Este documento define una base de datos y explica los componentes principales de una base de datos de Access. Una base de datos consiste en tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Las tablas almacenan datos en registros y campos. Los datos se pueden organizar y presentar de varias maneras utilizando los otros componentes.

1. Base de Datos
Juan Miguel González García
Consultor en Sistemas y TI

2. ¿Qué es una Base de Datos?
Una base de datos es un conjunto de
archivos y de datos organizados para un
uso determinado. Como ejemplo clásico
sería una agenda o el directorio telefónico.

3. ¿Qué es una BD para Access?
Se encuentra formada por los Objetos siguientes:
Tablas
Consultas
Formularios
Informes
Macros
Módulos
Un objeto es todo lo que puede poseer un nombre,
características y acciones.
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4. ¿Qué se puede hacer en Access?
Realizar clasificaciones alfabéticas y numéricas
Utilizar criterios múltiples de búsqueda
Seleccionar un grupo de registros para imprimir
un listado mientras el resto permanecen ocultas
Se pueden presentar los datos en informes
También va a permitirnos utilizar los datos para
realizar cartas modelo
Imprimir etiquetas postales
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5. ¿Cómo se guarda la información en Access?
La información se guarda en tablas relacionales
Una BD puede contener como máximo 1024
tablas
Las tablas están formadas por registros y campos
La intersección de una fila y de una columna se
llama dato o elemento de la tabla
Cada Tabla contiene un Campo que rige a la
misma, denominado Clave Principal o Llave, este
campo no se puede repetir en la misma tabla
Por medio de este campo se relacionan las Tablas
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6. Arquitectura de Access
Tablas. Objeto para definir y almacenar los datos.
Consultas. Objeto para visualizar de una forma
personal los datos de una o más tablas.
Formularios. Objeto para introducir y visualizar datos
obtenidos de una consulta o de una tabla.
Informes. Objeto para imprimir la información de las
consultas o de los formularios.
Macros. Objeto formado por una o más acciones para
automatizar tareas repetitivas o tediosas.
Módulos. Objeto formado por procedimientos escritos
en el lenguaje de programación Visual Basic.

7. Tipos de Datos en Access
Texto
Combinación de texto y números hasta 255
Memo
Campo de texto que puede contener hasta
64,000 caracteres
Numérico
Datos numéricos que se emplean para realizar
cálculos

8. Tipos de Datos en Access
Fecha /Hora
Almacena fechas y horas
Moneda
Valores monetarios, se pueden emplear en la
elaboración de cálculos
Autonumérico
Valor secuencial con incrementos de 1 en 1. Este
valor es único, no se duplica

9. Tipos de Datos en Access
SI / NO
Almacena datos Booleanos, los cuales solo
pueden contener uno de dos valores: Si o No,
Verdadero o Falso
Objetos OLE
Permite incrustar o vincular un objeto diferente
Hipervínculo
Permite crear enlace a otro documento usando
texto

10. Tipos de Datos en Access
Datos Adjuntos
Permite colocar imágenes en campos
Calculado
Para efectuar operaciones entre los campos de
una tabla
Asistente para búsquedas
Permite definir un campo que contiene una
lista de valores especificados por el usuario

11. Propiedades de los Campos
Conjunto de características que proporcionan
un control adicional sobre el funcionamiento de
un campo
Se encuentran en la ficha General en la sección
de Propiedades del Campo de la vista Diseño

12. Propiedades de los Campos
Tamaño del Campo
Define el tamaño máximo de los datos
almacenados en un campo de tipo Texto,
Autonumérico o Numérico
Formato
Se utiliza para personalizar las manera en
que se mostrarán los números

13. Propiedades de los Campos
Máscara de Entrada
Facilita la entrada de los datos, y controla los
valores que los usuarios pueden introducir
Título
Es la etiqueta para el campo cuando se utiliza en
un formulario. Si no se pone nada en esta
propiedad, se coloca el nombre del campo como
etiqueta

14. Propiedades de los Campos
Valor Predeterminado
Valor que se introduce automáticamente en un
campo cuando se crea un nuevo registro
Regla de Validación
Se especifican los requisitos que se deben
cumplir para los datos introducidos en un
registro

15. Propiedades de los Campos
Texto de Validación
Mensaje de Error que aparece cuando se introduce
un valor no permitido por la Regla de Validación
Requerido
Hace obligatoria la entrada de datos en este campo
Indexado
Permite agregar un índice al campo, el cual acelera
la búsqueda y el ordenamiento en el mismo