RHI, una empresa líder en materiales refractarios, experimenta diferencias en sus inventarios que ponen en riesgo la producción. El proyecto propone crear una base de datos en Access alimentada por el responsable del almacén al momento de transferir material a producción, para mejorar el control de inventarios, reducir costos y evitar paros de planta. Esto beneficiará la competitividad de la empresa.

1. Administración de la Información Integración Business Case Héctor Berrones 207947

2. Contenido Antecedentes de la Empresa Problemática Analizada Proyecto de Solución Objetivos Beneficios Riesgos Recursos Plan de Trabajo Importancia del Proyecto Alternativas Consideradas Bibliografía

3. Antecedentes de la Empresa RHI, una empresa basada en Austria, es líder mundial en el desarrollo, producción y servicios de materiales refractarios. Actualmente cuenta con más de 8,000 empleados y tiene presencia en 100 locaciones; con 31 plantas de producción en Europa, Canadá, México, Sudáfrica y China. La compañía es representada por 70 oficinas de ventas distribuidas a lo largo de los cinco continentes.

4. Antecedentes de la Empresa El principal negocio de RHI es la producción, venta e instalación de productos refractarios de alto grado cerámico, es decir productos que resisten estrés mecánico y químico en procesos de altas temperaturas (hasta 1800º centígrados). Estos productos son usados principalmente en industrias como la del acero, cemento, cal y el vidrio. RHI tiene sus orígenes desde 1834 y a lo largo del tiempo ha ido adquiriendo y haciendo alianzas con otras compañías hasta llegar a tener presencia mundial.

5. Antecedentes de la Empresa La Misión del grupo es: "Somos el líder mundial en el abastecimiento de productos y servicios refractarios cerámicos de alto grado. Cómo un socio confiable y competente, es nuestra meta constante agregar valor a los procesos de nuestros clientes alcanzando la mejor relación precio-rendimiento con nuestros sistemas de soluciones refractarias. Nuestras acciones reflejan nuestros valores y nuestra estrategia corporativa".

6. Antecedentes de la Empresa Estructura

7. Problemática Analizada Durante los últimos dos años las diferencias en los inventarios en la compañía han sido una constante. La confiabilidad de los inventarios en los almacenes es muy baja y se tienen que hacer conteos físicos diariamente para poder determinar la cantidad de material en existencia . Si las existencias en sistema no coinciden con las existencias físicas el riesgo de sufrir paros de producción es latente y en consecuencia se ponen en peligro las entregas hacia el cliente. Debido a que no existe una transacción que permita saber qué material está en proceso es difícil establecer si la pérdida del material se dio en la bodega de materia prima o durante el proceso. Al definir dónde se está perdiendo el material será más sencillo establecer acciones correctivas.

8. Problemática Analizada Hipótesis sobre el origen del problema: Falta de experiencia y capacitación del personal involucrado en el manejo del sistema. Falta de control de las materias primas por parte de los usuarios. Porcentaje de merma no considerada para algunos materiales. Porcentaje de merma por debajo del real para algunos materiales. Material de scrap no reportado en SAP por el departamento de producción. Falta de un interface en SAP entre almacén de materia prima y material en proceso que permita determinar la cantidad de material que está siendo utilizado.

9. Proyecto de Solución Crear una base de datos en Access la cual sea alimentada por el responsable del almacén al momento de hacer el traspaso de material a producción para poder visualizar el material que se encuentra en proceso.

10. Proyecto de Solución Objetivos: Tener un mayor control sobre el uso y manejo de la materia prima Definir dueños y responsables del material según la ubicación del mismo Disminuir variaciones en el costo de producción originadas por ajustes de inventario, reduciendo así los costos de producción haciendo mas competitiva a la empresa.

11. Proyecto de Solución Beneficios y Medidas de Desempeño Financieros Cuantificables

12. Proyecto de Solución Beneficios y Medidas de Desempeño Medibles Observables

13. Riesgos Falta de disciplina por parte del personal para realizar las transacciones a tiempo. La captura de inventarios, aunque es una actividad relativamente simple, requiere de mucha atención al detalle y de una gran disciplina para realizar las transacciones en el momento en que ocurren. Forma de disminuirlo: Además de entrenar a fondo al personal requerido, formar conciencia de la importancia de las transacciones. Se puede exigir un reporte diario sobre las transacciones realizadas que incluya la hora, material y cantidad transaccionada.

14. Recursos Recurso Humano Líder del Proyecto: Administrador de Materiales. Personal involucrado en las operaciones: Capturista, supervisor de producción, administrador de almacén. Recurso Financiero Adquisición e instalación de equipo de cómputo: $5,000. Contratación y entrenamiento de personal para realizar las transacciones en Access: Inversión aproximada $35,000 mensuales por concepto de sueldos, aportaciones al IMSS, etc.

15. Plan de Trabajo El proyecto se desarrollará en tres etapas; las cuales de describen a continuación: Fase 1: Creación de la base de datos por el personal IT de la planta. 3 Semanas incluyendo pruebas. Fase 2: Contratación y entrenamiento de personal de captura. 4-6 Semanas. Fase 3: Implementación. 2 Semanas

16. Plan de Trabajo

17. Importancia del Proyecto Las pérdidas de inventario de materia prima significan una gran problemática para un gran número de empresas. Un mal control de estos inventarios representan un alto costo debido a correr el riesgo de sobre inventarios, paros de planta, incumplimientos con clientes. Estos factores elevan el costo de producción haciendo menos competitiva a la organización. La empresa tendrá la capacidad de identificar en qué parte del proceso está sucediendo la pérdida de materias primas que originan diferencias de inventarios. Una vez identificadas las causas se tomarán acciones específicas para corregir de manera oportuna el problema y así evitar diferencias futuras.

18. Alternativas Consideradas Para este proyecto se consideraron las siguientes alternativas de solución: Crear una locación intermedia (WIP: Y) en SAP. Sólo existe locación X: Materia Prima y locación Z: Producto Terminado. Siendo alimentado el sistema por el encargado del almacén al momento de transferir el material a producción. Existe un sistema llamado ATEC, el cual regula la cantidad de materiales dosificada según la receta a utilizar. La idea es crear una interface entre ATEC y SAP para que se haga el consumo de materiales de acuerdo a los datos de ATEC. Crear una base de datos en Access la cual sea alimentada por el responsable del almacén al momento de hacer el traspaso de material a producción para poder visualizar el material que se encuentra en proceso.

19. Alternativas Consideradas Las alternativas presentadas anteriormente fueron evaluadas usando un modelo Multiatributo, el cual es una herramienta matemática para evaluar y comparar alternativas y auxiliar la selección entre ellas. Ofrece una manera estructurada de ponderar, evaluar y comparar alternativas posibles. Es un método cuantificable para escoger entre varias opciones. (Dawes, Pardo, Simon, Cresswell, LaVigne, Anderson, Bloniarz, 2004).

20. Alternativas Consideradas El Modelo Multiatributo

21. Bibliografía Making IT Smart Choices. Dawes, Pardo, Simon, Cresswell, LaVigne, Anderson, Bloniarz. 2004 Business Driven Technology. Baltzan & Philips. 2010 Building Better Business Cases for IT Investments. Peppard & Ward. 2008 www.wix.com