Sistema de control de inventarios, como proyecto de 2a estancia.

1. 1
PROYECTO
“Sistema de Control de Inventarios”
QUE PARA ACREDITAR LA SEGUNDA ESTANCIA EN LA
INGENIERIA EN SOFTWARE
PRESENTA:
Miguel Angel Prado Molina
Ana Laura Rodríguez Silva
EMPRESA:
Grupo Herrería González
ASESOR EMPRESARIAL: Carlos Alberto González Montalvo
ASESOR ACADÉMICO: M en A.N. Refugio Antonio Bernal
Tecámac, Estado de México Diciembre 2013

2. 2

3. 3

4. 4

5. 5
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………...1
Antecedentes y situación de la empresa…………………………………………….. 3
Importancia del estudio ………………………………………………………………...4
Objetivo general y específico…………………………………………………………. 5
MARCO TEÓRICO…………………………………………………………………….. 6
Inventarios………………………………………………………….…………………… 6
Método de control de inventarios………………………………………………………6
Tipos de inventarios……………………………………………………………………..7
Razones por las cuales se requiere tener un inventario …………………….……...9
Lenguajes de programación…………………………………………………………...10
METODOLOGIA……………………………………………………………………….. 12
Técnica utilizada……………………………………………………………………….. 12
Cronograma de actividades………………………………………………………….. 13
Equipo y herramientas utilizadas para el desarrollo………………………………..14
DESARROLLO………………………………………………………………………….15
Análisis………………………………………………………………………………….. 15
Diseño de la interfaz…………………………………………………………………….17
Diseño de la base de datos…………………………………………………………… 23
Captura de datos……………………………………………………………………….. 23
Programación…………………………………………………………………………... 26
Pruebas del sistema…………………………………………………………………….27
Pasos para crear un proyecto………………………………………………………….29
RESULTADOS…………………………………………………………………………. 30
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES…………………………………………31
FUENTES DE INFORMACION……………………………………………………….. 33
ANEXOS……………………………………………………………………………….... 34
Manual de usuario……………………………………………………………………….34

6. 1
INTRODUCCIÓN
Un inventario es una cantidad de bienes o materiales utilizados para el control de
una empresa que son mantenidas durante un tiempo en un estado productivo o no
productivo, esperando su uso o venta.
Los inventarios son de gran importancia porque los procesos de demanda y
suministro difieren en la razón a los cuales estos procesos proveen o requieren las
unidades en inventario.
Los inventarios son parte vital de un negocio, puede ser una industria, un
supermercado, una tienda departamental o cualquier tipo de empresa, no importa la
naturaleza de sus operaciones, todos ellos llevarán un inventario de sus productos, para
poder satisfacer las demandas de sus clientes.
Los principales aspectos que hay que tomar en cuenta en un sistema de
inventarios es: cuanto ordenar y cuando ordenar y también cuanto nos cuesta pedir una
orden y cuanto nos cuesta mantener esos productos en inventario.
El inventario es uno de los factores principales que determinan cómo trabajan las
empresas y obtienen beneficios; es saludable e importante para todas las empresas el
operar y administrar bien sus inventarios.
Muchos de los negocios hoy en día han logrado hacer planes y mejoras en un
sistema de control de inventarios, la administración así como los controles de inventario
funcionan de forma diferente y varían mucho de una empresa a otra.

7. 2
En el presente estudio se mostrará el desarrollo de un sistema de control de
inventarios para Grupo Herrería González, una empresa dedicada a la producción y
venta de protecciones de herrería e instalaciones de tanques estacionarios, dado que
éste tipo de negocios combinan las funciones comercial, de producción y servicios y
necesita llevar un control de todo el material existente en su empresa.
El sistema de control de inventarios que se realizará para Grupo Herrería González
está diseñado para múltiples funciones, la principal función es la de proteger contra
faltantes, errores y escasez de material, otra función importante es la de facilitar el control
de las diferentes protecciones de herrería y tanques estacionarios, este inventario
también proporcionará un medio para obtener y manejar materiales en lotes económicos,
obteniendo así descuentos por cantidad de compra.

8. 3
Antecedentes y situación de la empresa
Grupo Herrería González fundada en el año 2000, iniciando como un negocio
familiar, ahora es una empresa que cuenta con una modulo principal ubicado en Los
Héroes Tecámac y un taller ubicado en Coacalco y diferentes puntos de venta en la
misma zona.
Cuando la empresa comenzó a operar no contaban con un sistema que les
ayudara a controlar las entradas y salidas del material existente, debido a que solo se
anotaban en cuadernos u hojas, esto provocaba un descontrol y faltantes de material al
realizar sus inventarios mensuales.
Actualmente no cuenta con un sistema que controle el flujo de entrada y salida de
materiales. El sistema utilizado es muy obsoleto, y regularmente se registra pérdida de
material debido a un mal manejo de información y control de material.
Se utilizan herramientas como apoyo a este problema, mediante hojas de cálculo (Excel)
es como controlan sus materiales.
Después de conocer los antecedentes de la empresa se vio la necesidad de
proponer y crear un sistema que controle: material en existencia, ventas y producción en
el cual, a través de una base de datos se puedan almacenar todos los datos e información
necesarios para un mejor control y funcionamiento de la empresa. Dicho sistema
permitirá al usuario tener información organizada y confiable.

9. 4
Importancia del estudio
Cuando se tiene un negocio con una gran cantidad de mercancía, una de las cosas
más importantes es tener el control de ésta, qué se tiene, qué falta, qué excedente hay,
y aun si nuestro negocio no maneja una extensa cantidad de productos, el control de
inventarios se vuelve indispensable para que pueda fluir la empresa sin retrasos
indeseados y sobre todo, sin perdidas de capital.
La importancia del estudio radica básicamente en que mediante la planificación y
control de inventario se podría lograr un buen funcionamiento de las operaciones dentro
de la empresa.
El sistema de inventarios que se realizará para Grupo Herrería González logrará
disminuir el alto porcentaje de inconvenientes presentes, tomando así medidas
necesarias para mejorar e implementar nuevos procedimientos de inventario en la
empresa.
Resulta de vital importancia el control de inventarios en la empresa, dado que su
descontrol se presta no sólo al robo sino también a mermas y/o desperdicios, pudiendo
causar un fuerte impacto sobre las utilidades.

10. 5
Objetivo general
Diseñar un Sistema de control de inventarios para Grupo Herrería González que
permita optimizar los procesos de ventas e inventarios, haciendo uso del equipo de
cómputo existente en la empresa.
Utilizar herramientas básicas que simplifiquen el control de inventarios, a modo de
hacer de ésta una función rutinaria pero sencilla, que permita llevar a cabo la planeación
y control de material.
Objetivos específicos
1. Diagnosticar la situación actual del almacén.
2. Diseñar el modelo de un sistema que permita mejorar los procesos y solucionar las
necesidades de administración de la información de Grupo Herrería González.
3. Controlar las entradas y salidas del material del almacén.

11. 6
MARCO TEORICO
Inventarios
Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para
su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias
primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los
materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes
fabricados para la venta o en la prestación de servicios.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de
aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable
permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al
final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.
El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en las PyMEs
es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros claros, un responsable, políticas o
sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.
Método de Control de Inventarios
Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de
vista: Control Operativo y Control Preventivo. El control operativo aconseja mantener las
existencias a un nivel apropiado, tanto en términos cuantitativos como cualitativos, debido
a que si compra si ningún criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los inventarios. A
este control pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo.

12. 7
El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita,
evitando acumulación excesiva.
La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la
eficiencia del control preventivo y señala puntos débiles que merecen una
acción correctiva. No hay que olvidar que los registros y la técnica del control contable se
utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo.
El Inventario final de un año es también el inventario inicial del próximo año. Por
tanto, un error de inventario de fin de año afecta el estado de resultados de los dos años
consecutivos. Por ejemplo, una sobreestimación del inventario final causara una
sobreestimación del ingreso neto de este año y una subestimación compensatoria del
ingreso neto del año siguiente.
El inventario significa la suma de aquellos artículos tangibles de propiedad
personal los cuales están disponibles para la venta en una operación ordinaria comercial
y están en un proceso de producción para tales ventas. Así como estarán disponibles
para el consumo corriente en la producción de bienes y servicios disponibles para la
venta.
Tipos de inventarios
 Inventarios finales: Se realiza cada vez que se cierra el periodo fiscal, normalmente
el 31 de diciembre.
 Inventarios periódicos: Aquel que se realiza cada determinado tiempo dentro de una
empresa.

13. 8
 Inventarios iniciales: es aquel en el cual se registra todos los bienes de la empresa.
Sólo se documenta los bienes existentes en él o en los días de elaboración.
 Inventarios de Productos en Proceso de Fabricación: Lo conforman los bienes que ha
adquirido una empresa de tipo manufacturera o industrial y están en proceso aún de
manufactura. La forma de cuantificarlos se hace mediante la cantidad de materiales,
mano de obra y o gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.
 Inventarios de Materias Primas: Está formado por los materiales que se requieren
para la elaboración de los productos y que aún no se han procesado de ninguna
manera.
 Inventarios de Suministros de Fábrica: Incluye todos aquellos materiales que se
utilizan para la elaboración de los productos, pero que no se pueden cuantificar
exactamente, por mencionar algunos como; pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.
 Inventarios de Productos Terminados: Se refiere a todos aquellos que adquieren
empresas manufactureras o industriales y después modifican o transforman para
venderlos como productos elaborados por ellos.
 Inventario físico: Verificación periódica de las existencias de materiales, equipo,
muebles e inmuebles con que cuenta una dependencia o entidad, a efecto de
comprobar el grado de eficacia en los sistemas de control administrativo, el manejo
de los materiales, el método de almacenaje y el aprovechamiento de espacio en el
almacén.
 Inventario cíclico: Permite contar con más frecuencia los artículos de alta rotación que
los artículos obsoletos.

14. 9
Grupo Herrería González realiza un inventario de tipo periódico, debido a que se
realiza en un determinado tiempo, por lo regular cada fin de mes.
Razones por las cuales se requiere mantener un inventario
 Reducir costos de pedir. Al pedir un lote de materias primas de un proveedor, se
incurre en un costo para el procesamiento del pedido, el seguimiento de la orden, y
para la recepción de la compra en almacén. Al producir mayor cantidad de lotes, se
mantendrán mayores inventarios, sin embargo se harán menos pedidos durante un
periodo determinado de tiempo y con ello se reducirán los costos anuales de pedir.
 Reducir costos por material faltante. Al no tener material disponible en inventario
para continuar con la producción o satisfacer la demanda del cliente, se incurren en
costos. entre estos costos mencionamos las ventas perdidas, los clientes
insatisfechos, costos por retrasar o parar producción.
 Reducir costos de adquisición. En la compra de materiales, la adquisición de lotes
más grandes pueden incrementar los costos de materias primas, sin embargo los
costos menores pueden reducirse debido a que se aplican descuentos por cantidad y
a menor costo de flete y manejo de materiales. Para productos terminados, los
tamaños de lote más grande incrementan los inventarios en proceso y de productos
terminados, sin embargo los costos unitarios promedio pudieran resultar inferiores
debido a que los costos por maquinaria y tecnología se distribuyen sobre lotes más
grandes.

15. 10
Lenguajes de programación
Visual C#
C# es un lenguaje de programación que se ha diseñado para generar diversas
aplicaciones que se ejecutan en .NET Framework. Visual C# es simple, eficaz, con
seguridad de tipos y orientado a objetos. Las numerosas innovaciones de C# permiten
desarrollar aplicaciones rápidamente y mantener la expresividad y elegancia de los
lenguajes de estilo de C.
Visual C# es una implementación del lenguaje de C# de Microsoft. Visual Studio
ofrece compatibilidad con Visual C# con un completo editor de código, un compilador,
plantillas de proyecto, diseñadores, asistentes para código, un depurador eficaz y de fácil
uso y otras herramientas.
Base de datos
Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y
almacenados sistemáticamente para su posterior uso. Actualmente, y debido al desarrollo
tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de
datos están en formato digital (electrónico), y por ende se ha desarrollado y se ofrece un
amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.
Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos (DBMS)
que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y
estructurada. Las propiedades de estos DBMS, así como su utilización y administración,
se estudian dentro del ámbito de la informática.

16. 11
Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones
públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de
almacenar la información experimental.
Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de
ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo en México se
encuentra protegido por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental.
Microsoft Access
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el
paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila
información relativa a un asunto o propósito particular. Access es un completo y
demandado programa informático en entornos de empresa, que permite la creación y
gestión de bases de datos, así como su modificación, control y mantenimiento.
Es una solución para manejar grandes volúmenes de datos usando el motor
Microsoft Jet Database Engine, y luego filtrar esos datos con las herramientas consultas
e informes. Una base de datos puede ser exportada como una app semi-independiente
con extensión .mde para ver y filtrar los datos, pero dejando los datos de sólo lectura
evitando modificación accidental.
Requisitos: un equipo personal o multimedia con un microprocesador 486 o
superior, 12 megabytes (MB) de memoria de acceso aleatorio (RAM), resolución VGA o
adaptador de vídeo superior (Super VGA (SVGA) se recomienda 256 colores).

17. 12
METODOLOGÍA
Técnica utilizada
Para la realización del Sistema de control de inventarios se utilizó un modelo de
calidad llamado TSP (Team Software Process) ya que es una estrategia enfocada a
procesos para ayudar a los equipos de software a mejorar la habilidad para producir
software de calidad en un tiempo establecido, en nuestro caso el proyecto se realizará
durante 4 meses. El modelo TSP es utilizado para planear el trabajo, lograr beneficios y
producir productos sin defectos con el tiempo y costo planeado. Utilizando las etapas del
modelo que se utilizó, podemos definir cada una:
 Lanzamiento: Diseñar un Sistema de control de inventarios para Grupo Herrería
González. Usando herramientas básicas y simplificadas del control de inventarios, a
modo de hacer de esta función rutinaria pero sencilla, que permita llevar a cabo el
control de material y la maximización de utilidades.
 Estrategia: Creación de un sistema conceptual para el software.
 Plan: Se estima el tiempo para completar cada tarea, se realizó un cronograma, así
como la asignación de roles para los miembros del equipo.
 Requerimientos: Necesidades que tiene el cliente para solucionar el problema.
 Diseño: Se creó un diseño de alto nivel y con una interfaz fácil de usar.
 Implementación.
 Pruebas: Se llevan a cabo las pruebas del software para que funcione
adecuadamente, así como la capacitación al usuario y la documentación para el
mismo.

18. 13
Cronograma de actividades
FIGURA1. Cronograma de actividades
ACTIVIDADES
SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
02 al 06 09 al 13 16 al 20 23 al 30 01 al 04 07 al 11 14 al 18 21 al 25 28 al 31 04 al 08 11 al 15 19 al 22 25 al 29 02 al 06
ANÁLISIS
Planteamiento del problema
Entrevistas con los usuarios
Descripción del software
Especificaciones del software
Determinación del software
DISEÑO
Diseño de interfaz del software
Diseño de base de datos
Presentación de prototipo
DESARROLLO
Programación del sistema
Captura de datos
IMPLEMENTACIÓN
Pruebas
Capacitación al personal
ENTREGA DEL PROYECTO

19. 14
Equipo y herramientas utilizadas para el desarrollo
Para desarrollar el proyecto de software se utilizó Visual C# un lenguaje de
programación que está diseñado para la creación de una variedad de aplicaciones que
se ejecutan en. NET Framework.C # es simple, de gran alcance, con seguridad de tipos
y orientado a objetos.
Para la realización de la base de datos se utilizó Microsoft Access. Se debe usar
una base de datos para manejar grandes cantidades de información, la manipulación de
los datos involucra tanto la definición de estructuras para el almacenamiento de
información como la provisión de mecanismos para la manipulación de la información,
además de un sistema de base de datos debe tener implementados mecanismos de
seguridad que garanticen la integridad de la información.

20. 15
DESARROLLO
Las actividades iniciales de planeación identifican la definición del problema, el
establecimiento del alcance y los objetivos del proyecto. Se detectan las principales
funciones del sistema: Principales entradas y salidas del sistema.
Análisis
En la etapa de análisis inicialmente se hizo una entrevista con los usuarios del
sistema para definir el problema que se tenía, los requerimientos del software, así como
los requerimientos que necesitaban para el sistema de control. La actividad de
requerimientos del usuario está orientado al desarrollo de un planteamiento para
resolver problemas de la organización. Esta actividad se realiza mediante esfuerzos
conjuntos de los usuarios y análisis de sistemas como miembros del equipo de trabajo.
En la figura se muestran los requerimientos que se tuvieron en la entrevista:
Tabla 1.Requerimientos del usuario
Es necesaria la implementación del Sistema de control de inventarios para solucionar
los 3 problemas que presenta la empresa, necesitan solucionarse de forma inmediata.
PROBLEMA REQUERIMIENTO
Pérdida de datos Diseñar una base de datos para un mejor control
de material
Los productos no se registran
y/o actualizan en su totalidad
Registrar nuevos productos
Eliminar productos que no sirvan
Actualizar el inventario cada que se ingresen nuevos
productos o salgan
Control de inventario de forma
manual
Imprimir semanalmente el stock principal de los
productos

21. 16
La Figura 2 muestra el cuestionario realizado al usuario, con el cual se pudieron
obtener los requerimientos que se pedían para la elaboración del sistema de control de
inventarios:
Figura 2. Cuestionario básico de requerimientos

22. 17
Diseño de la interfaz
Descripción de la arquitectura, que describe las decisiones más importantes del
diseño como son el conjunto de procesos, manejador de base de datos, sistema
operativo, lenguaje de programación, etc.
Descripciones de prototipo, que describen las metas y contenido de las
implementaciones sucesivas de prototipos, su proceso de desarrollo y la forma de probar
requerimientos.
Se solicitó un diseño sencillo y fácil de utilizar para el usuario, ya que solo será
instalado en una computadora.
Se inició desarrollando la ventana principal, que nos muestra todas las opciones
para acceder a otras ventanas emergentes, que se detallan a continuación:
Pantalla de inicio: Ventana de presentación del sistema que se despliega al iniciar
el programa, en donde nos muestra que la conexión a la base de datos se ha realizado
correctamente.
Figura 3. Mensaje de bienvenida

23. 18
Pantalla principal:
Figura 4. Ventana principal del Sistema de control de inventarios
1. Barra de menú: Se agregó un MenuStrip, este nos servirá para crear menús
personalizados. La barra de menú es el área de interfaz de usuario que indica o
presenta las opciones del software, incluye las opciones de agregar, eliminar,
modificar, registro de entradas y salidas e imprimir.
2. Agregar un nuevo producto: Se agregó un GroupBox, el GroupBox nos sirve para
agrupar una serie de datos que realizarán una sola función. En esta sección el
programa nos permite agregar un nuevo registro a la base de datos, indicando el
código, la descripción del producto y la cantidad. Si se selecciona la opción
Herrería se agregará el producto en la base de datos llamada herrería, si se
selecciona la opción Plomería el producto se guardara en la base de datos
plomería.

24. 19
3. Entradas/Salidas: Para el botón se agregó la herramienta Button, esta herramienta
nos sirve para ejecutar un evento de tipo Click y realizar un proceso nuevo. El
botón Entradas/Salidas nos permite registrar las entradas y salidas de material,
para que se agregue o descuente cantidad de material a la base de datos de Grupo
Herrería González.
4. Eliminar: Para el botón se agregó la herramienta Button, esta herramienta nos
sirve para ejecutar un evento de tipo Click y realizar un proceso nuevo. El botón
de eliminar nos da la opción de eliminar registros de la base de datos.
5. Actualizar: Para el botón se agregó la herramienta Button, esta herramienta nos
sirve para ejecutar un evento de tipo Click y realizar un proceso nuevo. El botón
actualizar nos permite actualiza o modificar algún producto que se encuentre
dentro de la base de datos.
6. Buscar: Para el botón se agregó un Button, esta herramienta nos sirve para
ejecutar un evento de tipo Click y realizar un proceso. Este botón permite buscar
un producto mediante el código principal que se encuentre en la base de datos.
7. Visualizador de datos: Para visualizar los datos se utilizó la herramienta
dataGridView, esta herramienta nos proporciona una forma eficaz y flexible de
mostrar datos en forma de tabla. El visualizador de datos nos ayuda a visualizar
todos los datos existentes en la base de datos: código, descripción y cantidad, en
forma de tabla, en un formato parecido a una hoja de cálculo.
8. Salir: Para el botón se agregó un Button, esta herramienta nos sirve para ejecutar
un evento de tipo Click y realizar un proceso. En la opción de salir nos da la opción
de salir del programa por completo.

25. 20
9. Imprimir reporte: Para el botón se agregó un Button, esta herramienta nos sirve
para ejecutar un evento de tipo Click y realizar un proceso. El boton de imprimir
permite imprimir el reporte de existencia de materiales en un formato PDF. Donde
incluirá el código del material, la descripción del material y la cantidad existente.
Este reporte será impreso regularme cada fin de mes.
Al dar clic en el botón ENTRADAS/SALIDAS nos abre una ventana donde se pueden
registrar tanto las entradas y salidas de los materiales, se agregó la herramienta
MenuStrip, con la opción de Ayuda, esto en caso de tener alguna duda al momento de
ingresar datos, también si agrego la herramienta GroupBox, para agrupar una serie de
datos que realizarán una sola función, dentro del GroupBox se agregaron Labels para
agregar textos, se agregaron TextBoxs para ingresar datos como: el código del
producto, el nombre del material y la cantidad.
Cuenta con un botón de MENÚ para regresar al menú inicial.
Figura 5. Ventana de Entradas y Salidas

26. 21
 Al dar clic en el botón ACTUALIZAR nos abre una nueva ventana donde se puede
editar algún producto, incluyendo código, material y cantidad. Se incluyó la herramienta
MenuStrip, con la opción de Ayuda, esto en caso de tener alguna duda al momento de
ingresar datos, también si agrego la herramienta GroupBox, para agrupar una serie de
datos que realizarán una sola función, dentro del GroupBox se agregó un Label para
agregar textos, se agregó un TextBox para ingresar datos como: el código del
producto, el nombre del material y la cantidad. Incluye un botón de Aceptar, para
aceptar todos los cambios realizados. También incluye un visualizador de datos, en el
cual podemos ver todos los productos existentes en el inventario en forma de tabla.
Para el visualizador se utilizó la herramienta dataGridView, esta herramienta nos
proporciona una forma eficaz y flexible de mostrar datos en forma de tabla.
Figura 6. Ventana de actualizar o editar

27. 22
 En el botón ELIMINAR nos abre una nueva ventana donde nos permitirá eliminar
registros de la base de datos, por medio del código identificador. Se utilizó la
herramienta TextBox para ingresar el código. También incluye el visualizador de datos,
para poder identificar los productos que desean eliminarse.
Figura 7. Ventana de eliminar

28. 23
Diseño de la base de datos
Para el diseño de la base de datos el usuario pidió 2 tablas, una tabla llamada
Herrería que incluyera todos los materiales existentes de herrería y otra tabla llamada
Plomería en las cuales se guardarán todos los datos correspondientes a plomería.
Se decidió trabajar con Access debido a la simplicidad de trabajar con él. Access
tiene la capacidad de organizar, buscar y representar la información resultante del manejo
de sus bases de datos. Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia
gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando
métodos simples y directos de trabajar con la información.
Access es muy accesible y facilita la administración de datos, ya que sus
posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información
deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.
Captura de datos
La captura de datos se hizo por separado, en las dos tablas existentes, primero se
realizó la captura de los datos en la tabla Herrería, dentro de esta tabla se capturaron los
datos que correspondían al material que es utilizado para producir las protecciones de
herrería como se muestra en la figura.
La tabla Herrería contiene 163 registros, de los cuales pueden incrementar con el
paso del tiempo, ya que tienen la opción de ingresar nuevos registros.

29. 24
Figura 8. Tabla Herrería

30. 25
Posteriormente se realizó la captura de los datos de la tabla plomería, que se
muestra a continuación en la figura.
La tabla Plomería contiene 31 registros, mismos que pueden ir incrementando
con el paso del tiempo.
Figura 9. Tabla plomería

31. 26
Programación
La programación se refiere a la codificación del sistema a un lenguaje de
programación. El objetivo de esta actividad es interpretar todas las especificaciones que
dió el usuario y técnicas a un lenguaje entendible por la computadora. La programación
es una actividad totalmente técnica que se inicia tomando como base la documentación
obtenida de las especificaciones anteriormente mencionadas.
Se codificaron los 4 formularios que componen el programa, así como la conexión
a la base de datos.
Figura 10. Código de conexión
Esta actividad dio como resultado programas de aplicación terminados y probados.

32. 27
Pruebas del sistema
Una vez instalado el Sistema de control de inventarios con la base de datos en el
equipo de la empresa se procede a la realización de pruebas para comprobar si el sistema
funciona de manera correcta.
Dichas pruebas serán realizadas por el personal de la empresa quienes
manipularan el sistema y llevaran a cabo los procesos sugeridos por el usuario y el
administrador de la empresa.
Un proceso importante que realiza el sistema es el de registrar entradas y salidas
de material, estos procesos representan operaciones concretas y reales que se llevan a
cabo cotidianamente en Grupo Herrería González lo que permitirá corroborar si el sistema
está funcionando de manera correcta.
Al finalizar cada uno de los procesos de prueba que pidió la empresa, se pretende
concluir si el sistema está listo para ser usado en la empresa y si este cubre los objetivos
previamente establecidos y por tanto, dar solucionada la problemática planteada en un
inicio por la empresa.
Una vez concluidos el diseño y el desarrollo es de gran importancia que antes de
llevar a cabo la implantación del sistema en Grupo Herrería González se realizaran
pruebas reales y bien planeadas que den como resultado un parámetro que permita
evaluar el correcto funcionamiento del sistema y que permita concluir si el sistema está
completamente listo para ser implantado dentro de la empresa.

33. 28
En base a esto, es necesario que las pruebas sean lo más apegadas a los
procesos reales de la empresa, por lo que se sugiere que quienes determinen los
procesos o actividades de las pruebas sean los administradores y además que la
ejecución de dichas pruebas en el sistema sean realizadas por el personal que manejara
el sistema una vez implantado.
Además de esto se requiere que los desarrolladores del sistema estemos
presentes durante la realización de las pruebas para corregir, anotar, o bien asesorar al
personal en caso de surgir algún error o duda en la ejecución del sistema durante las
pruebas.
Capacitación al usuario
Se capacitó al usuario para que pudiera manejar el software de una manera fácil,
y se determinó el siguiente procedimiento a seguir:
 Instalar el programa
 Ingresar los datos en la base de datos, para actualizar el inventario
 Con los botones existentes en el programa se podrán agregar, editar, eliminar,
buscar productos.
En la sección Anexos, se agrega el manual de usuario para la instalación y manejo del
sistema.

34. 29
Pasos para crear un proyecto
El proceso de creación de un software en Visual C# se puede resumir en una serie de
varios pasos:
1. Se creara una interfaz de usuario dibujando controles y objetos sobre un
formulario. A fin de hacer que el código sea más fácil de leer y depurar.
2. Establecer las propiedades de los objetos de la interfaz, luego de añadir los objetos
al formulario se establecen las propiedades a los objetos.
3. Luego de establecer las propiedades iniciales para el formulario y cada objeto, se
añade el código que se ejecutara en respuesta de los eventos.
4. Cuando se crea un proyecto, hay que asegurarse de darle un nombre y guardarlo.
Al guardar un proyecto se guarda cada formulario y módulo de código en el
proyecto.
5. Probar y depurar la aplicación.
6. Al terminar el proyecto, se puede crear un archivo ejecutable usando el comando
Generar .exe del menú archivo.

35. 30
RESULTADOS
Al probarse el sistema de control de inventarios se pudo observar que no se reportó
error alguno el momento de registrar los artículos, se pudo comprobar la veracidad de la
información de cada artículo por medio de la impresión de la lista de productos.
Cabe mencionar que al mismo tiempo, cada uno de los artículos se registró
también en la base de datos.
En el módulo de Actualización funciona correctamente, no se reportan errores al
momento de actualizar los datos. En el módulo de Entradas/Salidas, eliminar y buscar no
se reportan errores hasta el momento.
Como resultado de la implementación del Sistema de control de inventarios se
obtendrán los siguientes beneficios:
 Control total de material
 Mayor productividad
 Reducir errores al momento de realizar el inventario.
 Mayor calidad de información.
 Mayor satisfacción del usuario.
Dentro de poco tiempo se verán los resultados de implementar este sistema, ya
que el principal objetivo es el de evitar pérdidas de material en la empresa.

36. 31
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Una vez finalizado este proyecto, se cubrió el objetivo de desarrollar e implantar
un sistema en la empresa Grupo Herrería González.
Antes de implementar el sistema de control de inventarios en la empresa, se
sometió al usuario a un periodo de pruebas, para poder así garantizar el correcto
funcionamiento de cada módulo y proceso del software. El sistema tuvo un gran
desempeño durante las pruebas y además una buena aceptación por parte del personal
de la empresa que utilizo el sistema, por lo que al final se pudo implantar sin ningún
problema.
El beneficio principal de haber adquirido este sistema se ve claramente reflejado
en los procesos de inventarios, ya que el almacenamiento, control y consulta de la
información que se maneja en cada uno de los procesos es ahora mucho más eficiente
y sobre todo disminuyen considerablemente los errores en las ventas y control de
inventarios, lo que se traduce en una mayor calidad de información.
Otro de los beneficios es que los recursos informáticos existentes en la empresa
se utilizaron más eficientemente gracias a la implantación del sistema.
Finalmente se concluye que actualmente gracias al desarrollo e implantación de
un buen sistema las organizaciones pueden satisfacer las necesidades que conllevan la
administración, el control y la consulta de la información.

37. 32
Recomendaciones
Como recomendaciones podemos decir que dentro de este tipo de proyectos,
siempre se desea que haya una mejor continua del mismo; por lo tanto se recomienda a
futuros estudiantes que tengan interés en este proyecto.
Otra recomendación seria incluir más modelos de inventarios, para que el sistema
se adapte a las necesidades de una mayor variedad de empresas.
Con respecto a los usuarios, es importante hacer la actualización del sistema al
día, capturar las entradas y salidas de material, etc. Evitando así la acumulación o perdida
de datos importantes para el sistema.
Es necesario destacar que en la actualidad existen muchos métodos de
almacenamiento de información contra todo tipo de daños al sistema, tantos físicos como
lógicos por ello es conveniente y recomendable crear respaldos periódicamente para
mantener en resguardo una copia actualizada de la base de datos, evitando así perdida
de información.
En lo que se refiere al sistema, es necesario que se haga un mantenimiento y/o
actualización en la base de datos cada vez que se ingrese nuevo equipo, para que este
pueda arrojar información confiable. También se recomienda realizar mantenimiento
preventivo de los equipos donde será implantado el nuevo sistema, para evitar posibles
fallas durante el funcionamiento de éste.

38. 33
FUENTES DE INFORMACIÓN
 Ceballos Sierra Francisco Javier. (2010). Enciclopedia Microsoft Visual C#. RA-MA.
 Peña Pérez Rosario. (2013). Access 2013 Manual práctico. España: Altaria.
 John Sharp. (2010). Microsoft Visual C#, Step by step. Microsoft.
 Ceballos Sierra Francisco Javier. (2001). El lenguaje de programación C#. RA-MA
 Villa G.A. (2007). Sistema para el control de ventas e inventarios. Tesis profesional,
UAEH, Hidalgo, México.
 Lopez L.K. (2006). Desarrollo de un sistema simulador de inventarios. Tesis
profesional, Universidad de las Américas Puebla, Cholula, Puebla.
 Ramon V.L. (2011). Implementación de un sistema de inventarios. Tesis profesional,
UANL, San Nicolás de los Garza, N.L.
 Gaither, Norman.(2013). Inventario. Recuperado de http://es.wikipedia.org/Inventario.
 Microsoft. (2013). Visual C#. Recuperado de http://msdn.microsoft.com/es-es/library.
 Base de datos. (2013).Recuperado de http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos.
 Universidad Tecnológica del Salvador. (2013). Recuperado de
http://biblioteca.utec.edu.sv/siab/virtual/auprides.
 Renny Montaño. (2013). Diseño de un sistema de control de inventarios. Recuperado
de http://www.monografias.com/trabajos75/sistema-control-inventario-empresa-
inversion.
 AulaFacil S.L. (2013). Curso de Access. Recuperado de
http://www.aulafacil.com/Access/CursoAccess/CursoAccess.htm.
 Vazquez Guadalupe. (2011). Tipos de inventarios. Recuperado de
http://www.slideshare.net/lupithavzgz/tipos-de-inventarios-10272661.

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ANEXOS
MANUAL DE INSTALACIÓN
Requisitos del sistema
En la tabla siguiente se enumeran los requisitos de hardware y software.
Hardware Requerimientos
Memoria RAM 1 GB.
Sistema Operativo Windows xp, Windows 7, Windows 8
Espacio en disco duro. 1GB
Monitor 1280 x 800 o resolución superior.
Instalación
La instalación del sistema de control de inventario” se realiza a través de un asistente, el
cual lo guiará paso a paso para su correcta instalación.
Un requisito importante es que inicie la sesión como administrador o que la cuenta del
usuario sea miembro del grupo de administradores.
Los puntos a seguir se indican a continuación:
1. Insertar el cd en la unidad de disco que se encuentre en la parte del CPU y abrir el cd
dentro de la computadora.
2. Ejecutar el archivo Setup.exe
3. Dar clic en el botón Aceptar de la ventana que aparece después.

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4. Dar clic en el botón Continuar de la siguiente ventana.
Posteriormente aparece una venta que indica el avance del proceso de instalación.
Posibles problemas en la instalación
Problema: Infracción de acceso al copiar el archivo.
Causa: Aparece cuando el proceso de instalación
no puede copiar el archivo indicado y se origina por
lo siguiente:
a) La cuenta del usuario no tiene los permisos adecuados para realizar la copia del
archivo.
b) El archivo ya existe en el equipo, pero lo está utilizando otra aplicación.
Solución: Considere que se cumple el punto b y haga clic en el botón Omitir y continúe
con el procedimiento.
Problema: Instalar no puede continuar porque algunos archivos de sistema no están
actualizados. Haga clic en Aceptar si desea instalar para actualizar estos archivos ahora.
Necesitará reiniciar Windows antes de poder iniciar.
Instalar de nuevo. Después de que Windows se reinicia y comienza de nuevo la
instalación, el mensaje de error aparece de nuevo.

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Solución: El problema de reinicio cíclico ya no debe ocurrir, porque el kit de instalación
no incluye los archivos no esenciales que lo generaban.
Para que la instalación se realice sin problemas haga lo siguiente:
a) Haga clic en el botón Aceptar
b) Haga clic en el botón Si
c) Después del reinicio, ejecute nuevamente el archivo setup.exe.

42. 37
¿Cómo usar el software?
 En el escritorio de la PC encontrará un icono, damos doble clic para
que el programa inicie.
 Una vez iniciado el programa nos
aparecerá una ventana con un mensaje de
bienvenida.
Ventana principal:
 La línea de menú muestra las mismas acciones que en los botones y puedes
seleccionar para agregar, modificar, consultar, eliminar sobre los datos que se
encuentran en la base de datos.

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 Si deseamos agregar un nuevo producto nos dirigimos a la sección NUEVO
PRODUCTO.
 Agregaremos un código con las iniciales de nuestro nuevo producto a ingresar.
 En la casilla Material escribiremos el nombre del producto.
 En la casilla Cantidad ingresaremos cantidad de material nuevo del producto.
 Seleccionaremos si es de Herrería o Plomería y por último damos clic en el botón
de Agregar, para agregar el producto a la base de datos.
 Si deseamos agregar o quitar productos de nuestra base de
datos seleccionaremos ENTRADAS/SALIDAS.
 Ingresaremos el código de nuestro producto.
 En la casilla Material escribiremos el nombre del material.
 En Cantidad, anotamos la cantidad de
material que entran o salen del
almacén.
 Seleccionamos si es Entrada o
Salida.
 Por ultimo damos en el botón Aceptar
y seleccionamos al botón de Menú
para regresar al menú principal.

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 Al dar clic en el botón ACTUALIZAR nos da la opción de
actualizar o editar un producto de la base de datos.
 Una vez dentro de la ventana ACTUALIZAR nos dirigimos a donde dice código.
 Ingresaremos el código de nuestro producto.
 En la casilla Material escribiremos el nombre del producto.
 En Cantidad anotamos la cantidad que se va a actualizar.
 Por ultimo damos en el botón Aceptar.
 Para regresar, seleccionamos el botón de Menú para regresar al menú principal.
 Para buscar algún producto, ingresamos el código de nuestro producto a buscar.
 Daremos clic en el botón BUSCAR

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 Visualizaremos el producto buscado por código.
 Para imprimir el reporte de existencias, damos clic en el botón IMPRIMIR
REPORTE.
 Para salir del programa, damos clic en el botón SALIR