Adminitración deproyectos

1. UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
MAESTRÍA EN CONSULTORÍA
EMPRESARIAL
DOCENTE:
NELSON IVAN MIRANDA VASQUEZ
ASIGNATURA:
FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
TEMA:
DISEÑO DE LOS ALCANCES PARA UN SISTEMA ACTUALIZADO DE INVENTARIOS
MAESTRANTES:
ADRIANA MARCELA CENTENO PEREZ – CP10015
LUIS EDUARDO PACHECO GONZÁLEZ – PG07003
MIERCOLES, 20 DE JULIO DE 2022

2. Tabla de Contenido
01
Descripción del
proyecto y de la
organización 02 Desarrollo del Proyecto
03
Conclusiones
04 Recomendaciones

3. Descripción del proyecto y de la organización
Antecedentes
Problemática
Objetivos
Justificación

4. Desarrollo del Proyecto

5. Fecha: 12/07/2022
Monto: $6,500.00
Definicion del Alcance del Proyecto
Información General del Proyecto
Nombre del Proyecto:
Descripción del Proyecto:
Fases: Patrocinador del Proyecto:
Enfoque del Proyecto
Diseño de los alcances para un sistema actualizado de inventarios
Fase I: Diagnostico de la situación actual
Fase II: Diseño de TDR para actualización del software
Empaque Flexibles
Localizacion: Director del Proyecto:
Objetivos Especificos del Proyecto:
San Salvador, El Salvador
El proyecto busca generar un sistema de gestión de inventarios que garantice la rotación y/o disposición final de materiales con bajo o nulo
desplazamiento disminyendo costos de almacenaje y los niveles de inventario.
Diseñar los alcances para un sistema general de inventarios actualizado que ayude a controlar de forma eficiente el flujo de insumos.
Declaracion del Alcance del Proyecto:
Ingenieros Asociados
Objetivo del proyecto :
Abordaje del Proyecto
Analizar y compreder el estado actual de la empresa para la definición de alcances.
Presentar un cronograma del tiempo de diseño e implentación.
Identificar las salidas de la herramienta donde se incluya la visualización de obsolescencia y consumo de los insumos.
Diseñar los alcances para el sistema apoyados en el personal de la empresa.
Acta de Inicio del proyecto

6. Objetivos
Patrocinador del Proyecto Director del Proyecto
Capacitación del personal
Riesgos:
Mecanismos de seguridad podría ser vulnerable a personas malintencionadas
Supuestos:
Disposición de tiempo de las personas
Información y apoyo de todas áreas involucradas 100%
Entregable Final: Diseño de alcances para un sistema actualizado de
inventarios.
Autoriza:
Autoriza:
Tiempo disponible para la realización del proyecto
Criterio de Aceptacion: Evaluación Técnica de expertos de áreas
involucradas
Entregable 3: Diseño de terminos de referencia
Objetivos Especificos del Proyecto:
Restricciones / Limitantes / Factores Criticos de Exito:
Pruebas de funcionamiento y diseño de la herramienta
Exclusiones:
Declaracion del Alcance del Proyecto:
Abordaje del Proyecto
Analizar y compreder el estado actual de la empresa para la definición de alcances.
Presentar un cronograma del tiempo de diseño e implentación.
Identificar las salidas de la herramienta donde se incluya la visualización de obsolescencia y consumo de los insumos.
Diseñar los alcances para el sistema apoyados en el personal de la empresa.
Entregable 1: Análisis de la situación actual
Criterio de Aceptacion: Evaluación Técnica de expertos de áreas
involucradas.
Criterio de Aceptacion:Aprobación del gerente de administrativo y áreas
involucradas.
Acta de Inicio del proyecto

7. Nombre Rol en proyecto Expectativas
principales
Nivel de
influencia
(alto, medio,
bajo)
Nivel de
poder (alto,
medio, bajo)
Nivel de
impacto
(alto, medio,
bajo)
Nivel de
interés (alto,
medio, bajo)
Gerente
Administrativo
Financiador,
principal
interesado
Diseño de alcances
funcionales
Alto Alto Alto Alto
Jefe de Bodegas Facilitador Sistema que le facilite
los controles
Alto Bajo Alto Alto
Jefe de
Mantenimiento
Participante Sistema que le facilite el
proceso
Medio Bajo Medio Medio
Jefe de Producción Participante Sistema que le agilice el
proceso
Medio Bajo Alto Medio
Jefe de finanzas Facilitador Disminución de costos Alto Alto Alto Alto
Jefe de ventas Participante Claridad del inventario Bajo Bajo Alto Medio
Personal de
bodegas
Participante Sistema que agilice el
proceso
Bajo Bajo Alto Alto
Programadores Recurso técnico Crear herramienta Medio Medio Bajo Medio
Matriz de Interesados

8. Matriz de Interesados

9. Perfiles de Puesto
Director de
Proyecto
Lider de proyecto
Responsable del cumplimiento y desarrollo
de los términos de referencia generados
para la renovación de la herramienta de
gestión de inventario general.
Crear y mantener documentación completa
del proyecto.
Supervisión y evaluación de pruebas de la
herramienta generada.
Arquitecto de
Software
Diseñar sistemas de información en
función de los requerimientos
estratégicos de la empresa.
Desarrollar, codificar, probar y
depurar el software del sistema.
Revisar el código y el diseño.
Responsable de la ejecución, seguimiento y
control del proyecto.
Gestionar la relación con el cliente y todos los
stakeholder.
Crear y mantener documentación completa del
proyecto.
Utilizar técnicas de verificación adecuadas para
gestionar los cambios en el alcance, el
cronograma y los costos del proyecto.
Medir el desempeño del proyecto utilizando
sistemas, herramientas y técnicas apropiados.

10. ESTRUCTURA DESGLOSE DEL TRABAJO

11. PROGRAMACIÓN COMPLETA DEL TRABAJO Y RUTA CRÍTICA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Diagnóstico del estado actual 8
Conformación de equipo multidisciplinario 1
Conocimiento de la situación actual 1
Estado futuro esperado 1
Análisis de brechas 1
Realizar hipótesis 2
Plan de acción 2
Diseño de TDR para actualización del software 8
Reuniones con equipo de trabajo 1
Aporte de ideas 1
Análisis de la información 2
Realizar el primer borrador para revisión 1
Recepción de observaciones 1
Corrección de observaciones 3
Entrega de TDR 1
Diseño de los alcances para un sistema actualizado
de inventarios
SEMANAS
Duración de
la actividad

12. Matriz de riesgos
Cod Riesgo Identificado Descripción tipo
Posibles consecuencias al
materializarse el riesgo
Estrategia para el riesgo
Probabilidad u
ocurrencia
Impacto Cuantificación Acciones
OP-01
Información incompleta por
parte de los colaboradores
claves
Que se omita información clave
(intencional o no) o no se
obtenga la información
completa para abarcar en su
totalidad los datos necesarios
para un diagnóstico correcto
Operativo
No lograr los alcances
contemplados
Evitarlo Posible Medio $3,000
1. Definir claramente los objetivos del proyecto al
equipo técnico de trabajo y lograr el compromismo para
la entrega de la información veráz.
2. Destacar los beneficios de alcanzar los objetivos,
incluyendo las mejoras que se alcanzaran en la fluidez
del trabajo, facilidad de obtención de datos y
disminución de tiempos de espera para finalizar tareas.
SO-01
Paro del proyecto por falta del
personal clave por incremento
de casos de la variante COVID
Reducción de la disponibilidad
de tiempo de las personas
claves por nueva variante
COVID
Social
No cumplir en tiempo el
proyecto
Mitigarlo Posible Alto $3,500
1. Tener suplente por cada área para evitar la falta de
información
2. Tener sesiones virtuales
3. Tomar medidas de bioseguridad durante las sesiones
que se realicen con los equipos
ET-01
Paro del proyecto por
priorización de otros proyectos
Otros proyectos podrían afectar
la disponibilidad de recursos,
rotación, capacidad, etc.
Estratégico
No cumplir en tiempo el
proyecto
Aceptarlo Remota Alto $4,000
1. Hacer ver los beneficios que pueden lograr si se
culmina el proyecto.
2. Lograr el compromiso de la dirección.
Op-05
No quedan totalmente claros los
requerimientos del cliente
No satisfacer las necesidades
del cliente
Operativo
No lograr los alcances
contemplados
Evitarlo Remota Alto $3,750
1. Tener revisiones períodicas con el gerente del
proyecto y principales áreas involucradas para
minimizar que el riesgo se produzca.
Op-06
Incumplimiento con el tiempo
estipulado en las fases
Retrasos en información
solicitada
Operativo
No cumplir en tiempo el
proyecto
Mitigarlo Probable Alto $950
1. Tener revisiones períodicas con las principales áreas
involucradas.
2. Fijar tiempos de entregas de información y avances.
3. Apegarse a las actividades del cronograma que se ha
estipulado
OP-04
Cambio del alcance o
direccionamiento del proyecto
Al analizar la información
recabada en el diagnóstico se
encuentre necesidad de
Operativo
No cumplir en tiempo el
proyecto
Aceptarlo Remota Alto $900
1. Dejar clara la finalidad del proyecto inicial y guiarse
según los objetivos.

13. Matriz de riesgos
COVID
que se realicen con los equipos
ET-01
Paro del proyecto por
priorización de otros proyectos
Otros proyectos podrían afectar
la disponibilidad de recursos,
rotación, capacidad, etc.
Estratégico
No cumplir en tiempo el
proyecto
Aceptarlo Remota Alto $4,000
1. Hacer ver los beneficios que pueden lograr si se
culmina el proyecto.
2. Lograr el compromiso de la dirección.
Op-05
No quedan totalmente claros los
requerimientos del cliente
No satisfacer las necesidades
del cliente
Operativo
No lograr los alcances
contemplados
Evitarlo Remota Alto $3,750
1. Tener revisiones períodicas con el gerente del
proyecto y principales áreas involucradas para
minimizar que el riesgo se produzca.
Op-06
Incumplimiento con el tiempo
estipulado en las fases
Retrasos en información
solicitada
Operativo
No cumplir en tiempo el
proyecto
Mitigarlo Probable Alto $950
1. Tener revisiones períodicas con las principales áreas
involucradas.
2. Fijar tiempos de entregas de información y avances.
3. Apegarse a las actividades del cronograma que se ha
estipulado
OP-04
Cambio del alcance o
direccionamiento del proyecto
Al analizar la información
recabada en el diagnóstico se
encuentre necesidad de
rediccionar el proyecto
Operativo
No cumplir en tiempo el
proyecto
Aceptarlo Remota Alto $900
1. Dejar clara la finalidad del proyecto inicial y guiarse
según los objetivos.
OP-05
No obtener los resultados
esperados
Determinación del plan de
trabajo inadecuadamente no
produce los resultados
esperados por el cliente
Operativo
No lograr los alcances
contemplados
Evitarlo Remota Alto $3,200
1. Apegó a los requerimientos y objetivos trazados para
el proyecto solicitados por el cliente.
2.Tener revisiones períodicas con el gerente del
proyecto y principales áreas involucradas para
minimizar que el riesgo se produzca.
ET-02
Cambios en estrutura
organizacional y por ende
cambio en el control del
proyecto
Retrasos por retoma de
proyectos
Estratégico
No cumplir en tiempo el
proyecto
Aceptarlo Remota Alto $3,750
1. Dejar acta compromiso por escrito de la continuidad
del proyecto por cambio de estructurazión
2. Delegar una persona encargada suplente del gerente
de proyecto o personal clave del proyecto
3. Documentar reportes presentados y añadir carpeta
de proyecto para tener respaldo de trabajo

14. Conclusiones
Contar con un sistema de control
de inventario para el departamento
de abastecimiento de cualquier
empresa, en la actualidad es de
vital y suma importancia, ya que
este le brinda la posibilidad de
realizar todas las actividades bajo
una normativa lógica y ordenada,
administrando de una mejor
manera el inventario con el fin de
poder lograr sus objetivos al menor
costo y tiempo posible, agilizando
las tareas y maximizando la fluidez
del trabajo
Para llevar a cabo la totalidad del
proyecto se necesita contar con el
compromiso de todas las áreas
involucradas ya que se necesita el
suministro total de la información a
cabalidad, verás y en tiempo para
llegar a tener los alcances y
objetivos claros y así realizar un
mejor diagnóstico y preparación
del proyecto.

15. Recomendaciones
Como recomendación vemos la
necesidad de que la empresa
concluya el hecho de implantar un
sistema de inventarios actualizados
que le permita organizar de
manera coordinada y sistemática
las operaciones que llevan a cabo
en el manejo de materias primas,
insumos, etc.
Lograr el compromiso de las partes
interesadas y dejar claros los
objetivos del proyecto generará
que la información solicitada se
suministre en tiempo y forma en el
cronograma de entregables y evitar
confusiones y/o desviaciones de
los objetivos que se esperan
alcanzar.