Capacita

Departamento Administrativo de la Función
Pública
Escuela Superior de Administración Pública
República de Colombia

Departamento Administrativo de la Función Pública
Aula de clase

Planes Institucionales dePlanes Institucionales de
Capacitación:Capacitación:
Formulación,Formulación,
Ejecución y EvaluaciónEjecución y Evaluación

Fases de los Planes InstitucionalesFases de los Planes Institucionales
de Capacitación:de Capacitación:
5. Seguimiento y
Evaluación
2.Formulación del Plan
3. Definición de
Objetivos del Plan y
Establecimiento de
Estrategias
4. Ejecución del Plan
1. Diagnóstico de Necesidades
de Capacitación

Diagnóstico de NecesidadesDiagnóstico de Necesidades
dede
CapacitaciónCapacitación

Normatividad (Decreto 1567 de 1998)Normatividad (Decreto 1567 de 1998)
“Artículo 6. Principios rectores de la capacitación:
c) Objetividad: la formulación de la política, planes y
programas debe responder a diagnósticos de
necesidades de capacitación .…
d) Participación: ....la detección de necesidades
....deben contar con la participación de los empleados”

Normatividad (Decreto 1567 de 1998)Normatividad (Decreto 1567 de 1998)
“Artículo 11. Obligaciones de las entidades:
a) Identificar necesidades de capacitación ....en función
del logro de los objetivos institucionales.”
“Artículo 12. Obligaciones de los empleados:
a) Participar en la identificación de necesidades de
capacitación de su dependencia o equipo de trabajo.”

Normatividad (Ley 909 de 2004)Normatividad (Ley 909 de 2004)
“Artículo 16. Las Comisiones de Personal (númeral 2):
h) Participar en la elaboración del Plan Anual de
formación capacitación y en el de estímulos y
seguimiento.”

Normatividad (Ley 909 de 2004)Normatividad (Ley 909 de 2004)
“Artículo 36. Objetivos de la Capacitación:
1. Desarrollar capacidades, destrezas, habilidades,
valores y competencias fundamentales ...
2. Atender políticas del DAFP y normatividad.”

Conjunto de procesos organizados, dirigidos a
generación de conocimientos, el desarrollo de
habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de
incrementar la capacidad individual y colectiva para
contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a
la mejor prestación de servicios a la comunidad, al
eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal
integral.
¿Qué es capacitación?¿Qué es capacitación?

El proceso de enseñanza tiene como
resultado el cambio de conductas concretas.
El aprendizaje se considera como un proceso de
transformación del sujeto que aprende, de formas de
entender la realidad, de mirarla, de explicársela.
Capacitación - Proceso de enseñanza - Aprendizaje

Actividades que se dirigen a atender necesidades
específicas de adquisición de conocimientos y
habilidades para el cumplimiento de los propósitos
organizacionales y que pueden ser implementadas
en períodos de tiempo relativamente cortos.

Capacitación para el desarrollo deCapacitación para el desarrollo de
competencias laboralescompetencias laborales
Un saber hacer y actuar en un contexto laboral particular,
combinando y movilizando recursos necesarios
(conocimientos, habilidades, actitudes) para lograr un
resultado (producto o servicio) cumpliendo estándares o
criterios de calidad previamente definidos satisfaga las
necesidades y exigencias de los ciudadanos.Es decir:
Saber
Movilizar
Integrar y
Transferir
Recursos
(Conocimientos,
Habilidades, y
Actitudes)
Para Resolver problemas
en un contexto laboral
particular, cumpliendo
criterios de calidad y
necesidades del
ciudadano

Capacitación para el desarrollo deCapacitación para el desarrollo de
competencias laboralescompetencias laborales
• Supera el énfasis en el aprendizaje de contenidos.
• Aporta elementos para la renovación de la enseñanza y por
tanto de la selección y organización de los contenidos y
actividades de aprendizaje.
• Orienta cambios en las acciones de evaluación de
aprendizajes.
• Permite la construcción de conocimientos, la participación
activa y responsable de los alumnos, la creación colectiva de
los saberes, significados y realidades.
• Transforma situaciones de trabajo en situaciones de
aprendizaje, generando un proceso de formación flexible y
permanente a partir de la capacidad para aprender en y para
el trabajo.

El oculista

Grados y títulos de
educación básica,
media técnica y
universitaria.
CAPACITACIÓN
BIENESTAR
Educación noEducación no
Formal e InformalFormal e Informal
EducaciónEducación
FormalFormal

DiagnósticoDiagnóstico dde Necesidadese Necesidades dde Capacitacie Capacitacióónn
Identificar las necesidades de capacitación de los
servidores públicos por áreas de trabajo para cumplir
con su misión, para el desempeño de sus funciones o
para el desarrollo de los proyectos en los cuales participa.
Objetivo

DiagnósticoDiagnóstico dde Necesidadese Necesidades dde Capacitacie Capacitacióónn
DesempeñoDesempeño
realreal
DesempeñoDesempeño
requeridorequerido
Brecha de
desempeño

ResponsabilidadesResponsabilidades
RecursosRecursos
humanohumano
Comisión deComisión de
PersonalPersonal
Jefe de áreaJefe de área
yy
grupo de trabajogrupo de trabajo
Identificación deIdentificación de
necesidades ynecesidades y
priorización áreapriorización área
Orientación ConsolidadoOrientación Consolidado
y Priorizacióny Priorización
InstitucionalInstitucional
Precisar Términos
Precisar Términos
de Referencia
de Referencia
yy
Participar en
Participar en
la Evaluación
la Evaluación

1. Analisis de Debilidades
2. Identificación Necesidades
del Área
3. Identificación Necesidades
Individuales
4. Consolidación Necesidades por
Dependencias
5. Consolidación Necesidades
de la Entidad
Pasos para el DiagnósticoPasos para el Diagnóstico

OBJETIVOS DEL DIAGNOSTICO
• IDENTIFICAR LAS NECESIDADES DE
CAPACITACION DE LOS
SERVIDORES PUBLICOS POR
AREAS DE TRABAJO PARA CUMPLIR
SU MISION, PÁRA EL DESEMPEÑO
DE SUS FUNCIONES O PARA LA
EJECUCION DE PROYECTOS

MARCO DE REFERENCIA
DIAGNOSTICA
• MISION DE LA ENTIDAD
• PLANES Y PROYECTOS DEL AREA
• FUNCIONES BAJO SU RESPONSABILIDAD
• ORIENTACIONES Y POLITICAS EL PLAN
NACIONAL DE FORMACION Y
CAPACITACION
• INFORME DE LA OFICINA DE CONTROL
INTERNO SOBRE SU GESTION

1- EL JEFE DE AREA CON SU GRUPO
IDENTIFICA NUEVOS PROYECTOS
• RESPONSABILIDADES DEL AREA
• DIFICULTADES DEL PLAN OPERATIVO
ANUAL
• NUEVOS PROYECTOS Y
RESPONSABILIDADES
• ORIENTACIONES EN EL PLAN
NACIONAL DE FORMACION Y
CAPACITACION

2- ACUERDOS DE GRUPO
• EN CUALES PROYECTOS SE
REQUIERE INFORMACION,
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES O
ACTITUDES
• EN CUALES TEMATICAS DEL PNFC
EL GRUPO REQUIERE
CAPACITACION

3-CADA FUNCIONARIO
• NECESIDADES DE CAPACITACION
PROPIAS SEGÚN EL DIAGNOSTICO
DEL GRUPO
• NECESIDADES DETECTADAS EN LA
EVALUACION DEL DESEPEÑO

4- CONSOLIDADO DE
NECESIDADES
• PRIORIZARSE EN FORMA
DESENDENTE DESDE LA MAS
URGENTE E IMPORTANTE PARA
ENTREGAR AL JEFE DE RECURSOS
HUMANOS

5- AREA DE RECURSOS
HUMANOS
• COMPILA INFORMACION PARA
PRESENTAR PARA PRESENTAR LAS
NECESIDADES IDENTIFICADAS AL
COMITÉ DE CAPACITACION DE LA
ENTIDAD

Bowling

Taller para elTaller para el
Diagnóstico deDiagnóstico de
NecesidadesNecesidades

Marco de Referencia para elMarco de Referencia para el
DiagnósticoDiagnóstico
1. Misión de la Entidad
2. Planes y Proyectos del Área
3. Funciones del área
4. Orientaciones y líneas de política fijadas en el
PNFC
5. Informe de la Oficina de Control Interno sobre la
gestión de la dependencia
Taller con jefes de área

Lineamientos y Estrategias
Una gestiónUna gestión
públicapública
Eficiente yEficiente y
EficázEficáz
públicapública
transparentetransparente
públicapública
DemocráticaDemocrática yy
ParticipativaParticipativa
Mejoramiento de competencias laborales
Servidores íntegros
Participación
ciudadana
Formación gerencial
Formación para la descentralización

ESTRATEGIAS DE CAPACITACION
• 1- DEFINIR LA POBLACION OBJETO
• 2- MODALIDAD DE CAPACITACION
• FORO
• CONFERENCIA
• SIMPOSIO
• PANEL
• CONGRESO
• ENCUENTRO
• SEMINARIO
• CURSO
DIPLOMADO
TRABAJO DE PARES
VISITA
PRACTICA
CONVERSATORIO
DISCUSIONES
INTERCAMBIOS
EXHIBICIONES
LECTUIRA DE CASOS

ESTRATEGIAS PEDAGOGICAS
• PROCESO DE ENSEÑANZA
APRENDIZAJE Y CONTENIDOS
ACADEMICOS
• RECURSOS DE INFORMACION

ESTRATEGIAS ALTERNATIVAS
• ALIANZAS ESTRATEGICAS
• PERTENECER Y PARTICIPAR EN LA RED
DE APOYO A LA FORMACION Y
CAPACITACION DEL SECTOR PUBLICO
• UTILIZAR BANCO DE CAPACITADORES
• PORTAFOLIO DE SERVICIOS ESAP

Fortalecer y desarrollar capacidades y competencias en los
servidores para lograr el Estado Gerencial, el Estado
Participativo y el Estado Descentralizado.
Desarrollar capacidades en los ciudadanos para hacer
realidad el Estado participativo.
Marco OrientadorMarco Orientador

FORMATO No. 1:
FICHA PARA EL REGISTRO DE NECESIDADES INDIVIDUALES
DIAGNÓSTICO INDIVIDUAL DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
ÁREA DE TRABAJO:
NOMBRE DEL FUNCIONARIO:
CARGO:
CLASE DE NECESIDAD
PROYECTO O FUNCIÓN
NECESIDAD DE
CAPACITACION
I.*
C.*
H.*
*
I = Información
*
C = Conocimiento
*
H = Habilidades

FORMATO No. 2:
CONSOLIDADO DE NECESIDADES DE CAPACITACION POR
DEPENDENCIAS
PPOOBBLLAACCIIÓÓNN OOBBJJEETTIIVVOO
DDEELL PPLLAANN DDEE
CCAAPPAACCIITTAACCIIÓÓNN
NNÚÚMMEERROO DDEE
FFUUNNCCIIOONNAARRIIOOSS PPOORR
NNIIVVEELL JJEERRAARRQQUUIICCOO
PPRROOYYEECCTTOO OO
FFUUNNCCIIOONNEESS
CCOONN RREEQQUUEERRIIMMIIEENNTTOOSS
PPOORR
DDEEPPEENNDDEENNCCIIAASS
OORRDDEENN
DDEEPPRRIIOORRIIDDAADD
NNEECCEESSIIDDAADDEESS DDEE
CCAAPPAACCIITTAACCIIÓÓNN
AA**
BB**
CC** DD** EE**
1
2
3
4
5
6
7
8
A= Directivo y Asesor
B= Ejecutivo
C= Profesional
D= Técnico
E= Asistencial

Directivo-
ejecutivo Asesor Profesional Técnico Asistencial
Población objetivo por nivelDependencias PrioridadAreas Temática
NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
Consolidado Institucional

Programación deProgramación de
la Capacitaciónla Capacitación

ProgramaciónProgramación
de lade la
CapacitaciónCapacitación
• Objetivos del Plan
Institucional de Capacitación.
• Consolidado de la
programación anual de
capacitación.
• Programas Académicos de
Capacitación.

ProgramaciónProgramación
Resultados del diagnóstico.
Orientaciones de la Dirección de la entidad.
Recursos disponibles.
La programación se realizará con base en:

PASOS EN LA
PROGRAMACION
• 1- PRIORIZACION DE TEMAS Y AREAS
• 2- BUSCAR INFORMACION SOBRE
SOLUCIONES DE CAPACITACION
• 3- PRIORIZACION Y DECISIONES SOBRE
LA CAPACITACION
• 4- CONSERTACION SOBRE EVENTOS DE
CAPACITACION

Programa de Capacitación
Nombre del Programa
Justificación Qué necesidades de capacitación atiende y de que
áreas
Objetivos Cambios de conducta en el área de trabajo
Aprendizajes necesarios
Población objetivo A quienes se dirige
Modalidad y duración Metodología de capacitación yrecrusiosdidácticas:
Seminario, Foro, taller, diplomado
Propuesta
Curricular- -Contenido
Temas y subtemas
Forma de Evaluación Del Curso
Del aprendizaje
De la transferencia al puesto
Del impacto en la organización
Facilitadores
Bibliografía Básica

AREAS TEMATICAS DE
CAPACITACION
• ESTADO GERENCIAL
• ESTADO PARTICIPATIVO
• ESTADO DESCENTRALIZADO

CRITERIOS DE PROGRAMAS
DE CAPACITACION
• ORIENTADO A OBJETIVOS DEL PIFC
• ENFOCAR CONTENIDOS AL DESEMPEÑO
• ENFASIS EN LOS RESULTADOS
• INTEGRAR CONTENIDOS A LA MISION
INSTITUCIONAL
• RELEVAR EL PROCESO DE APRENDIZAJE
• APLICACIÓN A SITUACIONES COMPLEJAS
• FACILITAR AUTONOMIA DEL ESTUDIANTE
• DOCENTES COMO FACILITADORES

ELABORACION DE PROGRAMACION
Y PRESUPUESTO
• 1- JEFE DE PERSONAL ELABORA PRESUPUESTO
CON BASE EN DIAGNOSTICO
• 2- COMISION DE PERSONAL O COMITÉ DE
CAPACITACION DEFIEN PRIORIDADES
• 3- JEFE DE PERSONAL HACE AJUSTES Y
ENTREGA PROGRAMACION POR DEPENDENCIAS
• 4- JEFE DE PERSONAL SOMETE A APROBACION
EL PIFC
• 5- JEFE DE PERSONAL DIVULGA PLAN

CONSOLI DADO GENERAL DE LA PROGRAMACI ÓN ANUAL DE CAPACI TACI ÓN I NSTI TUCI ONAL Y PRESUPUESTO
1. Encabezamiento: Nombre de la entidad, el área o función misional (según forma de clasificación), periodo y demás aspectos de
identificación pertinentes.
5. Número de
participantes por niveles
de cargos.
2. Dependencias 3. Programas 4. Modalidades de
capacitación
(curso, seminario,
foro, etc)
0 3 4 5
6.
Intensid
ad
horaria
7. Fecha
de
ejecució
n
8.
Capacitad
or
9. Total costos
y gastos
Totales Generales

Evaluación de la CapacitaciónEvaluación de la Capacitación
Porque el Estado ha venido destinando recursos para la
capacitación, sin embargo dificilmente se puede demostrar
el impacto de dicha inversión en el desempeño laboral y en
el mejoramiento del servicio público.
Es preciso identificar consecuencias de la capacitación
sobre los aprendizajes o nuevos comportamientos en los
puestos de trabajo, así como su incidencia en la eficiencia
institucional.
Por Qué?

Es un proceso sistemático para valorar la efectividad y/o la
eficiencia del diseño, ejecución y los resultados del Plan de
Capacitación.
Qué Es?
Evaluación de la CapacitaciónEvaluación de la Capacitación

El grado de cumplimiento de los objetivos propuestos en
el Plan de Capacitación y si dicho plan se ha administrado
adecuadamente, es decir, EL PROCESO DE GESTION
DEL PIC.
Determinar EL IMPACTO DE LOS EVENTOS DE
CAPACITACIÓN en el desempeño de los servidores y de
las entidades, esto es, los resultados de la capacitación
en el desempeño tanto individual como de la
organización.
Se busca Valorar y Analizar:Se busca Valorar y Analizar:

Momentos de la EvaluaciónMomentos de la Evaluación
1. Evaluación del diseño del plan.
2. Evaluación de la ejecución de programas y cursos.
Niveles: I. Reacción
II. Aprendizaje
III. Conducta o Transferencia
IV. Resultados.
3. Evaluación de los resultados del Plan (efectividad).

Planeación de la EvaluaciónPlaneación de la Evaluación
1. Selección de evaluadores.
2. Constitución del marco de referencia.
3. Conclusiones o informe de resultados.

Metodologia e Instrumentos
para la evaluación

1. Evaluar el proceso de gestión1. Evaluar el proceso de gestión
del Plandel Plan
Diseñar indicadores de eficiencia para
valorar costos, insumos y tiempos.
Diseñar indicadores de eficacia para
comparar objetivos previstos con
objetivos realizados.

DIAGNÓSTICO
INSTITUCIONAL
Qué documentos, fuentes se emplearon para arribar a una definición de la misión
/ visión del organismo?
En el momento de la definición de la misión y objetivos institucionales ¿se tuvo
acceso a documentos actualizados?
¿Han sido revisadas todas las fuentes disponibles / posibles relevantes para
lograr la orientación del Plan?
En la formulación del Plan Institucional de Capacitación (PIC) ¿participaron todos
aquellos que podían ofrecer información relevante? Si la respuesta es NO ¿por
qué?
¿Considera que el nivel de compromiso de la gerencia con respecto a la
capacitación es alto?
DIAGNÓSTICO DE
NECESIDADES DE
CAPACITACIÓN
¿Tuvo oportunidad de relevar las necesidades de capacitación mediante
diferentes técnicas diagnósticas?
¿Acudió usted a informantes clave de las áreas para el proceso de diagnóstico?
¿Considera que quedaron explicitadas las necesidades de la mayoría de los
agentes del organismo?
¿Están contempladas todas las áreas del organismo? SI / NO ¿por qué?
¿Están contemplados todos los planes y proyectos del organismo? SI / NO ¿por
qué?
¿Están contempladas las necesidades de carrera de todos los funcionarios en los
períodos que abarque el PIC?
DIAGNÓSTICO DEL
ÁREA
Previo a la elaboración del proyecto de capacitación ¿pudo realizar un
relevamiento de los recursos materiales y humanos con los que cuenta el área de
RRHH para llevar a cabo esta planificación?
Guía para la evaluación del Diseño del Plan

PLANIFICACIÓN
Las líneas prioritarias de capacitación ¿están alineadas con la planificación
estratégica u otra definición de las prioridades del organismo?
¿Concuerdan éstas con las políticas promovidas por el DAFP?
Los objetivos ¿están definidos en términos de los resultados que se pretenden
lograr en la organización a través de la capacitación?
¿Están contempladas todas las redes institucionales de formación factibles de
incorporar al desarrollo del Plan?
RECURSOS
PRESUPUESTARIOS
¿Tiene información precisa sobre los recursos presupuestarios con los que puede
contar para llevar a cabo el proyecto?
La proyección presupuestaria ¿es sostenible / acorde con la planificación
delineada?
RESULTADOS
¿Considera que quedaron claramente definidos los resultados esperados en la
organización a través del proyecto de capacitación?
A través de una lectura transversal entre los resultados esperados, los objetivos y
misión del organismo, ¿considera que éstos son congruentes?
EVALUACIÓN
¿Tiene previsto un sistema de evaluación periódica para monitorear el desarrollo
del proceso, verificar el ajuste o desvío con relación al plan y establecer los logros
y resultados obtenidos?
¿Cuenta con el personal idóneo para las tareas de evaluación (observación,
elaboración de instrumentos, procesamiento y elaboración de informes)?
Guía para la evaluación del Diseño del Plan

Pasos:
Determinar que se quiere descubrir
Diseñar un cuestionario que cuantifique las
reacciones.
Solicitar en el propio cuestionario comentarios y
sugerencias (preguntas abiertas).
Comparar resultados con estándares y aplicación
de los mismos.
Comunicar los resultados.
2. La Evaluación de los Resultados o Impacto
de la Capacitación incluye Cuatro Niveles
Nivel 1: Evaluación de Reacción / Satisfacción
(al final de la capacitación, o, 2 ó 3 semanas después)

Pasos:
Precisar los objetivos de la capacitación.
Diseñar las pruebas de conocimientos o
similares.
Comunicar resultados.
Nivel 2: AprendizajeNivel 2: Aprendizaje
(antes y después del curso o ejercicio prácticos durante el curso)

Objetivo:
Analizar si el conocimiento o habilidad adquirido se ha
transferido al lugar de trabajo.
Identificar los factores que ayudan o impiden dicha
transferencia.
Relacionar la menor o mayor transferencia con las
características de la acción formativa.
Saber en qué medida se ha producido dicha
transferencia.
Nivel 3: Transferencia
(3 a 6 meses después de la capacitación + autoevaluación de los
participantes)

Puede evaluarse a través de estudios de:
Clima laboral.
Reducción en rotación de personal y costos operativos.
Incremento en la calidad y cantidad de producción.
Mejora en la eficiencia, el ahorro en tiempos e insumos.
Reducción de accidentes de trabajo.
Reducción de ausentismo.
Nivel 4: Resultados o Impacto
(Pre y post entre 6 meses o un año después de la capacitación)
Objetivo:
Identificar el impacto directamente derivado de la
capacitación sobre los resultados de la institución y
sobre el usuario o ciudadano.

La Miopia

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