El documento proporciona definiciones de informes, auditorías y estudios de tiempo y movimiento. Explica que la auditoría de personal evalúa las funciones de gestión de recursos humanos para verificar su cumplimiento y mejorar su desempeño. El alcance de la auditoría de personal incluye todas las funciones de recursos humanos y proporciona recomendaciones en un informe.

1. informes.- Este es un documento oficial mediante el cual una o más personas, dan cuenta
a la autoridad superior o similar sobre un hecho o actividad. Este debe ser un texto sobre
y objetivo donde el informante nunca expresara opiniones personales o juicios de valor,
sino que debe ceñirse a la realidad de los hechos. Un informe necesita ser claro y preciso,
además debe contar con la cantidad de detalles suficientes como para que cualquier
persona que lo lea por primera vez pueda comprender a cabalidad aquello que se trata a
través del proyecto y el estado de avance que este ha alcanzado.
Auditorias.- Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral o
parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y
oportunidades de mejora, y esta es mediante la aplicación articulada y simultánea de los
procedimientos de evaluación contable y/o financiera, de legalidad y de gestión, para
determinar, con conocimiento y certeza razonable, la calidad de su información. También
se puede decir que es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los
objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a si
estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución.
Estudios de tiempo y movimiento.
Estudios de tiempos: Actividad que implica la técnica de establecer un estándar de tiempo
permisible para realizar una tarea determinada, con base en la medición del contenido del
trabajo del método prescrito, con la debida consideración de la fatiga y las demoras
personales y los retrasos inevitables.
Estudios de movimientos: Análisis cuidadoso de los diversos movimientos que efectúa el
cuerpo al ejecutar un trabajo
DEFINICIÓN
La Auditoría de Personal es el conjunto de actividades planeadas y realizadas sistemáticamente
para verificar, analizar, evaluar y mejorar las funciones de personal.
Se trata entonces de un método de control de calidad de toda la Gestión del Talento Humano
junto con las sugerencias para su mejoramiento.
Enfocada de esta manera, la Auditoría de Personal es un instrumento de diagnóstico de los
problemas del área humana, constituyéndose asi en el sustento básico para el diseño del
programa de personal, tal como se estableció en el primer capitulo de este libro. Tenemos
entonces un sistema en continuo mejoramiento

2. LA AUDITORIA DE PERSONAL
Se puede perder gran parte del esfuerzo que se realiza en el desarrollo de todas
las demás funciones de la Gestión del Talento Humano, si éstas no fuesen
analizadas y evaluadas sistemáticamente. Por su importancia y complejidad, la
gestión de personal requiere ser revisada para buscar su continuo mejoramiento.
Lo contrario es suponer que en esta área de la empresa todo sale bien y por lo
tanto es innecesario esforzarse para buscar su mayor eficiencia mediante el
análisis de hechos y opiniones validamente recabado.
Es saludable para la empresa practicar revisiones periódicas para controlar la
calidad del programa de personal. Aún en las industrias donde se administra la
fuerza laboral sin la estructura organizativa que suministran los programas de
personal, es necesario admitir que siempre se puede mejorar lo que se está
haciendo para beneficio de los trabajadores y de la Institución.
La mayoría de las organizaciones medianas y grandes realizan auditorías
administrativas y financieras, pero sólo un pequeño porcentaje de ellas evalúa la
gestión de personal. Indiscutiblemente se requiere algo más que una auditoría
administrativa y financiera para detectar el estado de salud de una institución. La
Auditoría de Personal es una forma de control y como tal debería ser parte integral
de toda auditoria empresarial.
Mientras la evaluación del desempeño mide los niveles del producto final del
sistema de la gestión humana, que es el desempeño laboral, la Auditoría de
Personal suministra información sobre los resultados específicos obtenidos
mediante la ejecución del programa de personal. Es decir, la Auditoría de Personal
ofrece la oportunidad de conocer las desviaciones entre los resultados obtenidos y
los objetivos planeados. al mismo tiempo que apunta hacia las causas del posible
desfase al detectar el grado de cumplimiento de las políticas, normas,
procedimientos y presupuestos.
PROPÓSITO E IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA DE PERSONAL
La meta fundamental de la Auditoría de Personal es alcanzar la excelencia de la
gestión humana, mediante la identificación de sus aspectos fuertes y débiles.
Al implementar la Gestión del Talento Humano con la ayuda de programas de
personal, la Auditoría de Personal se realiza con el propósito de verificar si los
mismos se están aplicando correctamente y si los resultados alcanzados son
congruentes con los objetivos establecidos. Cuando no se están obteniendo los
resultados esperados, los auditores determinan las causas de las desviaciones y
dificultades. Para esto, analizan las políticas, procedimientos, normas y
presupuestos diseñados para alcanzar los objetivos propuestos, sugiriendo los

3. cambios que deban hacerse para mejorar la eficiencia del sistema. Es decir, la
Auditoria de Personal no sólo muestra los problemas sino sus posibles causas y
soluciones.
La Auditoría de Personal suministra información confiable para identificar las
funciones del sistema de la Gestión del Talento Humano que requieren mayor
atención y en los cuales se deben invertir los recursos disponibles para tener un
mayor rendimiento en términos de productividad laboral.
En síntesis, ésta función es importante por cuanto permite descubrir los problemas
de personal y sus causas. Como consecuencia contribuye a mantener el control
de la Gestión del Talento Humano. Además, hace notorios los aportes del sistema
a los objetivos superiores de la empresa.
ALCANCE DE LA AUDITORÍA DE PERSONAL
La Auditoría de Personal cubre todas las funciones del sistema de Gestión de
Personal y está dirigida tanto al departamento de personal como a las demás
divisiones de la empresa que tienen bajo su responsabilidad la conducción de la
fuerza laboral.
Existen dos enfoques de la Auditoría de Personal: el enfoque coyuntural que
justifica el esfuerzo de revisión y evaluación de la gestión humana sólo cuando
surgen problemas graves en la empresa. Según esta forma de ver las cosas, la
auditoría se hace esporádicamente y en reacción a las crisis que aparecen en la
compañía. Esto ocurre generalmente en organizaciones que administran el
personal sin objetivos, políticas, procedimientos y normas adecuadamente
establecidas.
El otro enfoque es sistemático y planeado, según el cual la auditoria se realiza
periódicamente para revisar y evaluar el Programa de Personal vigente. Aunque
aquí la revisión se hace sobre hechos cumplidos, esta auditoría tiene alcance
prospectivo en la medida que suministra información válida para la elaboración de
los programas futuros, anticipando así la solución de los problemas de personal.
En el mejor de los casos, la Auditoría de Personal actúa sobre los objetivos,
políticas, procedimientos, normas y presupuestos establecidos para ejecutar la
gestion humana. Indaga sobre las desviaciones entre los resultados obtenidos y

4. los objetivos planeados en cada uno de los subprogramas de personal. Examina
las políticas, procedimientos y normas, haciendo notar las áreas en las cuales no
existen o no han sido comunicadas a toda la Institución y analiza críticamente las
bases teóricas en las cuales se sustentan estos elementos de los subprogramas
de personal.
Para evaluar los resultados alcanzados en la gestión de personal, la auditoría
debe basarse en datos estadísticos tales como:
o Rotación de los trabajadores
o Accidentalidad
o Tiempo y costo de entrenamiento.
o Ausentismo
o Utilización y costo de los beneficios laborales
o Movilidad interna del personal (ascensos y traslados)
o Sanciones disciplinarias
o Reclamos
o Evaluación del desempeño de los trabajadores
o Productividad por trabajador.
Cuando no se tienen objetivos prefijados que sirvan de criterio de medición de la
eficiencia de la gestión humana, es necesario apelar a estándares basados en
experiencias de otras organizaciones, corriendo el riesgo de no responder a la
filosofía, propósito y demás características propias de cada empresa.
EL INFORME DE LA AUDITORÍA DE PERSONAL
Toda la labor de los auditores se concreta en un informe que constituye el
instrumento de retroalimentación para la Gestión del Talento Humano. Por esto, la
auditoría debe ser algo más que una descripción subjetiva de la situación de la
Gestión de Personal.

5. Al concluir su tarea, los auditores elaboran un informe con los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones. Sin embargo, la auditoría no puede tener un
carácter fiscalizador sino de apoyo, mediante el destacamento tanto de los
aspectos positivos como negativos de la Gestión del Talento Humano. Lo anterior
hace necesaria la existencia de registros de personal técnicamente elaborados.
El informe de auditoría de personal contiene, como mínimo, la siguiente
información sobre el área de personal:
o Desviaciones de los resultados con respecto a los objetivos propuestos para
cada uno de los subprogramas de personal.
o Principales logros y contribuciones de la Gestión del Talento Humano.
o Fallas en la aplicación de las políticas, normas, procedimientos y presupuestos.
o Grado de adecuación de las políticas, normas, procedimientos y presupuestos,
en relación con los resultados alcanzados.
o Problemas existentes y sus posibles causas. Estos problemas pueden consistir
en las desviaciones de los objetivos o en nuevas situaciones indeseables que
enfrenta la Institución.
o Conclusiones sobre los aspectos fuertes y débiles de la Gestión del Talento
Humano de la empresa.
o Recomendaciones en términos de nuevos objetivos, políticas, normas,
procedimientos y presupuestos.
o Dificultades y limitaciones encontradas en la implementacion de la funcion de
Auditoría de Personal.
El informe de auditoría de personal debe ser conocido por todos los gestores del
talento humano de la empresa, es decir: el departamento de personal, los
directivos de línea y la alta gerencia.