El documento describe la transición del rol de secretaria al de asistente administrativa, el cual requiere mayores competencias. Ahora se espera que un asistente tenga claridad sobre la visión y estrategia de la empresa, sea multifacético, hable varios idiomas, y apoye efectivamente a la gerencia. El Sena está desarrollando cuatro perfiles básicos de asistente administrativa para estandarizar las competencias requeridas.

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ASISTENTE ADMINISTRATIVA JUBILA A LA
SECRETARIA
Siempre se ha dicho que una buena secretaria es la mano derecha del
jefe, es una asistente del gerente, es polifacética o simplemente todera .
Siempre se ha dicho que una buena secretaria es la mano derecha del jefe, es una asistente del gerente,
es polifacética o simplemente todera .
Por eso, para muchos, la esencia del oficio no cambia aunque tenga ahora nuevas responsabilidades,
perfiles y técnicamente aparezca con otros nombre.
En efecto, la llegada al mundo empresarial de la Asistente Administrativa está jubilando el concepto y
la idea que tradicionalmente se ha tenido de una secretaria .
Rosalba Montoya, gerente de Manpower, empresa especializada en selección de personal, reconoce que
una organización requiere ahora una persona que tenga muy claro cuál es la visión del negocio en
donde trabaja, las estrategias y hacia dónde va la compañía. "Debe ser un verdadero soporte y apoyo de
la gerencia", dice.
Según Montoya, el papel de la secretaria es más de asistente administrativa, debe ser persona
multifacético, hablar varios idiomas, tener excelentes relaciones humanas, alto compromiso, visión de
futuro orientada al logro de las metas y estrategias de la compañía, un alto grado de ética y ser capaz de
realizar tareas bajo presión.
Por ahora, estos perfiles no abundan en el mercado y apenas el país está tratando de ponerse al día en
la materia. Las empresas se resignan a la oferta e infortunadamente los salarios, como en su mayoría
son labores desarrolladas por mujeres, no son los que corresponden.
Mariela Herrera Martínez, líder de Cades, presidenta de la Mesa Sectorial del Sena, donde se define el
perfil y las competencias de la asistente administrativa, insiste en que más que un cambio de nombre,
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2. lo importante es fijarse en un nivel de competencias y que las personas que ejercen el oficio sean
competitivas en todo sentido. "La verdadera secretaria ha sido asistente toda la vida. Lo único que se le
va a cambiar es el nombre", dice.
Ahora tienen que preparase en todos los temas prácticos de la vida, ser magníficas profesionales del
lenguaje, buenas digitadoras, relatoras, excelentes relacionistas públicas y manejar muy bien las
relaciones interpersonales entre los jefes y el personal.
También deben tener conocimientos amplios sobre las diferentes materias para colaborar en los
informes que se deben presentar en una gerencia o en una presidencia.
Publicación eltiempo.com Sección Otros Fecha de publicación 26 de abril de 2005 Autor NULLVALUE
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Los cuatro perfiles básicos.
Juan Bayona, director del Sistema Nacional para el Trabajo del Sena, explicó que con los empresarios
en la Mesa Sectorial de Asistencia Administrativa, definieron cuatro tipos de perfiles.
Un primer perfil es el de asistencia en el análisis y producción de información administrativo. Es
asistente de información para toma de decisiones. Es la mano derecha de la gerencia de las empresas
para analizar y producir información.
El segundo perfil es el de asistencia en la administración de recursos físicos. El tercero es asistencia
protocolaria y el cuarto es asistencia en la coordinación de actividades gerenciales.
Cada uno de estos perfiles tiene detrás un referente que son las normas de competencia laboral básicas
como interpretar la información, tener habilidades de interpretación y comunicación escrita y oral,
informar correctamente, trabajo en equipo y resolución de conflictos.
En el cuarto trimestre del 2005, el Sena tendrá en la oferta institucional el programa de asistencia en el
Análisis de producción de información administrativa. Para los otros tres perfiles habrá oferta de
capacitación y oferta institucional en el 2006.
-Qué deben hacer:.
El asistente de información debe analizar información de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Debe ser capaz de organizar la documentación teniendo en cuenta normas legales y de la empresa y ser
capaz de producir documentos que se originen en sus funciones como cartas, informes, documentos,
presentaciones en power Point y excel, corel, entre otras.
El asistente en administración de recursos físicos tiene que desempeñarse en distribuir materiales,
equipos y elementos de acuerdo con las políticas de la empresa, dar apoyo logístico al gerente,
inventariar materiales, equipos y elementos de acuerdo con las políticas de la empresa y producir
documentos.
El asistente en la coordinación de actividades gerenciales, debe prestar asistencia en la organización
de eventos que se requieran tanto internas como interempresariales, desde convocatorias,
identificación de empresas, información y caracterización de empresas, organización de las reuniones
y manejo de agenda y todo lo que tiene ver con logística de eventos. También debe concertar las
actividades del talento humano, personas y reuniones necesarias para llevar a cabo actividades
internas con la gerencia y con otras empresas.
El asistente protocolario debe formular propuestas para el mejoramiento del ambiente y gestión de la
oficina, debe ser capaz de intervenir en el desarrollo de programas de mejoramiento de la organización
y ser propositivo.