El documento presenta una agenda para la gestión documental que incluye: 1) la organización de los archivos de gestión según la Tabla de Retención Documental, 2) la responsabilidad de los funcionarios públicos de entregar documentos debidamente inventariados, y 3) la importancia de elaborar inventarios documentales para asegurar el control de los documentos.

1. AGENDA
 GESTIÓN DOCUMENTAL
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
 DEFINICIONES FUNDAMENTALES
 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
 ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION
 RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACION Y DE
LOS FUNCIONARIOS PUBLICOS
 FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
(FUID)

2. GESTIÓN DOCUMENTAL
Actividades administrativas
y técnicas tendientes a la
planificación,
procesamiento, manejo y
organización de la
documentación producida y
recibida por las entidades,
desde su origen hasta su
destino final, con el objeto
de facilitar su utilización,
consulta y conservación.

3. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Garantizan la defensa
jurídica de los servidores
públicos, las instituciones y
el Estado; facilitar la
consulta de los
documentos para ser
aportados a los diferentes
procesos jurídicos,
disciplinarios o
administrativos.

4. Conservar y garantizar la
memoria histórica de las
Entidades.
Disponer de los acervos
documentales bien organizados
para facilitar la toma de
decisiones basadas en
antecedentes.
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

5. DEFINICIONES FUNDAMENTALES
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma, soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad publica o privada, en el transcurso
de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio a la persona o
institución que lo produce o a los ciudadanos o como fuentes de la historia. AG, AC, AH.
ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en
trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los
archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su
trámite y cuando su consulta es constante.
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la
planeación , dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del
talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

6. DEFINICIONES FUNDAMENTALES
CARPETA: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.
DOCUMENTOS DE APOYO: Son documentos de carácter general (Leyes, decretos,
Resoluciones, instructivos, manuales etc.) que por la información que contienen, inciden en el
cumplimiento de funciones especificas de la gestión administrativa, pueden ser generados por la
misma entidad o por otras , pero no forman parte de la serie documental, no se transfieren y deben
ser eliminados desde el mismo archivo de gestión.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
DEPURACIÓN: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran
aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
ELIMINACIÓN DOCUMENTAL: Actividad resultante de la disposición final señalada en las
tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus
valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

7. DEFINICIONES FUNDAMENTALES
EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos
generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un
mismo asunto.
FOLIO: Hoja. FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, la que se numera. FOLIO VUELTO: Segunda cara
de un folio, la cual no se numera.
FONDO ACUMULADO: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de
organización archivística.
FONDO CERRADO: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse
debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que
los generaban.

8. DEFINICIONES FUNDAMENTALES
IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en
indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la
estructura de un fondo.
INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperación de información que describe
de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización que consiste en establecer
secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.

9. DEFINICIONES FUNDAMENTALES
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del archivo de gestión al
central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración
documental vigentes.
UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y
caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo
documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus
dependencias no deben mezclarse con los de otras.

10. 1) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de
Retención Documental debidamente aprobada.
2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y
subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
3) Las series y subseries documentales deben organizarse de manera
cronológica o alfabéticamente dependiendo del tipo de serie.
4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de
las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de
facilitar su ordenación, consulta y control.
5) Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con
lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se
elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y
recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo
central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el
Archivo General de la Nación.
ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION

11. RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACION
Y DE LOS FUNCIONARIOS PUBLICOS.
Acuerdo 042 del 2002, Art. 3: Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de
unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento
en la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control
de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de
los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por
la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la
responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público.
Ley 594 del 2000, Artículo 15: Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los
servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su
cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General
de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de
irregularidades.
Artículo 26: Inventario Documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar
inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el
control de los documentos en sus diferentes fases.

12. INVENTARIO DOCUMENTAL

13. RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS LEY 594
DE 2000, CODIGO PENAL Y NORMAS DISCIPLINARIAS
DE LOS FUNCIONARIOS: EL funcionario es responsable por los documentos desde el punto de
vista:
Penal: Código Penal: art, 286 Falsedad ideológica en documento público. El servidor público que
en ejercicio de sus funciones, al extender documento público que pueda servir de prueba, consigne
una falsedad o calle total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho (8) años
e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a diez (10) años.
Articulo 287 Falsedad material en documento público. El que falsifique documento público que
pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de tres (3) a seis (6)años si la conducta fuere realizada
por un servidor público en ejercicio de sus funciones, la pena será de cuatro (4) a ocho (8) años e
inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a diez (10) años.
Artículo 288.
Disciplinario: C.D.Ú. Prohibiciones art. 35 Numeral. 8. Omitir, retardar o no suministrar
debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las
autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda
su conocimiento. Numeral 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos,
expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones .

14. GRACIAS
GUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL- DIRECCION DE
ATENCION AL CIUDADANO Y GESTION
DOCUMENTAL
2018