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Antología de Excel

Este documento proporciona una guía de referencia sobre Excel 2016. Cubre temas como introducción a Excel, referencias, gráficas, funciones, filtros, subtotales, tablas dinámicas, buscar objetivo, escenarios y tablas de datos. Explica conceptos clave como tipos de datos, ventanas de Excel, tipos de referencias como relativas, absolutas y mixtas, categorías de funciones como matemáticas y estadísticas, y cómo usar herramientas como filtros, subtotales y tablas dinámicas. In

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Guía de Referencia Compacta. Licenciado e Ingeniero Juan Miguel González García Consultor en SyTI 2do. Cuatrimestre Enero a Abril 2018 Antología Excel 2016
CONTENIDO DE EXCEL Introducción a Excel................................................................................................................................................................ 4 Definición ............................................................................................................................................................................ 4 Características..................................................................................................................................................................... 4 Métodos de Acceso............................................................................................................................................................. 4 Ventana de Excel................................................................................................................................................................. 5 Tipos de Datos..................................................................................................................................................................... 6 Referencias en Excel ............................................................................................................................................................... 7 Definición ............................................................................................................................................................................ 7 Tipos de Referencias ........................................................................................................................................................... 7 Gráficas en Excel ..................................................................................................................................................................... 9 Definición ............................................................................................................................................................................ 9 Tipos de Gráficas................................................................................................................................................................. 9 Partes de una Gráfica............................................................................................................................................................ 10 Modo de trazar una Gráfica.............................................................................................................................................. 10 Comentarios...................................................................................................................................................................... 10 Imagen de una Gráfica...................................................................................................................................................... 10 Ejemplo de Gráficas .......................................................................................................................................................... 10 Funciones en Excel................................................................................................................................................................ 11 Definición .......................................................................................................................................................................... 11 Sintaxis de una Función..................................................................................................................................................... 11 Categoría de Funciones..................................................................................................................................................... 11 Modo de Insertar una Función en una Fórmula ............................................................................................................... 12 Funciones Matemáticas .................................................................................................................................................... 12 Estadísticas........................................................................................................................................................................ 12 Parámetros de las funciones de Base de Datos................................................................................................................ 13 Ejemplos de Funciones...................................................................................................................................................... 14 Tarea ................................................................................................................................................................................. 15 Filtros .................................................................................................................................................................................... 16 Definición .......................................................................................................................................................................... 16 Filtros Tradicionales .............................................................................................................................................................. 16 Notas pertinentes ............................................................................................................................................................. 16 Ejemplo de Filtros ................................................................................................................................................................. 17 Práctica.................................................................................................................................................................................. 17 Filtros Avanzados .................................................................................................................................................................. 18 Procedimiento General..................................................................................................................................................... 18 Ejemplo de Filtros Avanzados ............................................................................................................................................... 19 Práctica.................................................................................................................................................................................. 20
Subtotales ............................................................................................................................................................................. 21 Procedimiento General..................................................................................................................................................... 21 Ejemplo de Subtotales .......................................................................................................................................................... 22 Practica.................................................................................................................................................................................. 23 Tablas dinámicas................................................................................................................................................................... 24 Definición .......................................................................................................................................................................... 24 Procedimiento General..................................................................................................................................................... 24 Ejemplo de Tabla Dinámica................................................................................................................................................... 25 Práctica.................................................................................................................................................................................. 26 Tarea ..................................................................................................................................................................................... 26 Buscar Objetivo..................................................................................................................................................................... 27 Ejemplo de Buscar Objetivo.................................................................................................................................................. 27 Práctica.................................................................................................................................................................................. 28 Escenarios ............................................................................................................................................................................. 29 Ejemplo de Escenarios .......................................................................................................................................................... 29 Procedimiento....................................................................................................................................................................... 30 Práctica.................................................................................................................................................................................. 32 Tablas De Datos..................................................................................................................................................................... 33 Ejemplo de Tabla de Datos ................................................................................................................................................... 33 Practica.................................................................................................................................................................................. 34 Tarea ..................................................................................................................................................................................... 35
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Introducción 4 INTRODUCCIÓN A EXCEL DEFINICIÓN Aplicación que permite crear Documentos que contienen fórmulas, las cuales pueden ser de diversos tipos: matemáti- cas, financiera, estadísticas, etc. Estas fórmulas pueden ser simples o complejas. Forma parte de un conjunto de Pro- gramas denominado Office Suite. CARACTERÍSTICAS • Puede trabajar con más de un archivo de datos. • Se puede pasar información entre archivos. • Maneja una perfecta integración con los demás programas de Office como Word, Power Point y Access. • En esta versión se permite ordenar por más de una columna. • El número de filas y columnas ha aumentado considerablemente. • Ahora se pueden aplicar diversas opciones de Formato Condicional • La Función SI permite anidarse hasta 64 veces. MÉTODOS DE ACCESO A. Inicio / Todos los Programas / Microsoft Office/ Microsoft Excel B. Inicio / Ejecutar… / Excel / [ENTER] C. Si existe un icono de acceso directo en el escritorio, pulsar DOBLE CLIC sobre el D. Si existe un icono en la Barra de Inicio Rápido de la Barra de Tareas, hacer Clic en el mismo
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Introducción 5 VENTANA DE EXCEL
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Introducción 6 TIPOS DE DATOS NÚMEROS • Fecha, hora, moneda, porcentajes. • Se alinean siempre a la derecha. • Para introducir los valores monetarios no es necesario colocarles los signos de Pesos, solamente los cen- tavos. TEXTO • Nombres, Direcciones. • Se alinean siempre a la izquierda. FORMULAS • Comienzan siempre por un signo de igual = seguido de los Operandos y Operadores que intervienen en la fórmula. • El Operando puede ser un Valor, Celda o Conjuntos de Celdas. • El Operador son los símbolos utilizados para realizar las operaciones, los más comunes son: o Suma, que se identifica con un signo de más + o Resta, que se identifica con un guión se separación – o Multiplicación, también denominada Producto, que se identifica con el asterisco * o División, que la podemos identificar don la barra diagonal / FUNCIONES • Es un conjunto de operaciones predeterminadas en Excel que se encuentran almacenadas con un nom- bre determinado. • La estructura general de una Función (Sintaxis), es como sigue: NombreFunción(Argumento1, Argumento2, …)
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Referencias 7 REFERENCIAS EN EXCEL DEFINICIÓN Una referencia en Excel es la identificación que se le da a la Celda empleando la forma de coordenadas. Si una celda se encuentra ubicada entre la intersección de la columna B y la fila 5, se dice que su referencia es: B5 TIPOS DE REFERENCIAS • Referencias Relativas • Referencias Absolutas • Referencias Mixtas • Referencias 3D REFERENCIA RELATIVA Es aquella que se emplea en fórmulas, ya que ellas, cambian al momento de copiarlas a otra posición o cuando se usa el cuadro de Auto llenado. Esto es debido a que la fórmula, se modifica en RELACION al lugar en el que se coloca la misma EJEMPLO REFERENCIAS RELATIVAS A. El maestro ilustrará este tipo de Referencias con un ejemplo guiado en conjunto con los alumnos. B. El alumno propondrá ejemplos que podrían realizarse utilizando las opciones de Copiara y Pegar, o bien, el Autollenado. REFERENCIA ABSOLUTA Este tipo de referencia es aquella que permite fijar una Celda y que el programa la tome como Constante para cualquier caso, inclusive, para pertenecer a una fórmula. De manera inmediata, una referencia absoluta, se crea cuando tecleamos la referencia de una celda y pulsamos la tecla de función [F4]. Lo anterior provoca que apa- rezcan en la referencia de la celda los signos $ que indican que la referencia se ha modificado de relativa a abso- luta Otra manera de volver una referencia absoluta, es cuando le asignamos nombre a la celda en cuestión, bien sea, por el CUADRO DE NOMBRES o usando la ficha Fórmulas / grupo Nombres Definidos / comando Asignar nom- bre a un rango EJEMPLO REFERENCIA ABSOLUTA A. El maestro ilustrará este tipo de Referencias con un ejemplo guiado en conjunto con los alumnos. B. El alumno propondrá ejemplos que podrían realizarse utilizando las opciones de Copiara y Pegar, o bien, el Autollenado.
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Referencias 8 REFERENCIA MIXTA Esta referencia se consigue cuando se combinan, en una misma fórmula, las referencias Relativas y Absolutas. EJEMPLO DE REFERENCIAS MIXTAS A. El maestro ilustrará este tipo de Referencias con un ejemplo guiado en conjunto con los alumnos. B. El alumno propondrá ejemplos que podrían realizarse utilizando las opciones de Copiara y Pegar, o bien, el Autollenado. REFERENCIA 3D Esta referencia se genera cuando en una fórmula deseamos utilizar una celda de otra hoja o libro. Se genera de manera inmediata cuando la tecleamos directamente en la fórmula, o de manera tradicional, cuando la selec- cionamos utilizando el ratón EJEMPLO REFERENCIAS 3D A. El maestro ilustrará este tipo de Referencias con un ejemplo guiado en conjunto con los alumnos. B. El alumno propondrá ejemplos que podrían realizarse utilizando este tipo de referencias.
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Referencias 9 GRÁFICAS EN EXCEL DEFINICIÓN Una gráfica es una representación visual de una serie de valores que se encuentran en una Hoja de Cálculo. La gráfica está vinculada a los datos de la Hoja de Cálculo de la cual se generan, y se actualiza automáticamente al cambiar los mismos. TIPOS DE GRÁFICAS Columnas.- Muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un período de tiempo determi- nado, o bien, refleja las comparaciones entre elementos. Barras.- Son parecidos a los anteriores, excepto que los ejes han sido girados. Sirven para ilustrar valores de elementos diferentes durante un mismo periodo de tiempo y la relación de cada elemento con el todo. Circular.- Muestra el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos en función de la suma total de dichos elementos. XY dispersión.- Muestran la relación entre los valores numéricos de varias series de datos o trazan dos grupos de números como una serie de coordenadas (x, y). Se emplean primordialmente, para los datos científicos. Áreas.- Destacan la magnitud de los cambios en el transcurso del tiempo, al presentar la suma de los valores trazados, muestra también, la relación de las partes con el todo. Anillos.- Se parecen a los Circulares, también muestran como las partes son proporcionales con el total. Radial.- Muestran relaciones entre diferentes series de datos, y entre cada una de estas series y entre todas las series, todo esto, de manera simultánea. Superficie.- Este tipo de gráfica es útil cuando se desea buscar la combinación óptima entre dos conjuntos de datos, como en los mapas topográficos. Burbujas.- Al igual que los de dispersión, muestran la relación existente entre series de datos diferentes. Mien- tras más grande es la burbuja, mayor es el valor. Cotizaciones.- Especiales para su uso en el mercado, permiten seguir los precios abiertos, altos, bajos, cerrados a lo largo del tiempo. Cilíndrico, Cónico y Piramidal.- Muestran comparaciones entre elementos distintos en un solo período, o bien, modificaciones en elementos específicos a lo largo de varios períodos.
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Referencias 10 PARTES DE UNA GRÁFICA MODO DE TRAZAR UNA GRÁFICA INMEDIATO 1. Seleccionar los datos que deben incluirse en el gráfico 2. Pulsar la tecla de Función [F11] TRADICIONAL 1. Seleccionar los datos que se van a incluir 2. Pulsar en la Ficha Insertar, en el Grupo Gráficos, escoger el que se desea COMENTARIOS En la primera opción, la gráfica se inserta como una hoja nueva denominada gráfico1, gráfico2, etc., dependien- do la cantidad de gráficos que se desee. En el segundo caso, la gráfica aparece como un objeto dentro de la misma hoja de cálculo que contiene los datos. En ambos casos, aparecen nuevas Fichas que son: Diseño, Pre- sentación y Formato. IMAGEN DE UNA GRÁFICA EJEMPLO DE GRÁFICAS A. El maestro ilustrará el uso de Gráficas con un ejemplo guiado en conjunto con los alumnos. B. El alumno propondrá ejemplos que podrían realizarse utilizando las Gráficas.
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Funciones 11 FUNCIONES EN EXCEL DEFINICIÓN • Conjunto de operaciones que se encuentran ya establecidas y catalogadas en Excel con un Nombre • El Nombre de la Función define lo que realiza la misma • Existen diferentes Categorías de Funciones en Excel, como: matemáticas, financieras, etc. SINTAXIS DE UNA FUNCIÓN Nombre(Argumento1, Argumento2, …) Nombre.- Como se le conoce a la función en Excel, define lo que la misma hace. Argumentos.- Parámetros que sirven para que la función realice las operaciones. Los cuales pueden ser: • Referencia de Celdas o Rangos • Nombres de Celdas o Nombres de Rangos • Valores Numéricos o de Texto • Otras funciones CATEGORÍA DE FUNCIONES 1. Matemáticas y Trigonométricas 2. Fecha y Hora 3. Texto 4. Lógicas 5. Búsqueda y Referencia 6. Base de Datos 7. Financieras 8. Estadísticas 9. Información 10. Definidas por el Usuario
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Funciones 12 MODO DE INSERTAR UNA FUNCIÓN EN UNA FÓRMULA INMEDIATA Directamente en la celda donde se desea obtener el resultado, escribiendo el nombre de la función seguida de sus argumentos. Cuando empezamos a escribir, Excel nos muestra un listado de las posibles funciones que em- piezan o que contienen las letras que estamos introduciendo, basta seleccionar la misma para que el programa coloque el inicio de la función; a nosotros nos corresponde colocar los parámetros respectivos. TRADICIONAL Haciendo uso del ícono fx ubicado en la barra de fórmulas. Aparece un cuadro de dialogo en el cual podemos localizar la función deseada, para ello, debemos seleccionar primeramente la Categoría donde se ubica la fun- ción y posteriormente, localizar la misma en una lista que el programa muestra de la Categoría seleccionada anteriormente; seleccionamos la función y pulsamos en el botón Aceptar. El programa muestra otro cuadro de diálogo que contiene los parámetros que puede llevar la función y una breve descripción de los mismos, solo nos queda ir llenándolos. Si todo está correcto, Excel muestra el resultado en el mismo cuadro de diálogo, pulsar en el botón de Aceptar para que la función quede introducida. FUNCIONES MATEMÁTICAS • SENO • COS • LN • LOG10 • ABS • PI() • ENTERO • FACT • POTENCIA ESTADÍSTICAS • PROMEDIO • PROMEDIO.SI • MAX • MIN • MEDIANA • MODA • CONTAR • CONTAR.SI • SUMAR.SI • CONTARA • FRECUENCIA • TENDENCIA
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Funciones 13 TEXTO • CONCATENAR • DERECHA • IZQUIERDA • LARGO • MAYUSC • MINUSC • MONEDA • NOMPROPIO • REPETIR • TEXTO • VALOR FECHA Y HORA • AHORA() • AÑO • MES • DIA • HORA • HOY() LÓGICAS • SI • Y • O • FALSO • VERDADERO • NO • SI.ERROR BÚSQUEDA Y REFERENCIA • BUSCARV • BUSCARH • COINCIDIR • ELEGIR • HIPERVÍNCULO • TRANSPONER BASE DE DATOS • BDCONTAR • BDCONTARA • BDMAX • BDMIN • BDSUMA • BDPROMEDIO PARÁMETROS DE LAS FUNCIONES DE BASE DE DATOS BDnombre.- Corresponde al nombre de la función, todas empiezan con las letras BD. Rango de Datos.- Es el conjunto de celdas donde se encuentran todos los datos. Nombre de Campo.- Es el nombre de la columna, o su número, donde se ubica el campo por el cual se debe realizar algo. Criterios.- Corresponde al área donde se especifican las condiciones que deben imperar para realizar la operación.
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Funciones 14 EJEMPLOS DE FUNCIONES A. El maestro ilustrará el uso de algunas funciones con un ejemplo guiado en conjunto con los alumnos. B. El alumno propondrá ejemplos que podrían realizarse utilizando las funciones propuestas.
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Funciones 15 TAREA Se encargará la realización de un conjunto de problemas utilizando el programa de Excel. Este trabajo debe entregarse en Tiempo y Forma, se elaborará por parejas en un documento de Word, y debe ir estructurado de la siguiente manera: 1. Portada (Repaso de Conceptos Básicos) 2. Tabla de Contenido e Ilustraciones 3. Planteamiento de los problemas 4. Desarrollo de los mismos 4.1. Datos a capturar 4.2. Fórmulas desarrolladas 4.3. Resultados obtenidos 5. Conclusiones
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Filtros Tradicionales 16 FILTROS DEFINICIÓN Un filtro es una acción que realiza Excel que nos permite consultar o extraer de una lista o Base de datos, aquellos regis- tros que cumplan con las condiciones establecidas en el filtro. Por ejemplo, podemos tener una lista con miles de artícu- los y saber qué artículos valen más de 100 pesos, o cuantos artículos se vendieron entre una fecha y otra. En esta versión de Excel los filtros se pueden aplicar de manera TRADICIONAL o AVANZADA. En el primer caso los filtros se aplican a datos a los cuales aún no se les ha proporcionado formato. En el segundo caso se utiliza un Comando denominado Datos como Tabla, el cual, además de aplicar un formato a los datos, los convierte en una Lista con filtros. FILTROS TRADICIONALES 1. Para aplicar un filtro a una Lista de Datos utilizando este proceso se deben realizar los siguientes pasos: 2. Colocar el Indicador de Celda en cualquier lugar dentro de la Lista de Datos 3. Seleccionara la ficha Datos / grupo Ordenar y Filtrar / comando Filtro NOTAS PERTINENTES Aparecerán unas flechas desplegables en las cabeceras de las columnas. Al pulsar en una de ellas, se muestra un menú que contiene las opciones disponibles para esa columna en particular, lo que hay que hacer es seleccionar la opción deseada y automáticamente Excel mostrará los Datos que cumplan con dicha condición. En la columna en la cual se ha aplicado el filtro su flecha aparece en color Azul, indicando con ello que tiene aplicado un filtro. Para desactivar el filtro establecido, hay que volver a pulsar en la flecha y escoger el Comando Borrar filtro de… Podemos también elegir dos o más criterios abriendo varias listas de varias columnas. Los datos se irán filtrando con- forme se vayan estableciendo los mismos. Considerar que si hay un filtro aplicado y se realiza otro en columna distinta, la Lista se va comprimiendo de acuerdo a los criterios cumplidos.
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Filtros Tradicionales 17 EJEMPLO DE FILTROS 1. En una Hoja de Cálculo nueva capture la siguiente información. Codigo Producto Precio Existencia T - 1 Tornillo 1 12 1200 T - 2 Tornillo 2 14 1350 T - 3 Tornillo 3 15 1100 T - 4 Tornillo 4 15 3000 T - 1 Tornillo 5 11 4000 T - 2 Tornillo 6 19 3500 T - 3 Tornillo 7 19 2450 T - 4 Tornillo 8 20 1500 2. Aplique el Filtro y pruebe establecer las condiciones que se indican más abajo, para cada una de ellas, quite cualquier filtro anterior. i. Los Tornillos cuyos códigos sean T – 1. ii. Los Tornillos cuyo Precio sea mayor a 15. iii. Los Tornillos cuya Existencia se encuentre Entre 2000 y 4000. PRÁCTICA A. Los alumnos realizarán diferentes filtros establecidos por ellos mismos. B. Los alumnos propondrán otro ejemplo que pueda realizarse utilizando Filtros.
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Filtros Avanzados 18 FILTROS AVANZADOS Este tipo de filtros se emplea primordialmente cuando se desea extraer información de una Lista de Datos en otro lugar de la Hoja de Cálculo para poder realizar operaciones adicionales con esos datos, y no afectar a la Lista original. No emplea Listas Desplegable como en el caso anterior. Para realizar este tipo de filtro es necesario tener 3 áreas diferentes en la Hoja de Cálculo, en un área se deben encontrar los Datos, otra área para establecer los Criterios de Selección y una más para colocar los datos Extraí- dos. Para que las coincidencias sean exactas se deben copiar los encabezados de la Lista en otros dos lugares de la hoja, una para los Criterios y otra para la Extracción. PROCEDIMIENTO GENERAL 1. Copiar el encabezado de la Lista de Datos en otros dos lugares distintos de la hoja, dejando por lo menos una columna en blanco y varias líneas de separación entre áreas. 2. Colocar en la segunda área (que servirá de criterios), debajo de la columna cuyo criterio desea estable- cer, la condición que se debe cumplir. 3. Colocar el Indicador de Celda en cualquier lugar dentro de la Lista de Datos. 4. Realizar la secuencia: ficha Datos / grupo Ordenar y Filtrar / comando Avanzadas. 5. Aparece el siguiente cuadro de diálogo. Acción.- Pulsar en el botón de la operación que se quiera realizar. En el primer caso la lista se filtra en el mismo lugar, como los filtros anteriores. En el segundo caso, que es el que nos compete, se co- pia a otra posición, tal como lo indica. Rango de la lista.- Si el Indicador de Celda se encuentra ubicado dentro de la Lista, la misma se selecciona de manera automática, indicado por una fila de hormigas negra que aparece alrededor del rango. En caso contrario, seleccionar la Lista de manera individual. Rango de criterios.- Se debe seleccionar tanto el encabezado como el criterio que se haya establecido en el área correspondien- te. Copiar a.- En este caso hay que seleccionar los rótulos que se haya puesto en la tercera área. Aquí se extraerán los datos. Sólo registros únicos.- Marcar esta casilla si solamente se quieren registros que no estén duplicados. 6. Una vez establecidos los parámetros correspondientes, pulsar en el botón de Aceptar. 7. Excel muestra el resultado en el área de Extracción establecida previamente.
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Filtros Avanzados 19 EJEMPLO DE FILTROS AVANZADOS 1. Utilizando el ejemplo anterior, completar la información como se muestra en la figura siguiente. Codigo Producto Precio Existencia Codigo Producto Precio Existencia T - 1 Tornillo 1 12 1200 >17 T - 2 Tornillo 2 14 1350 T - 3 Tornillo 3 15 1100 T - 4 Tornillo 4 15 3000 T - 1 Tornillo 5 11 4000 T - 2 Tornillo 6 19 3500 T - 3 Tornillo 7 19 2450 T - 4 Tornillo 8 20 1500 Codigo Producto Precio Existencia 2. Colocar el indicador de Celda en cualquier lugar dentro de la Lista de Datos. 3. Ejecutar el Filtro Avanzado y llenar los parámetros como se indica a continuación. 4. Hacer Clic en el botón Copiar a otro lugar. 5. El Rango de la Lista debe aparecer seleccionado, no mover nada. 6. Para el Rango de Criterios, seleccionar la columna de Precio junto con su dato, que se encuentra inme- diatamente debajo de ella. En este caso, seleccionar Precio y >17. 7. Para el parámetro Copiar a, seleccionar los encabezados que se encuentran en la tercera área. En este caso, los que se encuentran inmediatamente debajo del área de Criterios. Desde Código hasta Existen- cia. 8. Pulsar en el botón de Aceptar. El resultado debe ser como el que se muestra a continuación. Codigo Producto Precio Existencia Codigo Producto Precio Existencia T - 1 Tornillo 1 12 1200 >17 T - 2 Tornillo 2 14 1350 T - 3 Tornillo 3 15 1100 T - 4 Tornillo 4 15 3000 T - 1 Tornillo 5 11 4000 T - 2 Tornillo 6 19 3500 T - 3 Tornillo 7 19 2450 T - 4 Tornillo 8 20 1500 Codigo Producto Precio Existencia T - 2 Tornillo 6 19 3500 T - 3 Tornillo 7 19 2450 T - 4 Tornillo 8 20 1500
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Filtros Avanzados 20 PRÁCTICA A. El alumno modificará los criterios de diferentes maneras, con ayuda del maestro, para visualizar las dis- tintas Extracciones que realiza el programa. B. Completará el ejercicio realizando un Resumen Estadístico de los Datos Extraídos, las estadísticas a cal- cular serán: el Promedio, Máximo y Mínimo. C. Si el ejemplo lo permite, realizará también una Gráfica de los datos Extraídos, la cual será colocada en la mismo hoja donde se encuentra toda la información.
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Subtotales 21 SUBTOTALES Un subtotal es un informe de una Lista de Datos que contiene agrupaciones de la misma por un determinado rubro o concepto, obteniéndose, además, cálculos automáticos cuando haya un cambio de concepto. Los cálcu- los obtenidos son los tradicionales: suma, promedio, máximo, etc. PROCEDIMIENTO GENERAL 1. Colocar el indicador de celda en el rótulo de la columna por la cual se desea obtener el subtotal. 2. Ordenar la Lista por esta columna realizando la secuencia: ficha Datos / grupo Ordenar y Filtrar / co- mando {AZ | ZA | Ordenar}. Dependiendo de si el ordenamiento es Ascendente, Descendente, o bien, por varias columnas. 3. En la misma ficha Datos en el grupo Esquema, pulsar en el comando Subtotal, lo cual permite mostrar el cuadro de diálogo siguiente. Para cada cambio en.- En este parámetro se debe seleccionar la columna por la cual se desea obtener un total. De manera pre- determinada, si el indicador de celda se encuentra ya ubicado en la misma, el programa lo asume. Usar función.- En este parámetro se debe especificar el tipo de operación que se debe efectuar para el informe. Suma, Promedio, Máximo, Mínimo, etc. Agregar subtotal a.- Marcar la casilla de la columna que se desea obtener un total. Reemplazar subtotales actuales.- Esta casilla se encuentra marcada de manera predeterminada, es así porque Excel supone que cada vez que obtenemos un subtotal queremos eliminar el anterior. Si deseamos conservar los subtotales anteriores, hay que desmarcar la casilla. Los subtotales anteriores se van a con- servar cuando el informe que se desea obtener incluye más de un cambio o corte. Salto de página entre grupos.- Le indica a Excel que debe saltar de hoja, al momento de imprimir, cuando se quiere que los cambios aparezcan en hojas independientes. Resumen debajo de los datos.- Esta casilla se encuentra marcada de manera predeterminada y, le indica a Excel que los totales se deben acomodar inmediatamente debajo de los datos, al finalizar los mismos. Quitar todos.- Este botón permite eliminar cualquier subtotal aplicado que se tenga, sea uno o varios. Aceptar.- Permite ejecutar el proceso. Cancelar.- Deja los datos sin hacerles nada.
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Subtotales 22 EJEMPLO DE SUBTOTALES 1. Tomando como base el ejemplo de los filtros, duplicar la hoja original sin filtros. 2. Ordenar los datos por la columna de Código, obteniendo el resultado correspondiente. Codigo Producto Precio Existencia T - 1 Tornillo 1 12 1200 T - 1 Tornillo 5 11 4000 T - 2 Tornillo 2 14 1350 T - 2 Tornillo 6 19 3500 T - 3 Tornillo 3 15 1100 T - 3 Tornillo 7 19 2450 T - 4 Tornillo 4 15 3000 T - 4 Tornillo 8 20 1500 3. Verificar que el Indicador de Celda se encuentre ubicado en la primera columna. 4. Aplicar el Comando Subtotal de la Ficha Datos y el Grupo Esquema cambiando los parámetros siguien- tes: Param 1. Para cada cambio en: Código Param 2. Usar función: Suma Param 3. Agregar subtotal a: marcar la casilla de Existencia solamente, si existe cualquier otra ca- silla marcada, quitar dicha marca 5. Hacer Clic en el botón Aceptar. 6. Se obtiene el resultado que se muestra en la figura siguiente: Codigo Producto Precio Existencia T - 1 Tornillo 1 12 1200 T - 1 Tornillo 5 11 4000 Total T - 1 5200 T - 2 Tornillo 2 14 1350 T - 2 Tornillo 6 19 3500 Total T - 2 4850 T - 3 Tornillo 3 15 1100 T - 3 Tornillo 7 19 2450 Total T - 3 3550 T - 4 Tornillo 4 15 3000 T - 4 Tornillo 8 20 1500 Total T - 4 4500 Total general 18100
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Subtotales 23 PRACTICA A. El alumno modificará el subtotal para que Cuente el número de Registros de cada Código. B. El alumno modificará nuevamente el subtotal para que calcule el Promedio e la Existencia. C. El alumno puede variar los subtotales tantas veces como desee para reforzar lo aprendido.
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Tablas Dinámicas 24 TABLAS DINÁMICAS DEFINICIÓN Es una hoja de cálculo interactiva que permite concentrar rápidamente una gran cantidad de datos utilizando el formato y las operaciones escogidas por el usuario. Se pueden combinar los encabezados de filas y columnas alrededor de los datos principales con el fin de establecer distintas presentaciones de los mismos. Esto es, po- demos intercambiar las columnas por las filas y viceversa. Es por ello que recibe el nombre de Dinámica. PROCEDIMIENTO GENERAL 1. Colocar el indicador de la celda en cualquier lugar donde se ubiquen los datos. 2. Nos dirigimos a la Ficha Insertar / Grupo Tablas / Comando Tabla dinámica. 3. Se nos muestra un cuadro de diálogo. Seleccionar los datos que desea analizar.- en esta sección se debe marcar el botón que le indique a Excel en donde se encuentran ubica- dos los datos, que puede ser: Tabla o Rango o una Fuente de Datos Externa. Si es Tabla o Rango, aparece seleccionada de manera prede- terminada, indicado por la fila de hormigas negras. Elegir donde se debe colocar el informe.- Seleccionar el botón que le indique a Excel en donde se debe colocar la Tabla Dinámica, en una Nueva Hoja (predeterminado), o bien en una Hoja Existente (en cuyo caso debemos seleccionar la ubicación). 4. Pulsar en el botón de Aceptar para crear la Tabla, o bien, el botón de Cancelar si no lo deseamos. Aparece una imagen de un mensaje que nos indica lo que debemos realizar y, además, una nueva ventana como Barra Lateral. Al mismo tiempo, aparecen dos nuevas pestañas que son: Opciones y Diseño. La primera, contiene los co- mandos que permiten modificar el formato de los campos, su función, asignarle nombre a la Tabla, etc. La segunda, permite cambiar el diseño de la tabla. 1. Marcar las casillas de aquellos campos que se desea colocar en la Tabla Dinámica, Excel acomoda los campos en los cajones de Rótulos de fila, Rótulos de columna y Σ Valores. O bien, se pueden arrastrar los rótulos de los campos a los cajones en lugar de marcar las casillas. Esta última opción hace más flexible la Tabla Dinámica. 2. Al momento de realizar el paso anterior, la hoja de cálculo se va modifi- cando de tal manera que aparecen los datos concentrados en la misma. Si el acomodo que ha realizado Excel no es satisfactorio, con solo intercambiar los
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Tablas Dinámicas 25 campos entre los cajones los datos se reacomodan. 3. Para cambiar el formato en que se presentan los datos, así como, el tipo de operación a realizar, pulsar en la flecha del campo ubicado en el cajónΣ Valores, y al aparecer el menú, seleccionar la opción Conf i- guración de Campo de valor, la cual muestra un cuadro de diálogo en el cual se pueden ajustar dichos cambios. Nombre personalizado.- Este parámetro permite cam- biar el rótulo del campo. En la ficha Resumir por, es donde podemos especificar el tipo de cálculo que se desea realizar con el campo se- leccionado. El botón de Formato de número, permite establecer el formato en el cual se deben desplegar los valores, numé- rico, moneda, etc. La ficha de Mostrar valores como, nos permite escoger si los valores que deseamos mostrar en el campo selec- cionado son Normales, diferencias, o porcentajes con y sin diferencia. El botón de Aceptar permite que la Tabla muestre la mo- dificación. El botón de Cancelar, no realiza ningún cambio y los datos se conservan tal cual. EJEMPLO DE TABLA DINÁMICA 1. Duplicar la hoja original del Inventario de Tornillos que se ha utilizado como ejemplo. 2. Ficha Insertar / Grupo Tablas / Tabla Dinámica. 3. El rango debe aparecer seleccionado en el cuadro de diálogo que se muestra, verificar que esté marcado el botón de Nueva Hoja de Cálculo y pulsar en el botón de Aceptar. 4. Al aparecer la nueva hoja con el panel de la derecha, marcar las casillas Código y Existencia, lo cual per- mite mostrar los datos de acuerdo a la figura siguiente:
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Tablas Dinámicas 26 5. Modificar el formato en el que se encuentran los valores para aparezcan con separación de Miles. 6. Cambiar el nombre de la hoja por uno apropiado a los datos. PRÁCTICA A. Los alumnos deben modificar la Tabla Dinámica a su gusto, probando las mayores opciones posibles de la misma. De la misma manera, deben generar una Gráfica Dinámica. B. Los alumnos pueden proponer un ejemplo en el cual se pueda aplicar una Tabla Dinámica. TAREA Se encargará la realización de los temas vistos utilizando el programa de Excel. Este trabajo debe entregarse en Tiempo y Forma, se elaborará por parejas en un documento de Word, los datos van a ser generados por medio de la página Web: http://www.generatedata.com . Y debe ir estructurado de la siguiente manera: 6. Portada (Informes Anuales) 7. Tabla de Contenido e Ilustraciones 8. Planteamiento del problema 8.1. El diseño de los datos 8.2. Cuantos se generaron 8.3. Porque utilizaron esos datos en particular 9. Desarrollo de los mismos 9.1. Filtros 9.2. Filtro Avanzado con Extracción, Estadísticas y Gráfica 9.3. Informes de Subtotales 9.4. Tablas Dinámicas 9.5. Gráficas Dinámicas 10. Conclusiones
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Buscar Objetivo 27 BUSCAR OBJETIVO La Búsqueda de Objetivo forma parte de un conjunto de herramientas denominado Análisis y Si. En Excel, exis- ten tres tipos de herramientas de Análisis y si: Escenarios, Tablas de Datos y Búsqueda de Objetivo. El Análi- sis y si es el proceso que consiste en cambiar los valores de las celdas para ver cómo los cambios afectan al re- sultado de las fórmulas de la hoja de cálculo. Los escenarios y las tablas de datos toman conjuntos de valores de entrada y proyectan hacia adelante para determinar posibles resultados. La búsqueda de objetivo, toma un resultado y proyecta hacia atrás para deter- minar posibles valores de entrada que produzcan ese resultado. Esta operación se utiliza para buscar un valor específico como resultado de una fórmula, modificando el conte- nido de una celda. Excel buscará qué valor debería tomar esa celda para conseguir el resultado esperado. A esa celda se la denominada Valor Independiente y a la celda que contiene la fórmula se la denomina Dependien- te. EJEMPLO DE BUSCAR OBJETIVO Deseamos saber el Precio Unitario de un Artículo que se ha comprado, sabiendo el Precio de Venta Total. Toma- remos como base los datos de la figura siguiente Precio Unitario % de IVA 16% ToTal IVA -$ Precio Venta -$ • El Precio Unitario es un valor fijo que debemos obtener con al Comando Buscar Objetivo. • El IVA en porcentajes es un valor fijo también, que en este caso ya se encuentra colocado. • La fórmula del Total IVA es igual a multiplicar el Precio Unitario por % de IVA. • Finalmente la fórmula del Precio Venta es igual a sumar el Total IVA con el Precio Unitario. Sin embar- go, supongamos que para este ejemplo, este valor lo sabemos y es de $5,000. 1. Colocar el Indicador de Celda en la celda que contiene la fórmula para calcular el Precio Venta. 2. Ficha Datos / Grupo Herramientas de datos / Comando Análisis Y si. 3. Seleccionamos Buscar Objetivo…, se muestra un cuadro de diálogo. Definir la celda.- Indica la celda que contiene la fórmula. Al haber situado primero el cursor en ella, aparece de manera prede- terminada. Con el valor.- Es el valor que tomará la celda anterior, o sea, el valor que se desea obtener. Para este ejemplo tecleamos 5000, sin puntos ni comas ni símbolos monetarios. Para cambiar la celda.- Celda que se emplea en la fórmula, en este ejemplo la celda que corresponde al Precio Unitario.
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Buscar Objetivo 28 4. Al pulsar en el botón de Aceptar, Excel empieza a calcular los posibles valores, finalmente, al encontrar una solución la proyecta, esperando que la Aceptemos o no. PRÁCTICA A. El alumno propondrá otros ejemplos en los cuales es conveniente aplicar este método. B. El alumno elaborará el formato de un Estado de Resultados simple en el cual se puedan ir cambiando los valores de aquellas celdas que contienen Fórmulas para localizar un valor que interviene en la misma. Por ejemplo: ¿Qué valor de Costo de Ventas hay que tener para que me proporcione un Resultado Bruto de…?
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Escenarios 29 ESCENARIOS • Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja de cálculo. • Se puede pasar de un escenario a otro para ver los distintos resultados. • Se puede recopilar la información en libros diferentes y posteriormente combinar los escenarios de los distintos libros en uno solo. • Se puede crear un informe resumen de escenario que incluya la información de todos los escenarios. • Información general • Los escenarios forman parte, al igual que la Búsqueda de Objetivo, de las herramientas de Análisis y Si. • Cada escenario puede contener hasta 32 valores variables, pero se pueden crear tantos escenarios como se desee. EJEMPLO DE ESCENARIOS Una empresa presenta el Estado de Resultados real de un mes de ventas y desea determinar si sigue en la mis- ma línea o no dependiendo del volumen de ventas, ya que, el mes siguiente no es considerado bueno dentro del historial de dicha Empresa. Desea saber cuáles serían sus expectativas si sus Ventas obtenidas fueran de: $500,000; $150,000; $1’000,000. Los resultado a mostrar deben irse guardando y posteriormente, por medio de un Resumen, poderlos imprimir todos para tener la comparación a la mano y tomar la decisión correcta. Ventas $ 500,000.00 30% Costo Ventas $ 150,000.00 Resultado Bruto $ 350,000.00 Gasto Operación $ 20,000.00 Gasto Administrativos $ 10,000.00 Resultado Operativo $ 320,000.00 Gastos Financieros $ 70,000.00 Resultado Financiero $ 250,000.00 35% ISR $ 87,500.00 Resultado Neto $ 162,500.00 Estado de Resultados de Ejemplo A partir de la información que se muestra en el cuadro de arriba, realizar los Escenarios correspondientes a los valores solicitados.
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Escenarios 30 PROCEDIMIENTO En primer lugar tomaremos este resultado y lo convertiremos en un Escenario con el nombre de REAL de la si- guiente manera: 1. Colocar el Indicador de Celda en la fórmula del Resultado Bruto. 2. Ficha Datos / Grupo Herramientas de datos / Elemento Análisis y si / Administrador de escenarios… 3. Arece un cuadro de diálogo. En este cuadro se van a ir mostrando los Escenarios que se hayan creado. Se puede agregar un comentario pertinente para cada uno de ellos en la sección correspondiente. Como se puede aprecia, en este momento particular, no existe ningún Escenario; es por ello que solamente están disponibles los botones de Agregar y Combinar. El primero mostrará un nuevo cuadro de diálogo en donde debemos introducir el nombre que se le asignará al Esce- nario y la Celda o Celdas que van a ir cambiando. Con el segundo botón podemos combinar los Escenarios de otras hojas de cálculo o libros inclusive. 4. Al pulsar en el botón de Aceptar, se nos muestra un nuevo cuadro de diálogo. Nombre del escenario.- En este parámetro de- bemos teclear el nombre que se desea asignar al escenario. Como en este caso los valores son los actuales, el nombre puede ser: Real, Actual, etc. Celdas cambiantes.- En este parámetro se deben seleccionar aquellas celdas cuyos valores se van a modificar. Puede ser una o varia, en el caso de varias, las mismas se deben seleccionar empleando la tecla de CTRL para su selección. Comentarios.- Podemos introducir el nombre de la persona que lo haya generado junto con la fecha del día en que se elaboró, o cualquier otra infor- mación pertinente. Protección.- En esta sección debemos indicar si las celdas se encontrarán protegidas, es decir, Evitar cambios, o bien si van a estar Ocultas, o ambas.
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Escenarios 31 5. Al pulsar en el botón de Aceptar, aparece un cuadro en el cual debemos introducir los valores que se van a modificar en las Celdas cambiantes que se hayan indicado en el punto anterior. 6. Para este primer caso, el valor debe ser 50000, sin signos de pesos ni puntos decimales, posteriormente, pulsar en el botón de Aceptar. 7. El programa regresa a la pantalla del Administrador de Escenarios en el cual se deben dar de alta otros dos Escenarios con los nombres de: malo para el caso de $150,000; y bueno para el caso de $1’000,000. 8. Una vez concluido lo anterior, se tienen los tres escenarios. Para ver el resultado de cada uno de ellos en la misma hoja de cálculo, basta con seleccionar el nombre del mismo y pulsar en el botón de Mostrar. 9. Para visualizar un resumen completo que incluya todos los Escenarios, pulsar en el botón Resumen…, se muestra un cuadro de diálogo Tipo de informe.- En esta sección se debe escoger el tipo de in- forme que deseamos obtener pudiendo ser: Resumen (muestra una hoja de cálculo con todos los Escenarios), o bien, Tabla Dinámica. Celdas de resultado.- En este parámetro se deben seleccionar aquellas celdas cuyo resultado nos interesa mostrar. Pueden ser solamente las de resultados, o bien, todas. Pulsando en botón de Aceptar, se genera el informe correspon- diente en una hoja nueva. Pulsando en el botón de Cancelar, no produce nada. Resumen de escenario Valores actuales: real malo bueno Celdas cambiantes: Ventas $ 1,000,000.00 $ 500,000.00 $ 150,000.00 $ 1,000,000.00 Celdas de resultado: Ventas $ 1,000,000.00 $ 500,000.00 $ 150,000.00 $ 1,000,000.00 Costo_Ventas $ 300,000.00 $ 150,000.00 $ 45,000.00 $ 300,000.00 Resultado_Bruto $ 700,000.00 $ 350,000.00 $ 105,000.00 $ 700,000.00 Gasto_Operación $ 30,000.00 $ 30,000.00 $ 30,000.00 $ 30,000.00 Gasto_Administrativos $ 20,000.00 $ 20,000.00 $ 20,000.00 $ 20,000.00 Resultado_Operativo $ 650,000.00 $ 300,000.00 $ 55,000.00 $ 650,000.00 Gastos_Financieros $ 70,000.00 $ 70,000.00 $ 70,000.00 $ 70,000.00 Resultado_Financiero $ 580,000.00 $ 230,000.00 -$ 15,000.00 $ 580,000.00 ISR $ 203,000.00 $ 80,500.00 -$ 5,250.00 $ 203,000.00 Resultado_Neto $ 377,000.00 $ 149,500.00 -$ 9,750.00 $ 377,000.00 Notas: La columna de valores actuales representa los valores de las celdas cambiantes en el momento en que se creó el Informe resumen de escenario. Las celdas cambiantes de cada escenario se muestran en gris.
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Escenarios 32 PRÁCTICA A. El alumno pude eliminar los Escenarios creados y especificar nuevos con valores diferentes y cambiando diferentes celdas; por ejemplo: En lugar de cambiar las Ventas, cambiar los Gastos de Administración y Operativos, o bien, los Gastos Financiero. Puede inclusive, cambiar todos los valores de los Escenarios.
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Tabla de Datos 33 TABLAS DE DATOS Este comando forma parte de las Herramientas de Análisis y Si junto con Buscar Objetivo y Escenarios. Una tabla de datos es un conjunto de celdas relacionadas mediante una o varias fórmulas, aplicando diferentes valo- res constantes y analizando e interpretando los resultados. Una VARIABLE es una entrada sobre la que ejercemos un control, y que afecta a una serie de cálculos y resultados que dependen de ella. Podríamos crear 45 escenarios distintos, pero incluso con esa opción sería un trabajo pesado. EJEMPLO DE TABLA DE DATOS 1. Una persona desea saber cuál sería el Pago Mensual que debería hacer si solicita un Préstamo o Crédito de $2’000,000.00, con un Interés del 3% y a 5 años. Utilizando la Función de PAGO, realizar el cálculo original. Capital 20,000.00$ Interes 5% Años 5 Pago Mensual -$377.42 =PAGO(Interes/12,Años*12,Capital) NOTA: El resultado aparece en Rojo y Negativo porque es un desembolso (salida) de dinero. 2. Ahora bien, una vez obtenido lo anterior, supongamos que queremos saber la cuota a pagar de 3 a 7 años, a un interés que va del 4% al 7% con unos incrementos de 0.25% en 0.25%. Colocaremos los Años en fila y las Tasas de Interés en Columna como lo ilustra la figura. Capital 20,000.00$ Interes 5% Años 5 Pago Mensual -$377.42 3 4 5 6 7 4.00% 4.25% 4.50% 4.75% 5.00% 5.25% 5.50% 5.75% 6.00% Años T A S A S Colocar la función del pago en esta Celda
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Tabla de Datos 34 3. Ahora, lo que se tiene que hacer es copiar la función del PAGO en la celda que se ilustra en la figura. 4. Seleccionar ahora todo el rango de datos, que incluya la función misma. 5. Ficha Datos / Grupo Herramientas de datos / Elemento Análisis y si / Comando Tabla de Datos, esto hace que aparezca un cuadro de diálogo. Celda de entrada (fila).- Corresponde a la celda que contie- ne el dato para calcular las filas de los años. En este ejemplo, pulsar en la celda que contiene los años en el formato princi- pal. Celda de entrada (columna).- Corresponde a la celda que contiene el dato para calcular las columnas de las Tasas. En este ejemplo, pulsar en la celda que contiene dicha informa- ción en el formato principal. 6. Hace Clic en el botón Aceptar. La Tabla es generada con los valores correspondientes a cada opción de filas y columnas variables. Es posible que haya que acomodar o arreglar mejor la tabla aplicando un formato determinado al gusto, o bien, colo- res, etc. El resultado se puede apreciar en esta figura. Capital 20,000.00$ Interes 5% Años 5 Pago Mensual -$377.42 -$377.42 3 4 5 6 7 4.00% 590.48-$ 451.58-$ 368.33-$ 312.90-$ 273.38-$ 4.25% 592.71-$ 453.82-$ 370.59-$ 315.19-$ 275.68-$ 4.50% 594.94-$ 456.07-$ 372.86-$ 317.48-$ 278.00-$ 4.75% 597.18-$ 458.32-$ 375.14-$ 319.78-$ 280.33-$ 5.00% 599.42-$ 460.59-$ 377.42-$ 322.10-$ 282.68-$ 5.25% 601.67-$ 462.85-$ 379.72-$ 324.42-$ 285.03-$ 5.50% 603.92-$ 465.13-$ 382.02-$ 326.76-$ 287.40-$ 5.75% 606.18-$ 467.41-$ 384.34-$ 329.10-$ 289.78-$ 6.00% 608.44-$ 469.70-$ 386.66-$ 331.46-$ 292.17-$ Años T A S A S PRACTICA A. El alumno puede variar los datos utilizados para tomar otra cantidad de Años y Tasas de Interés. B. El alumno debe proponer un ejemplo de en qué circunstancias se podría emplear este tipo de Análisis y si, y elaborarlo utilizando el programa.
U3M – Antología Computación II Microsoft Excel Tabla de Datos 35 TAREA El alumno realizara un conjunto de Análisis y Si utilizando los comandos de Buscar Objetivo, Escenarios y Tabla de Datos, este documento debe ir elaborado en Word e incluir las hojas de cálculo necesarias en el in- forme. Se entregará un informe que contenga la siguiente estructura: 11. Portada (Toma de Decisiones) 12. Tabla de Contenido e Ilustraciones 13. Planteamiento del problema 14. Desarrollo del mismo 14.1. Buscando Objetivos 14.2. Generación de Escenarios 14.2.1. Independientes 14.2.2. Que provengan de una Búsqueda de Objetivo 14.3. Tabla de Datos 15. Conclusiones

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    CONTENIDO DE EXCEL Introduccióna Excel................................................................................................................................................................ 4 Definición ............................................................................................................................................................................ 4 Características..................................................................................................................................................................... 4 Métodos de Acceso............................................................................................................................................................. 4 Ventana de Excel................................................................................................................................................................. 5 Tipos de Datos..................................................................................................................................................................... 6 Referencias en Excel ............................................................................................................................................................... 7 Definición ............................................................................................................................................................................ 7 Tipos de Referencias ........................................................................................................................................................... 7 Gráficas en Excel ..................................................................................................................................................................... 9 Definición ............................................................................................................................................................................ 9 Tipos de Gráficas................................................................................................................................................................. 9 Partes de una Gráfica............................................................................................................................................................ 10 Modo de trazar una Gráfica.............................................................................................................................................. 10 Comentarios...................................................................................................................................................................... 10 Imagen de una Gráfica...................................................................................................................................................... 10 Ejemplo de Gráficas .......................................................................................................................................................... 10 Funciones en Excel................................................................................................................................................................ 11 Definición .......................................................................................................................................................................... 11 Sintaxis de una Función..................................................................................................................................................... 11 Categoría de Funciones..................................................................................................................................................... 11 Modo de Insertar una Función en una Fórmula ............................................................................................................... 12 Funciones Matemáticas .................................................................................................................................................... 12 Estadísticas........................................................................................................................................................................ 12 Parámetros de las funciones de Base de Datos................................................................................................................ 13 Ejemplos de Funciones...................................................................................................................................................... 14 Tarea ................................................................................................................................................................................. 15 Filtros .................................................................................................................................................................................... 16 Definición .......................................................................................................................................................................... 16 Filtros Tradicionales .............................................................................................................................................................. 16 Notas pertinentes ............................................................................................................................................................. 16 Ejemplo de Filtros ................................................................................................................................................................. 17 Práctica.................................................................................................................................................................................. 17 Filtros Avanzados .................................................................................................................................................................. 18 Procedimiento General..................................................................................................................................................... 18 Ejemplo de Filtros Avanzados 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    Subtotales ............................................................................................................................................................................. 21 ProcedimientoGeneral..................................................................................................................................................... 21 Ejemplo de Subtotales .......................................................................................................................................................... 22 Practica.................................................................................................................................................................................. 23 Tablas dinámicas................................................................................................................................................................... 24 Definición .......................................................................................................................................................................... 24 Procedimiento General..................................................................................................................................................... 24 Ejemplo de Tabla Dinámica................................................................................................................................................... 25 Práctica.................................................................................................................................................................................. 26 Tarea ..................................................................................................................................................................................... 26 Buscar Objetivo..................................................................................................................................................................... 27 Ejemplo de Buscar Objetivo.................................................................................................................................................. 27 Práctica.................................................................................................................................................................................. 28 Escenarios ............................................................................................................................................................................. 29 Ejemplo de Escenarios .......................................................................................................................................................... 29 Procedimiento....................................................................................................................................................................... 30 Práctica.................................................................................................................................................................................. 32 Tablas De Datos..................................................................................................................................................................... 33 Ejemplo de Tabla de Datos ................................................................................................................................................... 33 Practica.................................................................................................................................................................................. 34 Tarea ..................................................................................................................................................................................... 35
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Introducción 4 INTRODUCCIÓN A EXCEL DEFINICIÓN Aplicación que permite crear Documentos que contienen fórmulas, las cuales pueden ser de diversos tipos: matemáti- cas, financiera, estadísticas, etc. Estas fórmulas pueden ser simples o complejas. Forma parte de un conjunto de Pro- gramas denominado Office Suite. CARACTERÍSTICAS • Puede trabajar con más de un archivo de datos. • Se puede pasar información entre archivos. • Maneja una perfecta integración con los demás programas de Office como Word, Power Point y Access. • En esta versión se permite ordenar por más de una columna. • El número de filas y columnas ha aumentado considerablemente. • Ahora se pueden aplicar diversas opciones de Formato Condicional • La Función SI permite anidarse hasta 64 veces. MÉTODOS DE ACCESO A. Inicio / Todos los Programas / Microsoft Office/ Microsoft Excel B. Inicio / Ejecutar… / Excel / [ENTER] C. Si existe un icono de acceso directo en el escritorio, pulsar DOBLE CLIC sobre el D. Si existe un icono en la Barra de Inicio Rápido de la Barra de Tareas, hacer Clic en el mismo
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Introducción 5 VENTANA DE EXCEL
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Introducción 6 TIPOS DE DATOS NÚMEROS • Fecha, hora, moneda, porcentajes. • Se alinean siempre a la derecha. • Para introducir los valores monetarios no es necesario colocarles los signos de Pesos, solamente los cen- tavos. TEXTO • Nombres, Direcciones. • Se alinean siempre a la izquierda. FORMULAS • Comienzan siempre por un signo de igual = seguido de los Operandos y Operadores que intervienen en la fórmula. • El Operando puede ser un Valor, Celda o Conjuntos de Celdas. • El Operador son los símbolos utilizados para realizar las operaciones, los más comunes son: o Suma, que se identifica con un signo de más + o Resta, que se identifica con un guión se separación – o Multiplicación, también denominada Producto, que se identifica con el asterisco * o División, que la podemos identificar don la barra diagonal / FUNCIONES • Es un conjunto de operaciones predeterminadas en Excel que se encuentran almacenadas con un nom- bre determinado. • La estructura general de una Función (Sintaxis), es como sigue: NombreFunción(Argumento1, Argumento2, …)
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Referencias 7 REFERENCIAS EN EXCEL DEFINICIÓN Una referencia en Excel es la identificación que se le da a la Celda empleando la forma de coordenadas. Si una celda se encuentra ubicada entre la intersección de la columna B y la fila 5, se dice que su referencia es: B5 TIPOS DE REFERENCIAS • Referencias Relativas • Referencias Absolutas • Referencias Mixtas • Referencias 3D REFERENCIA RELATIVA Es aquella que se emplea en fórmulas, ya que ellas, cambian al momento de copiarlas a otra posición o cuando se usa el cuadro de Auto llenado. Esto es debido a que la fórmula, se modifica en RELACION al lugar en el que se coloca la misma EJEMPLO REFERENCIAS RELATIVAS A. El maestro ilustrará este tipo de Referencias con un ejemplo guiado en conjunto con los alumnos. B. El alumno propondrá ejemplos que podrían realizarse utilizando las opciones de Copiara y Pegar, o bien, el Autollenado. REFERENCIA ABSOLUTA Este tipo de referencia es aquella que permite fijar una Celda y que el programa la tome como Constante para cualquier caso, inclusive, para pertenecer a una fórmula. De manera inmediata, una referencia absoluta, se crea cuando tecleamos la referencia de una celda y pulsamos la tecla de función [F4]. Lo anterior provoca que apa- rezcan en la referencia de la celda los signos $ que indican que la referencia se ha modificado de relativa a abso- luta Otra manera de volver una referencia absoluta, es cuando le asignamos nombre a la celda en cuestión, bien sea, por el CUADRO DE NOMBRES o usando la ficha Fórmulas / grupo Nombres Definidos / comando Asignar nom- bre a un rango EJEMPLO REFERENCIA ABSOLUTA A. El maestro ilustrará este tipo de Referencias con un ejemplo guiado en conjunto con los alumnos. B. El alumno propondrá ejemplos que podrían realizarse utilizando las opciones de Copiara y Pegar, o bien, el Autollenado.
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Referencias 8 REFERENCIA MIXTA Esta referencia se consigue cuando se combinan, en una misma fórmula, las referencias Relativas y Absolutas. EJEMPLO DE REFERENCIAS MIXTAS A. El maestro ilustrará este tipo de Referencias con un ejemplo guiado en conjunto con los alumnos. B. El alumno propondrá ejemplos que podrían realizarse utilizando las opciones de Copiara y Pegar, o bien, el Autollenado. REFERENCIA 3D Esta referencia se genera cuando en una fórmula deseamos utilizar una celda de otra hoja o libro. Se genera de manera inmediata cuando la tecleamos directamente en la fórmula, o de manera tradicional, cuando la selec- cionamos utilizando el ratón EJEMPLO REFERENCIAS 3D A. El maestro ilustrará este tipo de Referencias con un ejemplo guiado en conjunto con los alumnos. B. El alumno propondrá ejemplos que podrían realizarse utilizando este tipo de referencias.
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Referencias 9 GRÁFICAS EN EXCEL DEFINICIÓN Una gráfica es una representación visual de una serie de valores que se encuentran en una Hoja de Cálculo. La gráfica está vinculada a los datos de la Hoja de Cálculo de la cual se generan, y se actualiza automáticamente al cambiar los mismos. TIPOS DE GRÁFICAS Columnas.- Muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un período de tiempo determi- nado, o bien, refleja las comparaciones entre elementos. Barras.- Son parecidos a los anteriores, excepto que los ejes han sido girados. Sirven para ilustrar valores de elementos diferentes durante un mismo periodo de tiempo y la relación de cada elemento con el todo. Circular.- Muestra el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos en función de la suma total de dichos elementos. XY dispersión.- Muestran la relación entre los valores numéricos de varias series de datos o trazan dos grupos de números como una serie de coordenadas (x, y). Se emplean primordialmente, para los datos científicos. Áreas.- Destacan la magnitud de los cambios en el transcurso del tiempo, al presentar la suma de los valores trazados, muestra también, la relación de las partes con el todo. Anillos.- Se parecen a los Circulares, también muestran como las partes son proporcionales con el total. Radial.- Muestran relaciones entre diferentes series de datos, y entre cada una de estas series y entre todas las series, todo esto, de manera simultánea. Superficie.- Este tipo de gráfica es útil cuando se desea buscar la combinación óptima entre dos conjuntos de datos, como en los mapas topográficos. Burbujas.- Al igual que los de dispersión, muestran la relación existente entre series de datos diferentes. Mien- tras más grande es la burbuja, mayor es el valor. Cotizaciones.- Especiales para su uso en el mercado, permiten seguir los precios abiertos, altos, bajos, cerrados a lo largo del tiempo. Cilíndrico, Cónico y Piramidal.- Muestran comparaciones entre elementos distintos en un solo período, o bien, modificaciones en elementos específicos a lo largo de varios períodos.
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Referencias 10 PARTES DE UNA GRÁFICA MODO DE TRAZAR UNA GRÁFICA INMEDIATO 1. Seleccionar los datos que deben incluirse en el gráfico 2. Pulsar la tecla de Función [F11] TRADICIONAL 1. Seleccionar los datos que se van a incluir 2. Pulsar en la Ficha Insertar, en el Grupo Gráficos, escoger el que se desea COMENTARIOS En la primera opción, la gráfica se inserta como una hoja nueva denominada gráfico1, gráfico2, etc., dependien- do la cantidad de gráficos que se desee. En el segundo caso, la gráfica aparece como un objeto dentro de la misma hoja de cálculo que contiene los datos. En ambos casos, aparecen nuevas Fichas que son: Diseño, Pre- sentación y Formato. IMAGEN DE UNA GRÁFICA EJEMPLO DE GRÁFICAS A. El maestro ilustrará el uso de Gráficas con un ejemplo guiado en conjunto con los alumnos. B. El alumno propondrá ejemplos que podrían realizarse utilizando las Gráficas.
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Funciones 11 FUNCIONES EN EXCEL DEFINICIÓN • Conjunto de operaciones que se encuentran ya establecidas y catalogadas en Excel con un Nombre • El Nombre de la Función define lo que realiza la misma • Existen diferentes Categorías de Funciones en Excel, como: matemáticas, financieras, etc. SINTAXIS DE UNA FUNCIÓN Nombre(Argumento1, Argumento2, …) Nombre.- Como se le conoce a la función en Excel, define lo que la misma hace. Argumentos.- Parámetros que sirven para que la función realice las operaciones. Los cuales pueden ser: • Referencia de Celdas o Rangos • Nombres de Celdas o Nombres de Rangos • Valores Numéricos o de Texto • Otras funciones CATEGORÍA DE FUNCIONES 1. Matemáticas y Trigonométricas 2. Fecha y Hora 3. Texto 4. Lógicas 5. Búsqueda y Referencia 6. Base de Datos 7. Financieras 8. Estadísticas 9. Información 10. Definidas por el Usuario
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Funciones 12 MODO DE INSERTAR UNA FUNCIÓN EN UNA FÓRMULA INMEDIATA Directamente en la celda donde se desea obtener el resultado, escribiendo el nombre de la función seguida de sus argumentos. Cuando empezamos a escribir, Excel nos muestra un listado de las posibles funciones que em- piezan o que contienen las letras que estamos introduciendo, basta seleccionar la misma para que el programa coloque el inicio de la función; a nosotros nos corresponde colocar los parámetros respectivos. TRADICIONAL Haciendo uso del ícono fx ubicado en la barra de fórmulas. Aparece un cuadro de dialogo en el cual podemos localizar la función deseada, para ello, debemos seleccionar primeramente la Categoría donde se ubica la fun- ción y posteriormente, localizar la misma en una lista que el programa muestra de la Categoría seleccionada anteriormente; seleccionamos la función y pulsamos en el botón Aceptar. El programa muestra otro cuadro de diálogo que contiene los parámetros que puede llevar la función y una breve descripción de los mismos, solo nos queda ir llenándolos. Si todo está correcto, Excel muestra el resultado en el mismo cuadro de diálogo, pulsar en el botón de Aceptar para que la función quede introducida. FUNCIONES MATEMÁTICAS • SENO • COS • LN • LOG10 • ABS • PI() • ENTERO • FACT • POTENCIA ESTADÍSTICAS • PROMEDIO • PROMEDIO.SI • MAX • MIN • MEDIANA • MODA • CONTAR • CONTAR.SI • SUMAR.SI • CONTARA • FRECUENCIA • TENDENCIA
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Funciones 13 TEXTO • CONCATENAR • DERECHA • IZQUIERDA • LARGO • MAYUSC • MINUSC • MONEDA • NOMPROPIO • REPETIR • TEXTO • VALOR FECHA Y HORA • AHORA() • AÑO • MES • DIA • HORA • HOY() LÓGICAS • SI • Y • O • FALSO • VERDADERO • NO • SI.ERROR BÚSQUEDA Y REFERENCIA • BUSCARV • BUSCARH • COINCIDIR • ELEGIR • HIPERVÍNCULO • TRANSPONER BASE DE DATOS • BDCONTAR • BDCONTARA • BDMAX • BDMIN • BDSUMA • BDPROMEDIO PARÁMETROS DE LAS FUNCIONES DE BASE DE DATOS BDnombre.- Corresponde al nombre de la función, todas empiezan con las letras BD. Rango de Datos.- Es el conjunto de celdas donde se encuentran todos los datos. Nombre de Campo.- Es el nombre de la columna, o su número, donde se ubica el campo por el cual se debe realizar algo. Criterios.- Corresponde al área donde se especifican las condiciones que deben imperar para realizar la operación.
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Funciones 14 EJEMPLOS DE FUNCIONES A. El maestro ilustrará el uso de algunas funciones con un ejemplo guiado en conjunto con los alumnos. B. El alumno propondrá ejemplos que podrían realizarse utilizando las funciones propuestas.
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Funciones 15 TAREA Se encargará la realización de un conjunto de problemas utilizando el programa de Excel. Este trabajo debe entregarse en Tiempo y Forma, se elaborará por parejas en un documento de Word, y debe ir estructurado de la siguiente manera: 1. Portada (Repaso de Conceptos Básicos) 2. Tabla de Contenido e Ilustraciones 3. Planteamiento de los problemas 4. Desarrollo de los mismos 4.1. Datos a capturar 4.2. Fórmulas desarrolladas 4.3. Resultados obtenidos 5. Conclusiones
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Filtros Tradicionales 16 FILTROS DEFINICIÓN Un filtro es una acción que realiza Excel que nos permite consultar o extraer de una lista o Base de datos, aquellos regis- tros que cumplan con las condiciones establecidas en el filtro. Por ejemplo, podemos tener una lista con miles de artícu- los y saber qué artículos valen más de 100 pesos, o cuantos artículos se vendieron entre una fecha y otra. En esta versión de Excel los filtros se pueden aplicar de manera TRADICIONAL o AVANZADA. En el primer caso los filtros se aplican a datos a los cuales aún no se les ha proporcionado formato. En el segundo caso se utiliza un Comando denominado Datos como Tabla, el cual, además de aplicar un formato a los datos, los convierte en una Lista con filtros. FILTROS TRADICIONALES 1. Para aplicar un filtro a una Lista de Datos utilizando este proceso se deben realizar los siguientes pasos: 2. Colocar el Indicador de Celda en cualquier lugar dentro de la Lista de Datos 3. Seleccionara la ficha Datos / grupo Ordenar y Filtrar / comando Filtro NOTAS PERTINENTES Aparecerán unas flechas desplegables en las cabeceras de las columnas. Al pulsar en una de ellas, se muestra un menú que contiene las opciones disponibles para esa columna en particular, lo que hay que hacer es seleccionar la opción deseada y automáticamente Excel mostrará los Datos que cumplan con dicha condición. En la columna en la cual se ha aplicado el filtro su flecha aparece en color Azul, indicando con ello que tiene aplicado un filtro. Para desactivar el filtro establecido, hay que volver a pulsar en la flecha y escoger el Comando Borrar filtro de… Podemos también elegir dos o más criterios abriendo varias listas de varias columnas. Los datos se irán filtrando con- forme se vayan estableciendo los mismos. Considerar que si hay un filtro aplicado y se realiza otro en columna distinta, la Lista se va comprimiendo de acuerdo a los criterios cumplidos.
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Filtros Tradicionales 17 EJEMPLO DE FILTROS 1. En una Hoja de Cálculo nueva capture la siguiente información. Codigo Producto Precio Existencia T - 1 Tornillo 1 12 1200 T - 2 Tornillo 2 14 1350 T - 3 Tornillo 3 15 1100 T - 4 Tornillo 4 15 3000 T - 1 Tornillo 5 11 4000 T - 2 Tornillo 6 19 3500 T - 3 Tornillo 7 19 2450 T - 4 Tornillo 8 20 1500 2. Aplique el Filtro y pruebe establecer las condiciones que se indican más abajo, para cada una de ellas, quite cualquier filtro anterior. i. Los Tornillos cuyos códigos sean T – 1. ii. Los Tornillos cuyo Precio sea mayor a 15. iii. Los Tornillos cuya Existencia se encuentre Entre 2000 y 4000. PRÁCTICA A. Los alumnos realizarán diferentes filtros establecidos por ellos mismos. B. Los alumnos propondrán otro ejemplo que pueda realizarse utilizando Filtros.
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Filtros Avanzados 18 FILTROS AVANZADOS Este tipo de filtros se emplea primordialmente cuando se desea extraer información de una Lista de Datos en otro lugar de la Hoja de Cálculo para poder realizar operaciones adicionales con esos datos, y no afectar a la Lista original. No emplea Listas Desplegable como en el caso anterior. Para realizar este tipo de filtro es necesario tener 3 áreas diferentes en la Hoja de Cálculo, en un área se deben encontrar los Datos, otra área para establecer los Criterios de Selección y una más para colocar los datos Extraí- dos. Para que las coincidencias sean exactas se deben copiar los encabezados de la Lista en otros dos lugares de la hoja, una para los Criterios y otra para la Extracción. PROCEDIMIENTO GENERAL 1. Copiar el encabezado de la Lista de Datos en otros dos lugares distintos de la hoja, dejando por lo menos una columna en blanco y varias líneas de separación entre áreas. 2. Colocar en la segunda área (que servirá de criterios), debajo de la columna cuyo criterio desea estable- cer, la condición que se debe cumplir. 3. Colocar el Indicador de Celda en cualquier lugar dentro de la Lista de Datos. 4. Realizar la secuencia: ficha Datos / grupo Ordenar y Filtrar / comando Avanzadas. 5. Aparece el siguiente cuadro de diálogo. Acción.- Pulsar en el botón de la operación que se quiera realizar. En el primer caso la lista se filtra en el mismo lugar, como los filtros anteriores. En el segundo caso, que es el que nos compete, se co- pia a otra posición, tal como lo indica. Rango de la lista.- Si el Indicador de Celda se encuentra ubicado dentro de la Lista, la misma se selecciona de manera automática, indicado por una fila de hormigas negra que aparece alrededor del rango. En caso contrario, seleccionar la Lista de manera individual. Rango de criterios.- Se debe seleccionar tanto el encabezado como el criterio que se haya establecido en el área correspondien- te. Copiar a.- En este caso hay que seleccionar los rótulos que se haya puesto en la tercera área. Aquí se extraerán los datos. Sólo registros únicos.- Marcar esta casilla si solamente se quieren registros que no estén duplicados. 6. Una vez establecidos los parámetros correspondientes, pulsar en el botón de Aceptar. 7. Excel muestra el resultado en el área de Extracción establecida previamente.
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Filtros Avanzados 19 EJEMPLO DE FILTROS AVANZADOS 1. Utilizando el ejemplo anterior, completar la información como se muestra en la figura siguiente. Codigo Producto Precio Existencia Codigo Producto Precio Existencia T - 1 Tornillo 1 12 1200 >17 T - 2 Tornillo 2 14 1350 T - 3 Tornillo 3 15 1100 T - 4 Tornillo 4 15 3000 T - 1 Tornillo 5 11 4000 T - 2 Tornillo 6 19 3500 T - 3 Tornillo 7 19 2450 T - 4 Tornillo 8 20 1500 Codigo Producto Precio Existencia 2. Colocar el indicador de Celda en cualquier lugar dentro de la Lista de Datos. 3. Ejecutar el Filtro Avanzado y llenar los parámetros como se indica a continuación. 4. Hacer Clic en el botón Copiar a otro lugar. 5. El Rango de la Lista debe aparecer seleccionado, no mover nada. 6. Para el Rango de Criterios, seleccionar la columna de Precio junto con su dato, que se encuentra inme- diatamente debajo de ella. En este caso, seleccionar Precio y >17. 7. Para el parámetro Copiar a, seleccionar los encabezados que se encuentran en la tercera área. En este caso, los que se encuentran inmediatamente debajo del área de Criterios. Desde Código hasta Existen- cia. 8. Pulsar en el botón de Aceptar. El resultado debe ser como el que se muestra a continuación. Codigo Producto Precio Existencia Codigo Producto Precio Existencia T - 1 Tornillo 1 12 1200 >17 T - 2 Tornillo 2 14 1350 T - 3 Tornillo 3 15 1100 T - 4 Tornillo 4 15 3000 T - 1 Tornillo 5 11 4000 T - 2 Tornillo 6 19 3500 T - 3 Tornillo 7 19 2450 T - 4 Tornillo 8 20 1500 Codigo Producto Precio Existencia T - 2 Tornillo 6 19 3500 T - 3 Tornillo 7 19 2450 T - 4 Tornillo 8 20 1500
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Filtros Avanzados 20 PRÁCTICA A. El alumno modificará los criterios de diferentes maneras, con ayuda del maestro, para visualizar las dis- tintas Extracciones que realiza el programa. B. Completará el ejercicio realizando un Resumen Estadístico de los Datos Extraídos, las estadísticas a cal- cular serán: el Promedio, Máximo y Mínimo. C. Si el ejemplo lo permite, realizará también una Gráfica de los datos Extraídos, la cual será colocada en la mismo hoja donde se encuentra toda la información.
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Subtotales 21 SUBTOTALES Un subtotal es un informe de una Lista de Datos que contiene agrupaciones de la misma por un determinado rubro o concepto, obteniéndose, además, cálculos automáticos cuando haya un cambio de concepto. Los cálcu- los obtenidos son los tradicionales: suma, promedio, máximo, etc. PROCEDIMIENTO GENERAL 1. Colocar el indicador de celda en el rótulo de la columna por la cual se desea obtener el subtotal. 2. Ordenar la Lista por esta columna realizando la secuencia: ficha Datos / grupo Ordenar y Filtrar / co- mando {AZ | ZA | Ordenar}. Dependiendo de si el ordenamiento es Ascendente, Descendente, o bien, por varias columnas. 3. En la misma ficha Datos en el grupo Esquema, pulsar en el comando Subtotal, lo cual permite mostrar el cuadro de diálogo siguiente. Para cada cambio en.- En este parámetro se debe seleccionar la columna por la cual se desea obtener un total. De manera pre- determinada, si el indicador de celda se encuentra ya ubicado en la misma, el programa lo asume. Usar función.- En este parámetro se debe especificar el tipo de operación que se debe efectuar para el informe. Suma, Promedio, Máximo, Mínimo, etc. Agregar subtotal a.- Marcar la casilla de la columna que se desea obtener un total. Reemplazar subtotales actuales.- Esta casilla se encuentra marcada de manera predeterminada, es así porque Excel supone que cada vez que obtenemos un subtotal queremos eliminar el anterior. Si deseamos conservar los subtotales anteriores, hay que desmarcar la casilla. Los subtotales anteriores se van a con- servar cuando el informe que se desea obtener incluye más de un cambio o corte. Salto de página entre grupos.- Le indica a Excel que debe saltar de hoja, al momento de imprimir, cuando se quiere que los cambios aparezcan en hojas independientes. Resumen debajo de los datos.- Esta casilla se encuentra marcada de manera predeterminada y, le indica a Excel que los totales se deben acomodar inmediatamente debajo de los datos, al finalizar los mismos. Quitar todos.- Este botón permite eliminar cualquier subtotal aplicado que se tenga, sea uno o varios. Aceptar.- Permite ejecutar el proceso. Cancelar.- Deja los datos sin hacerles nada.
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Subtotales 22 EJEMPLO DE SUBTOTALES 1. Tomando como base el ejemplo de los filtros, duplicar la hoja original sin filtros. 2. Ordenar los datos por la columna de Código, obteniendo el resultado correspondiente. Codigo Producto Precio Existencia T - 1 Tornillo 1 12 1200 T - 1 Tornillo 5 11 4000 T - 2 Tornillo 2 14 1350 T - 2 Tornillo 6 19 3500 T - 3 Tornillo 3 15 1100 T - 3 Tornillo 7 19 2450 T - 4 Tornillo 4 15 3000 T - 4 Tornillo 8 20 1500 3. Verificar que el Indicador de Celda se encuentre ubicado en la primera columna. 4. Aplicar el Comando Subtotal de la Ficha Datos y el Grupo Esquema cambiando los parámetros siguien- tes: Param 1. Para cada cambio en: Código Param 2. Usar función: Suma Param 3. Agregar subtotal a: marcar la casilla de Existencia solamente, si existe cualquier otra ca- silla marcada, quitar dicha marca 5. Hacer Clic en el botón Aceptar. 6. Se obtiene el resultado que se muestra en la figura siguiente: Codigo Producto Precio Existencia T - 1 Tornillo 1 12 1200 T - 1 Tornillo 5 11 4000 Total T - 1 5200 T - 2 Tornillo 2 14 1350 T - 2 Tornillo 6 19 3500 Total T - 2 4850 T - 3 Tornillo 3 15 1100 T - 3 Tornillo 7 19 2450 Total T - 3 3550 T - 4 Tornillo 4 15 3000 T - 4 Tornillo 8 20 1500 Total T - 4 4500 Total general 18100
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Subtotales 23 PRACTICA A. El alumno modificará el subtotal para que Cuente el número de Registros de cada Código. B. El alumno modificará nuevamente el subtotal para que calcule el Promedio e la Existencia. C. El alumno puede variar los subtotales tantas veces como desee para reforzar lo aprendido.
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Tablas Dinámicas 24 TABLAS DINÁMICAS DEFINICIÓN Es una hoja de cálculo interactiva que permite concentrar rápidamente una gran cantidad de datos utilizando el formato y las operaciones escogidas por el usuario. Se pueden combinar los encabezados de filas y columnas alrededor de los datos principales con el fin de establecer distintas presentaciones de los mismos. Esto es, po- demos intercambiar las columnas por las filas y viceversa. Es por ello que recibe el nombre de Dinámica. PROCEDIMIENTO GENERAL 1. Colocar el indicador de la celda en cualquier lugar donde se ubiquen los datos. 2. Nos dirigimos a la Ficha Insertar / Grupo Tablas / Comando Tabla dinámica. 3. Se nos muestra un cuadro de diálogo. Seleccionar los datos que desea analizar.- en esta sección se debe marcar el botón que le indique a Excel en donde se encuentran ubica- dos los datos, que puede ser: Tabla o Rango o una Fuente de Datos Externa. Si es Tabla o Rango, aparece seleccionada de manera prede- terminada, indicado por la fila de hormigas negras. Elegir donde se debe colocar el informe.- Seleccionar el botón que le indique a Excel en donde se debe colocar la Tabla Dinámica, en una Nueva Hoja (predeterminado), o bien en una Hoja Existente (en cuyo caso debemos seleccionar la ubicación). 4. Pulsar en el botón de Aceptar para crear la Tabla, o bien, el botón de Cancelar si no lo deseamos. Aparece una imagen de un mensaje que nos indica lo que debemos realizar y, además, una nueva ventana como Barra Lateral. Al mismo tiempo, aparecen dos nuevas pestañas que son: Opciones y Diseño. La primera, contiene los co- mandos que permiten modificar el formato de los campos, su función, asignarle nombre a la Tabla, etc. La segunda, permite cambiar el diseño de la tabla. 1. Marcar las casillas de aquellos campos que se desea colocar en la Tabla Dinámica, Excel acomoda los campos en los cajones de Rótulos de fila, Rótulos de columna y Σ Valores. O bien, se pueden arrastrar los rótulos de los campos a los cajones en lugar de marcar las casillas. Esta última opción hace más flexible la Tabla Dinámica. 2. Al momento de realizar el paso anterior, la hoja de cálculo se va modifi- cando de tal manera que aparecen los datos concentrados en la misma. Si el acomodo que ha realizado Excel no es satisfactorio, con solo intercambiar los
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Tablas Dinámicas 25 campos entre los cajones los datos se reacomodan. 3. Para cambiar el formato en que se presentan los datos, así como, el tipo de operación a realizar, pulsar en la flecha del campo ubicado en el cajónΣ Valores, y al aparecer el menú, seleccionar la opción Conf i- guración de Campo de valor, la cual muestra un cuadro de diálogo en el cual se pueden ajustar dichos cambios. Nombre personalizado.- Este parámetro permite cam- biar el rótulo del campo. En la ficha Resumir por, es donde podemos especificar el tipo de cálculo que se desea realizar con el campo se- leccionado. El botón de Formato de número, permite establecer el formato en el cual se deben desplegar los valores, numé- rico, moneda, etc. La ficha de Mostrar valores como, nos permite escoger si los valores que deseamos mostrar en el campo selec- cionado son Normales, diferencias, o porcentajes con y sin diferencia. El botón de Aceptar permite que la Tabla muestre la mo- dificación. El botón de Cancelar, no realiza ningún cambio y los datos se conservan tal cual. EJEMPLO DE TABLA DINÁMICA 1. Duplicar la hoja original del Inventario de Tornillos que se ha utilizado como ejemplo. 2. Ficha Insertar / Grupo Tablas / Tabla Dinámica. 3. El rango debe aparecer seleccionado en el cuadro de diálogo que se muestra, verificar que esté marcado el botón de Nueva Hoja de Cálculo y pulsar en el botón de Aceptar. 4. Al aparecer la nueva hoja con el panel de la derecha, marcar las casillas Código y Existencia, lo cual per- mite mostrar los datos de acuerdo a la figura siguiente:
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Tablas Dinámicas 26 5. Modificar el formato en el que se encuentran los valores para aparezcan con separación de Miles. 6. Cambiar el nombre de la hoja por uno apropiado a los datos. PRÁCTICA A. Los alumnos deben modificar la Tabla Dinámica a su gusto, probando las mayores opciones posibles de la misma. De la misma manera, deben generar una Gráfica Dinámica. B. Los alumnos pueden proponer un ejemplo en el cual se pueda aplicar una Tabla Dinámica. TAREA Se encargará la realización de los temas vistos utilizando el programa de Excel. Este trabajo debe entregarse en Tiempo y Forma, se elaborará por parejas en un documento de Word, los datos van a ser generados por medio de la página Web: http://www.generatedata.com . Y debe ir estructurado de la siguiente manera: 6. Portada (Informes Anuales) 7. Tabla de Contenido e Ilustraciones 8. Planteamiento del problema 8.1. El diseño de los datos 8.2. Cuantos se generaron 8.3. Porque utilizaron esos datos en particular 9. Desarrollo de los mismos 9.1. Filtros 9.2. Filtro Avanzado con Extracción, Estadísticas y Gráfica 9.3. Informes de Subtotales 9.4. Tablas Dinámicas 9.5. Gráficas Dinámicas 10. Conclusiones
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Buscar Objetivo 27 BUSCAR OBJETIVO La Búsqueda de Objetivo forma parte de un conjunto de herramientas denominado Análisis y Si. En Excel, exis- ten tres tipos de herramientas de Análisis y si: Escenarios, Tablas de Datos y Búsqueda de Objetivo. El Análi- sis y si es el proceso que consiste en cambiar los valores de las celdas para ver cómo los cambios afectan al re- sultado de las fórmulas de la hoja de cálculo. Los escenarios y las tablas de datos toman conjuntos de valores de entrada y proyectan hacia adelante para determinar posibles resultados. La búsqueda de objetivo, toma un resultado y proyecta hacia atrás para deter- minar posibles valores de entrada que produzcan ese resultado. Esta operación se utiliza para buscar un valor específico como resultado de una fórmula, modificando el conte- nido de una celda. Excel buscará qué valor debería tomar esa celda para conseguir el resultado esperado. A esa celda se la denominada Valor Independiente y a la celda que contiene la fórmula se la denomina Dependien- te. EJEMPLO DE BUSCAR OBJETIVO Deseamos saber el Precio Unitario de un Artículo que se ha comprado, sabiendo el Precio de Venta Total. Toma- remos como base los datos de la figura siguiente Precio Unitario % de IVA 16% ToTal IVA -$ Precio Venta -$ • El Precio Unitario es un valor fijo que debemos obtener con al Comando Buscar Objetivo. • El IVA en porcentajes es un valor fijo también, que en este caso ya se encuentra colocado. • La fórmula del Total IVA es igual a multiplicar el Precio Unitario por % de IVA. • Finalmente la fórmula del Precio Venta es igual a sumar el Total IVA con el Precio Unitario. Sin embar- go, supongamos que para este ejemplo, este valor lo sabemos y es de $5,000. 1. Colocar el Indicador de Celda en la celda que contiene la fórmula para calcular el Precio Venta. 2. Ficha Datos / Grupo Herramientas de datos / Comando Análisis Y si. 3. Seleccionamos Buscar Objetivo…, se muestra un cuadro de diálogo. Definir la celda.- Indica la celda que contiene la fórmula. Al haber situado primero el cursor en ella, aparece de manera prede- terminada. Con el valor.- Es el valor que tomará la celda anterior, o sea, el valor que se desea obtener. Para este ejemplo tecleamos 5000, sin puntos ni comas ni símbolos monetarios. Para cambiar la celda.- Celda que se emplea en la fórmula, en este ejemplo la celda que corresponde al Precio Unitario.
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Buscar Objetivo 28 4. Al pulsar en el botón de Aceptar, Excel empieza a calcular los posibles valores, finalmente, al encontrar una solución la proyecta, esperando que la Aceptemos o no. PRÁCTICA A. El alumno propondrá otros ejemplos en los cuales es conveniente aplicar este método. B. El alumno elaborará el formato de un Estado de Resultados simple en el cual se puedan ir cambiando los valores de aquellas celdas que contienen Fórmulas para localizar un valor que interviene en la misma. Por ejemplo: ¿Qué valor de Costo de Ventas hay que tener para que me proporcione un Resultado Bruto de…?
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Escenarios 29 ESCENARIOS • Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja de cálculo. • Se puede pasar de un escenario a otro para ver los distintos resultados. • Se puede recopilar la información en libros diferentes y posteriormente combinar los escenarios de los distintos libros en uno solo. • Se puede crear un informe resumen de escenario que incluya la información de todos los escenarios. • Información general • Los escenarios forman parte, al igual que la Búsqueda de Objetivo, de las herramientas de Análisis y Si. • Cada escenario puede contener hasta 32 valores variables, pero se pueden crear tantos escenarios como se desee. EJEMPLO DE ESCENARIOS Una empresa presenta el Estado de Resultados real de un mes de ventas y desea determinar si sigue en la mis- ma línea o no dependiendo del volumen de ventas, ya que, el mes siguiente no es considerado bueno dentro del historial de dicha Empresa. Desea saber cuáles serían sus expectativas si sus Ventas obtenidas fueran de: $500,000; $150,000; $1’000,000. Los resultado a mostrar deben irse guardando y posteriormente, por medio de un Resumen, poderlos imprimir todos para tener la comparación a la mano y tomar la decisión correcta. Ventas $ 500,000.00 30% Costo Ventas $ 150,000.00 Resultado Bruto $ 350,000.00 Gasto Operación $ 20,000.00 Gasto Administrativos $ 10,000.00 Resultado Operativo $ 320,000.00 Gastos Financieros $ 70,000.00 Resultado Financiero $ 250,000.00 35% ISR $ 87,500.00 Resultado Neto $ 162,500.00 Estado de Resultados de Ejemplo A partir de la información que se muestra en el cuadro de arriba, realizar los Escenarios correspondientes a los valores solicitados.
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Escenarios 30 PROCEDIMIENTO En primer lugar tomaremos este resultado y lo convertiremos en un Escenario con el nombre de REAL de la si- guiente manera: 1. Colocar el Indicador de Celda en la fórmula del Resultado Bruto. 2. Ficha Datos / Grupo Herramientas de datos / Elemento Análisis y si / Administrador de escenarios… 3. Arece un cuadro de diálogo. En este cuadro se van a ir mostrando los Escenarios que se hayan creado. Se puede agregar un comentario pertinente para cada uno de ellos en la sección correspondiente. Como se puede aprecia, en este momento particular, no existe ningún Escenario; es por ello que solamente están disponibles los botones de Agregar y Combinar. El primero mostrará un nuevo cuadro de diálogo en donde debemos introducir el nombre que se le asignará al Esce- nario y la Celda o Celdas que van a ir cambiando. Con el segundo botón podemos combinar los Escenarios de otras hojas de cálculo o libros inclusive. 4. Al pulsar en el botón de Aceptar, se nos muestra un nuevo cuadro de diálogo. Nombre del escenario.- En este parámetro de- bemos teclear el nombre que se desea asignar al escenario. Como en este caso los valores son los actuales, el nombre puede ser: Real, Actual, etc. Celdas cambiantes.- En este parámetro se deben seleccionar aquellas celdas cuyos valores se van a modificar. Puede ser una o varia, en el caso de varias, las mismas se deben seleccionar empleando la tecla de CTRL para su selección. Comentarios.- Podemos introducir el nombre de la persona que lo haya generado junto con la fecha del día en que se elaboró, o cualquier otra infor- mación pertinente. Protección.- En esta sección debemos indicar si las celdas se encontrarán protegidas, es decir, Evitar cambios, o bien si van a estar Ocultas, o ambas.
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Escenarios 31 5. Al pulsar en el botón de Aceptar, aparece un cuadro en el cual debemos introducir los valores que se van a modificar en las Celdas cambiantes que se hayan indicado en el punto anterior. 6. Para este primer caso, el valor debe ser 50000, sin signos de pesos ni puntos decimales, posteriormente, pulsar en el botón de Aceptar. 7. El programa regresa a la pantalla del Administrador de Escenarios en el cual se deben dar de alta otros dos Escenarios con los nombres de: malo para el caso de $150,000; y bueno para el caso de $1’000,000. 8. Una vez concluido lo anterior, se tienen los tres escenarios. Para ver el resultado de cada uno de ellos en la misma hoja de cálculo, basta con seleccionar el nombre del mismo y pulsar en el botón de Mostrar. 9. Para visualizar un resumen completo que incluya todos los Escenarios, pulsar en el botón Resumen…, se muestra un cuadro de diálogo Tipo de informe.- En esta sección se debe escoger el tipo de in- forme que deseamos obtener pudiendo ser: Resumen (muestra una hoja de cálculo con todos los Escenarios), o bien, Tabla Dinámica. Celdas de resultado.- En este parámetro se deben seleccionar aquellas celdas cuyo resultado nos interesa mostrar. Pueden ser solamente las de resultados, o bien, todas. Pulsando en botón de Aceptar, se genera el informe correspon- diente en una hoja nueva. Pulsando en el botón de Cancelar, no produce nada. Resumen de escenario Valores actuales: real malo bueno Celdas cambiantes: Ventas $ 1,000,000.00 $ 500,000.00 $ 150,000.00 $ 1,000,000.00 Celdas de resultado: Ventas $ 1,000,000.00 $ 500,000.00 $ 150,000.00 $ 1,000,000.00 Costo_Ventas $ 300,000.00 $ 150,000.00 $ 45,000.00 $ 300,000.00 Resultado_Bruto $ 700,000.00 $ 350,000.00 $ 105,000.00 $ 700,000.00 Gasto_Operación $ 30,000.00 $ 30,000.00 $ 30,000.00 $ 30,000.00 Gasto_Administrativos $ 20,000.00 $ 20,000.00 $ 20,000.00 $ 20,000.00 Resultado_Operativo $ 650,000.00 $ 300,000.00 $ 55,000.00 $ 650,000.00 Gastos_Financieros $ 70,000.00 $ 70,000.00 $ 70,000.00 $ 70,000.00 Resultado_Financiero $ 580,000.00 $ 230,000.00 -$ 15,000.00 $ 580,000.00 ISR $ 203,000.00 $ 80,500.00 -$ 5,250.00 $ 203,000.00 Resultado_Neto $ 377,000.00 $ 149,500.00 -$ 9,750.00 $ 377,000.00 Notas: La columna de valores actuales representa los valores de las celdas cambiantes en el momento en que se creó el Informe resumen de escenario. Las celdas cambiantes de cada escenario se muestran en gris.
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Escenarios 32 PRÁCTICA A. El alumno pude eliminar los Escenarios creados y especificar nuevos con valores diferentes y cambiando diferentes celdas; por ejemplo: En lugar de cambiar las Ventas, cambiar los Gastos de Administración y Operativos, o bien, los Gastos Financiero. Puede inclusive, cambiar todos los valores de los Escenarios.
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Tabla de Datos 33 TABLAS DE DATOS Este comando forma parte de las Herramientas de Análisis y Si junto con Buscar Objetivo y Escenarios. Una tabla de datos es un conjunto de celdas relacionadas mediante una o varias fórmulas, aplicando diferentes valo- res constantes y analizando e interpretando los resultados. Una VARIABLE es una entrada sobre la que ejercemos un control, y que afecta a una serie de cálculos y resultados que dependen de ella. Podríamos crear 45 escenarios distintos, pero incluso con esa opción sería un trabajo pesado. EJEMPLO DE TABLA DE DATOS 1. Una persona desea saber cuál sería el Pago Mensual que debería hacer si solicita un Préstamo o Crédito de $2’000,000.00, con un Interés del 3% y a 5 años. Utilizando la Función de PAGO, realizar el cálculo original. Capital 20,000.00$ Interes 5% Años 5 Pago Mensual -$377.42 =PAGO(Interes/12,Años*12,Capital) NOTA: El resultado aparece en Rojo y Negativo porque es un desembolso (salida) de dinero. 2. Ahora bien, una vez obtenido lo anterior, supongamos que queremos saber la cuota a pagar de 3 a 7 años, a un interés que va del 4% al 7% con unos incrementos de 0.25% en 0.25%. Colocaremos los Años en fila y las Tasas de Interés en Columna como lo ilustra la figura. Capital 20,000.00$ Interes 5% Años 5 Pago Mensual -$377.42 3 4 5 6 7 4.00% 4.25% 4.50% 4.75% 5.00% 5.25% 5.50% 5.75% 6.00% Años T A S A S Colocar la función del pago en esta Celda
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Tabla de Datos 34 3. Ahora, lo que se tiene que hacer es copiar la función del PAGO en la celda que se ilustra en la figura. 4. Seleccionar ahora todo el rango de datos, que incluya la función misma. 5. Ficha Datos / Grupo Herramientas de datos / Elemento Análisis y si / Comando Tabla de Datos, esto hace que aparezca un cuadro de diálogo. Celda de entrada (fila).- Corresponde a la celda que contie- ne el dato para calcular las filas de los años. En este ejemplo, pulsar en la celda que contiene los años en el formato princi- pal. Celda de entrada (columna).- Corresponde a la celda que contiene el dato para calcular las columnas de las Tasas. En este ejemplo, pulsar en la celda que contiene dicha informa- ción en el formato principal. 6. Hace Clic en el botón Aceptar. La Tabla es generada con los valores correspondientes a cada opción de filas y columnas variables. Es posible que haya que acomodar o arreglar mejor la tabla aplicando un formato determinado al gusto, o bien, colo- res, etc. El resultado se puede apreciar en esta figura. Capital 20,000.00$ Interes 5% Años 5 Pago Mensual -$377.42 -$377.42 3 4 5 6 7 4.00% 590.48-$ 451.58-$ 368.33-$ 312.90-$ 273.38-$ 4.25% 592.71-$ 453.82-$ 370.59-$ 315.19-$ 275.68-$ 4.50% 594.94-$ 456.07-$ 372.86-$ 317.48-$ 278.00-$ 4.75% 597.18-$ 458.32-$ 375.14-$ 319.78-$ 280.33-$ 5.00% 599.42-$ 460.59-$ 377.42-$ 322.10-$ 282.68-$ 5.25% 601.67-$ 462.85-$ 379.72-$ 324.42-$ 285.03-$ 5.50% 603.92-$ 465.13-$ 382.02-$ 326.76-$ 287.40-$ 5.75% 606.18-$ 467.41-$ 384.34-$ 329.10-$ 289.78-$ 6.00% 608.44-$ 469.70-$ 386.66-$ 331.46-$ 292.17-$ Años T A S A S PRACTICA A. El alumno puede variar los datos utilizados para tomar otra cantidad de Años y Tasas de Interés. B. El alumno debe proponer un ejemplo de en qué circunstancias se podría emplear este tipo de Análisis y si, y elaborarlo utilizando el programa.
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    U3M – AntologíaComputación II Microsoft Excel Tabla de Datos 35 TAREA El alumno realizara un conjunto de Análisis y Si utilizando los comandos de Buscar Objetivo, Escenarios y Tabla de Datos, este documento debe ir elaborado en Word e incluir las hojas de cálculo necesarias en el in- forme. Se entregará un informe que contenga la siguiente estructura: 11. Portada (Toma de Decisiones) 12. Tabla de Contenido e Ilustraciones 13. Planteamiento del problema 14. Desarrollo del mismo 14.1. Buscando Objetivos 14.2. Generación de Escenarios 14.2.1. Independientes 14.2.2. Que provengan de una Búsqueda de Objetivo 14.3. Tabla de Datos 15. Conclusiones