El documento detalla qué es un documento y su clasificación, incluyendo tipos documentales simples y compuestos. También describe diferentes formatos de documentos, como cartas, circulares, constancias y memorandos, así como sus características y funciones en el ámbito organizacional. Se enfatiza la importancia de conservar únicamente los documentos relevantes para el archivo institucional.

1. Presentado por: Laura Galeano Galindo
Curso: 1002 jornada: tarde

2. * Un documento es toda aquella información
contenida y registrada sobre cualquier
soporte material y que es producido,
recibido y conservado por las instituciones,
organizaciones o personas, durante el
desarrollo de sus actividades. Es, por tanto,
un testimonio de la actividad humana.
 Los documentos pueden ser textuales
(manuscritos, mecanografiados o
impresos), iconográficos (mapas, planos,
dibujos, fotografías, diapositivas, etc.),
sonoros (discos, cintas magnetofónicas,
discos compactos), audiovisuales (cintas
de video, películas cinematográficas),
electrónicos (disquetes, CD.ROM, bases
de datos, etc.), virtuales (webs, blogs,
etc.), y cualquier otra propuesta que el
avance tecnológico pudiera plantear en el
futuro.

3.  Debe tenerse en cuenta que no todos los documentos existentes en
nuestras oficinas o dependencias forman parte, necesariamente, del
archivo institucional. Por ejemplo: las normas legales, boletines
oficiales, diarios, publicaciones periódicas, etc., si bien son
documentos, NO HAN SIDO PRODUCIDOS POR LA INSTITUCIÓN, por lo
que no es documentación original y permanecen allí a efectos
exclusivamente de apoyo informativo, por lo que se conservarán sólo
mientras nos sean útiles. Estos documentos deben separarse de
nuestro archivo.

4.  ¿Qué son los tipos documentales?
Son las unidades de información contenidas en los
documentos. Se clasifican en:
 TIPO DOCUMENTAL SIMPLE
Formado por un solo tipo documental, cuyo
contenido mantiene una unidad de información.
Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro
de registro, un libro de caja, recibo, etc.
 TIPO DOCUMENTAL COMPUESTO
Formado por dos o más tipos documentales que se
sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una
unidad de información. Se le conoce comúnmente
como “expediente”. Ejemplos: el comprobante de
pago, trámites para licencias, etc.

5.  ¿Qué es una carta?
Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor
(destinatario).
Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el anverso del sobre. El nombre y
la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el
anverso (en los sobres pre impresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la
dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.
La carta puede ser un texto distinto para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese
sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

6.  Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los siguientes
conceptos:
- Encabezado: nombre, dirección y fecha del día y lugar al que se dirige.
- Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
- Cuerpo: exposición del asunto con los temas pertinentes.
- Despedida: el nombre en la parte inferior de la carta.
- Firma clara.
La carta también se compone de:
- Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).
- Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta
- Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta
(destinatario).
Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.
Antefirma: razón social o denominación de la casa.
Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.

7.  Para enviar una carta es necesario disponer
de un sobre. En él hay que escribir algunos
datos importantes para que esta llegue a su
destino. Observa el siguiente esquema:

8.  Es un documento de uso interno que dirige
una autoridad superior a todos o aparte de
sus subalternos simultáneamente para
darle a conocer disposiciones o asuntos
internos para que se cumplan a cabalidad.
 Los temas a tratar en una circular puede
ser generalmente lo siguiente:
 Movimiento interno de los jefes de la
institución
 Acuerdos o decisiones de la alta
jerarquía.
 Ascensos del personal que elabora en la
empresa.
 3. FUNCIÓN. Sirve para dictar órdenes y
también para informar. El mensaje que
transmite es específico y de interés general
para todos sus destinatarios.

9.  Cambios de horario.
 Rotación de jefes.
 Nombramiento de comisión reorganizadora.
 Ascensos del personal.
 Aplicación de encuesta.
 Acuerdos y decisiones del directorio, etc.
USOS:
Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente
(de superior a subordinado) y horizontal (entre personas del mismo
rango).
Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias
subordinadas.
Cuando la circular tiene un buen número de destinataros se recurre
a la impresión mimeografiada o a copias fotostáticas.

10.  Es un documentos que se genera
dentro de la organización y se
registra la información del
personal que labora dentro de la
organización especificando,
información laboral, académica, y
competencias de la persona. Y es
registrada y archivada por el
departamento de Talento Humano
de la compañía.
v Este documento es estipulado por
cada organización para la decisión del
manejo de información interno se
puede archivar de manera física o
digital.
v Se recomienda que la
información sea breve, veraz y eficaz

11.  Es un documento complementario del
certificado en la cual como su nombre lo dice se
hace constar un hecho transitorio de menor
importancia o que se encuentra en actividades
en plena realización, aún no terminadas.
 También se hace constar por escrito cuando se
recibe o entrega dinero, joyas y cualquier
especie de valor.
 Por ejemplo, se expide constancia de trabajo
cuando se está en laborando; constancia de
ingreso, cuando uno es admitido a un centro de
estudios; constancia de matrícula, luego que se
ha efectuado este acto; constancia de vacante,
cuando en un centro educativo existe vacante
para matricular a un alumno, etc.
 La constancia se usa en las instituciones tanto
públicas com privadas. Se redacta en papel A4 o
en formulario preparado, a propósito, para cada
caso. (Las constancias que se expiden en
formularios se suelen enumerar
correlativamente).

12.  es un escrito breve por el que se
intercambia información entre diferentes
departamentos de una organización para
comunicar alguna indicación,
recomendación, instrucción o disposición.
 En algunos países, también es utilizado
para incluir una sanción o falta de un
empleado y figurar en su currículo, lo que
puede reducir sus posibilidades de
conseguir otro trabajo y afectar su vida
laboral.
 El memorando también es una forma de
comunicación breve, como lo es la carta y
la correspondencia.
 El memorando (memorándum) también es
un texto que se redacta generalmente de
manera interna en las empresas, es menos
formal que una carta y puede utilizarse
para recordar algún evento, dar avisos,
indicaciones, etc.

13.  QUÉ ES UN ACTA?
Es un documento escrito, donde consta la síntesis de los asuntos tratados y las decisiones adoptadas
por un órgano colegiado de una entidad (Asamblea de Asociados, Junta de Socios, Asamblea de
accionistas, Cooperados o Corporados, Consejo de Administración, etc.) de una Entidad. Documento
que debe cumplir los requisitos mínimos de la ley para la existencia, validez y eficacia de las decisiones.
QUÉ REQUISITOS DEBE CONTENER UN ACTA?
A. EL ACTA DEBE CONTENER POR LOS MENOS LOS SIGUIENTES REQUISITOS GENERALES:
1. NOMBRE Y NIT de la empresa a la cual pertenece
2. NÚMERO DEL ACTA (
3. ÓRGANO QUE SE REÚNE
4. CLASE DE LA REUNIÓN
5. CIUDAD DONDE SE DESARROLLÓ LA REUNIÓN.
.6. EL LUGAR, LA FECHA Y LA HORA de la reunión
7. QUIEN CONVOCO Y EN CALIDAD DE QUÉ.