El documento habla sobre la organización documental. Explica que la clasificación es dividir documentos en clases y series que forman parte de una estructura archivística. La ordenación une documentos relacionados de acuerdo a una unidad de orden preestablecida. Existen diferentes sistemas de clasificación y ordenación como el alfabético, numérico, cronológico y otros. El objetivo es mejorar la organización, clasificación y manejo de documentos en una institución.

1. ORDENACION DOCUMENTAL DORA DUQUE MOLINA

2. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de acciones orientadas a la: clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos

3. CLASIFICACION DOCUMENTAL INSTRUMENTO TECNICO QUE REFLEJA LA ESTRUCTUA DE UN ARCHIVO CON BASE EN LAS ATRIBUCIONES Y FUNCIONES DE CADA DEPENDENCIA.

4. PRINCIPIOS LEGISLACION , ESTRUCTUA, PROGRAMA SON LOS LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES.

5. LEGISLACION Ley 4 de 1913 . Sobre régimen político y municipal Artículo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrán multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales. Ley 80 de 1993 Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50,51,52 y 53 de esta Ley prescribirá en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años .

6. ESTRUCTURA ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL DE LA ENTIDAD PROPORCIONAR UNA ESTRUCTURA LOGICA DE CADA FONDO DOCUMENTAL QUE REFLEJE AL ORGANISMO QUE LO PRODUJO

7. PROGRAMA CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA. PRODUCCION, CIRCULACION, USO, CONSERVACION, SELECCIÓN Y ELIMINACION

8. OBJETIVO MEJORAR LA ORGANIZACIÓN, CLASIFICACION Y MANEJO DE LOS DOCUMENTOS.

9. VENTAJAS PROPORCIONAR UNA ESTRUCTURA LOGICA DE CADA FONDO DOCUMENTAL QUE REFLEJE AL ORGANISMO QUE LO PRODUJO FACILITAR LA LOCALIZACION CONCEPTUAL, ES DECIR LA INFORMACION CONTENIDA. FACILITAR LA LOCALIZACION DE CADA DOCUMENTO O EXPEDIENTE PARA SU CONTROL Y MANEJO. Transferencia

10. ESTRUCTURA ARCHIVISTICA FONDO SECCION SECCION SECCION SUBSECCION SERIE SUBSERIE UNIDAD DOCUMENTAL UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA SUBSECCION SERIE SUBSERIE

11. EN RESUME LA CLASIFICACION ES DIVIDIR O SEPARAR UN CONJUNTO DE ELEMENTOS ESTABLECIENDO CLASES, GRUPOS O SERIES DE TAL MANERA QUE DICHOS GRUPOS QUEDEN INTEGRADOS FORMANDO PARTE DE UNA ESTRUCTURA DE UN TODO = FONDO EJEMPLO CODIGO 01 ACTAS SERIE 01 Actas del Comité de Archivo 02 Actas del Comité Paritario de salud Ocupacional 03 Actas del Comité de Compras adquisición y licitación

12. CLASIFICACION DE DOCUMENTOS Seleccionar y clasificar los documentos en: DOCUMENTOS DE ARCHIVO DOCUMENTOS DE APOYO

13. SISTEMAS DE CLASIFICACION MATERIA ASUNTOS ACCIONES FUNCIONAL ORGANICO ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL (LA QUE SE REALIZA POR FUNCIONES Y POR ACCIONES. (Esta ultima es la mas recomendada)

14. NORMATIVIDAD TECNICA IDENTIFICACION JERARQUIZACION CODIFICACION Se debe identificar cada una de las unidades documentales así: Código de la Oficina Código de la Serie Código de la Subserie Nombre del Expediente

15. LA ORDENACION ES LA OPERACIÓN DE UNIR UN CONJUNTO DE DOCUMENTOS, RELACIONANDO UNOS CON OTROS DE ACUERDO A UNA UNIDAD DE ORDEN ESTABLECIDA DE ANTEMANO. 98.495.783 41.694.906 49.698.323 Historias Laborales

16. SISTEMAS DE ORDENACION NUMERICO ( ORDINAL Y EL CRONOLOGICO) MIXTOS ( ALFANUMERICO, ORDINAL, CRONOLOGICO) ALFABETICOS ( TEMATICO, ONOMASTICO Y TOPONIMICO)

17. TIPOS DE ORDENACION ALFABETICO GENERAL Ejemplo ABADIA GOMEZ GIRALDO ABADIA MARTINEZ LOPEZ ABADIA MARTINEZ RESTREPO

18. TIPOS DE ORDENACION NUMERICO SIMPLE EJEMPLO 1 CONTRATOS 2 CONVENIOS 3 RESOLUSIONES

19. TIPOS DE ORDENACION NUMERICO COMPUESTO 1.1.-1.2, 1.3) EJEMPLO 1. 1.1.1 1.2.1 2. 2.1.1 2.1.2

20. TIPOS DE ORDENACION CRONOLOGICO EJEMPLO ENERO 2008 FEBRERO 2008 MARZO 2008 2001 2002 2003 Informes de Gestión

21. TIPOS DE ORDENACION DECIMAL EJEMPLO 11.0, 111.2 111.3

22. TIPOS DE ORDENACION GEOGRAFICO EJEMPLO ANTIOQUIA CALDAS CUNIDAMARCA META VAUPES

23. TIPOS DE ORDENACION ASUNTOS O MATERIAS EJEMPLO CONTRATOS COTIZACIONES, POLIZAS PROYECTOS

24. TIPOS DE ORDENACION ONOMASTICO EJEMPLO ANGEL BARRERA CANO LOPEZ

25. IMPORTANTE LA SERIE DOCUMENTAL : ES UN CONJUNTO DE EXPEDIENTES DE ESTRUCTURA Y CONTENIDO HOMOGENEO DE UN MISMO ORGANO O SUJETO PRODUCTOR, RESULTADO DEL EJERCICIO DE SUS ATRIBUCIONES O FUNCIONES ESPECIFICAS.