La documentación estudia los documentos y su procesamiento de información. Es fundamental en las organizaciones para desempeñar funciones y comunicarse. Al redactar documentos, es importante ser claro, preciso y moderno. Se clasifican los documentos usando nomenclaturas lógicas para facilitar la búsqueda. Existen documentos simples como recibos y cartas, y documentos textuales como memorándums e instancias. También hay documentos basados en requerimientos de clientes como solicitudes y reportes.

2. ¿Qué es la documentación?
• La documentación es simplemente la
ciencia que estudia los documentos y su
tipo de procesamiento de la información.
• En este sentido está claro que la
documentación es un concepto muy
heterogéneo y que engloba desde un
simple folleto de ayuda, hasta enormes
manuales para los programas más
complejos.

3. Importancia de la
Documentación
• Su papel es fundamental dentro de la
organización ya que en ella se recaba la
información necesaria para desempeñar
diversas funciones, además de ser una
herramienta importante en el intercambio
de información y de comunicación.

4. Redacción de Documentos
• La redacción administrativa hoy en día
es muy importante ya que con esta nos
desenvolveremos en el ámbito
laboral, ya sea en empresas públicas o
privadas.
• Al momento de redactar documentos
es importante realizarlo de manera
clara, precisa y moderna con el fin de
cumplir con el objetivo de la
organización.

5. Clasificación de la
Documentación
• Para una buena clasificación se
necesita previamente de una excelente
nomenclatura, facilitando así la
agrupación de los documentos de
madera lógica y garantizando la
agilidad de la búsqueda.

6. Clasificación de la
Documentación

7. Documentos Simples
Se basa en la documentación de:
Recibos
Se emplean para describirla
entrega de una suma de dinero,
valores u objetos de cualquier
clase
Vale
Se utiliza para
movimientos
internos de una
oficina u
organización, pero
carece de valor
mercantil.
Folletos
Son un impreso
connumero reducido
de hojas, que sirve
como herramienta
divulgativa o
publicitaria.
Cartas
Se consideran la
combinación de experiencia
personal, el conocimiento del
idioma y un plan cuidadoso
Documentación
General
Se puede
mencionar los
comprobantes de
gastos, el cual es
útil para controlar
los gastos.

9. Documentos Textuales
Se encuentra relacionado con la
documentación comercial que se maneja
dentro de una empresa
Memorándum
Es una comunicación escrita breve
de uso interno y tiene como
finalidad el informar, comunicar una
acción especifica
Instancia
Tiene como finalidad formular
una petición, solicitud o
reclamación a una persona de
rango superior
Acuerdo
Es un documento generado por los
clientes o jefes de departamento para
dar instrucciones sobre asuntos de
su competencia
Circular
Contiene disposiciones
reglamentarias o interpretativas
dirigidas a diversas entidades o
personas
Oficio
Es de carácter Oficial y sirve
para informar, citar, adjuntar
y acompañar a otros
documentos
Notificación
Se le considera el Oficio de
respuesta de una instancia

11. Documentos con base en
los requerimientos del
cliente
• Se basa en realizar investigaciones en
cuanto las necesidad y deseos de los
clientes, esta incluye sus expectativas
y percepciones de cada uno de ellos,
además de responder de manera
inmediata a la solicitud que el cliente
pide.

12. Solicitudes
Se asemeja mucho
a un pedido, la
diferencia radica en
el objeto dela
solicitud
Instrucciones,
reservaciones,
información,
referencias,
cooperación y
quejas
Reportes
Se encuentran
las
reclamaciones,
las cuales
tiene origen en
tres
posibilidades
Un mal servicio,
un mal producto,
un error de
calculo o
ejecución
Conciliación
O atención al
cliente creada
por el comité la
cual recibe la
reclamación de
estos
Se basa en
estudiar las
causas del
problema y las
posibles
soluciones

13. Cheques
Pedido
Contratos
Letra de
cambio
Recibos
Facturas
Albarán

15. • Pedido.- Es un documento en el cual
se detallan los artículos que demanda
el cliente y las condiciones en la que se
efectuara la compra.
• Albarán.- Es un documento que detalla
y justica la entrega de mercancía que
se efectúa al cliente.
• Factura.- Documento que acredita
legalmente la presentación del servicio
o la compraventa de mercancías.

17. …continuación…
• Documentos de compraventa
Todas las empresas necesitan realizar
compras para ofrecer servicios o
productos. Esto debe quedar reflejado
documentalmente.

18. …continuación…
• Documentos de pago:
Cheque
Letra de
cambio
Contratos
• Documento que da orden de
pago a una entidad bancaria
para que abone una
determinada cantidad
• Es un documento mediante
el cual una persona ordena
pagar a otra en una fecha
determinada, una cantidad
de dinero
• Es un acuerdo entre dos o
mas personas mediante el
cual, pactan dar, hacer o no
hacer una cosa, o prestar un
servicio.

19. Integrantes
• Eddi Aguilar
• Juan Pablo Chan
• Jonathan Mota
• Cecilia Cua
• Antonio Morales
• Rocelyn Marin
• Manuel Salomon
• Derik Ojeda
• Mariana López