Presentación en la Jornadas de Transparencia y Buen Gobierno de la Diputación de Cádiz. Octubre 2014.

2. ¿Qué vamos a ver hoy?
Aunque es en estos últimos años cuando toma relevancia, la Transparencia en el caso de El Puerto de Santa María consta de una hoja de ruta e hitos que vamos a tratar de explicar aquí.
TRANSPARENCIA POR QUÉ AHORA
EL PUERTO HACIA LA TRANSPARENCIA
EL SISTEMA DE INDICADORES
2014, UN PUNTO DE INFLEXIÓN
IMPLANTACIÓN EN EL PUERTO
CONCLUSIONES

3. La Transparencia debe ser un proceso evolutivo natural de todo sistema democrático.
TRANSPARENCIA POR QUÉ AHORA
Como en todo proceso evolutivo existen desencadenantes medioambientales que lo provocan al confluir en el tiempo.
SITUACIÓN ECONÓMICA
ENTORNO GLOBALIZADO
PENETRACION DE LAS TIC

4. Que han dado origen a un ciudadano:
TRANSPARENCIA POR QUÉ AHORA
Más activo participativo y consciente de sus derechos y la realidad. ¿Mejor informado? O cuando menos con acceso a más información. Mejor comunicado. Con mejor capacidad de reacción conjunta. Con facilidad para generar por si mismo movimiento social. Preparado pero en muchas ocasiones insatisfecho con los servicios

5. La toma de consciencia por parte del ciudadano de la realidad, de la limitación de los recursos existente y su mejor formación respecto a generaciones anteriores hace que tengamos que:
TRANSPARENCIA POR QUÉ AHORA
Mejorar la EFICIENCIA de la Administración
Ante un lenguaje burocrático y la complejidad del procedimiento administrativo la TRANSPARENCIA de la información a todos los niveles genera en el nuevo ciudadano interés por involucrarse, fiscalizar la administración y participar de forma activa en ella.
TRANSPARENCIA ADMINISTRATIVA = ADMINISTRACIÓN MÁS AGIL, DINAMICA Y ACCESIBLE = MENOS COSTES Y MAS EFICIENTE

6. Esta demanda ciudadana hace que los legisladores hagan de la exigencia una obligación legal creando:
TRANSPARENCIA POR QUÉ AHORA
NORMATIVA DE TRANSPARENCIA
Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. Ley 1/2014, de 24 de junio, de Transparencia Pública de Andalucía. Ordenanza Reguladora de la Administración Electrónica y la Transparencia en la Información de El Puerto de Sta. María

7. En definitiva sufre un proceso de transformación:
TRANSPARENCIA POR QUÉ AHORA
ENTORNO SOCIOECONÓMICO
SOCIAL
POLITICO
LEGAL
La transparencia como demanda ciudadana
La transparencia como voluntad gobernantes
La transparencia como obligación legal

8. Cuando en 2008 comenzamos nuestro camino sólo contábamos con:
EQUIPO
ESTRATEGIA
HERRAMIENTAS
Web institucional estática No se registraban estadísticas ni seguimiento Uso intensivo de email (70%)
Para afrontar el cambio necesitábamos de:
HACIA LA TRANSPARENCIA

10. Durante 2009 se dan unos primeros pasos:
CIUDADANIA
AYUNTAMIENTO
Se prioriza la transparencia de la información, pero sigue teniendo una base puramente administrativa A nivel participación sólo existe el buzón del ciudadano No hay interacción-comunicación con el ciudadano
HACIA LA TRANSPARENCIA

11. En 2010 comienza el cambio
Profesionalizamos la gestión de contenidos online
Humanizamos la comunicación
Creamos los primeros perfiles en redes sociales
pero sólo replican los contenidos de la web
Reestructuramos la web dotándola de más
usabilidad y combinando:
Una comunicación al
ciudadano más comprensible
con leguaje directo y cercano
Una estructura más intuitiva
conforme a la organización de
la Administración local
467.000
1.100 400
facebook twitter
Visitas web
Protocolo de respuesta
a consultas online no
superior a 48 horas
HACIA
LA TRANSPARENCIA

12. En 2010 también
Creamos la primera herramienta orientada a la transparencia El Sistema de Seguimiento de Actuaciones Sistema georeferenciado con 139 fichas de actuaciones con; - Presupuesto - Adjudicatario - Plazos de ejecución - Fechas de inicio y finalización - Material de descarga relacionado con la actuación Calculo de inversión realizada por habitante: 741,39€ Plataforma de participación de propuestas ciudadanas
HACIA LA TRANSPARENCIA

13. Y finalmente en materia de Transparencia en la web en 2010 instauramos
Auditoría periódica de los contenidos de la web Actualización incremental de los contenidos de la web Se priorizan informes de Transparencia Internacional
Se inicia el protocolo de publicación de indicadores de transparencia
Al finalizar el protocolo las fuentes validan el resultado y se procede a su publicación. Origen del actual sistema.
HACIA LA TRANSPARENCIA

14. Durante 2010…

15. En 2011 ya se ven resultados
El acceso y la comprensión a la información, la comunicación con transparencia reporta beneficios
- Corrupción + Confianza + Control + Credibilidad + Calidad
507.168
3.000
900
twitter
facebook
Visitas web
INSTITUCIONALES
+ Participación + Información + Implicación + Interacción + Influencia
SOCIEDAD CIVIL
+ Modernización + Inversión + Eficacia + Ahorro + Estandarización
TECNOLÓGICOS
Académico: Exportable
Práctico: Aplicable
Económicos: Rentable
HACIA LA TRANSPARENCIA

16. En 2011 vamos afinando
Redes Sociales – Web (misma información y
diferente comunicación estrategias diferentes)
El protocolo respuesta evoluciona hacia una política
de “atención al cliente”
Entra en funcionamiento la
LÍNEA DIRECTA DIGITAL
Se diversifica y comunica la información a
demanda de la ciudadanía
Recepción de consulta
507.168
3.000 900
facebook twitter
Visitas web
Mejora de la respuesta
online 24 horas de
media por consulta
En caso necesario derivación
técnico y/o político
Recepción / Publicación
Respuesta
Seguimiento por posible
feedback
Buzón del ciudadano en desuso a favor de las redes sociales y nuevas herramientas incorporadas como LÍNEA DIRECTA.
HACIA
LA TRANSPARENCIA

17. En 2012 consolidamos
Redes Sociales – Web (sincronización) Mejora del tiempo de respuesta evoluciona de la política de “atención al cliente” Se crean nuevas iniciativas de Gobierno Abierto y OpenData, reutilización e interpretación de datos. Los representantes políticos interactúan con los ciudadanos un 86% del equipo de gobierno las utiliza
547.000
3.894
2.336
twitter
facebook
Visitas web
DATOS ESTÁNDAR
HACIA LA TRANSPARENCIA

18. Iniciativas de 2012
Digitalización y conversión de documentación a formatos OpenData. Aplicación abierta Documentar y explicar gráficamente la distribución del presupuesto municipal Mediante datos abiertos. 1878 registros de 23 áreas disponibles para consulta.
547.000
3.894
2.336
twitter
facebook
Visitas web
Facilita al usuario los datos socioeconómicos del municipio El Puerto en cifras: datos georeferenciados desde Gmaps. Indicadores socioeconómicos: generación de tablas y gráficas. Resultados exportables a OpenData 840 indicadores actualizados
HACIA LA TRANSPARENCIA

19. 2013 y 2014 un paso más
HACIA LA TRANSPARENCIA
Aunque el 35% de los usuarios de medios online municipales perciban una mejora de la transparencia La participación se haya quintuplicado respecto al inicio del plan estratégico El crecimiento en redes sociales y el uso de medios y herramientas TIC para solventar consultas como resultados de pruebas selectivas crezca de manera exponencial en detrimento del SMS o de la visita presencial a la oficina municipales…
650.000
16.000
5.800
twitter
facebook
Visitas web

20. 2014, UN PUNTO DE INFLEXIÓN
Nos estamos preparando para un nuevo cambio en la comunicación entre Administración y Ciudadano La transparencia no es un lujo, un plus o un añadido, es un imperativo legal… un básico. Se han dado los pasos necesarios y se amplía en encomienda de gestión en 2014 (OAC-ORAETI) Es necesaria una gestión más profunda y dedicada necesitamos una nueva herramienta
Sep. 2010. Aprobación del Reglamento Orgánico Municipal
Feb. 2013. Aprobación del Reglamento de Participación Ciudadana
Mar. 2013. Aprobación inicial de la ORAETI

21. La aplicación de indicadores municipales permite la gestión y la recopilación de datos de cualquier proceso de la administración de manera manual o automatizada.
EL SISTEMA DE INDICADORES
•Aplicación transversal, que permite integrarse en todos los sistemas de la administración e involucrar tanto personal interno como externo.
•Cuadro de mando para mejorar el control de los indicadores
•Posibilidad de exportación automática de datos para sistemas de Open Data e integración con terceros.
•Implantación de sistemas de mejora continua e implantación de normas de calidad.
•Gestión integrada de la calidad de un proceso
•Diferentes roles de gestión y delegación de responsabilidades en los técnicos.
Adquisición de datos (manual/automática)
Visualización e Informes
Herramienta de gestión de indicadores

22. Definición de los indicadores: La aplicación permite la configuración de indicadores complejos adaptables a cada tipo de proceso. Básicos, derivados, recurrentes…
EL SISTEMA DE INDICADORES
Indicadores básicos: Valor que representa el estado de un proceso en un momento concreto.
Indicadores derivados: Indicador basado en la función de uno o varios indicadores básicos.
Indicadores puntuales: Alcance temporal definido para un momento concreto.
Indicadores recurrentes: Indicador que se mide en diferentes momentos para analizar su evolución.

23. Control de la evolución de los indicadores: El sistema permite controlar la vida de un indicador, así como la trazabilidad del mismo. (Usuario, comentarios, fecha de actualización)
EL SISTEMA DE INDICADORES
-Alertas para valores no permitidos
-Fecha límite de cumplimentación
-Importación automática de datos
-Adjuntar justificantes de la información a los indicadores
-Recordatorios de indicadores por correo electrónico.

24. Roles de usuario: El sistema consta de tres niveles de usuario que permiten desde la creación y gestión de proyectos hasta la incorporación de datos en el sistema.
EL SISTEMA DE INDICADORES
Administrador Plataforma
Responsable indicador
Administrador de Proyectos
Supervisor de Proyectos
Usuarios
Proyectos
Indicadores
Informes
Sí
Sí
Sí
Solo propios
Sí
Sí
Sí
Solo propios
Solo propios
Solo Autorizados
Solo Autorizados
Solo Autorizados
Gestión de la plataforma Gestión de proyectos Imputador de datos Perfil directivo
-Clasificados por departamentos y empresas
-Trazabilidad de accesos y cambios en indicadores
-Notificaciones por correo electrónico

25. Productos de salida: A partir de los datos introducido el sistema puede generar informes de gestión o alimentar otros sistemas mediante XML (OpenData)
EL SISTEMA DE INDICADORES

26. Herramienta de gestión y control
EL SISTEMA DE INDICADORES
262
Indicadores definidos
3
Proyectos iniciados
+25
Departamentos y concejalías involucradas
+700
Datos recogidos
32
Indicadores derivados
En datos…
cientos
de correos electrónicos evitados
Proyectos en fase beta
ITA 2014
Aplicación en entidades dependientes: transp + eficiencia (económicos)
•Pre auditoría, encomienda municipal e integración con los servicios involucrados del ayuntamiento
•Integración de los kpi diseñados para el cumplimiento de la ley. Medida de rendimiento, ejecucion y desempeño de las encomiendas municipales.
•Análisis de costes/valor efectivo de las tareas comparando sector público y privado
Otros: LTYBG, LTA, ORAETI, UNE66182 (Evaluac. Gob) , ISO18091 (Gestión Calidad),…

27. Protocolo de cumplimentación de un indicador para el proyecto de Transparencia Internacional
EL SISTEMA DE INDICADORES
1.- Definición indicador en sistema por responsable del proyecto (duplicado?)
2.- Asignación del indicador al responsable designado
3.- Revisión de cumplimiento del indicador por el responsable
4.- Envío de información necesaria al departamento de comunicación
5.- Notificación del departamento de publicación de la publicación de la información
Sí
No
¿Cumple?
Indicador correcto

28. Herramienta de gestión de indicadores de Transparencia en El Puerto de Santa María
CONCLUSIONES

29. Encuesta sobre transparencia a Ayuntamientos 2014

30. Encuesta sobre transparencia a Ayuntamientos 2014

31. PROBLEMAS: Gestionar la complejidad urbana con recursos limitados CRITERIOS:
1.Transparencia + Eficiencia
2.Apertura + Participación + Responsabilidad + Coherencia MARCO ESTRATEGICO: Gobierno Abierto: Transparencia + Participación + Colaboración HERRAMIENTAS:
•Planificación estratégica de la gestión de la información
•Evaluación constante: no solamente calidad sino sentimientos de l@s ciudadan@s.
•Entorno. Explorar. Compartir. Innovar. Preguntar todo de todo. QUID: Capacidad de centralizar, procesar y divulgar información a gestores y actores

32. Hoja de ruta para la gestión del cambio:
1.Sentido de urgencia
2.Coalición y equipo
3.Visión clara consecuencias
4.Comunicación y formación aspectos clave y visión
5.Eliminación obstáculos
6.Asegurar triunfos a c/p
7.Construir triunfos a l/p
8.Anclar claves del cambio como valores organizativos Ref. “Leading Change” Kotter, 1995
Planificar, medir, evaluar, mejorar: “más configurar y menos arreglar”

33. Rafael Serrano Rodríguez rafael.serranorodriguez@elpuertodesantamaria.es
“Necesitamos nuevas formas de pensamiento para resolver los problemas creados por las antiguas formas de pensamiento” Albert Einstein Muchas gracias
Vídeo: Qué es el Gobierno Abierto https://www.youtube.com/watch?v=wcao6i1yDQ4&list=LLZGZ7TvfKH_0nggdzjDp3XQ&index=24