recepcionada
por el Responsable de consolidar las restricciones,
para luego ser enviado al área de producción, ya
que le servirá de input para su programación del
sábado.
Proceso 3 y 4. Programación:
El día sábado, se realizan las herramientas de
programación de los tres frentes, teniendo en
cuenta el consolidado de restricciones, enviado el
día anterior, el cual incluye aquellas restricciones
que aún están en proceso y aquellas que fueron
levantadas durante la semana. Como resultado de la
programación cada frente de trabajo identifica sus
nuevas restricciones.
Proceso 5 y 6. Actualización de las restricciones
durante la Reunión Semanal de Producción (RSP)
Durante las reuniones semanales de Producción
(lunes), se realiza el análisis de las nuevas
restricciones verificando el responsable asignado y
se concilia las fechas de compromiso por parte de
las AS, así también son revisadas aquellas
3
4
5
6
1
2

3. restricciones que están en proceso y las que se
levantaron durante esa semana.
Al día siguiente (martes) el responsable envía a
todas las AS este nuevo consolidado, para que
sobre ello nuevamente se desarrolle esta rutina.
Problemática:
El sistema planteado tiene algunas desventajas las
cuales nombramos a continuación.
 Debido a los múltiples archivos intercambiados,
existe un gran riesgo de que el archivo en el que
se trabaje no sea el último actualizado.
 El área de producción solo conoce el estado
actualizado de las restricciones al finalizar la
semana.
 La identificación de nuevas restricciones solo se
plasman una vez a la semana.
 El flujo de la información es letárgico, debido a
esto, la identificación, análisis, y seguimiento de
las restricciones se hace un trabajo al cual se le
empieza a restar importancia. (Esto se ve
reflejado en la escasa cantidad de restricciones
identificadas en la Semana 37, Figura 8).
Metodología empleada
La plataforma de gestión de contenido MS
Sharepoint, es la plataforma de colaboración
empresarial de GyM S.A. Esta permite administrar
los contenidos a través de una interfaz familiar de
Office.
Sobre esta plataforma se desarrolló un aplicativo
para una gestión más eficiente de las restricciones
ya que nos permite las siguientes ventajas:
 Integración. Las restricciones son almacenadas
todas en una misma base de datos.
Figura 3. Lista de restricciones donde indica el área de soporte, la
actividad, la restricción, el responsable, y la fecha requerida de
levantamiento. (Hay campos que no se muestran)
 Seguimiento. Mediante el uso de alertas de
correo electrónico que generan recordatorios al
responsable del levantamiento de una
restricción.
 Compatible: La herramienta se integra
fácilmente con Outlook, generando
recordatorios y la posibilidad de visualizarlas en
el cuadro de tareas activas.
Figura 4. Alerta de correo electrónico, que se genera para recordatorio.
 Reportes. Permite exportar la base de datos, de
manera que podamos generar reportes basadas
en estos datos, por ejemplo en el cuadro
siguiente se muestran las restricciones
pendientes por levantar de las semanas 43, 44,
45, 46.

4. Figura 5. Cuadro del estado de restricciones al corte de la semana 42.
TOT: Total restricciones para la semana, LEV: Restricciones ya
levantadas.
 Visualización en tiempo real. En cualquier
momento se pueden generar restricciones,
actualizar las fechas de compromiso de
levantamiento, editar el estado de la restricción
y ver el estado de todas las restricciones del
proyecto.
Figura 6. Ejemplo de creación de restricción desde MS. Outlook
Figura 7. Ejemplo de lista del estado de restricciones a la fecha.
Análisis de los resultados.
Se procedió a medir 5 semanas del proyecto, las
semanas 37, 38, 39, 40, y 41. Al término de la
semana 37 se procedió a implementar la
metodología explicada anteriormente y las mejoras
obtenidas fueron clasificadas de la siguiente
forma.
 Número de restricciones identificadas al corte
de cada semana.
El siguiente gráfico muestra la evolución de la
identificación de restricciones en el transcurso de
las semanas.
Por ejemplo, vemos que al corte de la semana 37,
se habían identificado solo 2 restricciones
correspondientes a las 4 semanas del lookahead.
Sin embargo al corte de la semana 41, (4 semanas
después), se habían logrado identificar 34
restricciones para el mismo horizonte.
Figura 8. Restricciones identificadas al corte de las semanas 37, 38,
39, 40, 41
 Proyección de la identificación de restricciones
hacia un horizonte lejano
En el siguiente gráfico podemos comparar como va
evolucionando la proyección para la identificación
de restricciones en un horizonte mas lejano, por
ejemplo, vemos que para la semana 38, habían 4
restricciones identificadas para la semana siguiente,
mientras solo 1 con un horizonte mayor a una
semana, la mayoría de restricciones (80%) estaban
TOT. LEV. TOT. LEV. TOT. LEV. TOT. LEV.
ARD 2 1 2 1
CMM 1 1 1 1 2 2
DVG 2 2 3 1 6 2
DVV 3 1 6 1 1 3 13 2
GGR 1 1 1 1
HAS 1 1 1 2 1 4 2
OMB 2 1 2 5 0
PHB 2 2 4 0
RGL 1 1 1 2 1
VSE 1 1 3 3 3 2 2 9 6
Total general 12 8 16 4 13 5 7 0 48 17
Participantes Total TOT.Total LEV.
SEMANA
43 44 45 46

5. identificadas tan sólo con una semana de
anticipación.
Sin embargo, en la semana 41(4 semanas después)
al volver a medir, se habían identificado 16
restricciones con una semana de anticipación, y 18
restricciones con un horizonte mayor a 1 semana.
Las restricciones identificadas tan sólo con una
semana de anticipación disminuyeron a 47.06%. Es
decir la proyección de identificación mejoro.
Figura 9. Cuadro de restricciones identificadas cada semana,
tipificadas por anticipación.
 Evolución del PPC en la obra.
Al evaluar el PPC; se observa una mejora
correspondiente entre las semanas 38 y 41,
elevándose de un 56.76% hasta un 89.2%, esto va
de la mano con que la anticipación de los
participantes del proyecto mejoraba, por lo tanto
las actividades ya contaban con los requisitos de
estas anticipadamente y se podrían ejecutar.
Figura 10. Evolución del PPC en la obra.
Conclusiones
 La anticipación (pro actividad), de los
participantes del proyecto se notó incrementada,
ya que su proyección en el horizonte del
lookahead cada vez fue mejor, esto se
evidenciaba en que las actividades que
programaban cada vez se volvían más
confiables ya que contaban con los recursos
necesarios.
 Si bien es cierto que existió una mejora en la
identificación de restricciones, aún se nota una
falencia ya que siguen existiendo restricciones
identificadas con tan sólo una semana de
anticipación.
 Una coordinación excelente es requerida para el
éxito del funcionamiento de la teoría del último
planificador, en una primera etapa observamos
lo trabajoso que era el manejo de las
restricciones, si es que estas no estaban
integradas en un mismo sitio. Con el aumento
de restricciones identificadas, (mostradas en el
cuadro 1), se logró evidenciar que los
participantes del proyecto preferían usar una
plataforma integrada que llenar un hoja de
cálculo de MS. Excel.
 La plataforma de gestión de contenido
Sharepoint, es una herramienta muy eficaz con
la que cuenta GyM, para poder incrementar
nuestra productividad y dar soporte a procesos
colaborativos, tales como la identificación de
restricciones.

6. Referencias.
Ballard, H. G. (2000). The last planner system of
production control.
CGP. (2012). GYM.CGP.MC.01. Manual de Gestión
de Calidad revisión 10.
Figueroa, E. D. (2012). Filosofías de Gestión en
GyM. Lima, Peru: Control de Gestión de
Proyectos.